جلساتی که بدون دستور کار برگزار می‌شوند، فاقد هدف و نتیجه خاصی هستند. معمولا سخنرانان در این‌گونه جلسات از بحث اصلی خارج می‌شوند و ساعت‌های زیادی را بی‌حاصل می‌گذرانند. برای رفع این مشکل، باید از یک دستور جلسه خوب و موثر بهره گرفت.
نمونه دستور جلسه شما باید به نحوی باشد که تمام اهداف و فعالیت‌های جلسه را پوشش دهد؛ درواقع نحوه نوشتن دستور جلسه در پیشرفت اهدافتان تاثیر زیادی می‌گذارد. در ادامه مطلب، به معرفی جامع دستور کار جلسه پرداخته‌ایم و در آخر نیز نمونه فرم دستور جلسه را آورده‌ایم تا با این مبحث به صورت تخصصی آشنا شوید.
دستور جلسه چیست؟
دستور جلسه سندی است که موضوعات، اهداف و کارهای یک جلسه را تعیین می‌کند. این دستورکار باید پیش از جلسه تهیه شود و تمامی انتظارات را مشخص کند. داشتن چنین دستور کاری در طول جلسه به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را افزایش دهید و در زمان نیز صرفه‌جویی کنید. همچنین، پس از اتمام نشست، دستور جلسه یک منبع عالی جهت خلاصه کردن اتفاقات و تهیه صورت جلسه است. بنابراین، دستور جلسه متفاوت از صورت جلسه است و نباید آن‌ها را با یکدیگر اشتباه گرفت.
فرق دستور جلسه و صورت جلسه
دستور جلسه شامل فهرستی از موضوعات مورد بحث در جلسات است و هدف از نوشتن آن، بهبود تصمیم‌گیری و پیشرفت در امور کاری است، اما صورت جلسه به گزارش کتبی از جلسه برگزارشده گفته می‌شود.
مواردی مانند تصمیمات اخذ شده در نشست، به شکل دقیق در صورت جلسه قید می‌شود. به این ترتیب، یکی از مهم‌ترین نکات فرق دستور جلسه و صورت جلسه مربوط به زمان نوشتن آن‌ها است؛ دستور جلسات باید پیش از نشست و صورت جلسه بعد از آن آماده شود.
انواع دستور کار جلسه
دستور جلسه ها بسته به اهداف، زمان و فرمت نشست با یکدیگر تفاوت دارند و هر فردی باید با توجه به نیاز خود، یکی از آن‌ها را انتخاب کند. در ادامه به معرفی انواع دستور جلسه و جزئیات آن‌ها پرداخته‌ایم:
دستور جلسه رسمی
دستور جلسه رسمی به سندی ساختاریافته متشکل از اهداف، دامنه و الزامات یک نشست گفته می‌شود که معمولا از آن برای جلسات طولانی یا پیچیده استفاده می‌کنند. درواقع جلساتی که در آن‌ها تصمیمات و اقدام‌های اساسی صورت می‌گیرد، نیاز به چنین دستور جلسه‌ای دارند.
از یک نمونه دستور جلسه رسمی می‌توان به جلسه هیئت مدیره یا جلسات مربوط به بررسی پروژه‌ها و انجام مذاکرات مختلف اشاره کرد. می‌توان گفت برنامه جلسه رسمی برای نشست‌های آموزنده، ارزشیابی و معتبر کارایی دارد. محتویات آن نیز باید شامل عنوان جلسه، زمان و تاریخ نشست، مکان برگزاری، شرکت‌کنندگان، اهداف، موارد دستور کار، نقش‌ها، وظایف و اقدامات باشد.
دستور جلسه غیررسمی
دستور جلسه غیررسمی شامل نکات و سوالات کلیدی است که شرکت‌کنندگان درباره آن‌ها بحث می‌کنند. چنین دستور جلسه‌ای مناسب نشست‌های کوتاه یا خودجوشی است که به مستندات یا آماده‌سازی خاصی نیاز ندارد.
برای مثال، جلساتی که جهت بررسی یک موضوع مشارکتی، خلاقانه یا دریافت بازخورد برگزار می‌شوند می‌توانند چنین دستور کاری داشته باشند. علاوه بر این، دستور جلسات غیررسمی را می‌توان روی تخته نوشت یا به شکل یک یادداشت یا ایمیل ثبت کرد. محتوای اصلی آن نیز شامل اهداف نشست، موضوعات، سوالات مهم و شرکت‌کنندگان است.
