ارزیابی عملکرد شغلی معمولاً شامل بررسی وظایف، اقدامات و عادات کاری کارکنان و مقایسه آنها با انتظارات شرکت است و عمده کسب‌وکارها، ارزیابی کارکنان خود را به طور منظم و معمولا حداقل یک بار در سال انجام می‌دهند. نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان فاکتوری حیاتی برای ارتقای جایگاه، پاداش و افزایش حقوق آنها است.
انجام ارزیابی‌های منظم به کارمندان کمک می‌کند تا وظایف محوله به آنها را به بهترین نحو انجام داده و نسبت به انتظاراتی که سازمان از آنها دارد، آگاهی کامل به دست آورند. ارزیابی عملکرد همچنین ارتباطات میان مدیریت و کارمندان را بهبود بخشیده و موجب افزایش رسمیت کار برای کارکنان می‌شود. در این مقاله پس از تعریف ارزیابی عملکرد، عواملی که برای تدوین آن باید مدنظر قرار بگیرند، معرفی شده و سپس مراحل انجام یک ارزیابی عملکرد موثر شرح داده خواهد شد.
ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟
ارزیابی عملکرد یک ارزیابی منظم در مورد بررسی عملکرد یک کارمند در محل کار است. ارزیابی عملکرد این امکان را برای کارفرما ایجاد می‌کند که علاوه بر تعیین انتظارات روشن از کارمندان، عملکرد و موفقیت آنها را ارزیابی کرده و بسنجد.
اطلاعات جمع‌آوری‌شده در ارزیابی عملکرد می‌تواند به تصمیم‌گیری درباره افزایش حقوق، ترفیع و حتی اخراج کارمندان کمک کند. ارزیابی عملکرد اغلب شامل ارزیابی مدیر از عملکرد کلی کارمند و خود ارزیابی انجام شده توسط کارمند در مورد ارزیابی خود از موفقیت است. یک ارزیابی مناسب براساس اهداف خاص و با استفاده از معیارهایی که به وضوح تعریف شده باشند، انجام می‌شود.
عواملی که در ارزیابی عملکرد کارکنان باید در نظر گرفته شوند
مهمترین عواملی که در ارزیابی عملکرد کارکنان باید مورد توجه قرار بگیرد، عبارتند از:
دانش و مهارت های شغلی
کارمند شما چقدر نسبت به موقعیت شغلی خود را شناخت دارد؟ آیا آنها تمام مهارت‌های لازم و متناسب با سطح انتظارات شما را دارند؟
کیفیت کار
کارهایی که در یک بازه زمانی مشخص توسط کارمند انجام گرفته را بررسی کرده و کیفیت کلی آن را با بررسی اشتباهات و در نظر گرفتن بازخورد مشتریان و سایر اعضای تیم ارزیابی کنید.
کمیت کار
آیا سرعت انجام کار توسط کارمندان متناسب با سرعت مورد انتظار سازمان است؟ برای ارزیابی این موضوع می‌توانید حجم کار و خروجی‌های آنها را با افراد دیگری که در نقش‌های مشابه مشغول به کار هستند، مقایسه کنید.
