یک کسبوکار متوسط هر ساله به طور تقریبی با ده هزار سند سروکار دارد. اگر هر کسب‌و‌کاری بخواهد این تعداد اسناد را به شکل دستی پیگیری کند، مصیبت بزرگی است. اینجا است که بایگانی به کمک سازمان‌ها می‌آید.
بایگانی ، به پاکسازی و رفع آشفتگی کمک می‌کند و با دسته‌بندی، دیجیتالی کردن و نمایه‌سازی صحیح اسناد، به کسب‌و‌کارها کمک می‌کند تا حتی پس از گذشت سال‌های زیاد، مکان و شماره سند مورد نظر را پیدا کنند. هرگز فکرش را هم نمی‌توانید بکنید که چه زمانی، به کدام اسناد و مدارک سازمانی نیاز پیدا می‌کنید.
در این مقاله نگاهی به بایگانی، اصول و روش های بایگانی و نحوه بهینه سازی فرآیند بایگانی می‌پردازیم.
بایگانی چیست؟
به فرآیند ذخیرهسازی طولانی و ایمن اسنادی که از چرخه استفاده روزانه خارج شدهاند، بایگانی گفته میشود. این اسناد که اطلاعات با ارزشی هستند، یکی از ابزارهای مدیریتی در اخذ تصمیمات مدیریتی به شمار میروند. به عبارت دیگر، هرگونه اطلاعات متنی، اسناد و مدارک، پرونده، نامه‌های اداری، فیلم، عکس، فایل‌های صوتی و غیره که ارزش فرهنگی، تاریخی و حقوقی دارند، بایگانی می‌شوند تا بتوان در صورت نیاز در آینده، به آن رجوع یا استناد کرد.
اسنادی که بایگانی می‌شوند، اسناد ثابتی هستند که در آنها تغییر یا ویرایش خاصی ایجاد نمی‌شود. به عبارت دیگر، اسنادی بایگانی می‌شوند که به طور منظم و روزانه از آنها استفاده نمی‌شود. بایگانی اوراق غیرفعال به دلایل قانونی یا ممیزی ضروری است. به همین دلیل، اسناد و اوراق بایگانی‌شده باید بدون دردسر در دسترس و قابل بازیابی باشند؛ حتی اگر هر روز به آنها نیازی نباشد و مورد استفاده قرار نگیرند.
نکته‌ای که باید در نظر گرفت، این است که اسناد پویایی که به طور روزانه در سیستم‌های روزمره کسبوکار مورد استفاده قرار می‌گیرند، مناسب بایگانی نیستند؛ چون شما برای انجام کارهای خود نیاز دارید که این اسناد در دسترس باشند.
وظایف بایگانی چیست؟
طبقهبندی اسناد، ثبت، ضبط و کنترل آنها از جمله وظایف واحد بایگانی در هر سازمانی است. مسئولیت واحد بایگانی از لحظه دریافت سند، شروع و تا زمانی که ارزش سند براساس مقررات سلب شود، ادامه دارد. در ادامه به وظایف واحد بایگانی اشاره کرده‌ایم:
- کنترل و بررسی نامه‌های اداری و استعلامات دریافتی به منظور قرار دادن آنها در پروندهها،
- کنترل و نظارت بر تحویل و دریافت پروندهها از بخش‌های مختلف سازمان،
- تشکیل پرونده برای کدهای تعیین‌شده در قسمت‌های مربوطه،
- ثبت نامه‌ها در سیستم کامپیوتری بایگانی،
- ثبت نامه‌ها و پروندهها در دفاتر بایگانی،
- بایگانی نامه‌ها و پیش‌نویس‌ها و استعلامات،
- گرفتن پروندهها و نامه‌ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره پرونده،
- برگ‌شماری و شماره‌گذاری پروندهها،
- بایگانی تمامی برگه‌های واردشده در بایگانی و قراردادن آنها در پرونده‌های مربوطه،
- تعویض زونکن‌های فرسوده، پشت‌نویسی پروندهها و زونکن‌ها.
شرکت‌ها چگونه از بایگانی در جهت بهبود استفاده می‌کنند؟
متخصصان حوزه بایگانی می‌توانند اطلاعات موجود در سوابق معمول کسب‌و‌کارها را، مانند دفترچه جلسات، حساب‌ها، برنامه‌های استراتژیک، محصول و بسته‌بندی، تبلیغات، عکس و سایر مدارک آرشیوی را بررسی کرده و آنها را به تاریخچه برند یا ایده‌های نوآورانه برای توسعه کسبوکار تبدیل کنند.
