شمارش مقدار و میزان موجودی ، یکی از بخش‌های اساسی مدیریت موجودی برای هر کسب‌وکار مبتنی بر محصول است. انبارگردانی به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که بدانند آیا نیاز به افزایش سفارش خرید برای یک محصول خاص را دارند یا خیر. همچنین انبارگردانی این زمینه را برای آنها فراهم می‌کند تا بتوانند سطح بهینه میزان ذخیره‌سازی موجودی را شناسایی کنند.
یکی از نکات مهم در انبارداری این است که اگر مکانیزم کنترل موجودی مناسب نباشد، نمی‌توان در کسب‌وکارهای مبتنی بر محصول موفق بود. انبارگردانی که وظیفه اصلی کنترل موجودی محسوب میشود، به مدیران اجازه می‌دهد تا نسبت به تعداد دقیق موجودی آگاهی پیدا کنند. در این مقاله به دنبال آن هستیم که نگاه عمیق‌تری به اهداف و نحوه انبارگردانی داشته باشیم، نسبت به جزئیات آن شناخت بیشتری پیدا کنیم و دستورالعمل انبارگردانی را ببینیم.
انبارگردانی چیست؟
انبارگردانی عبارتست از شمارش دستی و فیزیکی موجودیهای یک سازمان و تطابق ارقام حاصل از آن، با تعدادی که بهشکل الکترونیکی و در پایگاههای داده شرکت به ثبت رسیده است. انبارگردانی معمولا در پایان هرسال انجام میشود و به عنوان بخشی از فرایند حسابرسی است که ممکن است توسط ارزیابان و حسابران خارج از شرکت یا مجموعه نیز به انجام برسد.
فرایند انبارگردانی نیز مانند سایر جنبه‌های بحث کنترل موجودی، از شرکتی به شرکت دیگر بسیار متفاوت است. برخلاف نام این واژه، اهداف انبارگردانی چیزی فراتر از مدیریت موجودی است؛ چرا که هر موجودی مورد نیاز کسب‌وکار شما، باید در فرایند انبارگردانی گنجانده شود.
به عنوان مثال، اگر شما یک تولیدکننده باشید، موظف هستید که سایر محصولات یا قطعاتی که برای تولید کالاهای نهایی خود از آنها استفاده کرده‌اید را نیز شمارش کنید؛ زیرا تمام شدن این محصولات به همان اندازه فاجعه بار و مشکل ساز خواهد بود که موجودی کالای نهایی تمام شده باشد.
اهداف انبارگردانی چیست
مهمترین اهداف انبارگردانی را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
- بررسی میزان موجودی‌ها در پایان سال جهت ثبت اطلاعات دقیق و درست در صورت‌های مالی سازمان،
- پیگیری و بررسی میزان موجودیهای فیزیکی و تطبیق اطلاعات مالی با موجودیهای در دسترس،
- شناسایی مغایرت‌های احتمالی میان موجودی‌ها و صورت‌های مالی و حسابداری،
- انجام تدابیر مرتبط با کنترل موجودی.
چرا انبارگردانی مهم است؟
هر کسب‌وکار مبتنی بر محصول، در راستای بخشی از فرایند کنترل موجودی خود باید اطمینان داشته باشد که سطوح موجودی آنها 100٪ دقیق است. در برخی از کشورها این موضوع حتی یک الزام قانونی است! اما اگر برای این کار با هیچ الزام قانونی نیز مواجه نباشید، در ادامه به سه دلیل کلیدی اشاره می‌کنیم که چرا باید به طور مرتب انبارگردانی را در دستور کار خود قرار دهید:
بررسی درست و دقیق بودن رهگیری میزان موجودیهای شما
اتکای تمام و کمال بر متدها و روش‌هایی که سازمان‌ها برای سنجش میزان موجودیهای خود یا انبارگردانی استفاده می‌کنند، همیشه امر مطلوبی برای آنها نیست. شما می‌توانید با مقایسه ارقام و تعداد موجودیهای انبار با تعدادی که فکر می‌کردید در دسترس دارید، مغایرت‌ها را شناسایی کرده از بروز مشکلات جدی جلوگیری کنید.
