ارزیابی شغل برای یک سازمان و کارمندان آن اهمیت زیادی دارد. ارزشیابی شغل روشی برای تعیین این موضوع است که آیا کارمند در موقعیت درستی در سازمان مشغول به کار بوده و حقوق مناسبی دریافت می‌کند یا نه. روش هی گروپ یکی از روش‌هایی است که می‌تواند برای ارزیابی موقعیت‌های شغلی مورد استفاده قرار بگیرد که در نقاط مختلف جهان استاندارد و آزمایش شده است.
در این مقاله روش هی گروپ برای ارزشیابی مشاغل را مورد بررسی قرار داده و پس از معرفی عناصر آن، نحوه استفاده و به‌کارگیری آن را شرح خواهیم داد.
ارزشیابی شغلی چیست؟
ارزیابی شغل فرآیندی سیستماتیک برای تعیین ارزش نسبی مشاغل مختلف در سازمان است. هدف از انجام ارزشیابی شغل مقایسه مشاغل با یکدیگر در راستای تعریف ساختار پرداختی منصفانه، برابر و متناسب برای همه افراد است. ارزیابی شغلی تضمین می‌کند که به ارزش همه افراد شاغل در سازمان توجه می‌شود و هریک از آن‌ها الزامات و شرایط متفاوت و مختص به خود را دارا هستند.
ارزشیابی شغل اغلب توسط واحد منابع انسانی یا همراه با اتحادیه‌های کارگری و سایر شرکای اجتماعی و شرکت‌های مشاوره کسب‌وکار صورت می‌گیرد. نقطه شروع فرایند ارزیابی شغلی اغلب تجزیه‌وتحلیل شغل و تدوین شرح شغل است. در واقع ارزیابی شغلی بر این اساس انجام می‌شود. یکی از معیارهای کلیدی در ارزشیابی شغلی، ارزش افزوده شغل برای سازمان است. بر اساس نتایج این ارزیابی است که یک شغل به ساختار مشاغل سازمان اضافه می‌شود.
روش‌های مختلفی برای ارزشیابی شغل وجود دارد. ساده‌ترین راه برای انتخاب بهترین روش، تمایز بین روش‌های کمی و کیفی است. هر کدام از این روش‌ها مزایا و معایب خاص خود را دارند، با این حال روش‌های کیفی معمولاً سریع‌تر هستند و روش‌های کمی عینی‌تر بوده و مهارت‌ها و مسئولیت‌های مورد نیاز را در نظر می‌گیرند. می‌توان گفت بهترین رویکرد همیشه ترکیبی از روش‌هاست. در ادامه یکی از این روش‌ها که به روش هی گروپ معروف است را معرفی می‌کنیم.
روش هی گروپ (Hay Group)
روش هی گروپ یکی از روش‌های پرکاربرد برای ارزشیابی شغل است که بر اساس سه عامل یک شغل را ارزیابی می‌کند. این عوامل در جدول زیر آورده شده‌اند:
عوامل موثر در روش هی گروپ
1. دانش
دانش مجموعه‌ای از دانش‌ها، مهارت‌ها و تجربه‌هایی است که برای انجام یک شغل در سازمان به آن‌ها نیاز است. دانش فنی خود دارای سه فاکتور است:
- دانش فنی که شامل مواردی مانند رویه‌های عملی، تکنیک‌ها و دانش تخصصی در زمینه‌های شغلی و عملکردهای کسب‌وکار می‌شود،
- دانش مدیریتی که عبارتست از برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی، یکپارچه‌سازی، هدایت و یا کنترل فعالیت‌ها و منابع مرتبط با عملکرد واحد‌ها، موقعیت‌ها، بخش‌ها و غیره،
- مهارت‌های روابط انسانی که شامل مهارت‌های ارتباطی مورد نیاز برای برقراری روابط مختلف با افراد است.
2. حل مسئله
پیچیدگی کار و قدرت تفکر موردنیاز برای پیش‌بینی و حل مشکلات موجود در کار. فاکتور چالش تفکر که بخشی از حل مسئله است، میزانی است که فرد صاحب موقعیت شغلی برای مشکلاتی که با آن‌ها مواجه می‌شود، پاسخ مناسب پیدا می‌کند. این عامل نیز دارای دو فاکتور است:
- محیطی که تفکر در آن صورت می‌گیرد،
- چالش‌هایی که تفکر با آن‌ها مواجه می‌شود؛ مانند جدید بودن و پیچیدگی آن.