انواع بایگانی
اسناد به دو روش دیجیتال و فیزیکی بایگانی می‌شوند. بسیاری از سازمان‌ها ترجیح می‌دهند اسناد کاغذی را به شکل دیجیتال در یک آرشیو الکترونیکی ذخیره کنند. چون در درازمدت، ذخیره و نگهداری اسناد الکترونیکی آسان‌تر بوده و باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها نیز میشود.
به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌ها، آرشیوهای ترکیبی دارند که اسناد دیجیتال و فیزیکی، هر دو را شامل میشود. در ادامه، به تفصیل به معرفی دو روش بایگانی فیزیکی و دیجیتال می‌پردازیم:
بایگانی فیزیکی
منظور از بایگانی فیزیکی، همان ذخیرهسازی کاغذ است. در بایگانی فیزیکی، اسناد کاغذی در یک محیط امن مانند انبار بایگانی، ذخیره میشود. بایگانی فیزیکی در صنایع بزرگ بسیار رایج است.
بایگانی فیزیکی، خود به چند دسته تقسیم‌بندی میشود:
- بایگانی جاری: در این نوع بایگانی، واحد مربوطه، مسئول ثبت و ضبط سوابق، پروندهها، اسناد جاری و نیمه‌جاری دستگاه زی‌ربط و ارائه اطلاعات مورد نیاز به افراد یا واحدهای ذی‌صلاح است.
- بایگانی نیمه‌جاری: در بایگانی نیمه‌جاری، اسنادی نگهداری می‌شوند که بعضی اوقات مورد استفاده سازمان قرار می‌گیرند، نه همیشه. به عبارت دیگر، سازمان از آنها به طور روزانه استفاده نمی‌کند. به همین دلیل به آن بایگانی «نیمه جاری» گفته میشود.
- بایگانی راکد: نوعی از بایگانی که در آن اسناد، سوابق و پرونده‌هایی نگهداری میشود که از چرخه جاری سازمان خارج شده و راکد و بدون مراجع هستند.
چرخه حیات اسناد و مدارک
- مرحله ایجاد: در این مرحله، از تکثیر بی‌رویه و بی‌دلیل سوابق و نظارت بر آنها جلوگیری میشود، از روش‌های استاندارد و متحدالشکل در فرآیند مکاتبات اداری استفاده میشود، فرم‌ها و نوع کاغذ و پوشه مورد استفاده استانداردسازی میشود.
- مرحله به‌کارگیری و استفاده: هدف از این مرحله، امکان دسترسی آسان به اطلاعات و اسناد بایگانی و تدوین اصول تشکیل پرونده، راکدسازی و تهیه تجهیزات لازم است.
- مرحله تعیین تکلیف: نتیجه ارزشیابی اسناد، انتقال اسناد به آرشیو ملی و امحای اوراق در این مرحله انجام میشود.
چرخه حیات اسناد و مدارک
اصول بایگانی فیزیکی
بایگانی مانند هر بخش دیگری در سازمان، اصول و قواعد مخصوص به خود را دارد.
- آسان بودن: نحوه بایگانی اسناد و مدارک باید آسان و برای کارمندان قابل درک باشد تا بتوانند در کمترین زمان ممکن، به سند مورد نظر دسترسی پیدا کنند.
- قابلیت پیاده‌سازی: سیستم بایگانی باید با توجه به امکانات موجود، قابل اجرا باشد.
- قابلیت انعطاف: سیستم بایگانی باید بتواند خود را با تغییرات احتمالی تطبیق دهد؛ البته پیش‌بینی این تغییرات باید از قبل انجام شده باشد.
- به کارگیری افراد با صلاحیت: لازم است کارکنان بایگانی شرایط لازم برای این شغل و مهارت و تجربه کافی در این حوزه را داشته باشند.
- رعایت نظم اصولی و منطقی: کارکنان باید هنگام تشکیل پرونده، از یک نظام منطقی و اصولی پیروی کنند؛ از جمله دقت بر این موضوع که بین عنوان پرونده و موضوع نامه‌های موجود در آن، ارتباطی منطقی برقرار باشد. رعایت تاخر و تقدم در شماره و تاریخ نامه، نگه داشتن یک نسخه از هر نامه و حذف نسخه‌های اضافی و حفظ اندازه قطر هر پرونده از دیگر مواردی است که باید در بایگانی اسناد در نظر گرفت.