مهارت های ارتباطی
آیا کارمند شما در به اشتراک‌گذاری دانش، پرسیدن سوال و جهت‌گیری به کار به‌صورت موثر عمل می‌کند؟ آیا حین صحبت و نوشتن، افکار خود را به وضوح بیان می‌کند؟ آیا آنها نگرش‌های حرفه‌ای و مثبت از خود بروز می‌دهند و در یک فضای تیمی به خوبی کار می‌کنند؟
یکی از مهمترین موارد در ارزیابی عملکرد کارکنان، مهارت های ارتباطی کارمند و توانایی تعامل با سایرین است
ابتکار عمل و مهارت حل مسئله
آیا در صورت بروز مسائل و مشکلات کارمندان، آنها را شناسایی و حل می‌کند یا نیاز دارد که آنها را به سایرین منعکس کند؟ آنها چگونه مشکلاتی که حین کارشان با آنها مواجه می‌شوند را حل می‌کنند؟ آیا در صورت نیاز، به راحتی تفویض اختیار یا درخواست کمک می‌کنند؟
حضور و وقت شناسی
آیا کارمندان به موقع و در زمان تعیین شده در محل کار حضور پیدا می‌کنند؟ آیا سازمان اغلب باید حضور آنها را پیگیری کند؟ چنانچه جواب مثبت است، آیا آنها دلایل موجهی برای این کار دارند؟
عملکرد در برابر اهداف
آیا کارمندان به اهدافی که توسط سرپرستان یا مدیران برای آنها تعیین شده است، می‌رسند؟ آیا آنها برای خود اهداف حرفه‌ای تعیین می‌کنند؟ آیا به این اهداف دست پیدا می‌کنند؟
مراحل ارزیابی عملکرد کارکنان
سازمان‌ها به یک چارچوب ارزیابی استاندارد نیاز دارند تا بتوانند به وسیله آن، عملکرد یک کارمند را به طور موثر ارزیابی کرده و آنها را بر اساس این معیارهای عملکرد استاندارد ارزیابی کنند. در این بخش به یک راهنمای گام به گام برای ارزیابی مؤثر کارکنان اشاره شده است.
1. استانداردهای عملکرد را تعیین کنید
تعیین استانداردهای عملکردی روشن، به شکل دقیق مشخص می‌کند که از یک کارمند در یک نقش خاص، چه انتظاراتی می‌رود و چه کارهایی به چه شکلی باید انجام شوند. ذکر این نکته ضروری است که برای کارمندان مشغول در موقعیت‌های شغلی مشابه، باید استانداردهای یکسانی درنظر گرفته شود و همه به شکل یکسان با این استانداردها ارزیابی شوند. همه استانداردها باید قابل دستیابی بوده و مستقیماً با شرح شغل فرد مرتبط باشند.
2. اهداف مشخصی را تعیین کنید
برای هر کارمند اهداف خاصی تعیین کنید. برخلاف استانداردهای عملکرد که برای کارمندان با موقعیت شغلی مشابه یکسان است، اهداف مرتبط با نقاط قوت و ضعف هر یک از کارکنان هستند و می‌توانند به آنها کمک کنند تا مهارت‌های خود را بهبود ببخشند یا مهارت‌های جدیدی را یاد بگیرند.
دستیابی به اهداف شغلی و غلبه بر چالش‌ها، به کارمندان کمک می‌کند تا تعامل قوی‌تر بیشتری با شغل خود داشته باشند و در عین حال، رضایت شغلی بالاتر و بهره‌وری بیشتری را تجربه کنند. با هر یک از کارکنان برای تعیین اهداف معقول و مرتبط با موقعیت آنها همراهی کرده و در مسیر رسیدن به این اهداف، به آنها کمک کنید.
3. در طول سال یادداشت برداری داشته باشید
عملکرد کارکنان خود را همیشه ردیابی کرده و برای هریک از آنها یک فایل عملکرد جداگانه ایجاد کنید. دستاوردها یا نکات قابل توجه، خواه مثبت یا منفی، را ثبت کنید. به یاد داشته باشید که اگر موضوع به خصوصی پیش آمد، می‌توانید فوراً به کارمندان بازخورد دهید. لازم نیست برای تقدیر یا انتقاد سازنده از آنها تا پایان سال و رسیدن زمان فرآیند بررسی عملکرد صبر کنید.
4. هنگام ارزیابی آماده باشید
وقتی زمان ارزیابی کارمندان فرا می‌رسد، بهتر است از قبل برای جلسه ارزیابی آماده شوید. پیش از جلسه، اسناد مرتبط با کارمند را بررسی کرده و در مورد آنچه که می‌خواهید با او صحبت کنید، یادداشت‌برداری داشته باشید.
