امروزه نقش مکاتبات اداری در پیشبرد بسیاری از فرآیندهای اداری بر کسی پوشیده نیست. سازمان‌ها امروز جز به کمک مکاتبات نمی‌توانند با سایر سازمان‌ها، موسسات و حتی در مواردی واحدهای مختلف داخل سازمان ارتباط بگیرند. این نوع ارتباط را به شکل کلی «نامه نگاری اداری» می‌نامند.
پیش از پرداختن به بحث مکاتبات اداری ، لازم است تعریف اسناد اداری را بیان کنیم. سپس انواع مکاتبات اداری را که امروزه در سازمان‌ها متداول است و برای ما کاربرد بیشتری دارد را بر می‌شماریم.
اسناد اداری چیست؟
در تعاریف مختلف، نامه اداری به منزله سند اداری است. برای آشنایی بیشتر با روش‌های نگارش درست نامه اداری پیشنهاد می‌کنیم؛ مقاله زیر را مطالعه کنید.
برای اسناد اداری تعاریف مختلفی ارائه شده است که در زیر به نمونه‌هایی از آن اشاره شده است:
- اسناد اداری از نظر حقوقی و قضایی: هر نوشته که در مقام دعوا یا دفاع، قابل استناد باشد؛ سند اداری یا نامه اداری شناخته می‌شود.
- تمام مکاتباتی که در داخل سازمان یا سازمانی به سازمان دیگر، به منظور انجام کارهای اداری و در یک قالب مخصوص همراه با تشریفات اداری مبادله می‌شود، اسناد اداری نامیده می‌شود.
با توجه به مطالب گفته شده، به طور کلی می‌توان نتیجه گرفت که هر نوع فایل مکتوبی که برای انجام کاری مشخص، منجر به برقراری ارتباط بین دو یا چند واحد (از جمله درون سازمانی یا برون سازمانی) شود، در زمره مکاتبات اداری قرار می‌گیرد. در ادامه به برخی از مهمترین اسناد اداری که کاربرد بیشتری دارد اشاره شده است.
حکم اداری
در مکاتبات اداری منظور از «حکم» ، نامهای است که از طرف مدیران سازمان برای کارکنان فرستاده می‌شود و به کمک آن وضعیت شغلی کارمند از جنبه کسب امتیازهای خاص، اختیارات و مسئولیت کاری مشخص می‌شود. این نوع مکاتبات با نام «احکام اداری» اغلب از سوی واحدهای منابع انسانی یا کارگزینی صادر می‌شود.
احکام معمولاً با هدف روشن شدن موقعیت استخدامی، ارتقا، تفویض اختیار، اضافه حقوق و … در زمان‌های مشخصی برای کارکنان صادر می‌شود. برای هر یک از اهداف بالا، در هر سازمانی معمولاً از فرم‌های از پیش طراحی شده‌ای در نرم افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌شود.
دستورالعمل
دستورالعمل نوعی دیگر از اسناد اداری است که به توضیح و تفسیر مقررات پرداخته و روش انجام دادن کار و مواردی که باید در انجام دادن کار رعایت شود را شرح میدهد. دستورالعمل به روشن کردن نکته‌های مبهم مقررات و قوانین می‌پردازد. به عبارتی دیگر، دستورالعمل مرجعی برای کارکنان است تا براساس مفاد آن، وظیفه خود را به درستی انجام دهند.
ابلاغیه
ابلاغیه نیز نوعی از اسناد اداری است که در فرهنگ لغت به معنای «رساندن» به کار رفته است. در مفهومی وسیع‌تر، ابلاغیه یعنی رساندن پیام یا نامهای به کسی و به ویژه از نظر اداری؛ رساندن پیام، نامه یا دستوری اداری به کارکنان سازمان به طور کتبی یا آگاه کردن شخص یا اشخاصی معین با رعایت تشریفات قانونی، نسبت به سندی رسمی است. واژه «ابلاغیه» با عبارات دیگری مثل ابلاغ حکم، ابلاغ دستور یا ابلاغ نامه هم استفاده می‌شود.
ابلاغیه نوعی از اسناد اداری است که برای مواردی مانند ابلاغ حکم، ابلاغ دستور یا ابلاغ نامه هم استفاده می‌شود
بخشنامه
در فرهنگ معین، بخشنامه چنین تعریف شده است: حکم یا دستوری که از طرف سازمان، در نسخه‌های متعدد به کارکنان ابلاغ می‌شود. بنابراین آنچه در بخشنامه اهمیت دارد، تعداد نسخه‌های آن است؛ زیرا نامه‌های اداری معمولاً گیرنده واحدی دارند. این در حالی است که بخشنامه‌ها در نسخه‌های متعدد تهیه و به کارکنان یا واحدهای تابعه ارسال می‌شود. به طور کلی ماهیت بخشنامه عمدتاً به موضوع «اطلاع رسانی» معطوف است.
