مدیریت منابع انسانی (Human Resource Management یا HRM) یکی از ارکان اصلی موفقیت هر سازمان به شمار می‌رود. وقتی صحبت از منابع انسانی می‌کنیم، منظور فقط کارکنان نیست، بلکه مجموعه‌ای از فرآیندها، سیاست‌ها و ابزارهایی است که برای جذب، نگهداشت، توانمندسازی و افزایش بهره‌وری افراد طراحی می‌شود. به همین دلیل، مدیریت منابع انسانی در عمل نوعی سیستم مدیریتی یکپارچه است که هدف آن هم‌راستا کردن توانایی‌ها و انگیزه‌های کارکنان با اهداف استراتژیک سازمان است.
در بسیاری از کسب‌وکارها، اهمیت منابع انسانی حتی فراتر از سرمایه‌های مالی و فیزیکی در نظر گرفته می‌شود؛ چرا که کیفیت عملکرد افراد تعیین‌کننده جایگاه رقابتی سازمان است. مدیران منابع انسانی با تکیه بر فرآیندهایی مانند استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد و توسعه فردی، تلاش می‌کنند بهترین تناسب بین نیازهای سازمان و انتظارات کارکنان برقرار شود.
نکته مهم این است که مدیریت منابع انسانی در سال‌های اخیر تغییرات چشمگیری داشته و از یک واحد اجرایی صرف، به یک نقش استراتژیک در تصمیم‌گیری‌های سازمانی تبدیل شده است. امروزه سیستم‌های پیشرفته‌ای مانند نرم افزار منابع انسانی (HR system) یا HRIS به مدیران کمک می‌کنند داده‌های منابع انسانی را تحلیل کنند و بر اساس شواهد دقیق، تصمیم‌های بهتری بگیرند.
اگر شما به دنبال درک بهتر مفهوم مدیریت منابع انسانی، اصول و اهداف آن و همچنین آشنایی با فرآیندها و ابزارهای نوین HRM هستید، این مقاله به شما کمک می‌کند دید جامعی به دست آورید. در ادامه، به صورت مرحله‌به‌مرحله بررسی می‌کنیم که مدیریت منابع انسانی چیست، چرا اهمیت دارد و چگونه می‌تواند به رشد پایدار سازمان‌ها کمک کند.
- ◀ هوشمند: خودکارسازی وظایف روزمره و حذف کاغذبازی‌ها
- ◀ یکپارچه: هماهنگی عملکردهای مختلف HR در یک سیستم واحد
- ◀ به‌روز: تطبیق خودکار با تغییرات قانونی و مقرراتی
مدیریت منابع انسانی چیست؟
تعریف ساده این است: مدیریت منابع انسانی یعنی هماهنگ‌سازی نیازهای سازمان با توانمندی‌ها و انگیزه‌های کارکنان. در بسیاری از منابع، بین واژه «منابع انسانی» و «نیروی انسانی» تفاوت گذاشته می‌شود. نیروی انسانی بیشتر به تعداد کارکنان و ظرفیت کاری آنها اشاره دارد، در حالی که منابع انسانی مفهوم گسترده‌تری دارد و شامل مهارت‌ها، دانش، تجربه، خلاقیت و حتی انگیزه‌های افراد است. بنابراین، مدیریت منابع انسانی صرفاً اداره پرسنل یا کارگزینی نیست؛ بلکه یک رویکرد استراتژیک برای رشد افراد در کنار رشد سازمان است.
به عنوان مثال، در یک شرکت تولیدی، مدیریت منابع انسانی فقط وظیفه استخدام کارگران یا پرداخت حقوق را ندارد. این واحد باید برنامه‌های آموزشی برای ارتقای مهارت کارکنان طراحی کند، سیستم ارزیابی عملکرد پیاده‌سازی نماید و مسیر شغلی برای افراد ایجاد کند تا هم انگیزه افزایش یابد و هم بهره‌وری سازمان. یا در یک استارتاپ فناوری، نقش HRM حتی پررنگ‌تر است؛ زیرا جذب نیروهای متخصص و نگهداشت آنها می‌تواند تفاوت بین موفقیت و شکست کسب‌وکار باشد.
در ایران نیز با تغییرات محیط کسب‌وکار و افزایش رقابت، اهمیت مدیریت منابع انسانی بیشتر احساس می‌شود. سازمان‌ها برای باقی ماندن در بازار نیاز دارند رویکردی علمی و نوین در حوزه HR اتخاذ کنند؛ از جمله استفاده از سیستم نرم افزار منابع انسانی، توجه به انگیزش و رضایت شغلی و طراحی مسیر شغلی برای کارکنان.
