مدیریت مسیرشغلی
با توجه به پیچیدگی و تنوع ضوابط حاکم بر ارتقا و ترفیع کارکنان، راهکار مدیریت مسیر شغلی امکان استفاده از تمام اطلاعات مورد نیاز سازمان‌ها را در این‌باره داراست و با در اختیار قرار دادن این اطلاعات و فراهم کردن بستری مناسب و منعطف به‌منظور تعریف ساختارهای ارتقا و ترفیع مصوب، بستر مناسبی را برای اجرای این ساختارها و فرآیندهای مربوط به آن، فراهم آورده و به این ترتیب نقش موثری در برآوردن نیازهای این حوزه ایفا می‌کند.
«توسعه شغلی» از نظر قوانین و رویه‌های حاکم بر آن، هم‌چنین از نگاه برنامه‌های سازمان برای برنامه‌ریزی مسیر شغلی کارکنان، همواره مورد تاکید سازمان‌های موفق در عرصه‌ی مدیریت سرمایه انسانی است. به همین دلیل ثبت و نگهداریِ ضوابط ارتقا گروه و ترفیع رتبه کارکنان برای مشخص کردن مشمولان، ارتقا، ترفیع و کمک به حفظ نیروها و استفاده از تجربه‌های مفید آنان در طول خدمت چالشی است که این سازمان‌ها به عنوان یکی از مهم‌ترین نیازهای خود از آن یاد می‌کنند.
منافع و مزایا
هماهنگی کارکردی و فرآیندی با سایر کارکردهای مدیریت سرمایه انسانی
یکپارچگی در سطح عملیات و اطلاعات از اصول و معیارهای اولیه در توسعه سیستم است که اهمیت درخور توجهی دارد. با وجود منطق درست و مناسب در ایجاد یکپارچگی اطلاعاتی و عملیاتی می‌توان ضمن اعمال کنترل‌های صحیح، به بهبود فرآیندها و عملکردهای جاری در حوزه‌های مختلف مدیریت سرمایه انسانی کمک کرد که سیستم مدیریت مسیر شغلی از این جنبه، در ارتباط یکپارچه با سایر سیستم‌های حوزه‌ی سرمایه انسانی از جمله جبران خدمات، کارگزینی و آموزش قرار دارد.
یکپارچگی اطلاعات و دسترسی سریع و مطمئن
راحتی کار با نرم‌افزار یکی از الزامات یک نرم‌افزار خوب به‌شمار می‌رود که با استفاده از فناوری‌های نوین و طراحی مناسب امکان‌پذیر است، در عین حال همواره موضوع امنیت اطلاعات و اعمال محدودیت‌های خاص در دسترسی به اطلاعات سرمایه انسانی به همراه امکان استفاده سریع و آسان به اطلاعات جامع و یکپارچه مورد نیاز در اجرای فرآیندهای سازمان مورد توجه و تاکید مدیران قرار دارد.
• کاهش زمان دسترسی به اطلاعات و سهولت استفاده از آن‌ها
• افزایش دقت و قابلیت اعتماد در دسترسی به اطلاعات و انطباق با فرآیندهای سازمان
• تعیین محدودیت‌های دسترسی برای هر کاربر
• تعیین دسترسی‌های خاص براساس رکوردهای اطلاعاتی برای هر کاربر
• انطباق با فرآیندهای سازمانی با ابزار گردش کار در کارکردهای مختلف مربوط به این حوزه از جمله درخواست حکم کارگزینی
انعطاف‌پذیری بالا و سهولت اعمال تغییرات
اجرای فرآیندهای ارتقا و ترفیع و اعمال آن‌ها مطابق با قوانین و آیین‌نامه‌های مصوب سازمان با پیچیدگی‌هایی همراه است، از طرف دیگر حساسیت‌های موجود در این‌باره بر اهمیت دقت و سرعت در اجرای فرآیندهای مربوطه می‌افزاید.
امکان تعریف ساختارهای ارتقا و ترفیع مطابق با سیاست‌های خاص سازمان و سهولت به‌روزرسانی و اعمال تغییرات مرتبط با آن در سیستم از مزایای مهم این حوزه به‌شمار می‌آید.
گفتنی است؛ منظور از ساختار ارتقا و ترفیع، مجموع عوامل و پارامترهای موثر بر ارتقا و ترفیع است که این مجموعه عوامل در قالب یک ساختار و بدون محدودیت در تعداد ساختار، قابل پیاده‌سازی است.
تسریع در پردازش و شناسایی کارکنان مشمول ارتقا و ترفیع و تسهیل در اجرای فرآیند مربوط به آن
این سیستم با در اختیار داشتن امکانات لازم برای محاسبه شاخص‌های تعیین شده در ساختارهای ارتقا و ترفیع، می‌تواند مشمولان ارتقا و ترفیع را مطابق ساختارهای مشخص شده، تعیین و زمان برآورد شده یا امتیاز لازم برای رسیدن به مقطع ارتقا و ترفیع را محاسبه و استخراج کند.