ارزیابی عملکرد باید بیشتر در مورد عناصر مثبت عملکرد کارمند، همراه با توصیه‌هایی مفید در مورد بهبود آینده باشد. به هر حال اگر آخرین بررسی عملکرد کارمندی عمدتاً منفی باشد، احتمالا همکاری با او را ادامه نخواهید داد.
ارزیابی عملکرد کارمند باید بیشتر در مورد عناصر مثبت عملکرد کارمند، همراه با توصیه‌هایی مفید در مورد بهبود آینده باشد
5. صادق باشید و انتقادات را مطرح کنید
هنگامی که می‌خواهید از کارمندی انتقاد کنید و به او بازخورد ارائه دهید، صادق و رک باشید. سعی نداشته باشید که وضعیت را نادیده بگیرید یا آن را کم اهمیت جلوه دهید، چرا که این موضوع می‌تواندکارمند را گمراه کند. مثال‌های روشنی بیان کنید و توصیه‌های مفید و ویژه‌ای در مورد اینکه چگونه کارمند می‌تواند رشد کند و عملکرد او در آینده بهبود پیدا کند، ارائه دهید.
6. کارمندان را با یکدیگر مقایسه نکنید
هدف از ارزیابی کارکنان بررسی عملکرد هر یک براساس مجموعه‌ای از معیارهای استاندارد عملکرد است. مقایسه عملکرد یک کارمند با عملکرد کارمند دیگر درست نیست و انجام این کار می‌تواند منجر به رقابت ناسالم و ایجاد دلخوری در میان آنها شود.
برای ارزیابی عملکرد کارمند ، همیشه براساس استانداردها عمل کرده و به هیچ وجه کارمندان را باهم مقایسه نکنید. استفاده از معیارها و الگوهای ارزیابی عملکرد کارکنان می‌تواند همه چیز را در شرایط مساوی نگه دارد، چرا که از هریک از آنها سوالات یکسانی می‌پرسید و معیارهای مشابهی را برای همه کارمندان به کار می‌گیرید.
7. عملکرد را ارزیابی کنید، نه شخصیت را
تمرکز ارزیابی شما همیشه باید روی نحوه انجام کار توسط آنها باشد، نه ویژگی‌های شخصیتی. زمانی که شخصیت کارمند را قضاوت می‌کنید، آنها ممکن است این احساس را داشته باشند که مورد حمله قرار گرفته‌اند. همین موضوع ممکن است باعث شود که تعامل آنها با شما به حالت تندی تبدیل شود.
به عنوان مثال، به جای ارائه بازخورد در مورد نابالغ بودن یا احساساتی بودن یک کارمند، ارائه مثال‌هایی خاص از اقدامات کارمند در محل کار که این ویژگی‌ها را مشخص می‌کنند، بهتر است.
8. گفتگو کنید
ارزیابی کارمند نباید به شکلی یک طرفه باشد که در آن مدیر بازخورد سازنده دهد و کارمند بدون هیچ پاسخی، فقط گوش کند. یک ارزیابی اثربخش باید دربرگیرنده گفتگوی متقابل بین هر دو طرف باشد.
به نگرانی‌های کارمندان خود و اینکه چه انتظاراتی از شغل خود دارند گوش دهید. به این موضوع فکر کنید که چگونه شما و سایر تیم‌های بزرگتر در سازمان می‌توانید به کارکنان در رسیدن به اهداف شغلی آنها کمک کنید. همچنین می‌توانید از کارمندان خود بخواهید تا خودشان ارزیابی کنند و درمورد نحوه عملکردشان نظر شخصی خود را بیان کنند.