دستور جلسه مبتنی بر بحث
دستور جلسه مبتنی بر بحث نوعی سند مشارکتی و تعاملی است که به تبادل ایده‌ها و دیدگاه‌ها می‌پردازد؛ چنین دستور کاری اغلب در نشست‌های آموزشی و انگیزشی کارایی دارد. به عبارت بهتر، نشست‌های تعاملی که نیازمند گفتگوی فعال و سازنده هستند، از این مدل برنامه بهره می‌گیرند.
دستور جلسه مبتنی بر بحث نوعی سند مشارکتی و تعاملی است که به تبادل ایده‌ها و دیدگاه‌ها می‌پردازد
دستور کار واحدهای آموزشی یک نمونه دستور جلسه مبتنی بر بحث است که برای آسان‌تر شدن گفتگو طراحی می‌شود. به این ترتیب، دستور جلسه مبتنی بر بحث باید به تسهیل بحث در نشست بپردازد و شامل سوالات بحث‌برانگیز باشد. از مفاد دستور جلسه مبتنی بر بحث نیز می‌توان به موضوع جلسه، اهداف، سوالات اصلی، فعالیت‌ها و موارد بازخورد اشاره کرد.
دستور جلسه اقدام گرا
دستور جلسه اقدام‌گرا نوعی سند عملی است که نقش‌ها و نتایج یک نشست را تعیین می‌کند. این برنامه اقدام‌محور مناسب نشست‌های سازنده یا حل مسئله است که به نتایج دقیق و قابل‌دستیابی نیاز دارند. برای نمونه، جلساتی که به منظور برنامه‌ریزی، تعیین استراتژی یا عیب‌‌یابی برگزار می‌شوند از این سبک دستور جلسه بهره می‌گیرند.
همچنین این نوع برنامه شامل اهداف جلسه، دستورالعمل‌های کار، نتایج قابل‌قبول، فاکتورهای موفقیت و پیگیری می‌شود. طبق این موارد، برنامه اقدام محور مناسب جلسات عملیاتی، استراتژی یا تاکتیکی است.
مزایای استفاده از یک دستور جلسه کاربردی
با استفاده از یک دستور جلسه کاربردی می‌توان آهنگ نشست را تنظیم کرد و در مسیر رسیدن به اهداف خود قرار گرفت. درواقع، به‌کارگیری یک دستورالعمل جلسه کاربردی مزایای زیادی دارد که در ادامه به مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم:
- استفاده بهینه از زمان
- برگزاری هدفمند جلسات
- آماده‌سازی شرکت‌کنندگان حاضر در جلسه
- سازماندهی بهتر جلسات و افزایش بهره‌وری آن‌ها
مراحل نوشتن یک دستور جلسه خوب
برای نوشتن یک برنامه جلسه استاندارد باید 5 مرحله مهم را دنبال کنید. با این مراحل می‌توان نحوه نوشتن دستور جلسه خوب را آموخت. این مراحل عبارت‌اند از:
مرحله 1: تعیین نوع جلسه
اولین گام برای نوشتن یک برنامه نشست مفید، تعیین نوع جلسه است. افراد حاضر در تیم شما باید درباره نوع جلسه‌ای که قصد شرکت در آن را دارند، اطلاع داشته باشند. عدم آگاهی شرکت‌کنندگان نسبت به نوع جلسه باعث سردرگمی آن‌ها می‌شود که این موضوع، کیفیت نشست را تحت شعاع قرار می‌دهد. بنابراین، موضوع جلسه را قبل از شروع آن به اطلاع تمام اعضای تیم خود برسانید و در دستور نشست نیز قید کنید.
مرحله 2: تعیین هدف جلسه
هدف جلسه باید در دستور نشست آورده شود تا افراد با آمادگی کامل در آن حضور پیدا کنند. برای مثال، اگر هدف جلسه ارزیابی یک پروژه خاص است، افراد با اطلاع از این موضوع شروع به آماده‌سازی گزارش‌های مربوط به آن پروژه می‌کنند. درواقع نوشتن هدف در دستور یا برنامه جلسه باعث می‌شود شرکت‌کنندگان بدانند دقیقا چه اسناد و گزارش‌هایی را باید با خود به نشست بیاورند.
مرحله 3: تعیین موضوعات مهم جلسه
بعد از تعیین هدف جلسه، یک فهرست از موضوعات مهم مورد بحث در نشست را تهیه کنید؛ موضوعات منتخب شما باید برای تمام افراد حاضر در جلسه جذاب باشد. یکی از اهداف آوردن موضوعات مهم در دستور کار جلسه، تلاش برای تشویق تمام اعضای تیم خود به شرکت در گفتمان است.