چنانچه ارقامی که از شمارش موجودیهای انبار به‌دست آوردید، با آنچه که فکر می‌کردید متفاوت بود، می‌تواند نشانه این موضوع باشد که شما کنترل موجودی ضعیفی دارید. در این شرایط بهتر است پیش از آنکه با مشکلات بزرگتری مواجه شوید اقدامات لازم را انجام دهید. مشکلاتی نظیر:
- تمام شدن موجودی انبار (محصولات برای فروش تمام شوند و دیگر موجودی در انبار وجود نداشته باشد)،
- انباشت موجودی در انبار (تلنبار شدن موجودیهای بیش از حد در انبار)،
- موجودی از بین رفته (منقضی شدن یا از بین رفتن موجودی‌ها در انبار پیش از فروش آنها).
شناسایی مشکلات موجودیهای انبار
سیستم‌های آنلاین یا آفلاین رهگیری موجودی این امکان را فراهم می‌کنند تا میزان موجودی و مکان آنها در انبارها را به آسانی شناسایی کنید؛ اما این سیستم‌ها همه اطلاعات مورد نیاز شما را در اختیارتان قرار نمی‌دهند. برای مثال، سیستم شما مشکلات مربوط به جابه‌جایی موجودی‌ها در انبار را تشخیص نمی‌دهد؛ این درحالی است که بررسی موجودی‌ها بهشکل دستی، به راحتی این مشکلات را شناسایی می‌کند.
برای این منظور و در جهت شناسایی مشکلاتی که ممکن است سیستم مدیریت موجودی شما آنها را از قلم انداخته باشد، باید از انبارگردانی استفاده کنید؛ مشکلاتی مانند محصولات آسیب دیده، سفارش‌های گمشده، کنترل ضعیف یا سرقت.
کسب اطمینان از اینکه کسب‌وکار در راستای اهداف خود پیش می‌رود
هنگامی که پای نظارت بر عملکرد کسب‌وکارها به میان می‌آید، آنها تمایلی ندارند که هیچ بخشی از این موضوع را به شانس واگذار کنند. محاسبه معیارهای کلیدی مانند گردش موجودی، به ارقام 100٪ دقیق نیاز دارد. به محض اینکه شما نسبت به نحوه انجام فرایند کنترل موجودی خود اطمینان حاصل کنید، می‌توانید اصلاح رویه‌ها و برنامه‌های خود را در راستای افزایش کارایی و افزایش سود شروع کنید. برای مثال ممکن است:
- در مواقع اضطراری یا افزایش تقاضا، مقدار موجودی احتیاطی که در دسترس را دارید، کاهش دهید.
- قیمت خود را تغییر دهید تا اطمینان حاصل کنید که همه محصولات شما به سرعت فروخته می‌شوند.
تفاوت انبارگردانی و شمارش سیکلی
شمارش سیکلی یکی از روش‌های انبارگردانی است که شامل بررسی منظم تنها بخشی از موجودی شما، در روزها و زمان‌های تعیین شده است. به‌عبارتی دیگر، در شمارش سیکلی به جای اینکه شمارش موجودی‌ها یک بار در سال انجام شود، چند بار و به‌صورت بخش بخش انجام میشود.
این روش مزیت‌های متعددی را نسبت به انبارگردانی سنتی به همراه دارد. بزرگ‌ترین مزیت شمارش سیکلی این است که با این کار می‌توانید از اختلال‌های بزرگتر در آینده جلوگیری کنید. همچنین شمارش سیکلی به ویژه در میان شرکت‌های بزرگی که نمی‌توانند فعالیت خود را برای انجام انبارگردانی به طور کامل تعطیل کنند، محبوبیت دارد.
