در عصر دیجیتال امروز، توانایی پردازش کارآمد و استخراج اطلاعات از اسناد چاپی یا دست‌نویس اهمیت زیادی دارد. فناوری نویسه خوانی نوری (OCR) به عنوان یک تغییردهنده بازی در این حوزه ظاهر شده است و روش‌هایی که ما به وسیله آنها اطلاعات مبتنی بر متن را مدیریت می‌کنیم، متحول کرده است.
فناوری (Optical Character Recognition) OCR رایانهها را قادر میسازد تا متون را از تصاویر یا اسناد اسکن شده تشخیص داده و تفسیر کنند. این قابلیت، فناوری OCR را به ابزاری ارزشمند برای صنایع و عرصههای مختلف تبدیل کرده است. در این مقاله قصد داریم تا به معرفی این فناوری پرداخته، نحوه عملکرد آن را توضیح داده و به کاربردهای OCR در اتوماسیون اداری اشاره کنیم.
OCR یا نویسه خوانی نوری چیست؟
نویسه خوانی نوری (OCR) فرآیندی است که طی آن متونی که در تصاویر قرار دارند، توسط ماشین به فرمت متنی تبدیل می‌شوند. برای مثال، در حالت عادی اگر فرم یا رسیدی را اسکن کنید، رایانه شما اسکن را در قالب یک فایل تصویری ذخیره می‌کند و به این ترتیب شما قادر نخواهید بود تا از ویرایشگرهای متنی برای ویرایش، جستجو یا شمارش کلمات موجود در فایل تصویری استفاده کنید. اما با استفاده از فناوری OCR ، می‌توانید تصاویری که محتوای آنها متن هستند را در قالب داده متنی ذخیره‌سازی کنید.
چرا OCR مهم است؟
بیشتر فرایندها و جریان‌های کاری کسب‌وکارها، دریافت اطلاعات از اسناد چاپی را نیز شامل می‌شوند. فرم‌های کاغذی، فاکتورها، اسناد قانونی اسکن شده و قراردادهای چاپی، همگی بخشی از فرآیندهای یک کسب‌‌وکار هستند. این حجم زیاد از کاغذ، زمان و فضای زیادی را برای ذخیره و مدیریت آنها می‌طلبد.
اگرچه مدیریت اسناد به شکل الکترونیکی و حذف کاغذ، راهی برای حل این چالش است؛ اما اسکن تصویری این اسناد نیز به خودی خود میتواند باعث بروز مشکلات و چالش‌هایی شود. این فرآیند نیاز به مداخله دستی داشته و میتواند خسته‌کننده و کند باشد. علاوه براین، دیجیتالی‌سازی محتوای این اسناد به شکل تصویری، متن‌های آنها را پنهان می‌کند؛ به این معنا که همانند اسناد متنی، نمی‌توان آنها را با نرم‌افزار واژه‌پرداز پردازش کرد.
فناوری OCR با تبدیل این تصاویر به داده‌های متنی، امکان تجزیه‌وتحلیل آنها توسط نرم‌افزارهای مختلف را فراهم کرده و این مشکل را برطرف می‌کند. پس از استفاده از فناوری OCR، شما می‌توانید از داده‌های موجود در تصاویر که اکنون به متن تبدیل شده‌اند، برای انجام انواع مختلفی از تجزیه‌وتحلیل‌ها، ساده‌سازی عملیات، خودکارسازی فرآیندها و بهبود بهره‌وری استفاده کنید.
مزایای فناوری OCR چیست؟
عمده مزایای OCR به شرح زیر است:
متن‌های قابل جستجو
با استفاده از OCR، کسب‌وکارها می‌توانند اسناد خود را به یک آرشیو دانشی که قابلیت جستجو را به شکل تمام و کمال داشته باشد، تبدیل کنند. همچنین آنها می‌توانند پایگاه داده متون را با هدف پردازش بیشتر دانش، به شکل خودکار و با استفاده از نرم افزارهای تجزیه و تحلیل داده پردازش کنند.
