به عنوان یک خرده‌فروش و صاحب فروشگاه، سیستم صندوق فروشگاهی (POS) شما بدون شک مهم‌ترین ابزاری است که در اختیار دارید. این سیستم امکان ثبت فروش را فراهم می‌کند و به شما اجازه می‌دهد فرایند پرداخت را با سهولت به پایان برسانید.
در بسیاری از موارد، نرم افزار صندوق فروشگاهی به عنوان پلتفرم مدیریت فروشگاهی نیز عمل می‌کند که کل کسب‌وکارتان بر اساس آن اداره می‌شود. این بدان معناست که یک راه‌حل مناسب تنها به ثبت فروش اکتفا نمی‌کند؛ بلکه موجودی کالاهای شما را ردیابی می‌کند، تحلیل‌های ارزشمند فروشگاهی تولید کرده و به شما در ارائه خدمات بهتر به مشتریان کمک می‌کند.
به همین دلیل، نه تنها یافتن راهکار مناسب در این زمینه، بلکه راه‌اندازی نرم افزار فروشگاهی به روش صحیح برای موفقیت نیز فوق‌العاده اهمیت دارد. در این مقاله نکاتی کاربردی در خصوص آموزش کار با صندوق فروشگاهی، نصب و راه‌اندازی آن باهم مرور می‌کنیم.
نکات مهم در خرید نرم افزار صندوق فروشگاهی
پیش از هر چیز، ارائه‌دهنده مناسب راهکارهای فروشگاهی را انتخاب کنید
این مرحله “صفر” راه‌اندازی سیستم فروشگاهی است. پیش از ورود به جزئیات فنی یا مراحل خاص، مطمئن شوید که یک سیستم مدیریت قوی و مناسب را انتخاب کرده‌اید.
با تحقیق و مقایسه گزینه‌های مختلف، اطمینان حاصل کنید که راه‌حل انتخابی با نیازهای کسب‌وکار شما سازگاری کامل دارد. انتخاب نرم‌افزار و سخت‌افزار فروشگاهی مناسب، فرایند راه‌اندازی را بسیار ساده‌تر خواهد کرد.
در ادامه توصیه می‌شود معیارهایی مانند سازگاری (با سخت‌افزارهای موجود، درگاه‌های پرداخت و افزونه‌هایی را که قصد استفاده دارید)، قابلیت توسعه و انعطاف‌پذیری را در نظر بگیرید.
سازگاری (Compatibility)
اطمینان حاصل کنید که سیستم مورد نظر با تبلت‌ها یا سایر سخت‌افزارهایی که قصد استفاده دارید، همچنین با کارت‌خوان و پایانه‌های پرداخت شما سازگار باشد. در نهایت، اگر از نرم‌افزارهای دیگری مانند سیستم‌های مدیریت موجودی، حسابداری یا بازاریابی استفاده می‌کنید، باید مطمئن شوید که سیستم جدید می‌تواند به طور یکپارچه با این ابزارها ادغام شود.
قابلیت توسعه (Scalability)
یک سیستم صندوق فروشگاهی مقیاس‌پذیر برای فروشگاه‌های پرتراکنش و دارندگان چندین شعبه ضروری است. با رشد کسب‌وکار شما، سیستم نیز باید بتواند تراکنش‌ها و عملیات بیشتر را بدون کاهش سرعت یا نقد کردن مدیریت کند. به دنبال نرم‌افزاری باشید که بتواند همراه با کسب‌وکار شما گسترش یابد و امکان افزودن کانال‌های فروش بیشتر و مدیریت یکپارچه همه آنها را فراهم کند.
انعطاف‌پذیری (Customization)
سیستم صندوق قابل تنظیم، برای پاسخگویی به نیازهای خاص کسب‌وکار شما حیاتی هستند. چه در قالب گردش کارهای سفارشی برای ساده‌سازی فرآیندها و چه در قالب سطوح دسترسی کاربری برای کنترل مجوزها. سیستم‌های انعطاف‌پذیر به شما امکان می‌دهند عملکردها را با نیازهای منحصر به فرد خود تطبیق دهید. این انعطاف‌پذیری نه تنها کارایی را بهبود می‌بخشد، بلکه با اطمینان از دسترسیِ فقط پرسنل مجاز به اطلاعات حساس، امنیت را نیز افزایش می‌دهد.
نکات مهم در نصب و راه‌اندازی سیستم صندوق فروشگاهی
حال که راهکار صندوق فروشگاهی مورد نظر خود را انتخاب کرده‌اید، بیایید نگاهی به مراحل نصب و راه‌اندازی این سیستم بیندازیم.
پیکربندی مورد نظر فروشگاه خود را مشخص کنید
مراحل لازم برای راه‌اندازی سیستم به چیدمان و فرآیندهای فروشگاه شما بستگی دارد. از خودتان این سوالات را بپرسید:
• از چه دستگاه‌هایی برای ثبت فروش استفاده خواهید کرد؟ (مثلاً کامپیوتر، تبلت و غیره)
• به چند عدد صندوق فروش نیاز دارید؟
• چه روش‌های پرداختی را می‌پذیرید؟
پاسخ به این پرسش‌ها به شما کمک می‌کند تا تجهیزات مورد نیاز خود را آماده کنید که این کار را برای شما و افراد مجری راه‌اندازی سیستم آسان‌تر می‌کند و این موضوع دقیقاً ما را به نقطه بعدی می‌رساند.
