اتوماسیون اداری اشاره به استفاده و کاربرد فناوری‌هایی دارد که کارهای معمول و تکراری رایج در محیط‌های اداری و سازمانی را خودکار می‌کنند. بنابراین به‌کارگیری سیستم های اتوماسیون مزایایی نظیر کاهش در هزینه‌های سازمان، صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری را برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد.
با رشد نرم‌افزارهای اتوماسیون و فراگیری استفاده از آنها، سازمان‌ها برای فرایندهای مختلف داخلی و اداری خود به استفاده از این سیستم‌ها روی آوردند. با وجود آن که استفاده از این سیستم‌ها مشکلات داخلی سازمان‌ها را تقریبا برطرف کرد، اما همچنان مشکلاتی برای برقراری ارتباطات خارج سازمانی وجود داشت؛ چرا که سازمان‌ها برای ارتباط با یکدیگر همچنان مجبور بودند به روش سنتی عمل کرده و نامه‌های خود را در قالب یک نسخه کاغذی برای سازمان مقصد ارسال کنند.
برای حل این مشکل، ابتدا امکان تبادل نامه‌ها میان سازمان‌هایی فراهم شد که دارای سیستم اتوماسیون مشابه بودند. اما مشکل چنین راهکاری این بود که اگر سیستم‌های اتوماسیون دو سازمان با یکدیگر متفاوت بودند، باز هم امکان ارسال نامه‌ها از طریق اتوماسیون فراهم نبود. در همین راستا بود که در سال 1384 و با هم‌اندیشی شرکت‌های سازنده نرم‌افزارهای اتوماسیون، پروتکل ECE برای حل و رفع این مشکل معرفی شد.
پروتکل ECE چیست؟
تبادل الکترونیکی مکاتبات (Electronic Correspondence Exchange) که به اختصار ECE نیز نامیده می‌شود، یک پروتکل ملی و کاملا ایرانی است که برای سازمان‌هایی که از سیستم‌های اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، این امکان را فراهم می‌کند تا بتوانند مکاتبات خارج سازمانی خود را تحت بستر نرم افزار اتوماسیون و به شکل الکترونیکی انجام دهند.
اساس کار پروتکل ECE به این صورت است که ابتدا از نامه‌هایی که در نرم‌افزار اتوماسیون به ثبت رسیده است یک خروجی استاندارد و بر بستر ایمیل تهیه کرده و سپس آن را برای یک نرم افزار اتوماسیون دیگر ارسال می‌کند. خروجی تحت یک فایل xml است و تمام سیستم‌های اتوماسیون اداری قادر به شناسایی آن خواهند بود. این فایل به وسیله سیستم اتوماسیون مقصد خوانده می‌شود و محتوای هر بخش از نامه به صورت خودکار، در فیلد مربوط به آن قرار می‌گیرد.
با استفاده از پروتکل ece اگر هر دو سازمان دارای سیستم اتوماسیون مشابهی هم نباشند قادر خواهند بود که با یکدیگر مکاتبه داشته باشند و به این ترتیب چالش‌هایی که به در هنگام ارسال نامه به روش سنتی با آنها دست و پنجه نرم می‌کردند را پشت سر بگذارند.
تاریخچه پروتکل ECE
پس از گذشت یک دوره چندساله و استفاده و بهره‌برداری از مزایا و فواید نرم‌افزارهای مکاتبات اداری درون سازمانی، علایق و تمایلات برای ارسال نامه‌های برون سازمانی در قالب غیر کاغذی افزایش پیدا کرد. در همین راستا، شرکت‌های نرم‌افزاری مختلف دست به کار شدند و برای پاسخ به این نیاز به ارائه راهکارهای مختلف پرداختند.
نرم‌افزارهایی که در ابتدا برای پاسخ به این نیاز طراحی شده بودند، یک شرط اصلی داشتند. شرط استفاده از این نرم‌افزارها این بود که هر دو سازمان فرستنده و گیرنده نامه، باید از نرم افزار همان شرکت استفاده می‌کرد. به عبارتی، سیستم اتوماسیون هر دو سازمان باید با یکدیگر مشابه بود. این شرایط در بازه زمانی کوتاه مدت و برای سازمان‌هایی که زیر مجموعه سازمانی داشته و امکان الزام استفاده از یک نرم افزار خاص به آنها وجود داشت، پاسخگو بود ولی راه‌حلی نهایی و قطعی محسوب نمی‌شد؛ چرا که این موضوع محدودیت مهمی به شمار می‌رفت.
همچنین در این بازه زمانی، نیاز به مکاتبات الکترونیکی بین سازمانی با سامانه‌های نرم افزاری مختلف ایجاد و از طرف شرکت‌های تولیدکننده نیز این نیاز محسوس شد. به این ترتیب، شرکت‌ها به بررسی راهکاری جدید و تازه، که با همفکری میان تولید کنندگان می‌توانست محقق شود، پرداختند.