با این حال، شمارش سیکلی فرآیندی پیچیده است که برای کارا بودن، نیازمند دقت بالا برای موجودی است. بعضی از کسب‌وکارهای کوچک از روش انبارگردانی سنتی و شمارش سیکلی به شکل ترکیبی استفاده می‌کنند؛ البته زمانی که 100 درصد اطمینان داشته باشند که فاصله گرفتن از رویکرد سنتی، مشکلات و عواقب جدی را برای کسب‌‌وکارشان ایجاد نخواهد کرد.
انبارگردانی هرچند وقت یکبار باید انجام شود؟
واقعیت این است که هیچ استانداردی برای اینکه انبارگردانی چندبار در سال باید انجام شود، وجود ندارد. اما می‌توان گفت هرچه تعداد دفعات بیشتری انبارگردانی در سال انجام دهید، برای کسب‌وکارتان عواقب بهتری رقم خواهد خورد. به طور کلی، دو رویکرد در مورد زمان و تعداد دفعات انبارگردانی وجود دارد:
- رویکرد اول این است که انبارگردانی را یکبار در سال، بهشکل گسترده و بزرگ انجام دهید. این امر به‌معنای متوقف کردن تمام عملیات و اقدامات سازمان و بررسی و شمارش موجودی‌ها در یک لحظه است.
- رویکرد سودمندتر این است که انبارگردانی و موجودی خود را به‌طور منظم، در طول سال بررسی کنید؛ در فواصل هفتگی یا ماهانه.
می‌توان گفت بهتر است انبارگردانی به شکل منظم انجام و اطلاعات مربوط به موجودی‌هایتان بهشکل منظم به‌روز شود. اما اگر انبارتان کوچک و احتمال وقوع خطا در آن کم باشد، بررسی و ارزیابی مداوم ضرورتی ندارد. به‌طور کلی، فاصله زمانی دقیق برای انجام انبارگردانی به طول چرخه عمر محصول شما بستگی دارد، اما بررسی‌های هفتگی ایده‌آل‌تر و موثرتر خواهند بود.
هرچه انبارگردانی در فواصل زمانی کوتاه‌تری انجام شود، احتمال وقوع خطا در آن کمتر بوده و سودآوری بیشتری برای کسب و کار به‌همراه دارد.
دستورالعمل و فرایند انبارگردانی
در حالت کلی، در راستای انجام فرایند انبارگردانی باید اقداماتی را در قالب سه مرحله قبل از انبارگردانی، حین انبارگردانی و پس از شمارش موجودی یا پایان انبارداری به انجام برسانید. در ادامه به هریک از این اقدامات اشاره خواهیم کرد.
پیش از انبارگردانی
اول از هرچیزی، در مورد تاریخ و زمان آغاز فرایند انبارگردانی خود تصمیم بگیرید. با توجه به اهمیت و حساسیتی که فرایند انبارداری دارد، باید از هرچیزی که موجب حواس پرتی و در نتیجه ایجاد خطا و اشتباه در داده‌های نهایی شما میشود، اجتناب کنید. بنابراین زمانی که تصمیم به انجام دستورالعمل انبارگردانی گرفتید یا در طول آن روز، عملیات انبار یا کار را تعطیل کنید یا انجام این فرایند را به بعد از ساعات کاری موکول کنید. علاوه براین، باید زمانی را نیز برای رسیدگی به خطاها و ناهماهنگی‌های احتمالی پس از اتمام انبارگردانی اختصاص دهید.
در ادامه، وقت آن است که نقش همه افرادی که در فرایند انبارگردانی دخیل هستند و اینکه انبارگردانی وظیفه کیست را مشخص کنید و روند را برای آنها توضیح دهید. همه کارکنان باید از روند و چگونگی انجام انبارگردانی آگاه باشند و تمامی گام‌های لازم برای آنها روشن و واضح شود. در این راستا لازم است که یکی از کارکنان را به عنوان مسئول فرایند انبارگردانی تعیین کنید. به این ترتیب، یک زنجیره فرماندهی مشخص ایجاد کرده و از ایجاد اختلال در نقش‌ها جلوگیری می‌کنید.