اهداف و اهمیت مدیریت منابع انسانی
مدیریت منابع انسانی فقط یک بخش اداری نیست؛ بلکه ابزاری استراتژیک برای ایجاد ارزش در سازمان. این حوزه با تمرکز بر توسعه کارکنان، ایجاد محیط کاری سالم و افزایش بهره‌وری، به سازمان کمک می‌کند تا در مسیر اهداف کلان خود حرکت کند. بر اساس جستجوهای کاربران، بسیاری به دنبال دانستن اهداف مدیریت منابع انسانی و اهمیت آن در موفقیت سازمان‌ها هستند.
اهداف کلان مدیریت منابع انسانی
اهداف مدیریت منابع انسانی (HRM) را می‌توان در سه دسته اصلی خلاصه کرد:
- جذب و نگهداشت نیروی کار توانمند: انتخاب افراد مناسب و ایجاد شرایطی برای ماندگاری آنها.
- توسعه و بهبود عملکرد کارکنان: از طریق آموزش، ارزیابی عملکرد و جانشین‌پروری.
- ایجاد رضایت شغلی و عدالت سازمانی: توجه به حقوق، مزایا و فرصت‌های برابر برای رشد.
این اهداف در کنار هم باعث می‌شوند منابع انسانی نه‌تنها هزینه‌ای برای سازمان نباشد، بلکه به یک مزیت رقابتی پایدار تبدیل شود.
نقش HR در افزایش بهره‌وری سازمان
تحقیقات نشان می‌دهد که مدیریت منابع انسانی نقش مستقیم در بهره‌وری سازمانی دارد. وقتی فرآیندهایی مثل مدیریت عملکرد، طراحی مسیر شغلی و سیستم‌های پاداش به‌درستی اجرا شوند، کارکنان انگیزه بیشتری برای بهبود کیفیت کار پیدا می‌کنند. برای مثال، در یک سازمان خدماتی، اگر HR روی آموزش مهارت‌های ارتباطی کارکنان سرمایه‌گذاری کند، تجربه مشتری بهبود یافته و سودآوری افزایش می‌یابد.
تاثیر منابع انسانی بر رضایت کارکنان و کاهش گردش نیروی انسانی
یکی از مهمترین شاخص‌ها در موفقیت واحد منابع انسانی، کاهش نرخ جابه‌جایی کارکنان است. نیروی انسانی وقتی در محیطی عادلانه، همراه با فرصت رشد و امنیت شغلی کار کند، کمتر به ترک سازمان فکر می‌کند. به همین دلیل، HRM با طراحی سیستم‌های انگیزشی، برنامه‌های رفاهی و شفافیت در مسیر پیشرفت شغلی، هم رضایت کارکنان را افزایش می‌دهد و هم هزینه‌های ناشی از استخدام و آموزش نیروی جدید را کاهش می‌دهد.
چرا مدیریت منابع انسانی با این عنوان نام‌گذاری شده است؟
مدیریت منابع انسانی از سه جزء تشکیل شده است:
- انسان: نیروی کار ماهر مشغول به کار در یک سازمان
- منبع: اشاره به دسترسی محدود یا کمیاب
- مدیریت: چگونگی بهینه‌سازی و استفاده درست از چنین منابع محدود یا کمیاب در راستای دستیابی به اهداف و مقاصد سازمان
بنابراین مدیریت منابع انسانی در قالب ابزاری جهت استفاده مناسب از نیروی کار ماهر و همچنین استفاده بهینه از منابع انسانی موجود در سازمان تعریف می‌شود. امروزه بسیاری از متخصصان ادعا می‌کنند که فناوری و ماشین‌ها جایگزین منابع انسانی شده و نقش یا تلاش‌های آنها را به حداقل می‌رساند. با این حال، ماشین‌ها و فناوری‌ها تنها به دست انسان ساخته شده و توسعه پیدا می‌کنند و نیاز به بهره‌برداری یا حداقل نظارت توسط انسان را دارند. به همین دلیل است که شرکت‌ها همواره در جستجوی متخصصان با استعداد، ماهر و واجد شرایط برای توسعه مستمر سازمان خود هستند.
به این ترتیب انسان‌ها دارایی‌های حیاتی برای هر سازمانی تلقی می‌شوند. اگرچه امروزه بسیاری از وظایف انسانی به هوش مصنوعی واگذار شده است، اما از آنجا که هوش مصنوعی فاقد مهارت‌های قضاوتی است، انجام امور مربوط به منابع انسانی نمی‌تواند به سادگی توسط آن صورت گیرد.