حل مسئله همیشه به عنوان درصدی از فاکتور دانش درنظر گرفته می‌شود، زیرا مستقیماً با نحوه استفاده از دانشی ارتباط دارد که فرد باید برای حل مشکلاتی که با آن‌ها مواجه می‌شود، در اختیار داشته باشد.
3. پاسخگویی
پاسخگویی به معنای «مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی در مقابل اقدامات و پیامدهای آن‌ها» است. به عبارتی دیگر، این مفهوم به معنای میزان اثری است که کار انجام شده، بر نتایج نهایی سازمان می‌گذارد. در پاسخگویی سه فاکتور وجود دارد:
- آزادی عمل: میزان اختیارات و کنترل شخصی، رویه‌ای یا سیستماتیکی که فرد در شغل خود دارد را مشخص می‌کند،
- تاثیر شغل بر نتایج نهایی: میزانی که خود شغل، بر نتایج مورد انتظار از واحد یا عملکرد تأثیر می‌گذارد یا به ارمغان می‌آورد،
- اندازه تاثیر: میزان و درجه تاثیر ماهیت کار بر نتایج سازمانی را مشخص می‌کند.
روش هی گروپ از مجموعه‌ای از نمودارهای امتیازدهی شغلی برای ارزیابی هر یک از عوامل فوق استفاده می‌کند. این نمودارهای راهنما بر اساس پایگاه داده بزرگی از مجموعه مشاغلی که مورد ارزیابی و بررسی قرار گرفته‌اند، به دست آمده است. برای ارزشیابی یک شغل با استفاده از روش هی گروپ ، تحلیل‌گر شغل ابتدا اطلاعاتی در مورد شغل مانند وظایف شغلی، مسئولیت‌ها و صلاحیت‌های مربوط به آن را جمع‌آوری می‌کند. در ادامه، تحلیل‌گر شغل برای امتیازدهی به هر عامل از نمودارهای راهنما استفاده می‌کند. در پایان، نمرات سه عامل با هم جمع می‌شوند تا یک امتیاز کلی برای کار به دست آید.
نحوه استفاده از روش هی گروپ برای ارزشیابی شغل
اگر برای ارزیابی مشاغل در سازمان خود به دنبال استفاده از روش هی گروپ هستید، مراحل زیر را دنبال کنید:
- ابتدا یک تیم ارزیابی شغلی تشکیل دهید. این تیم باید متشکل از افرادی باشد که در مورد مشاغلی که قرار است مورد ارزیابی قرار بگیرند، آگاه بوده و اطلاعات کافی داشته باشند.
- مشاغل معیار را انتخاب کنید. مشاغل معیار، نمایانگر آن دسته از موقعیت‌های شغلی هستند که قرار است ارزشیابی شوند. مشاغل معیار باید به خوبی تعریف شده و توسط تیم ارزیابی شغل نیز به راحتی قابل درک باشند.
- مشاغل معیار را ارزیابی کنید. تیم ارزشیابی شغلی، از نمودارهای راهنمای هی گروپ برای ارزیابی هر شغل معیار استفاده می‌کند. تیم به هر فاکتور نمره می‌دهد و سپس امتیازها را با هم جمع می‌کند تا یک امتیاز کلی برای شغل به دست آورد.
- مشاغل دیگر را نیز ارزیابی کنید. هنگامی که مشاغل معیار ارزیابی شدند، تیم ارزیابی شغل از همین فرآیند برای ارزشیابی سایر مشاغل در سازمان استفاده می‌کند.
- نتایج را مرور کنید. هنگامی که همه مشاغل ارزیابی شدند، تیم ارزشیابی شغل باید نتایج را بررسی کند تا مطمئن شود که آن‌ها منصفانه و عادلانه هستند.