همچنین وظایف مختلف انبارگردانی را به سایر کارکنان تیم مدیریت موجودی واگذار کنید. تیم‌هایی متشکل از دو یا سه کارمند ایجاد کنید: یکی برای شمارش موجودی‌ها، یکی برای ثبت اعداد و ارقام و دیگری (در صورت لزوم) برای کار با لیفتراک یا سایر ماشین آلات موجودی. به هر تیم یک منطقه یا SKU برای شمارش اختصاص دهید.
درست پیش از آغاز انبارگردانی دو اقدام مهم باید صورت گیرد:
- تمامی خرید و فروش‌های خود را در روز انبارگردانی متوقف کنید؛ در غیر این‌صورت، ورودی‌ها و خروجی‌هایتان با اعداد و ارقامی که از فرایند انبارگردانی به‌دست می‌آورید، مطابقت نخواهد داشت.
- ناحیه یا مکانی که شمارش موجودی‌ها در آن صورت می‌گیرد را سازماندهی کنید. داشتن یک فضای مرتب و تمیز به شما کمک می‌کند تا به این اطمینان دست پیدا کنید که هیچ چیزی در روند کار شما اختلال ایجاد نخواهد کرد.
حین انبارگردانی
همه آنچه در روز انجام انبارگردانی رخ می‌دهد به روند اقداماتی که شما انتخاب می‌کنید، بستگی دارد. با این حال، چند دستورالعمل کلی وجود دارد که کسب‌وکارها با انجام آن می‌توانند انبارگردانی خود را با موفقیت بیشتری پشت سر بگذارند.
همه چیز را مدنظر قرار دهید
در طول فرایند انبارداری، بررسی و شمارش هر یک از آیتم‌های انبار به تنهایی کار خسته‌کننده‌ای به‌نظر می‌رسد، اما حذف شمارشی، هرچند جزئی، می‌تواند عواقب بسیار نامطلوبی در پی داشته باشد. بنابراین برای انجام فرایند انبارگردانی خود وقت و زمان کافی اختصاص دهید و همه موارد را به‌طور کامل شمارش کنید؛ از موجودیهای احتیاطی تا موجودیهای در چرخه تولید و حتی محصولات ناقص.
توجه همزمان به موجودیهای داخل قفسه‌ها و داده‌های مربوط به آنها
اطمینان حاصل کنید که افراد درگیر در فرایند انبارگردانی اقدامات زیر را حتما انجام دهند:
- شمارش آن دسته از موجودی‌هایی که در داخل قفسه‌ها قرار دارند،
- تطابق تعداد موجودی‌هایی که در سیستم و بهشکل الکترونیکی ثبت شده‌اند، با تعداد واقعی آنها در قفسات
ممکن است در وهله اول، نگاه کردن به سیستم و سپس بررسی قفسه کار آسان‌تری به نظر برسد، اما این کار درصد و احتمال ایجاد خطا را فزایش خواهد داد.
استراحت کنید
انبارگردانی فرایندی خسته‌کننده است، چرا که انجام آن نیاز به تمرکز زیاد و تمام و کمال دارد. به همین علت بهتر است همه افرادی که در فرایند انبارگردانی دخیل هستند، حین انجام آن به‌صورت منظم استراحت داشته باشند تا بتوانند از بهره‌وری مناسب برخوردار بوده و کار خود را با نهایت دقت انجام دهند.
پس از انبارگردانی
پایان شمارش موجودی‌ها به معنای اتمام انبارگردانی نیست. پس از به‌دست آوردن آمار و ارقام میزان موجودی‌ها، هنوز پیمودن چند قدم دیگر تا پایان فرایند انبارگردانی الزامی است؛ در غیراین‌صورت انبارگردانی شما ناقص می‌ماند.