نقش راهکارهای نرم افزاری در مدیریت منابع انسانی
استفاده از نرم افزارهای منابع انسانی (HRM Software) یکی از مؤثرترین روش‌ها برای ارتقای بهره‌وری، کاهش خطاهای انسانی و ساده‌سازی فرآیندهای اداری است. این ابزارها به مدیران و واحد منابع انسانی کمک می‌کنند تا داده‌ها را دقیق‌تر تحلیل کرده و تصمیمات بهتری برای رشد سازمان بگیرند.
مزایای استفاده از نرم افزار منابع انسانی
- یکپارچگی داده‌ها: اطلاعات کارکنان، حضور و غیاب، حقوق و مزایا و آموزش‌ها در یک سیستم ثبت می‌شود و از دوباره‌کاری جلوگیری می‌کند.
- افزایش بهره‌وری: بسیاری از کارهای تکراری مثل ثبت مرخصی، محاسبه حقوق یا پیگیری عملکرد به‌صورت خودکار انجام می‌شود.
- تصمیمگیری مبتنی بر داده: مدیران می‌توانند با گزارش‌های تحلیلی، روند عملکرد کارکنان را بهتر ارزیابی کنند.
- بهبود تجربه کارمندان: کارکنان از طریق پرتال‌های اختصاصی می‌توانند درخواست‌های خود را ثبت و پیگیری کنند.
انتخاب نرم افزار مناسب برای کسب‌وکارهای کوچک، متوسط و بزرگ
- کسب‌وکارهای کوچک: نرم افزارهایی با امکانات پایه مثل نرم افزار حقوق و دستمزد، حضور و غیاب و ارزیابی عملکرد کافی هستند. هزینه پایین‌تر و سادگی کاربری برای این دسته اهمیت دارد.
- کسب‌وکارهای متوسط و بزرگ: نیازمند سیستم‌های جامع و یکپارچه هستند که علاوه بر مدیریت فرآیندهای منابع انسانی، امکان تحلیل داده، جانشین‌پروری و مدیریت استعداد را فراهم کنند. مقیاس‌پذیری و اتصال به سایر سیستم‌های سازمانی (مثل نرم افزار حسابداری یا ERP) نیز برای این سازمان‌ها حیاتی است.
نمونه نرم افزار منابع انسانی همکاران سیستم
راهکار منابع انسانی همکاران سیستم، مجموعه‌ای کامل از ابزارهای دیجیتال برای مدیریت سرمایه انسانی سازمان‌هاست. این نرم افزار با پوشش فرآیندهای کلیدی مثل جذب و استخدام، مدیریت عملکرد، آموزش، جبران خدمات و حضور و غیاب، به مدیران کمک می‌کند بهره‌وری کارکنان را افزایش دهند و تجربه کارمندان را ارتقا دهند. همچنین، یکپارچگی این سیستم با سایر محصولات راهکاران مانند نرم افزار ERP باعث می‌شود اطلاعات منابع انسانی در کنار داده‌های مالی و عملیاتی، تصویری جامع از وضعیت سازمان در اختیار مدیران قرار دهد.
تفاوت منابع انسانی و سرمایه انسانی چیست؟
سرمایه انسانی و منابع انسانی ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند؛ چرا که هر دو به دنبال این هستند که چگونه از مهارت‌های انسانی فعلی و بالقوه به بهترین شکل ممکن استفاده شود تا کارایی و سودآوری به حداکثر برسد.
منابع انسانی شامل پتانسیل انسانی است که می‌توان از منابع بزرگی از آنها استخراج کرد؛ در حالی که سرمایه انسانی در واقع سرمایه‌ای است که می‌توان از منابع محدودی به دست آورد. سرمایه انسانی به مهارت‌ها و دانش‌هایی اطلاق می‌شود که قبلاً کسب شده و مورد استفاده قرار گرفته‌اند.
برای استفاده از پتانسیل منابع انسانی ، باید آنها را استخدام کرد، آموزش و توسعه داد و فرصت‌ها و چالش‌هایی را برای آنها ایجاد کرد. منابع انسانی را می‌توان در طول زمان به سرمایه انسانی تبدیل کرد، که این به عنوان مهارت‌ها، قابلیت‌ها و شایستگی‌های انسانی تعریف می‌شود که در جریان کاری سازمان درگیر شده، مشارکت دارند و در نهایت نتایج و خروجی‌های ارزنده‌ای را خلق می‌کنند.