بهره‌وری عملیاتی
با استفاده از نرم افزار OCR قادر خواهید بود تا کارایی خود را بهبود بخشیده و به صورت تماما خودکار، جریان‌های کاری اسناد و فرایندهای کاری دیجیتال را در کسب‌وکارتان یکپارچه‌سازی کنید. در ادامه به چند نمونه از قابلیت‌های فناوری OCR اشاره شده است:
- اسکن فرم‌هایی که به شکل دستی پرشده‌اند در راستای تأیید خودکار، بررسی، ویرایش و تجزیه و تحلیل. این امر باعث صرفه‌جویی در زمان موردنیاز برای پردازش دستی اسناد و ورود دادهها می‌شود.
- با استفاده از فناوری OCR می‌توانید با جستجوی سریع یک عبارت در پایگاه داده، اسناد مورد نیاز خود را پیدا کرده و دیگر مجبور نیستید به شکل دستی، اسناد موردنظر خود را از بایگانی جستجو کنید.
- OCR یادداشت‌هایی که به صورت دستی نوشته شده‌اند را به متون و اسناد قابل ویرایش تبدیل می‌کند.
یک راهکار مبتنی بر هوش مصنوعی
OCR اغلب به عنوان بخشی از سایر راهکارهای هوش مصنوعی درنظر گرفته می‌شود که کسب‌وکارها از آنها بهره می‌گیرند. برای مثال، این فناوری در خودروهای خودران پلاک‌ها و علائم جاده‌ای را اسکن کرده و می‌خواند. از جمله دیگر مثال‌ها، میتوان به قابلیت شناسایی لوگوی برندها در پست‌های رسانه‌های اجتماعی توسط OCR اشاره کرد.
با استفاده از OCR، کسب‌وکارها می‌توانند اسناد خود را به یک آرشیو دانشی که قابلیت جستجو را به شکل تمام و کمال داشته باشد، تبدیل کنند
نحوه کار OCR به چه شکل است؟
فناوری OCR از دو بخش نرم‌افزار و سخت‌افزار تشکیل شده است. همانطور که بیان شد، هدف این سرویس تجزیه و تحلیل محتوای یک سند فیزیکی و تبدیل عناصر آن به متونی است که می‌توانند بعدها برای پردازش دادهها مورد استفاده قرار بگیرد. به طور کلی فرایند کار OCR را میتوان در قالب سه مرحله زیر بیان کرد:
1. پیش پردازش تصویر
در مرحله اول، فناوری OCR شکل فیزیکی سند را به یک تصویر تبدیل می‌کند. در این مرحله باید دقت دستگاه دقیق باشد و در عین حال هرگونه انحراف یا خطای ناخواسته را نیز حذف کند. در ادامه، این تصویر به یک عکس سیاه و سفید تبدیل می‌شود و کاراکترها از طریق مناطق روشن و تاریک شناسایی و ارزیابی می‌شوند. سپس تصویر با استفاده از یک سیستم OCR به بخش‌های جداگانه، مانند صفحات گسترده، متن، یا گرافیک تقسیم می‌شود.
2. شناسایی کاراکترها از طریق هوش مصنوعی
هوش مصنوعی قسمت‌های تاریک تصویر را تجزیه و تحلیل می‌کند تا بتواند کاراکترها و اعداد را تشخیص دهد. به طور معمول، هوش مصنوعی از یکی از روش‌های زیر برای شناسایی یک حرف، عبارت یا پاراگراف استفاده می‌کند:
- تشخیص الگو: فناوری‌ها از طیف وسیعی از زبان، قالب‌های متنی و دست‌خط‌ها برای آموزش سیستم هوش مصنوعی استفاده می‌کنند. این برنامه، حروفی که از روی تصاویر شناسایی می‌کند را با حروف و نوشته‌هایی که قبلا یاد گرفته است مقایسه کرده و آنها را شناسایی می‌کند.
- تشخیص ویژگی: الگوریتم‌ها از ویژگی‌های خاص کاراکترها برای شناسایی و تشخیص کاراکترهای جدید استفاده می‌کنند. برای مثال تعداد خطوط زاویه‌دار، متقاطع یا منحنی در یک حرف نمونه‌ای از این ویژگی‌ها هستند. به منظور شناسایی کاراکترهای اصلی، الگوریتم براساس ویژگی‌های کاراکتر، قوانین به خصوصی را به کار می‌گیرد.