روش هی گروپ یکی از روش‌های پرکاربرد برای ارزشیابی شغل است که بر اساس سه عامل یک شغل را ارزیابی می‌کند
مزایا و معایب روش هی گروپ
به طور کلی، روش هی گروپ ابزاری ارزشمند برای ارزشیابی مشاغل است. این روش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند حقوق‌های منصفانه و برابر تعیین کنند و مطمئن باشند که کارمندان به شکل عادلانه برای کارشان پاداش می‌گیرند. روش هی گروپ دارای مزایا و معایب مختلفی است. در این بخش به مهمترین آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
مزایای روش هی گروپ
- روشی منصفانه و عینی برای ارزیابی ارزش نسبی مشاغل است،
- براساس یک پایگاه داده بزرگ از مشاغلی است که قبلا مورد ارزیابی و بررسی قرار گرفته‌اند،
- به طور گسترده مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ بنابراین مقایسه حقوق و دستمزدهای شغلی در بین سازمان‌های مختلف را ساده‌تر می‌کند،
- برای ارزیابی طیف وسیعی از مشاغل، از سطوح ابتدایی تا پست‌های اجرایی قابل استفاده است،
- می‌توان از آن برای تعیین حقوق منصفانه و عادلانه برای مشاغل جدید در سازمان استفاده کرد،
- مشاغلی که دارای دستمزد کمتر یا بیش از حد هستند را شناسایی می‌کند،
- برای حمایت از طرح‌های حقوق صاحبان سهام قابل استفاده است،
- می‌تواند برای ارزشیابی مشاغل در کشورها و فرهنگ‌های مختلف نیز مورد استفاده قرار بگیرد.
معایب روش هی گروپ
- این روش پیچیده بوده و دارای فرایندی زمان‌بر است،
- برای استفاده مؤثر از نمودارهای راهنما نیاز به آموزش وجود دارد،
- این روش ممکن است برای همه سازمان‌ها، مانند کسب‌وکارهای کوچک با منابع محدود، مناسب نباشد،
- به روز نگه داشتن نمودارهای راهنما بسیار مهم است، چرا که ماهیت کار دائما در حال تغییر است.
نکاتی در مورد استفاده از روش هی گروپ
که اگر با روش هی گروپ آشنایی کافی ندارید، از یک مشاوره حرفه‌ای یا متخصص کمک بگیرید. اما به طور کلی نکات و موارد زیر را مدنظر داشته باشید:
- اطمینان حاصل کنید که تیم ارزشیابی شغل به درستی در مورد نحوه استفاده از نمودارهای راهنمای هی گروپ آموزش دیده باشد،
- از انواع منابع داده برای جمع‌آوری اطلاعات در مورد مشاغل مورد ارزیابی استفاده کنید؛ منابعی مانند شرح شغل، مصاحبه با کارکنان و بررسی عملکرد،
- هنگام ارزیابی مشاغل واقع‌بین و منصف باشید،
- نتایج ارزشیابی شغل را به صورت دوره‌ای بررسی کنید تا مطمئن باشید که این ارزیابی‌ها همواره هنوز دقیق و مرتبط هستند.
نقش راهکارهای نرم افزاری در ارزشیابی شغلی
همانطور که در این مقاله به آن اشاره شد، یکی از مهمترین اهداف ارزیابی شغل، تعریف ساختار پرداختی منصفانه، برابر و متناسب برای همه افراد است. بنابراین امکان تعریف عوامل حکمی به‌شکل دل‌خواه و امکان اعمال تغییرات روی آن، یکی از مهمترین الزامات توسعه سیستم کارگزینی یک کسب‌وکار است.
در نرم افزار کارگزینی همکاران سیستم می‌توان ضمن ثبت و نگهداری اطلاعات جامع کارکنان و انواع مستندات پرسنلی، محاسبه مقادیر عوامل حکمی را به‌شکل دل‌خواه و با انعطاف‌پذیری لازم انجام داد. صدور انواع احکام کارگزینی انفرادی و گروهی، هم‌چنین صدور خودکار احکام اصلاحی در انطباق با نیازهای نظام‌های جبران خدمات، بخشی دیگر از امکانات این سیستم است که در اختیار مدیران کارگزینی قرار می‌گیرد. برای کسب اطلاعات بیشتر درمورد این راهکار با ما در تماس باشید.
منابع:
- uwaterloo.ca
- smallbusiness.chron.com
- lppm.istts.ac.id