7 اصل مدیریت منابع انسانی
مدیر و واحد منابع انسانی (HR) قلب تپنده سازمان هستند. وظیفه آنها تنها محدود به استخدام افراد جدید نیست؛ بلکه باید کل چرخه عمر کارکنان از جذب تا رشد، ارزیابی و حتی خروج از سازمان را مدیریت کنند. در واقع، وظایف مدیر منابع انسانی هم جنبه عملیاتی دارند (مانند استخدام یا آموزش) و هم جنبه استراتژیک (مانند برنامه‌ریزی نیروی انسانی و توسعه سازمانی). هنگامی که در مورد اصول مدیریت منابع انسانی صحبت می‌کنیم، چندین عنصر به عنوان سنگ بنای سیاست‌های موثر مدیریت منابع انسانی در کسب و کار در نظر گرفته می‌شوند. این سنگ بناها عبارتند از:
- استخدام و گزینش
- مدیریت عملکرد
- یادگیری و توسعه
- برنامه‌ریزی جانشین‌پروری
- جبران خدمات و مزایا
- سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی
- داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل منابع انسانی
در ادامه به توضیح کامل هریک از این مفاهیم می‌پردازیم.
اصول مدیریت منابع انسانی از عناصر مختلفی تشکیل شده است که روی مدیریت هرچه بهتر آن تاثیر دارد
اصل اول: استخدام و گزینش
گزینش و استخدام مسلماً واضح‌ترین و مشخص‌ترین عنصر از اصول مدیریت منابع انسانی است. استخدام نامزدهای شغلی مناسب و انتخاب بهترین‌ها برای ورود و کار در سازمان، کلیدی‌ترین مسئولیت واحد منابع انسانی است. کارکنان شریان حیاتی سازمان هستند و یافتن بهترین تناسب از آنها وظیفه مهم این واحد است.
درخواست برای استخدام‌های جدید معمولاً زمانی شروع می‌شود که یک شغل جدید ایجاد شود یا مشاغل موجود نیاز به جذب مجدد نیرو داشته باشند. در این راستا، مدیر مستقیم جایگاه شغلی مربوطه شرح شغل را برای واحد منابع انسانی ارسال کرده و این واحد شروع به جذب متقاضیان می‌کند.
در این فرآیند، واحد منابع انسانی می‌تواند از ابزارهای مختلفی برای یافتن بهترین گزینه برای جایگاه شغلی استفاده کند. این ابزارها مواردی مثل مصاحبه، ارزیابی‌های مختلف، بررسی مراجع و سایر روش‌های استخدام را شامل می‌شود. در مواردی که برای جایگاه شغلی نامزدهای زیادی وجود داشته باشد، واحد منابع انسانی ممکن است از ابزارهای پیش انتخاب بهره بگیرد. این ابزارها به اصطلاح به جدا کردن گندم از کاه در هنگام انتخاب نامزدهای شغلی مناسب کمک می‌کنند.
نامزدهای موفق سپس وارد دور بعدی فرایند جذب شده و با آنها مصاحبه می‌شود و به صورت عمیق‌تری مورد ارزیابی قرار می‌گیرند، جایی که با آنها مصاحبه می‌شود و ارزیابی عمیق‌تری دریافت می‌کنند.
اصل دوم: مدیریت عملکرد و ارزیابی کارکنان
پس از اینکه افراد در سازمان مشغول به کار شدند، مدیریت عملکرد اهمیت پیدا می‌کند. مدیریت عملکرد دومین اصل اساسی مدیریت منابع انسانی است.
مدیریت عملکرد شامل کمک به افراد برای توانمندتر شدن در محل کار و افزایش بهره‌وری و سود سازمان است. معمولاً کارکنان مسئولیت‌های مشخصی دارند که باید آنها را به انجام برسانند. مدیریت عملکرد ساختاری است که کارکنان را قادر می‌سازد تا در مورد عملکرد خود بازخورد دریافت کرده و به بهترین سطح عملکردی خود برسند.
معمولاً شرکت‌ها با یک چرخه مدیریت عملکرد سالانه کار می‌کنند که شامل برنامه‌ریزی، نظارت، ارزیابی و اعطای پاداش به عملکرد کارکنان است. خروجی این فرآیند امکان دسته‌بندی کارکنان را در بازدهی بالا در مقابل پایین و پتانسیل بالا در مقابل پایین فراهم می‌کند.
مدیریت عملکرد موفق مسئولیت مشترکی بین واحد منابع انسانی و مدیریت سازمان است؛ جایی که معمولاً مدیر مستقیم رهبری را به عهده داشته و مدیریت منابع انسانی از آن پشتیبانی می‌کند. مدیریت عملکرد خوب برای سازمان بسیار ضروری است. کارمندانی که به پتانسیل واقعی خود دست پیدا کرده‌اند، کارایی، پایداری و حاشیه سود سازمان را بهبود می‌بخشند. از طرفی، کارمندانی هم که به طور مداوم عملکرد ضعیفی دارند، ممکن است برای جایگاه شغلی خود یا فرهنگ سازمان مناسب نباشند. شاید بهتر باشد که در این شرایط سازمان با این دسته از کارمندان خداحافظی کند.