3. پردازش ثانویه
در پایان، هوش مصنوعی عیب‌ها و ایرادهای فایل نهایی را حین پردازش مجدد خود تصحیح می‌کند. یکی از روش‌های موثر برای دقیق‌تر بودن خروجی این مرحله، این است که واژه‌نامه و اصطلاحات مرتبط به متن را به هوش مصنوعی آموزش دهید. در ادامه نیز خروجی هوش مصنوعی را به آن کلمات/فرمت‌ها محدود کنید تا تعبیرات و تشخیص‌های هوش مصنوعی از کلمات، فراتر از کلمات موردنظر شما نباشد.
کاربردهای OCR در اتوماسیون اداری
فناوری OCR کاربردهای گستردهای در حوزههای مختلف داشته و هر شرکت یا سازمانی که با اسناد فیزیکی سر و کار دارد، میتواند از مزایای این فناوری بهره ببرد. به عنوان مثال در عرصه حقوقی، اسناد قانونی تایید شده مهم مانند اسناد وام را میتوان برای بازیابی راحت‌تر، اسکن کرده و در یک پایگاه داده الکترونیکی ذخیره کرد. همچنین در عرصه بانکداری، می‌توانید از پشت و روی چک‌های خود عکس گرفته و با استفاده از این فناوری از قانونی بودن آن مطمئن شوید.
کاربردهای OCR در اتوماسیون اداری و فرایندهای آن، دیگر کاربرد مهم این فناوری است. از جمله کلیدیترین کاربردهای OCR در اتوماسیون میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- دیجیتالی کردن اسناد: فناوری OCR امکان تبدیل اسناد فیزیکی به فرمت‌های دیجیتال را ارائه می‌دهد. این امر امکان تسهیل ذخیره، بازیابی و به اشتراک‌گذاری اسناد را در محیط اداری فراهم می‌کند.
- استخراج دادهها: OCR میتواند دادهها را از اسناد اسکن شده یا دیجیتالی مانند فاکتورها، رسیدها یا فرم‌ها استخراج کند. این کار نه تنها نیاز به وارد کردن دادهها به شکل دستی را از بین می‌برد، بلکه فرآیندهایی مانند پردازش فاکتور یا پر کردن فرم‌ها را نیز سرعت می‌بخشد.
- تشخیص متن: فناوری OCR میتواند متن‌های چاپ شده یا دست‌نویس را شناسایی کرده و به فرمت‌های قابل ویرایش و جستجو تبدیل کند. این قابلیت برای تبدیل موارد چاپی مانند کتاب، مقاله یا مقالات تحقیقاتی به متن دیجیتال مفید است.
- نمایه‌سازی و سازماندهی اسناد: فناوری OCR میتواند به شکل خودکار، اسناد را بر اساس محتوای آنها تجزیه‌وتحلیل و فهرست‌بندی کند. این امر امکان مدیریت کارآمد اسناد، بازیابی و سازماندهی آنها را در یک محیط اداری فراهم می‌کند.
- ترجمه زبان: OCR همراه با نرم‌افزارهای ترجمه زبان میتواند به صورت خودکار، متن‌ها را از یک زبان به زبان دیگری ترجمه کند. این قابلیت بیشتر در آن دسته از سازمان‌ها کاربرد دارد که دارای مشتریان بین‌المللی هستند.
- تشخیص تقلب: از فناوری OCR میتوان برای تأیید صحت اسناد به وسیله مقایسه آنها با الگوها یا اسناد شناخته شده استفاده کرد. این ویژگی OCR به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند امضاها و اسناد جعلی یا تاریخ‌هایی که دستکاری شده‌اند را شناسایی کنند.
- الزامات انطباق و نظارتی: فناوری OCR با خودکارکردن فرآیندهایی مانند استخراج دادهها از قراردادهای قانونی یا صورت‌های مالی حسابرسی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نسبت به انطباق با قوانین و مقررات مطمئن باشند.
ثبت الکترونیکی اسناد با راهکار اتوماسیون همکاران سیستم
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به شکل الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند.
سیستم اتوماسیون اداری همکاران سیستم با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینه جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند. مجموعه این امکانات با بهره‌گیری از برترین فناوری‌های تولید نرم‌افزار، با کاربری ساده و امنیت بالا ساخته شده است.