شناسه ملی سند یا شمس متشکل از اطلاعات مهمی از سند است و هویت جداگانه‌ای را برای آن ایجاد می‌کند. امروزه استفاده از این شناسه افزایش پیدا کرده است که از عمده دلایل آن می‌توان به راهیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری به سازمان‌های مختلف اشاره کرد.
امروزه اغلب مکاتبات سازمانی اعم از خصوصی و دولتی به شکل الکترونیکی صورت می‌گیرد. به عبارتی، مدیریت اصالت اسناد اداری اهمیت زیادی دارد و سندها در ارتباطات الکترونیکی باید قابل پیگیری باشند. به همین جهت، سازمان امور استخدامی کشور در تاریخ 15/12/1396 طی بخشنامه‌ای به شماره 1739836، تمامی دستگاه‌های اجرایی را ملزم به استفاده از شناسه سند یا شناسه شمس کرد. حال اینکه شناسه ملی سند دقیقا چیست را در ادامه به طور کامل توضیح داده‌ایم. با ما همراه باشید.
شناسه ملی سند چیست؟
شناسه ملی سند به شناسه شمس نیز معروف است؛ شمس کوتاه‌شده عبارت شناسه ملی سند است. این شناسه بر پایه اقلام اطلاعاتی سند به شکل بارکد دو بعدی ساخته می‌شود و روی سند قرار می‌گیرد. به عبارت بهتر، شناسه یک هویت یکتا و منحصربه‌فرد طبق اطلاعات سند برای آن ایجاد می‌کند تا دسترسی و پیگیری آن راحت‌تر صورت بگیرد. همچنین لازم به ذکر است که شناسه سند الگوی مشخصی دارد و به حالت یک QR code روی اسناد یا نامه‌های اداری مختلف درج می‌شود.
دلایل ایجاد شناسه ملی سند
دلایل مختلفی باعث طراحی و ایجاد شناسه ملی سند یا شناسه شمس روی مکاتبات اداری حال حاضر شده است که در قسمت زیر به مهم‌ترین آن‌ها اشاره کرده‌ایم:
- افزایش امنیت اسناد
- افزایش سرعت ثبت اسناد اداری
- ایجاد شناسه تک برای هر سند دولتی
- آسان شدن پیگیری اسناد مختلف سازمان‌ها
موارد اطلاعاتی شناسه ملی سند (شمس)
شناسه ملی سند دارای چندین قلم اطلاعاتی نظیر شماره نامه، زمان ثبت و صدور، شناسه یکتای عمومی، کد ملی امضاکننده نامه، پست الکترونیک و شناسه ملی سازمان اجرایی ایجادکننده سند است که در قسمت زیر به جزئیات آن‌ها پرداخته‌ایم:
شماره نامه
شماره نامه حداکثر 20 کاراکتر دارد و توسط ارگان ایجادکننده نامه تولید می‌شود و آن را در قسمت سربرگ قرار می‌دهند. این شماره متشکل از اعداد، حروف و علامت‌هایی مانند / و – است.
کد ملی امضاکننده نامه
کد ملی یکی دیگر از عناصر تشکیل‌دهنده شناسه شمس است؛ این عنصر هم باید نهایتا 20 کاراکتر باشد. در صورتی که سند یا نامه دارای دو امضا باشد، 10 کاراکتر به امضاکننده اول و 10 کاراکتر دیگر نیز به امضاکننده دوم اختصاص داده می‌شود.
شناسه ملی سند دارای چندین قلم اطلاعاتی نظیر شماره نامه، زمان ثبت و صدور، شناسه یکتای عمومی، کد ملی امضاکننده نامه، پست الکترونیک و شناسه ملی سازمان اجرایی ایجادکننده سند است
تاریخ و ساعت ثبت و صدور
این قلم اطلاعاتی سند شمس طبق استاندارد ISO8601 باید به صورت روز، ماه، سال و ساعت تعریف شود. همچنین، تاریخ و ساعت ثبت و صدور 19 کاراکتر است و بر مبنای تاریخ شمسی به شکل [YYYY]-[MM]-[DD]T[hh]:[mm]:[ss] پیاده‌سازی می‌شود. برای نمونه:
18-06-1402T10:15:40
شناسه یکتای عمومی (GUID)
شناسه یکتای عمومی که به GUID 3 معروف است توسط نرم افزار اتوماسیون اداری تولید می‌شود. همچنین، چنین سیستم‌هایی توانایی نوشتن پروتکل ECE را دارند. به‌علاوه این شناسه منحصربه‌فرد شامل 36 کاراکتر است و در اسناد ECE 4 به ثبت می‌رسد.
پست الکترونیک سازمان ایجادکننده سند
نشانی پست الکترونیک (ایمیل) ارگان ایجادکننده نامه حداکثر 30 کاراکتر است و آدرس دقیق آن را در شبکه دولت ثبت کرده‌اند.
شناسه ملی سازمان اجرایی ایجادکننده سند
شناسه ملی سازمان یک کد 11 کاراکتری است که توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به هر سازمانی تخصیص داده شده است. بنابراین، سازمان‌ها و موسسات مختلف دارای یک شناسه ملی یا حقوقی مختص به خود هستند که جزو اقلام اطلاعاتی شناسه شمس به حساب می‌آید.
دستورالعمل فعال سازی شناسه سند در ایران
برای فعال‌سازی شناسه ملی سند در ایران ، طی کردن 3 مرحله الزامی است که در قسمت زیر، آن‌ها را شرح داده‌ایم:
- اخذ نرم‌افزار اسکن مخصوص بارکد از نهاد ریاست جمهوری،
- به راه انداختن شبکه دولت (چنانچه سیستم اتوماسیون سازمان شما به شبکه دولت وصل نباشد)،
- فعال‌سازی و به‌روزرسانی سیستم جامع پرگار یا اتوماسیون اداری Eorg به جدیدترین نسخه موجود.
جمع بندی
ایجاد شناسه ملی سند یا شناسه شمس در شرکت‌ها و موسسات دولتی و حتی خصوصی اهمیت ویژه‌ای دارد. یا وجود این شناسه توانایی شناسایی اسناد مختلف و پیگیری آن‌ها به شکل چشمگیری بهبود پیدا کرده است. بر همین اساس، دستگاه‌های اجرایی نیز با کمک شناسه سند راحت‌تر می‌توانند با یکدیگر مراوده داشته باشند و این‌گونه سطح ارتباطات آن‌ها نیز بهبود می‌بخشد.
علاوه بر این، شناسه ملی سند موسوم به شمس شامل چندین عنصر اطلاعاتی نظیر شماره نامه، کد ملی امضاکننده، زمان ثبت و صدور آن، شناسه منحصربه‌فرد عمومی، ایمیل و شناسه حقوقی سازمان است. همان‌طور که مشخص است، این شناسه ترکیبی از چند قلم اطلاعاتی مهم است که باعث تایید هویت سند می‌شود. به‌علاوه شناسه شمس با الگوی QR code روی نامه‌ها و اسناد اداری درج می‌شود. مهم‌ترین دلیل درج آن نیز همان قابلیت ردگیری آسان اسناد است.