اصل سوم: یادگیری و توسعه
هر انسانی محصول تجربیات زندگی خود، فضایی که در آن زندگی کرده و طیف گسترده‌ای از تأثیرات فرهنگی است. در اصول مدیریت منابع انسانی ، اصل یادگیری و توسعه تضمین می‌کند که کارکنان با تغییرات در فرآیندها، فناوری و تغییرات اجتماعی یا قانونی می‌توانند سازگاری پیدا کنند.
یادگیری و توسعه به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت‌های جدیدی کسب کنند یا مهارت‌های فعلی خود را بهبود دهند. یادگیری و توسعه (L&D) توسط واحد منابع انسانی هدایت می‌شود و سیاست‌های خوب در این باره می‌تواند در پیشبرد سازمان به سمت اهداف بلندمدت آن بسیار مفید باشد. یکی از روندهای منابع انسانی برای سال 2023، هدایت یادگیری به کارهای روزمره کارکنان و کمک به آنها برای توسعه مهارت‌های نرم و سختی است که با اهداف سازمانی همسو هستند.
بسیاری از سازمان‌ها بودجه‌های از پیش تعریف شده و مشخصی برای برنامه‌های یادگیری و توسعه (L&D) دارند. این بودجه میان کارمندان، کارآموزان، رهبران آینده و سایرافرادی که دارای پتانسیل‌های بالا هستند، توزیع می‌شود. در برخی از موارد افراد ممکن است وارد شرکت یا سازمانی شوند که با دانش و تجربه پیشین آنها تفاوت بسیاری داشته باشد. برنامه‌های(L&D) مسیری را در اختیار کارمندان قرار می‌دهد تا شکاف‌های مهارتی خود را پر کرده و به یک رهبر تبدیل شوند.
اصل چهارم: برنامه ریزی جانشین پروری
برنامه ریزی جانشین پروری نوعی فرآیند برنامه‌ریزی احتمالی مدیریت منابع انسانی در شرایطی است که کارکنان کلیدی تصمیم به خروج از سازمان را می‌گیرند. به عنوان مثال، اگر یک مدیر ارشد مهم شغل خود را رها کند، داشتن یک جایگزین آماده، علاوه بر تداوم روال عادی فعالیت سازمان، از ایجاد هزینه‌های چشمگیر در سازمان نیز جلوگیری می‌کند.
برنامه ریزی جانشین پروری اغلب بر اساس رتبه‌بندی عملکرد و اقدامات (L&D) است. این امر منجر به ایجاد یک بانک از استعدادهای سازمان می‌شود؛ استعدادهایی که واجد شرایط بوده و در صورت خروج یکی از نیروهای مهم و کلیدی سازمان آمادگی دارند که جای آنها را پر کنند. ساخت و پرورش این بانک از افراد، کلید مدیریت افراد خوب و کارآمد سازمان است.
برنامه ریزی جانشین پروری اغلب بر اساس رتبه بندی عملکرد و اقدامات آن شکل می‌گیرد
اصل پنجم: جبران خدمات و مزایا
یکی دیگر از اصول مدیریت منابع انسانی ، جبران خدمات و مزایا است. جبران خدمات عادلانه ، کلیدی در ایجاد انگیزه و حفظ کارکنان در سازمان است.
یکی از اصول مدیریت منابع انسانی در مورد پرداخت‌ها به کارکنان، تضمین عدالت و انصاف است. ارائه پیشنهاد حقوق مناسب، بخش کلیدی جذب بهترین استعدادها برای سازمان است. البته که این پیشنهاد باید متناسب با بودجه و حاشیه سود شرکت نیز باشد. منابع انسانی باید بر افزایش دستمزدها نظارت داشته و استانداردهای شایستگی و افزایش حقوق را تعیین کند. در مواردی مدیریت منابع انسانی ممکن است ممیزی پرداخت‌ها را نیز انجام دهد.
جبران خدمات شامل جبران خدمات اولیه و ثانویه است. جبران خدمات اولیه شامل پولی است که مستقیماً به واسطه انجام کار پرداخت می‌شود، که اغلب شامل حقوق ماهانه و گاهی پرداخت مبتنی بر عملکرد مثبت است.