روش های تنظیم پرونده های بایگانی فیزیکی
روش تنظیم پروندهها در بایگانی فیزیکی براساس نوع عملکرد و نیاز دستگاه‌ها متفاوت است و به چند بخش تقسیم میشود که در ادامه رایج‌ترین روش تنظیم پروندهها را در بایگانی فیزیکی آورده‌ایم:
- روش شماره گذاری سریالی یا ترتیب ثبت اسامی پوشه‌ها و دفاتر راهنما (متوالی محض): در این روش، به هر پرونده، براساس ترتیب زمانی که تشکیل شده است، شماره اختصاص داده شده و در فهرست مخصوص پروندهها آورده میشود. سپس پروندهها را بر همین اساس در قفسه‌ها بایگانی می‌کنند. برای دسترسی به پروندهها، اول باید به فهرست پروندهها و سپس به قفسه‌های بایگانی مراجعه کرد. مهمترین مزیت این روش آن است که پرونده‌های جدید بدون جابجایی در پرونده‌های قبلی، در قفسه‌ها بایگانی می‌شوند. نقطه ضعف این روش، آن است که مسیر دسترسی به پروندهها طولانی است. این روش در بایگانی حسابداری اسناد هزینه، بانک‌ها، پرونده اشتراک آب و برق و تلفن و بایگانی خودروها کاربرد دارد.
- روش الفبایی ساده و مرکب: در این روش، پروندهها براساس حروف الفبای عناوین‌شان در قفسه‌ها بایگانی می‌شوند. این روش، در بایگانی اطلاعات کارمندان و مکاتبات موضوعی کاربرد دارد. دسترسی به پروندهها با روش بایگانی الفبایی راحت‌تر است، ولی تشکیل پرونده جدید در بایگانی، باعث جابجایی پرونده‌های قبلی میشود.
- روش شماره گذاری موضوعی یا مرکب: در این روش، پروندهها براساس موضوع مورد مکاتبه بایگانی می‌شوند. شماره‌گذاری موضوعی، خود به سه روش تقسیم میشود: تنظیم شماره‌ای، الفبایی و شناسه‌ای. تنظیم الفبایی و شماره‌ای در بایگانی‌هایی با حجم کم کاربرد دارد، اما در بایگانی‌های بزرگ به دلیل حجم زیاد پروندهها، بهتر است از تنظیم موضوعی شناسه‌ای استفاده کرد. در تنظیم موضوعی شناسه‌ای، باید این موارد را رعایت کرد: تهیه فهرست موضوعی، تعیین سرفصلها، تعیین موضوعات اصلی، تعیین موضوعات فرعی و اختصاص شناسه به تمامی موضوعات.
- روش جغرافیایی: در این روش، پروندهها براساس مکان جغرافیایی، در قفسه‌ها بایگانی می‌شوند. این شیوه بیشتر در سازمان‌هایی کاربرد دارد که با مراکز استان‌ها و شهرستان‌ها ارتباط کاری زیادی دارند.
- روش عنوانی پرونده ها: این روش، رایج‌ترین شیوه تنظیم پروندهها در ادارات دولتی است و چیدمان پروندهها در قفسه‌ها براساس «عنوان مکاتبه» است. دسترسی به این پروندهها آسان است، اما چون پروندهها به دفعات زیاد تشکیل می‌شوند، بر حجم بایگانی افزوده میشود.
- روش شماره گذاری تاریخی: در این روش، بایگانی براساس زمان ایجاد، مراجعه یا تعقیب پرونده یا سند انجام میشود. یعنی اسناد و پروندهها براساس، روز، هفته، ماه یا سال تنظیم و بایگانی می‌شوند.
- روش شماره گذاری محدود یا مقطع: در این روش، برخی پروندهها بدون توجه به شماره‌های سری قبلی، شماره‌گذاری می‌شوند.
- روش شماره گذاری زونکن/ جزوه‌دان: پروندهها در این روش براساس شماره‌های زونکن‌ها و جزوه‌دان‌ها بایگانی می‌شوند.
- روش شماره گذاری اعشاری یا دسیمال: در این روش از بایگانی از اعداد اعشاری برای تعیین مکان اصلی و فرعی پروندهها استفاده میشود.
- روش شماره گذاری تلفیقی: تلفیقی از روش‌های فوق است.