نکته قابل توجه در نگارش بخشنامه این است که این نوع از مکاتبات اداری، برای شخص یا واحد خاصی تهیه نمی‌شود؛ بلکه به شکل کلی برای تمام کارکنان سازمان تهیه و ارسال می‌شود. هدف اصلی از صدور بخشنامه؛ اغلب ایجاد هماهنگی، ابلاغ مصوبه‌ها و دستورات اداری به همه کارکنان است. اجزای بخشنامه مشابه با اجزای نامه اداری است، با این تفاوت که در قسمت گیرنده تمام واحدهای سازمان به شکل کلی درج می‌شوند.
آیین نامه
طبق تعریف فرهنگ معین؛ آیین نامه مجموعه مقرراتی است که یک سازمان، با هدف پیشبرد درست امور خود تهیه و تدوین می‌کند. با توجه به اینکه مقررات بسیار کلی است، تفهیم و تعیین حدود و میزان شمول آن با در نظر گرفتن همه ابعاد موضوع، مستلزم نوشته یا مستندی است که درک قوانین را ساده کند. این نوع از اسناد اداری را آیین نامه می‌نامند.
آیین نامه قواعد کلی و اجباری است که حق و تکلیف را برای افراد مشخص می‌کند. یکی از مهمترین ویژگی‌های آیین نامه این است که در همه بخش‌ها یا واحدهای سازمان از نظر انجام امور، روش یکسانی ارائه می‌کند.
صورتجلسه
صورتجلسه به معنای مذاکرات و تصمیم‌های ثبت شده توسط یک گروه از افراد حقیقی و حقوقی است. صورتجلسه یکی از منابع و مستنداتی است که قاضی‌ها و وکیل‌ها نیز از آن به عنوان مدرک معتبر استفاده می‌کنند. به عبارتی دیگر، صورتجلسه گزارش کتبی جلسه است که با امضای اعضای آن، تصمیمات گرفته شده در جلسه را لازم الاجرا می‌سازد.
قبل از برگزاری جلسه، اغلب برای اعضا دعوتنامه‌ای فرستاده می‌شود. در این دعوتنامه اشاره به موارد زیر ضروری است:
- اعضای جلسه: این افراد کسانی هستند که حضورشان در جلسه برای ارائه نظر و تصمیم‌گیری در مورد موضوع یا موضوعات مشخص، الزامی است. بنابراین دعوتنامه باید برای همه اعضای جلسه فرستاده شود.
- موضوع جلسه: موضوع یا دستور جلسه، درواقع علت اصلی برگزاری جلسه است. در دعوتنامه‌ای که برای اعضا فرستاده می‌شود، باید هدف از تشکیل جلسه شرح داده شود تا اعضا با آمادگی کامل در جلسه حضور یابند.
- مکان جلسه: در دعوت نامه باید مکان برگزاری جلسه را به اطلاع اعضا رساند. در سازمان‌ها معمولا جلسه در محل واحد متولی جلسه برگزار می‌شود.
از سوی دیگر، تنظیم و نگارش صورتجلسه نیز از اهمیت زیادی برخوردار است. در ادامه به نکاتی اشاره می‌کنیم که رعایت آن‌ها می‌تواند اعتبار صورتجلسه را افزایش دهد.
- ثبت دقیق تاریخ شامل: روز، ماه و سال
- درج عنوان صورتجلسه که بر اساس ماهیت جلسه می‌تواند نام تجمع مشخصی باشد؛ برای مثال صورتجلسه انجمن… یا موضوع جلسه (صورتجلسه بررسی چالش‌های پیاده سازی سامانه اتوماسیون اداری )
- در صورتی که جلسه دارای استمرار باشد، درج شماره جلسه نیز اهمیت دارد
- محل تشکیل جلسه
- نام اعضای جلسه
- ساعت شروع و خاتمه جلسه
- محل تشکیل جلسه
- در پایان هر جلسه تصمیم‌هایی گرفته می‌شود که در ادبیات اداری «مصوبات جلسه» نامیده می‌شود و باید در متن صورتجلسه قید و به امضای اعضای حاضر در جلسه برسد.
- در نهایت نسخه‌ای از صورتجلسه توسط دبیر جلسه برای اعضا جلسه فرستاده می‌شود.
اطلاعیه
اطلاعیه در فرهنگ لغت چنین تعریف شده است: خبری که به شکل کتبی یا شفاهی به آگاهی مردم می‌رسد. اطلاعیه یکی از اسناد اداری است که معمولا در سازمان‌ها در حجم زیادی تولید می‌شود. اطلاعیه خوب باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد.
- مختصر باشد: به اطلاعیه‌های طولانی کمتر توجه می‌شود یا به شکل نیمه کاره خوانده می‌شوند،
- از نظر نگارش ساده و روان باشد: استفاده از واژه‌ها و جمله‌های پیچیده، درک محتوای اطلاعیه را برای خواننده دشوار می‌سازد،
- قواعد املایی و نگارش زبان فارسی در آن رعایت شده باشد: این موضوع به درک بیشتر خواننده از اطلاعیه کمک می‌کند.