مزایای ثانویه نیز شامل پاداش‌های غیر مالی هستند. این مزایا می‌تواند شامل تعطیلات بیشتر، زمان کاری انعطاف‌پذیر، حقوق بازنشستگی، استفاده از اتومبیل‌های سازمان، در اختیار گذاشتن لپ تاپ و موارد دیگر باشد. هدف از ارائه این مزایا این است که به افراد به روش‌هایی پاداش دهیم که به آنها انگیزه منتقل کنیم.
اصل ششم: سیستم اطلاعاتی منابع انسانی
دو اصل پایانی از اصول مدیریت منابع انسانی شامل ابزارهایی برای انجام بهتر مدیریت منابع انسانی در کسب و کار هستند. اولین ابزار سیستم اطلاعات منابع انسانی یا HRIS است. یک HRIS از تمام اصولی که در بالا به آنها اشاره کردیم، پشتیبانی می‌کند.
به عنوان مثال، برای استخدام و انتخاب افراد جدید، متخصصان منابع انسانی اغلب از یک سیستم ردیابی متقاضی یا به اختصار ATS برای پیگیری وضعیت متقاضیان و استخدام‌ها استفاده می‌کنند. همچنین برای مدیریت عملکرد، یک سیستم مدیریت عملکرد برای پیگیری اهداف فردی و رتبه‌بندی عملکرد استفاده می‌شود. در بحث آموزش و توسعه(L&D)، سیستم مدیریت یادگیری (LMS) برای توزیع داخلی محتواهای آموزشی استفاده شده و سایر سیستم های مدیریت منابع انسانی برای پیگیری بودجه‌ها و تاییدیه‌های آموزشی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
در راستای پرداخت حقوق و جبران خدمات، اغلب از نرم افزار حقوق و دستمزد استفاده می‌شود، همچنین ابزارهای دیجیتالی وجود دارند که برنامه ریزی جانشین پروری موثر را ممکن می‌سازند.
همه این قابلیت و عملکردها اغلب می‌توانند در قالب یک سیستم واحد یا همان HRIS انجام شوند. با این حال، گاهی اوقات مدیریت این قابلیت‌ها در سیستم های مدیریت منابع انسانی مختلف تقسیم می‌شود. نکته اصلی این است که در عصر حاضر، عنصر فناوری و دیجیتال‌سازی نقش مهم و کلیدی در امر مدیریت منابع انسانی به شمار می‌روند و به همین دلیل است که هنگام صحبت در مورد اصول مدیریت منابع انسانی باید به HRIS نیز اشاره کنیم.
اصل هفتم: داده های منابع انسانی ، تحلیل و آنالیز
آخرین عنصر از اصول مدیریت منابع انسانی حول محور داده‌ها و تحلیل‌ها می‌چرخد. در نیم دهه گذشته، منابع انسانی جهش بزرگی به سمت داده محور شدن داشته است. سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی که در مورد آن بحث کردیم اساساً یک سیستم ورود داده است که از داده‌های این سیستم‌ها می توان برای تصمیمگیری بهتر و آگاهانه‌تر استفاده کرد.
یک راه آسان برای پیگیری داده‌های حیاتی از طریق شاخص‌های HR یا KPIهای منابع انسانی است. این شاخص‌های اندازه‌گیری به این سوال پاسخ می‌دهند که یک سازمان چگونه به یک معیار عملکردی معین دست پیدا می‌کند. خروجی این موضوع به عنوان گزارش مدیریت منابع انسانی در کسب و کار شناخته می‌شود که بر وضعیت فعلی و گذشته سازمان تمرکز دارد.
با استفاده از تجزیه و تحلیل HR، واحد منابع انسانی قادر خواهد بود تا پیش‌بینی‌هایی را نیز انجام دهد. به عنوان مثال می‌توان به نیازهای نیروی کار، تصمیم جابجایی کارکنان، تأثیر تجربه نامزد شغلی (استخدام) بر رضایت مشتری و بسیاری از موارد دیگر اشاره کرد.
با اندازه‌گیری فعال و مشاهده این داده‌ها، مدیریت منابع انسانی در کسب و کار می‌تواند تصمیمات مبتنی بر داده‌های بیشتری بگیرد. این تصمیم‌ها اغلب عینی‌تر هستند و به همین دلیل پشتیبانی و تایید مدیریت سازمان را نیز به همراه خواهند داشت.
نکات کلیدی مدیریت منابع انسانی
مدیریت منابع انسانی در سازمان یکی از چالش برانگیزترین و در عین حال پربارترین وظایف در یک سازمان است. در این قسمت به چند نکته مفید و کاربردی در مورد مدیریت منابع انسانی اشاره می‌شود که به‌کارگیری آنها سبب تسهیل عملیات روزانه می‌شود و کمک می‌کند تا سازمان همواره رو به جلو حرکت داشته باشد.