بهترین مکان برای بایگانی فیزیکی
بهترین مکان برای بایگانی اسناد و مدارک در سازمان‌ها، اتاق‌هایی است که به خاطر وزن سنگین پروندهها، در طبقات پایینی ساختمان باشند. محیط‌هایی مانند محوطه‌های زیرشیروانی، مرطوب، مکان‌هایی نزدیک دیگ بخار، محیط‌هایی که مشکل دسترسی داشته باشند و محیط‌هایی که برای بایگانی اسناد محرمانه، فاقد نظارت هستند، مکان‌های مناسبی برای بایگانی فیزیکی اسناد و مدارک نیستند.
محافظت از پروندهها و اسناد و مدارک از حشرات و قارچ، تنظیم رطوبت و نور، مسدود کردن لوله‌های آب گرم، ورودی هواساز و لوله‌های زهکشی مهمترین اقداماتی است که باید در اتاق‌های بایگانی در نظر گرفته شود.
بایگانی الکترونیکی
سازمان‌ها می‌توانند اسناد خود را با فرمت دیجیتالی و در فضای ابری یا on-premise ذخیره کنند. یکی از مزیت‌های بایگانی الکترونیکی آن است که فضای زیادی برای ذخیرهسازی اسناد خود دارید؛ یا به عبارت دیگر به یک فضای فیزیکی برای بایگانی اسناد نیاز ندارید. تمامی اسناد و مدارک در فضای ابری ذخیره میشود.
نرم افزارهای دیجیتال سازی اسناد، اطلاعات را از اسناد استخراج کرده و در پایگاه داده سازمان ذخیره می‌کنند.
البته شایان ذکر است که بسیاری از صاحبان کسبوکار به دلیل عدم اعتماد به فضای ذخیرهسازی ابری، ترجیح می‌دهند نسخه فیزیکی اسناد و مدارک را حفظ و بایگانی کنند.
یکی از مزیت‌های بایگانی الکترونیکی آن است که فضای زیادی برای ذخیرهسازی اسناد خود دارید
ذخیره سازی به شیوه Scan-on-demand
Scan-on-demand، بهترین روش بایگانی به شمار می‌رود. در این روش، یک شرکت، اسناد کاغذی شما را به شکل آف‌سایت و در یک اتاق بایگانی فیزیکی برای شما ذخیره می‌کند، آنها را مورد بررسی قرار داده و سپس یک نسخه دیجیتالی یا با فرمت PDF را برای شما ارسال می‌کند.
این شیوه از بایگانی برای صنایعی که می‌خواهند حجم زیادی از اسناد خود را آف‌سایت ذخیره کنند، انتخاب خوبی است، اما شاید موقعیت‌هایی پیش بیاید که به این اسناد نیاز داشت باشند. این روش از بایگانی هزینه بیشتری از بایگانی کاغذی دارد، چون سازمان برای یک سرویس اضافه هزینه می‌پردازد.
مزایای بایگانی الکترونیکی نسبت به بایگانی فیزیکی
حفظ و نگهداری اسناد فیزیکی به پول و زمان زیادی نیاز دارد. علاوه بر این، شما باید یک فضای فیزیکی را، چه در محل کار و چه در یک مرکز ذخیرهسازی، برای این کار در نظر بگیرید.
درحالی‌که بایگانی اسناد الکترونیکی از نظر هزینه و زمان، کارآمدتر است و هیچ فضای فیزیکی را اشغال نمی‌کند. در ادامه به مزایای بایگانی اسناد به روش الکترونیکی اشاره شده است:
- صرفه‌جویی در فضا و هزینه‌ها: بایگانی اسناد دیجیتال باعث صرفه‌جویی در فضا و کاهش هزینه‌های عملیاتی میشود.
- مدیریت کارآمد اسناد: شما می‌توانید با بایگانی الکترونیکی اسناد، تمامی مدارک و اسناد خود را در یک مکان متمرکز سازماندهی، طبقهبندی و ذخیره کنید. این کار، مدیریت اسناد را تسهیل می‌کند.
- افزایش امنیت اسناد: در این نوع از بایگانی، دسترسی جعلی محدود شده و با ذخیره اسناد در فضای امن ابری، امنیت اسناد را بهبود می‌بخشید.