9. سؤالات خاص بپرسید
برای تقویت مکالمات سازنده با کارمندان در طول دوره ارزیابی، سوالات خود را پیش از جلسه آماده کنید. در اینجا به نمونه سؤالاتی اشاره شده است که می‌توانید در طول جلسات ارزیابی از کارمندان بپرسید و علاوه بر ایجاد فضای مناسب گفتگو، اطلاعات ارزشمندی دریافت کنید:
- دوست دارید که امسال در داخل سازمان چه دستاوردهایی داشته باشید؟
- برای رسیدن به اهداف خود به چه منابع یا پشتیبانی‌هایی نیاز دارید؟
- در سال جاری بزرگترین چالش شما در رسیدن به اهداف سازمان چه خواهد بود؟
- دوست دارید هر چند وقت یک‌بار بازخورد دریافت کنید؟
- من چگونه می‌توانم مدیر بهتری برای شما باشم؟
- از چه چیزی در کار خود لذت می‌برید؟
- اخیراً به چه اهداف کاری یا شخصی دست پیدا کرده‌اید؟
- آیا تجربه یا اقدامی وجود دارد که از بابت انجام آن به خود افتخار کنید؟
- اهداف شغلی بلند مدت شما چیست و سازمان چگونه می‌تواند به شما در دستیابی به آنها کمک کند؟
- چه مهارت‌های جدیدی را می خواهید در سال آینده توسعه دهید؟ آیا آموزش‌هایی هستند که ما بتوانیم برای کمک به توسعه این مهارت‌ها ارائه دهیم؟
- چه چیزهایی شما را در کاری که انجام می‌دهید، خوشحال می‌کند؟
- دوست دارید در آینده روی چه پروژه یا اهدافی کار کنید؟
پرسیدن چنین سوالاتی برای کارکنان این امکان را فراهم می‌کند تا احساسات، نگرانی‌ها و نظرات خود را بدون ترس بیان کرده و این احساس را داشته باشند که شنیده می‌شوند.
10. به شکل مداوم بازخورد ارائه دهید
ارزیابی کارکنان در حالت ایده‌آل فرآیندی مداوم است. به کارکنان خود به صورت منظم بازخورد سازنده ارائه دهید، با آنها مدام در ارتباط باشید تا ببینید که در جهت اهداف سالانه خود، به چه شکل کار می‌کنند. این امر به بهبود روحیه کارمندان و حفظ آنها در مسیر و در عین حال بهبود بازدهی و کیفیت کار کمک می‌کند.
ارتباط مداوم بین شما و تیم‌تان، فرهنگ شرکت را بهبود بخشیده و باعث می‌شود کارمندان در صورت بروز هرگونه مشکلی، پیش از آن که تبدیل به مساله پیچیده‌ای شود، به سراغ شما بیابند و مساله را با شما مطرح کنند.
فرم ارزیابی عملکرد
در این قسمت نمونه‌ای از یک فرم ارزیابی عملکرد نمایش داده شده است. سازمان‌ها با استفاده از چنین فرمی می‌توانند به شکل دوره‌ای به ارزیابی عملکرد کارکنان خود بپردازند و ارزیابی موثری داشته باشند.
نمونه فرم ارزیابی عملکرد کارکنان
نقش راهکارهای نرم افزاری در مدیریت مسیر شغلی
یکی از مهمترین نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان، برنامه‌ریزی برای رشد و توسعه کارمندان و مدیریت مسیر شغلی آنهاست. نرم افزار مدیریت مسیر شغلی همکاران سیستم با تعریف ساختارهای ارتقا، متناسب با آیین‌نامه‌های تدوین شده سازمان و فضای کسب‌وکار، فرآیندی بسیار ساده و کارآمد را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد.
نرم افزار مدیریت مسیر شغلی همکاران سیستم با ارتباطی که با سایر نرم افزارهای راهکار سرمایه انسانی از جمله کارگزینی، ارزیابی کارکنان و آموزش دارد، براساس اطلاعات تجمیع شده و به‌طور سیستماتیک، محاسبات زمانی ارتقای شغلی را پیشنهاد می‌دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
منابع:
- helpjuice.com
- freshbooks.com