1. فرآیند استخدام خود را کارآمد و ساده نگه دارید
با وجود اینکه استخدام نیروهای جدید روز به روز پیچیده‌تر می‌شود، اتخاذ یک رویکرد ساده در جذب منابع انسانی ضرورت دارد. با تمرکز بر کارایی و اثربخشی، می‌توانید مطمئن باشید که فرآیند استخدام شما تا حد امکان کارآمد است.
برای ساده‌سازی فرآیند استخدام مراحل زیادی وجود دارد که می‌توانید از آنها بهره بگیرید. ابتدا باید موقعیت شغلی که به دنبال پر کردن آن هستید را به وضوح مشخص کنید، این امر به شما کمک می‌کند تا فقط افراد واجد شرایط را برای این جایگاه شغلی مورد ارزیابی قرار دهید. در مرحله بعد، باید سیستمی برای بررسی و ارزیابی متقاضیان ایجاد کنید. این سیستم به شما کمک می‌کند تا بتوانید به سرعت واجد شرایط‌ترین متقاضیان را شناسایی کنید. در نهایت، باید به طور منظم فرآیند استخدام خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که این فرایند نیازهای شما را برآورده می‌کند. با در نظر گرفتن این مراحل، می‌توانید فرآیند استخدام خود را به صورت ساده و کارآمد پیش ببرید.
با تمرکز بر کارایی و اثربخشی، می‌توانید مطمئن باشید که فرآیند استخدام شما تا حد امکان کارآمد است
2. اطمینان حاصل کنید که فرآیند ورود افراد به سازمان با آموزش همراه است
فرآیند ورود نیروهای جدید به سازمان یکی از جنبه‌های حیاتی مدیریت منابع انسانی است. این فرایند به کارمندان جدید کمک می‌کند تا به شکل جامع و کامل، با سازمان آشنایی پیدا کرده و هدف و ماموریت آن را درک کنند.
علاوه بر این، فرآیند ورود افراد به سازمان می‌تواند به ایجاد وفاداری و تعهد میان کارکنان جدید نیز کمک کند و احتمال ماندن آنها در شرکت را برای مدت زمان طولانی افزایش دهد. در نتیجه، سازمان‌ها باید فرآیند ورود افراد به داخل سازمان خود را به درستی انجام داده و همواره تدابیر مناسبی برای این فرایند درنظر داشته باشد.
3. برای هر موقعیت شغلی، یک شرح شغلی واضح و مختصر تدوین کنید
در هر سازمان، مدیریت منابع انسانی برای عملکرد درست آن کسب‌وکار ضروری است. یکی از مهمترین جنبه های مدیریت منابع انسانی در کسب و کار ، ایجاد شرح وظایف واضح و مختصر برای هر نقش است.
یک شرح شغل خوب باید وظایف و مسئولیت‌های خاص آن نقش و صلاحیت‌ها و مهارت‌های مورد نیاز آن را توصیف کند. با ایجاد یک شرح شغلی مشخص و واضح، کسب‌وکارها اطمینان حاصل می‌کنند که پرسنل خود را به درستی جذب کرده و می‌توانند آنها را در راستای موفقیت سازمان پرورش دهند. در بازار رقابتی امروز، اگر واحد منابع انسانی به خوبی اداره شود، می‌تواند نقطه تمایز میان یک کسب‌وکار موفق و کسب‌وکاری باشد که نمی‌تواند جایگاه خود را پیدا کند.
4. به مدیران سازمان در مورد نحوه برقراری ارتباط موثر با کارکنان آموزش دهید
ارتباطات یکی از جنبه‌های اساسی مدیریت موثر منابع انسانی است. مدیران باید در زمینه مهارت‌های ارتباطی آموزش ببینند تا بتوانند به طور موثر با کارکنان خود ارتباط برقرار کنند. آموزش ارتباطات برای مدیران می‌تواند موضوعات مختلفی را پوشش دهد؛ از گوش دادن فعال تا ارتباطات غیر کلامی.
کسب‌وکارها می‌توانند با آموزش مدیران، نحوه برقراری ارتباط موثر با کارکنان و روحیه آنها را بهبود بخشند، میزان خروج از سازمان را کاهش داده و بهره‌وری آن را افزایش دهند. بنابراین، شرکت‌ها باید در امر آموزش ارتباطات برای مدیران خود سرمایه‌گذاری داشته باشند.