- جستجوی آسان اسناد: نرم افزار بایگانی ، اسناد و مدارک را به یک پایگاه داده قابل جستجو تبدیل می‌کند، یعنی می‌توانید اسناد را با استفاده از کلمات کلیدی جستجو کنید.
| ویژگی | بایگانی دیجیتالی | بایگانی فیزیکی |
| امنیت | امنیت بالا؛ ارائه براساس نقش‌های از پیش‌تعریف‌شده و لاگین | امنیت پایین و آسیب‌پذیر در برابر سرقت؛ نیاز به تجهیزات امنیتی برای محافظت از اسناد |
| فضای ذخیرهسازی | برای ذخیرهسازی اسناد فقط به فضای ابری یا هارد دیسک on-premise نیاز است | درمقایسه با ذخیره سازی دیجیتالی، به فضای ذخیرهسازی زیادی نیاز است |
| هزینه | کم | زیاد |
| جستجو و پیدا کردن یک سند خاص | با استفاده از کلمات کلیدی به سهولت می‌توان به سند مربوطه دسترسی پیدا کرد | طبقهبندی و جستجوی یک سند خاص در میان اسناد مختلف، کار دشواری است |
مقایسه بایگانی الکترونیکی و بایگانی فیزیکی
چه زمانی باید به فکر بایگانی اسناد و مدارک باشیم؟
شرکت شما باید روی بایگانی تمرکز کند، اگر:
- دائما با اسناد اداری سروکار دارد،
- در آینده نیاز به دسترسی به اسناد قدیمی داشته باشد،
- حسابرسی در شرکت شما امری رایج باشد،
- ملزم به ذخیره اسناد و مدارک به عنوان بخشی از الزامات مقررات باشد.
در چنین شرایطی، شرکت شما باید اسناد را بایگانی کند.
بایگانی در چه شرکت هایی کاربرد دارد؟
بایگانی تقریبا برای تمامی کسب‌و‌کارها مفید است. در ادامه به برخی از کاربردهای بایگانی در صنایع مختلف اشاره کرده‌ایم.
- شرکت های ارائه‌دهنده خدمات مالی باید مطمئن شوند که تمامی اسناد آنها برای حسابرسی یا ممیزی آماده است. بایگانی اسناد به این شرکت‌ها کمک می‌کند تا در صورت لزوم، تمامی لاگ‌های ثبت مشتریان، رسیدهای مبادله پول و سایر اسناد قانونی را حفظ کنند (اتوماسیون مالی).
- شرکت های خرده‌فروشی باید تمامی اطلاعات مشتریان، فروشندگان و تامین‌کنندگان را به دلیل احتمال بروز هرگونه مغایرت در آینده، ذخیره کنند (اتوماسیون در خرده‌فروشی).
- شرکت های حقوقی و دپارتمان‌های حقوقی باید همه قراردادها، اسناد و فکس‌های مربوط به پرونده را ذخیره و نگهداری کنند. این شرکت‌ها باید بتوانند اسناد و نقل‌قول‌ها را با استفاده از جستجوی هوشمند و برچسب‌ها به سرعت پیدا کنند. در اینجا بایگانی الکترونیکی اسناد بسیار کمک‌کننده است.
- شرکت های ارائه‌دهنده خدمات عمومی روزانه با اطلاعات زیادی سروکار دارند. این شرکت‌ها می‌توانند با بایگانی کردن اطلاعات مربوطه، بعدها تنها با یک کلیک، به راحتی به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی داشته باشند.
- شرکت های بزرگ می‌توانند با بایگانی کردن اسناد، مدیریت اسناد خود را بهینه کنند. با استفاده از بایگانی الکترونیکی و تبدیل اسناد کاغذی به یک کتابخانه قابل جستجو، کارمندان می‌توانند زمان صرف‌شده برای جستجوی اسناد را کاهش دهند. علاوه بر این، دیجیتالی کردن اسناد، شیوه نمایش دادن آنها را به کاربر بهبود ببخشد.
نقش نرم افزار اتوماسیون در بایگانی
اتوماسیون و ساماندهی فرآیندهای سازمانی از ویژگی‌های مهم شرکت‌های پیشرو و موفق است. بایگانی الکترونیکی در راستای اتوماسیون، کمک فراوانی به شرکت‌ها در برقراری نظم و کاهش هزینه‌ها می‌کند.
همانطور که در این مقاله خواندید، بایگانی فیزیکی دردسرهای زیادی داشته و زمان‌بر است. پیشنهاد میشود مدیران برای پویا و چابک شدن واحدهای بایگانی از روش بایگانی الکترونیکی و بر بستر ابر استفاده کنند. همکاران سیستم این فرصت را برای مشتریان خود فراهم آورده است و با ارائه نرم افزار اتوماسیون اداری ، فضای امنی را در اختیار مشتریان برای بایگانی دیجیتالی قرار می‌دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
منابع:
- nanonets.com
- goums.ac.ir