با استفاده از این قابلیت، می‌توان برای مشمولان اقدام به درخواست حکم کارگزینی کرد یا به‌طور مستقیم با امکان گردش کار برای صدور حکم کارگزینی اقدام کرد. در نتیجه در بازه‌های زمانی مشخص این امکان وجود دارد که این فرآیند با دقت و سرعت مناسب و بدون نیاز به صرف هزینه و زمان درخور توجه، اجرا شود.
کمک به اجرای مناسب سیاست‌های مصوب در این حوزه و افزایش رضایت کارکنان
با امکان تعریف ساختارهای ارتقا و ترفیع و سیستمی کردن اجرای این فرآیندها، می‌توان به اجرای دقیق آن‌ها مطابق با سیاست‌های مورد نظر سازمان اطمینان داشت و مشکلاتی که به‌دلیل کمبود امکانات، اعمال سلیقه‌ای سیاست‌ها و خطاهای مربوط اجرای آن‌ها که غیرسیستمی و با کنترل‌های چشمی انجام می‌شوند را برطرف کرد.
به این ترتیب، کارکنان سازمان نیز از اجرای این سیاست‌ها به طور دقیق و مطابق با قانون بهره‌مند می‌شوند. از آن‌جایی‌که اجرای درست سیاست‌های توسعه‌ی مسیر شغلی کارکنان با استفاده از این امکان به بهبود، تسهیل و تسریع این فعالیتها منجر می‌شود، می‌توان گفت که به کارگیری آن گام مهمی در افزایش سطح رضایت کارکنان به‌شمار می‌آید.
کمک به تصمیم‌سازی و سیاست‌گذاری مدیران
سیستم مدیریت مسیر شغلی با فراهم کردن اطلاعات لازم درباره‌ی کارکنان و وضعیت آن‌ها در هر یک از شاخص‌های ارتقا و ترفیع، به مدیران کمک می‌کند تا در مورد ادامه‌ی فعالیت آنان براساس این شاخص‌ها و سیاست‌ها تصمیم‌گیری و سیاست‌گذاری کنند.
ارائه‌ی اطلاعات دقیق و به‌موقع از وضعیت کارکنان در هر یک از فرآیندهای ارتقا و ترفیع
این سیستم با مشخص کردن وضعیت هر یک از کارکنان مورد نظر در فرآیندهای ارتقا و ترفیع، از زمان برآورد شده ارتقا یا میزان امتیاز لازم برای رسیدن به آن، اطلاعات دقیق و به‌موقعی در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
متناسب‌سازی رویه‌ها و سیاست‌های مورد نظر سازمان برای گروه‌های مختلف کارکنان
سیستم ارتقا و ترفیع با ارائه امکان تعریف عوامل و شاخص‌های تعیین‌کننده در ارتقا و ترفیع مانند فاصله از ارتقا قبلی، دوره‌های آموزشی گذرانده شده، تشویق یا تنبیه‌های صادر شده برای کارکنان و... به مدیران کمک می‌کند تا رویه‌ها و سیاست‌های مورد نظر سازمان را متناسب با اهداف در نظر گرفته شده برای هر گروه از کارکنان تعیین کنند، به‌گونه‌ای که درنهایت به افزایش کارایی و بهره‌وری در سازمان منجر شود.
امکانات و ابزارها
امکانات و ابزارها
- تعریف ساختار ارتقا و ترفیع
- تعیین نوع ساختار براساس انواع مسیرهای توسعه شغلی
- تعیین مبنای ارتقا یا ترفیع و روش به‌کارگیری آن
- تعریف عوامل یا شاخص‌های ارتقا و ترفیع با روش محاسبه و اثرگذاری آن به‌طور دل‌خواه
- اجرای ارتقا و ترفیع
- تعیین شرط شمول ارتقا یا ترفیع
- فیلتر کارکنان مورد نظر
- استخراج مقادیر عوامل و شاخص‌های ارتقا یا ترفیع برای کارکنان مورد نظر
- محدود کردن فهرست کارکنان براساس شرط شمول
- ثبت اجرای ارتقا و ترفیع با وضعیت‌های مختلف برای پشتیبانی از گردش کار
- اعمال ارتقا یا ترفیع از طریق صدور درخواست حکم کارگزینی یا صدور حکم برای مشمولان
- تهیه گزارش پرونده ارتقا یا ترفیع کارمند
- مشاهده تاریخ ارتقا یا ترفیع بعدی یا امتیاز لازم برای رسیدن به ارتقا بعدی