5. ارتباط باز میان کارمندان و مدیریت را تشویق کنید
وجود ارتباطات در هر محیط کاری حیاتی است. ارتباطات کمک می‌کند تا این اطمینان حاصل شود که همه در یک جهت مشابه حرکت کرده و وظایف به شکل اثربخش انجام می‌گیرند.
متأسفانه مشکلات ارتباطی در سازمان‌ها بسیار رایج است و اغلب می‌تواند منجر به درگیری میان کارکنان و مدیریت شود. یکی از راه‌های جلوگیری از این مشکلات، تشویق ارتباطات باز میان کارکنان و مدیریت است. این کار را می‌توان به چندین روش انجام داد، مانند برگزاری جلسات منظم که طی آن کارکنان می‌توانند نگرانی‌ها و دغدغه‌های خود را بیان کنند. با ترویج ارتباطات باز، کارفرمایان می‌توانند زمینه را برای ایجاد یک محیط کار هماهنگ‌تر فراهم کرده و از بروز تضادهای احتمالی جلوگیری کنند.
6. کارکنان را به ارائه پیشنهاد و بازخورد تشویق کنید
کارمندان خود را تشویق کنید که در مورد بهبود شرایط کاری و سیاست‌های سازمان بازخورد ارائه دهند. به عنوان یک کارمند، نظرات و پیشنهادهای شما برای کسب اطمینان از این موضوع که شما در محیطی مثبت و سازنده مشغول به کار هستید، ضروری است. با به اشتراک گذاشتن افکار خود در مورد مواردی که جای بهبود دارند، می‌توانید به کارآمدتر و لذت بخش‌تر کردن محل کار خود برای همه کمک کنید.
با وجود اینکه گاهی صحبت کردن و ارائه بازخود می‌تواند چالش برانگیز باشد، اما به یاد داشته باشید که بازخورد شما برای ایجاد یک محل کار مناسب و خوب ضروری است. بنابراین از به اشتراک گذاشتن پیشنهادهای خود ترس و واهمه نداشته باشید، همکاران و کارفرمای شما از آن استقبال خواهند کرد.
7. میان کار و زندگی سالم کارکنان یک تعادل ایجاد کنید
تعادل میان کار و زندگی شخصی برای تک تک کارکنان و موفقیت کلی یک کسب‌وکار امری ضروری است. زمانی که کارمندان بتوانند تعادل سالمی را میان کار و زندگی خود حفظ کنند، کمتر دچار فرسودگی شغلی می‌شوند و بهره‌وری بیشتری خواهند داشت.
به این ترتیب، کارمندان شاد بوده، با آرامش بیشتری درگیر کار و وظایف خود هستند و خدمات بهتری نیز به مشتریان ارائه می‌دهند. کسب‌وکارهایی که یک تعادل منطقی را میان کار و زندگی کارمندان خود حفظ می‌کنند، در بلندمدت شانس بیشتری برای دستیابی به موفقیت دارند.
8. پکیج‌های حقوق و مزایای رقابتی ارائه دهید تا بتوانید بهترین استعدادها را جذب کنید
راه‌های مختلفی وجود دارد که متخصصان منابع انسانی می‌توانند از طریق آنها بسته‌های حقوق و مزایای رقابتی را برای همه کارکنان ارائه کنند. برای مثال، منابع انسانی می‌تواند گزینه‌های دورکاری و ساعات کاری منعطف را ارائه دهد، فضایی را برای مراقبت از فرزندان کارکنان در سازمان ایجاد کند و مواردی از این دست. با اجرای این سیاست‌ها، منابع انسانی قادر خواهد بود تا محیط کاری با بسته‌های حقوق و مزایا رقابتی ایجاد کند.
سخن نهایی
مدیریت منابع انسانی تنها به جذب و استخدام افراد محدود نمی‌شود، بلکه شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که مستقیماً بر بهره‌وری سازمان، رضایت کارکنان و رشد پایدار کسب‌وکار تأثیر می‌گذارد. از تعریف و اهداف HRM گرفته تا وظایف واحد منابع انسانی و نقش نرم‌افزارهای تخصصی، همگی نشان می‌دهند که توجه به سرمایه انسانی یک ضرورت است، نه یک انتخاب.
سازمان‌هایی که از راهکارهای دیجیتال و نرم‌افزارهای منابع انسانی استفاده می‌کنند، می‌توانند فرآیندها را هوشمندتر مدیریت کرده، تصمیمات مبتنی بر داده بگیرند و در نهایت مزیت رقابتی پایداری ایجاد کنند. در نتیجه، سرمایه انسانی به‌عنوان مهمترین دارایی سازمان، به شکلی هدفمند و اثربخش مدیریت خواهد شد.