در ابتدا، ارزش هریک از موجودی‌ها را به‌درستی مشخص کنید؛ چرا که با این کار به ارزش تک تک دارایی‌های خود پی می‌برید. سپس اعداد و ارقامی که از شمارش به‌دست آورده‌اید را چک کنید و مطمئن باشید که هرچقدر بیشتر این ارقام را چک کنید، می‌توانید با خیال راحت‌تری آنها را در سیستم موجودی خود وارد کنید. پس از اینکه نسبت به آنها اطمینان 100 درصدی پیدا کردید، می‌توانید این ارقام را وارد سیستم موجودی خود کنید.
بعد از این کار، وقت آن است که کل فرایند انبارگردانی خود را آنالیز کنید و چنانچه که موجودی(هایی) در حال تمام شدن است، مجددا آنها را سفارش دهید. همچنین حواستان باشد که به اختلافات عمده یا جزئی میان ارقامی که در انبارگردانی به آنها دست پیدا کرده‌اید، با ارقامی که در سیستم ثبت شده است توجه ویژه‌ای داشته باشید.
مقابله با ناهماهنگی بین ارقام موجودی‌ها
هر گونه مغایرت و اختلاف در تعداد موجودیهای سیستمی و تعدادی که در انبارگردانی به آن رسیده‌اید، خبر بدی برای کسب‌وکار شما است؛ حتی اگر متوجه شوید که موجودی بیشتری نسبت به آنچه فکر می‌کردید، در اختیار دارید.
این موضوع اغلب نشانه وجود یک مشکل بزرگتر در کنترل موجودی شما است که اگر به حال خود رها شود، ممکن است فاجعه بار باشد. به علاوه، این اختلاف‌ها در انبارگردانی می‌توانند به این معنی باشند که شما شرکت خود را بر اساس اطلاعات نادرست اداره می‌کنید. زمانی که با موضوع مغایرت موجودی مواجه می‌شوید، اولین اقدامی که باید انجام دهید شناسایی ریشه این مشکل یا مسئله است. ریشه این اتفاق می‌تواند یک خطای انسانی ساده باشد، مانند قراردادن موجودی در یک مکان یا قفسه نادرست و یا ورود اشتباه داده در سیستم.
در عین حال، این اتفاق می‌تواند حکایت از مسائل بزرگتری داشته باشد؛ مانند دزدی یا مشکلات مربوط به تامین‌کننده. مساله یا مشکل هرچیزی که باشد، مهمترین اقدام این است که شناسایی شود و قدم‌های لازم و مناسب برای برآورده کردن آن برداشته شود.
تگ انبارگردانی چیست؟
برچسب یا تگ انبارگردانی و موجودی، نوعی برچسب است که روی یک محصول یا بسته چسبانده میشود و با برچسب‌های حمل‌ونقل تفاوت دارد. هدف اصلی از استفاده این ابزار؛ مدیریت موجودی و نظارت و ردیابی حرکت کالا در طول زنجیره تامین است. فرآیندهای مدیریت موجودی دستی و خودکار، هر دو از تگ موجودی استفاده می‌کنند.
برچسب‌های موجودی اشکال مختلفی دارند. این برچسب‌ها حاوی اطلاعاتی مانند شماره موجودی، بارکد و شرکت سازنده محصول است. لازم به ذکر است که هنگام تصمیم‌گیری در مورد استفاده از برچسب‌های موجودی، هیچ استراتژی خاص و ویژه‌ای وجود ندارد که همه سازمان‌ها از آن استفاده کنند؛ بلکه انتخاب نوع آن به صنعت یا نوع فعالیتی بستگی دارد که سازمان در آن فعال است.