این همفکری در کارگروه نرم افزارهای اتوماسیون اداری انجمن شرکت‌های انفورماتیک که متشکل از نمایندگان شرکت‌های مطرح در بازار اتوماسیون اداری بودند، صورت گرفت و نخستین نسخه پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات در تیر ماه ۱۳۸۴ به تصویب کمیته نرم افزار آن انجمن رسید. این پروتکل در نهایت با نام اختصاری ECE نام‌گذاری و به عموم معرفی شد.
مزایای پروتکل ECE
از جمله مزایای پروتکل ECE می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان برقراری مکاتبات برون سازمانی به صورت الکترونیکی
- عدم وابستگی به نوع ساختار و فناوری مورد استفاده در نرم افزارهای اتوماسیون اداری
- قابلیت به کارگیری در سیستم‌های اتوماسیون مختلف
- تسهیل و افزایش سرعت ارسال نامه و سایر اسناد به سازمان‌های گوناگون
- کاهش هزینه‌ها در نتیجه کاهش مصرف کاغذ
- افزایش بهره‌وری
- حذف نیاز به ارسال نامه‌ها به صورت فیزیکی و از طریق پست
- از بین رفتن چالش‌ها و مشکلاتی مانند گم شدن نامه‌ها، تحویل دیرهنگام آنها و…
عدم وابستگی به نوع ساختار و فناوری مورد استفاده در نرم افزارهای اتوماسیون اداری از مهمترین مزایای پروتکل ECE است
راه اندازی پروتکل ECE
برای انجام مکاتبات با استفاده از پروتکل ECE، شرکت‌های فرستنده و گیرنده دو آدرس ایمیل برای ارسال و دریافت فایل‌های نامه با ساختار ECE تعریف کرده و در اختیار یکدیگر قرار می‌دهند. همانطور که پیش‌تر نیز اشاره شد، نامه‌ها و مکاتبات خارج سازمانی با فرمت فایل مشخصی با نام XML بین اتوماسیون‌های اداری دو سازمان مبادله می‌شوند. چنانچه سیستم‌های اتوماسیون دو سازمان نیز مشابه با یکدیگر نباشد، از طریق پروتکل ECE به راحتی می‌توانند مکاتبات خود را انجام دهند.
تبادل اطلاعات با استفاده از پروتکل ECE در قالب مراحل زیر انجام می‌شود:
- در ابتدا تمامی مکاتبات و محتواهای ارسالی رمز گذاری می‌شوند،
- پس از رمز گذاری محتوا، این اطلاعات از طریق آدرس ایمیل به سرور سازمان موردنظر یا مقصد ارسال می‌شوند،
- درنهایت، پس از آنکه محتوا در سرور سازمان مقصد رمزگشایی شد، توسط سامانه اتوماسیون اداری ، به فرمت نامه اداری تبدیل شده و ثبت می‌شود.
لازم به ذکر است که بستر ارتباطی سازمان‌ها با یکدیگر معمولا پست الکترونیکی (email) و شبکه پیام دولت هستند.
اطلاعاتی که توسط پروتکل ECE در نرم‌افزار اتوماسیون منتقل می‌شود، عبارتند از:
- مشخصات ارسال‌کننده نامه، یعنی فرد یا واحد سازمانی که نامه توسط آن ارسال شده است،
- مشخصات دریافت‌کننده نامه، یعنی واحد سازمانی که نامه برای آن ارسال می‌شود،
- مشخصات سایر افرادی که ممکن است نامه را دریافت کنند،
- شماره نامه یا همان شماره دبیرخانه،
- تاریخ نامه و ساعتی که نامه به ثبت رسیده است،
- موضوع نامه،
- اطلاعات نامه‌های مرتبط شامل پیوست‌ها و…،
- طبقه‌بندی نامه نظیر عادی، محرمانه و …
نواقص و ایرادات پروتکل ECE
مهمترین ایرادات و نقص‌های وارد به پروتکل ECE را می‌توان در عدم دربرداشتن موارد زیر عنوان کرد:
- لیست ارجاعات
- پیگیری‌ها
- اقدامات صورت گرفته برروی نامه
البته ذکر این نکته ضروریست که ایرادات وارده به پروتکل ECE به این معنا نیست که استفاده از آن برای سازمان‌ها ضرورتی نداشته و لازم نیست. در واقع باید گفت که یک نرم افزار اتوماسیون کارا و اثربخش باید حتما از پروتکل ECE پشتیبانی کند، زیرا همانطور که پیش‌تر نیز اشاره شد، ممکن است نرم افزارهای اتوماسیون دو سازمان مجزا که قصد برقراری مکاتبات و ارتباطات با یکدیگر را داشته باشند، یکسان نباشد.
به همین دلیل، چنانچه سیستم اتوماسیون یک سازمان از این پروتکل پشتیبانی نکند، این موضوع برای سازمان ضعف تلقی شده و امکان انجام مکاتبات برون سازمانی از طریق اتوماسیون را برای آنها ایجاد نخواهد کرد.
نرم افزار مکاتبات اداری همکاران سیستم ، با پشتیبانی از پروتکل ECE ، امکان ارتباط و نامه نگاری میان سازمان‌های مختلف را فراهم کرده و انجام مکاتبات برون سازمانی از طریق اتوماسیون را ممکن می‌کند.