اطلاعیه یکی از اسناد اداری است که معمولا در سازمان‌ها در حجم زیادی تولید می‌شود
قرارداد
قرارداد از نظر حقوقی، تعهدی کتبی است که بر اساس آن، دو یا چند شخص حقیقی یا حقوقی، وظایف و حقوقی نسبت به یکدیگر در نظر می‌گیرند. به عبارتی دیگر، قرارداد یکی از اسناد اداری مهم است که در ادارات و سازمان‌ها اشکال مختلفی دارد. برای مثال تفاهم‌نامه، تعهدنامه، اجاره نامه، بیع نامه و … از اشکال مختلف قرارداد به شمار می‌آیند.
گزارش
گزارش یکی از رایج‌ترین انواع اسناد اداری است که معمولاً در سازمان‌ها جایگاه ویژه‌ای دارد. در ادامه به برخی از نکات و اصول گزارش نویسی اشاره می‌کنیم:
اصول گزارش نویسی
گزارش یکی از مهمترین اسناد اداری است که مدیران اغلب بر مبنای آن تصمیم می‌گیرند. به عبارتی دیگر گزارش سندی است که اطلاعات را نه به شکل خام بلکه تحلیل شده ارائه می‌کند. به همین دلیل گزارش‌ها باید تا جای ممکن مستدل، منطقی و با قابلیت اطمینان بالا تدوین شوند. گزارش نویسی نوعی مهارت است که نویسنده باید مفاهیم مختلفی را در کنار یکدیگر بگذارد و به یک نتیجه مشخص و مستدل برسد.
مهمترین وظیفه نویسنده این است که مانند مهندس ساختمان، چهارچوب گزارش را به طور اساسی پی‌ریزی و در نهایت آن را تکمیل کند. گزارشگر پس از جمع‌آوری اطلاعات اولیه، باید اطلاعات به دست آمده را طبقه‌بندی و سپس آن‌ها را براساس اولویت مرتب کند؛ به شکلی که بین پاراگراف‌ها نسبت منطقی و معقولی برقرار شود.
نگارش گزارش مهمترین مرحله گزارش نویسی است. پس از جمع‌آوری اطلاعات اولیه و ربط منطقی مطالب، باید نهایت دقت را در نگارش اطلاعات به کار بست. سپس پیش نویس گزارش را با توجه به مطالب جمع‌آوری شده، مطالعات و تحقیقات قبلی و آمادگی ذهنی نوشت.
پس از نوشتن گزارش لازم است با مرور دقیق نوشته، آنچه هنگام نوشتن فراموش شده را در جای مناسب اضافه کرد. پس از آماده شدن پیش نویس گزارش، چند بار آن را می‌خوانیم تا از درستی مطالب و یکپارچگی محتوا مطمئن شویم و در نهایت آن را از لحاظ نگارشی ویرایش می‌کنیم.
انواع گزارش
گزارش‌ها از نظر اندازه، موضوع، چگونگی تهیه و … انواع مختلفی دارند که در ادامه به این دسته بندی اشاره شده است:
از نظر ارزش و رسمیت
- رسمی و اداری
- غیررسمی و غیراداری
- دوره‌ای و مرتب
از نظر اندازه
- کوتاه و مختصر
- مفصل و بلند
از نظر موضوع
گزارش‌های اداری، مالی، اقتصادی، فرهنگی، حقوقی، پژوهشی و …
از نظر ماهیت
- گزارش توصیفی
- گزارش تحلیلی
- گزارش ارزشیابی
نقش نرم افزار اتوماسیون اداری در بایگانی اسناد اداری
یکی از مهمترین ویژگی‌های یک سیستم یکپارچه مکاتبات اداری یا به عبارتی دیگر اتوماسیون اداری، مدیریت گردش اسناد اداری از جمله انواع نامه‌ها و فرم‌های مختلف است. اتوماسیون اداری همکاران سیستم با استفاده از فرم ساز و گردش فرم، فرآیندهای مربوط به مکاتبات اداری را ساده‌تر کرده است. بر این اساس کارها در سازمان به طور خودکار به گردش در می‌آید و در کارتابل افراد قرار می‌گیرد.
به عبارتی دیگر، در این مدل نیازی به بایگانی فیزیکی مستندات نیست؛ چرا که برای هر یک از اسناد اداری فرم‌های ویژه‌ای طراحی می‌شود و به شکل خودکار، در اتوماسیون اداری همکاران سیستم به گردش در می‌آید. برای آشنایی بیشتر با امکانات اتوماسیون اداری همکاران سیستم و مطالعه تجربه مشتریان استفاده کننده از آن، سری به صفحه اتوماسیون اداری همکاران سیستم بزنید.