انواع تگ انبارگردانی و موجودی
همانطور که در بالا اشاره شد، انواع مختلفی از برچسب‌های موجودی وجود دارد که هرکدام مزایا و معایب خود را دارد. در زیر رایج‌ترین انواع تگ‌های موجودی که خرده فروشان باید آنها را بشناسند و در انبارگردانی فروشگاه به کار می‌آید، معرفی شده‌اند:
- تگ بارکد: بارکدها برچسب‌هایی هستند که از طریق بارکدخوان‌های مخصوص قابل خواندن هستند. این برچسب‌های تک بعدی، حاوی اطلاعات مهمی در مورد یک محصول، از جمله تعداد موجودی و قیمت آن است. تگ‌های بارکد انتخاب محبوبی برای اکثر خرده فروشان تجارت الکترونیک هستند، زیرا استفاده از آنها آسان است. همچنین راه‌اندازی و استفاده از آنها به‌صرفه بوده و معمولا اطلاعات دقیقی را ارائه می‌دهند.
- تگ QR: تگ‌های QR برچسب‌های دو بعدی هستند که در چند سال اخیر محبوبیت بیشتری پیدا کرده‌اند. این تگ‌ها توجه زیادی را به خود جلب کرده‌اند زیرا برای خرده فروشان این امکان را فراهم می‌کنند تا یک اسکنر خاص و منحصر به فرد را برای خواندن کدهای QR خریداری کنند. با وجود اینکه اسکنرهای اختصاصی جهت خواندن کدهای QR در بازار موجود است، نکته مهم و قابل توجه در مورد آنها این است که حتی تلفن‌های هوشمند نیز می‌توانند این برچسب‌ها را بخوانند. همچنین این تگ‌ها قابلیت اسکن سریع و همچنین فضای ذخیره‌سازی وسیعی را ارائه می‌دهند. همین قابلیت یک گزینه عالی برای آن دسته از خرده فروشانی است که انواع مختلفی از موجودی را حمل می‌کنند.
- تگ RFID: فناوری RFID از طریق قدرت امواج رادیویی کار می‌کنند و استفاده از آنها نوعی سرمایه‌گذاری برای کسب‌وکارها به‌شمار می‌رود. با این حال، استفاده از آنها بیشتر برای عملیات در مقیاس بزرگتر ، زمانی که شرکت‌ها به‌دنبال بهینه‌سازی فرآیندهای مدیریت موجودی خود هستند، مناسب است. این دسته از تگ‌ها به فروشندگان آنلاین این امکان را می‌دهد که چندین محصول را به‌طور همزمان اسکن کنند که این امر یک نوع صرفه‌جویی در زمان به حساب می‌آید.
انواع تگ‌های موجودی
انبارگردانی در حسابداری
همانطور که تا اینجا اشاره شد، انبارگردانی یکی از مهمترین عملیات در انبارها است که از دقیق‌ترین روش‌های کنترل موجودی نیز به‌شمار می‌رود. از آنجا که انبارگردانی مستقیما با موجودی و سرمایه کسب‌وکارها در ارتباط است، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری تسهیل‌کننده این فرایند هستند.
درواقع عملیات انبارداری و حسابداری انبار شامل فعالیت‌های مهمی مانند مدیریت انبار، جانمایی کالا، مدیریت موجودی، ثبت ورود و خروج کالا، قیمت‌گذاری و حسابداری مواد و کالا، مدیریت درخواست‌ها و سفارش‌گذاری، انبارگردانی و غیره است که جزیی اساسی در نیازهای بسیاری از شرکت‌های تولیدی و تجاری است.
نرم افزار انبار و حسابداری انبار همکاران سیستم، متناسب با کسب و کار هر سازمان طراحی شده و قابلیت تفکیک به بخش‌های مجزا و مستقل از هم، متناسب با فرآیندهای سازمان را دارد. سیستم حسابداری انبار فعالیت‌های مربوط به انبارداری را ساده‌تر کرده و ارتباط میان فرآیندهای مختلف انبار را با انعطاف‌پذیری بالاتری فراهم می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
منابع:
- unleashedsoftware.com
- zhenhub.com
- orderhive.com
- katanamrp.com