با استفاده از یک دستور جلسه کاربردی می‌توان آهنگ نشست را تنظیم کرد و در مسیر رسیدن به اهداف خود قرار گرفت
مرحله 4: تخصیص زمان برای هر موضوع جلسه
تخصیص زمان برای هر موضوع را فراموش نکنید! سازماندهی جلسات حتی جلسه‌ای کوچک و ساده نیز کار دشواری است و باید از زمان آن به خوبی استفاده کرد. در این راستا، بهتر است موضوعات مورد بحث خود را بسته به اهمیتی که دارند، زمان‌بندی کنید و تمام وقت نشست را صرف یک عنوان خاص نکنید.
مرحله 5: به اشتراک گذاشتن اسناد پروژه و مدارک موردنیاز
با آوردن اسناد پروژه در برنامه نشست می‌توان اعضای تیم خود را جهت گفتمانی سازنده توانمند کرد. درواقع، به اشتراک گذاشتن اسناد مهم باعث کارآمدتر شدن جلسه می‌شود. به‌طورکلی، نحوه نوشتن دستور جلسه خوب کار سختی نیست و با رعایت نکات همین مراحل امکان‌پذیر است.
نمونه دستور جلسه کاربردی
اکنون که با دستور کار جلسه و نحوه نوشتن آن آشنا شدید، نوبت به دیدن یک نمونه فرم دستور جلسه رسیده است تا در عمل متوجه چگونگی انجام آن شوید. در اینجا، یک نمونه دستور جلسه خوب و کاربردی آورده‌ایم. این نمونه فرم دستور جلسه مربوط به یک تیم طراحی است که مفاد آن را در قسمت زیر شرح داده‌ایم:
تاریخ: 25/06/1402
زمان: 09:00 الی 10:00 صبح
شرکت‌کنندگان در جلسه: آقای رحمانی، آقای بهرامی، خانم هدایت و خانم گلمرادی
هدف جلسه: ایجاد یک صفحه وب‌سایت جدید مخصوص توضیحات محصول
قبل از جلسه: شرکت‌کنندگان باید مدارک مربوط به توضیحات محصول را مطالعه کنند.
موضوعات موردبحث: بررسی مدارک توضیحات محصول (10 دقیقه)، صحبت درباره محتوای موردنیاز صفحه وب (20 دقیقه)، ارائه نمونه طرح برای صفحه وب موردنظر (20 دقیقه)، تبادل نظرات و رای‌گیری درباره طرح (10 دقیقه).
موارد اقدام: ایجاد یک جدول زمانی مخصوص محصولات قابل‌تحویل (خانم گلمرادی)، به اشتراک گذاشتن اولین برش از طراحی صفحه وب (آقای رحمانی)، برنامه‌ریزی برای نهایی کردن طرح در جلسه بعدی (خانم هدایت) و ارائه یک ایده مناسب برای بهتر شدن طرح (آقای بهرامی).
ضمن اینکه موارد ذکرشده در نمونه دستور جلسه بالا تنها برای ایده گرفتن است و شما می‌توانید با توجه به ماهیت نشست خود مواردی را از آن حذف یا آیتم‌هایی را به برنامه خود اضافه کنید.
جمع بندی
دستور جلسه به منظور هدفمندتر کردن جلسه‌ها و صرفه‌جویی در زمان و انرژی نوشته می‌شود. نحوه نوشتن دستور جلسه نیز بسیار ساده است و تا حد زیادی به موضوع و هدف گردهمایی بستگی دارد. اکثر دستور جلسات شامل تاریخ و زمان، موضوع و اهداف نشست، اسامی شرکت‌کنندگان، موضوعات موردبحث، تعیین وظایف افراد و موارد اقدام آن‌ها می‌شود.
ضمنا، برخی از افراد دستور کار جلسه را با صورت جلسه اشتباه می‌گیرند. دقت داشته باشید که دستور یا برنامه جلسه پیش از برگزاری آن و صورت جلسه بعد از اتمام نشست تدوین می‌شوند. بنابراین، اصلی‌ترین فرق دستور جلسه و صورت جلسه مربوط به زمان و مفاد آن‌ها می‌شود. این تفاوت با مشاهده یک نمونه فرم دستور جلسه با صورت جلسه قابل درک است. درواقع، دستور کار جلسه نحوه اجرای نشست را تعیین می‌کند؛ اما صورت جلسه نتایج نشست را نشان می‌دهد.
ماژول سامانده شخصی نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم ، تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات را تحت پوشش قرار می‌دهد. این امکان مدیریت برگزاری جلسات و قرارهای کاری را تسهیل می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.