تصمیم بگیرید که چه کسی سیستم صندوق شما را راه‌اندازی کند
راه‌های مختلفی برای راه‌اندازی یک سیستم فروشگاهی وجود دارد. شما می‌توانید:
1. راه‌اندازی توسط شما
اگر پیکربندی فروشگاه شما ساده است (مثلاً فقط به یک آیپد نیاز دارید)، احتمالاً می‌توانید نصب سیستم را خودتان انجام دهید. فرآیندهای ساده فروشگاهی معمولاً شامل نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار (که تنها با چند کلیک انجام می‌شود) و وارد کردن اطلاعات کسب‌وکار شماست.
برای تسهیل این فرآیند، می‌توانید از آموزش‌های ویدئویی، مقالات راهنما و مستندات ارائه‌شده توسط تأمین‌کننده خود استفاده کنید. اگر فروشنده سیستم صندوق فروشگاهی پشتیبانی فنی رایگان ارائه می‌دهد، با تیم آنها تماس بگیرید و برای بهترین روش راه‌اندازی سیستم با آنها مشورت کنید. توصیه می‌شود برای فروشگاه‌های تک‌شعبه با فرآیندهای کوتاه و ساده خودتان سیستم را راه‌اندازی کنید.
2. دریافت کمک از فروشنده سیستم
اگر عملیات فروشگاهی شما پیچیده‌تر است یا چندین فروشگاه با کالاهای زیاد دارید، بهتر است از فروشنده سیستم خود کمک بگیرید.
اکثر ارائه‌دهندگان، خدمات آنبوردینگ را برای راه‌اندازی سریع‌تر فروشگاه‌ها ارائه می‌دهند. برخی از آنها با ارائه خدمات رایگان راه‌اندازی و انتقال داده به صورت انفرادی، به شما کمک می‌کنند تا سریع‌تر فعالیت خود را آغاز کنید.
این خدمات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
– آموزش تیم شما
– آپلود محصولات
– انتقال داده‌های فروشگاه
– پیکربندی تنظیمات
– یکپارچه‌سازی با سایر برنامه‌ها
بسیاری از این خدمات به صورت ریموت انجام می‌شوند و تأمین‌کننده شما مانند یک همراه متخصص در تمام مراحل کنارتان خواهد بود.
3. راه‌اندازی کامل توسط متخصص
اگر نیاز دارید که یک متخصص تمام مراحل راه‌اندازی را برای شما و تیمتان انجام دهد، می‌توانید یک کارشناس فنی فروشگاهی استخدام کنید تا به شکل حضوری به فروشگاه شما آمده و سخت‌افزار و نرم‌افزار را نصب کند. این گزینه را می‌توان بهترین روش راه‌اندازی سیستم صندوق فروشگاهی در نظر گرفت. در این روش شما هیچ دخالتی در فرآیند ندارید و متخصصان تمام کارهای سنگین را انجام داده و به شما و تیمتان آموزش می‌دهند که چگونه از سیستم استفاده کنید. این گزینه برای فروشگاه‌های بزرگ، با فرآیندهای پیچیده، نیازهای فنی خاص یا تیم‌های بزرگ ایده‌آل است.
نحوه راه‌اندازی یک سیستم صندوق فروشگاهی: فرایند نصب و راه‌اندازی
راه‌اندازی نرم‌افزار و ورود به سیستم
اولین قدم در راه‌اندازی سیستم فروشگاهی، اجرای نرم‌افزار است. در سیستم‌های مبتنی بر cloud، نیاز به نصب وجود ندارد؛ فقط کافیست از یک کامپیوتر متصل به اینترنت استفاده کنید. کافیست مرورگر خود را باز کرده و به آدرس فروشگاه خود بروید. اگر از iPad استفاده می‌کنید، باید نرم‌افزار را روی دستگاه خود دانلود و نصب کنید.
پس از آن، نیاز به ورود به حساب کاربری و پیکربندی آن دارید. این مرحله معمولا شامل وارد کردن اطلاعات کسب‌وکار شما می‌شود: مانند نام فروشگاه، آدرس، تعداد شعبه‌ها، تنظیمات مالیاتی و غیره.
اکثر نرم‌افزارهای این حوزه دارای راهنماهای مرحله‌به‌مرحله هستند تا شما را در فرآیند راه‌اندازی هدایت کنند. اطلاعات مورد نیاز را آماده کرده و سپس دستورالعمل‌ها را دنبال کنید.
وارد کردن یا آپلود محصولات
در این مرحله باید اطلاعات کالاهای خود را به سیستم اضافه کنید. می‌توانید محصولات را به صورت تکی وارد کرده یا فایل حاوی لیست محصولات را آپلود کنید. اطلاعاتی مانند نام کالا، قیمت، موجودی و دسته‌بندی باید به دقت وارد شود تا مدیریت فروش و انبارداری به درستی انجام شود.
اما اگر دارای یک کاتالوگ بزرگ هستید، بهتر است اطلاعات موجودی خود را به صورت گروهی آپلود کنید. اکثر سیستم‌های مدرن این امکان را فراهم می‌کنند که با استفاده از یک فایل CSV حاوی محصولات، این کار را انجام دهید. این فایل معمولاً شامل موارد زیر است:
• نام محصول
• کد کالا (SKU)
• قیمت خرید
• قیمت فروش
• جزئیات variants (اگر محصول در سایز یا رنگ‌های مختلف موجود است)
• توضیحات محصول
• دسته‌بندی محصول
• نام برند
• نام تأمین‌کننده
• تعداد موجودی
• نقطه سفارش مجدد
تنظیم حساب‌های کاربری
حالا بیایید در مورد کاربران مختلف سیستم صندوق فروشگاهی شما صحبت کنیم.
یک سیستم فروشگاهی معمولاً به شما امکان می‌دهد حساب‌ها یا پروفایل‌هایی برای اعضای تیم خود که قرار است از سیستم استفاده کنند، ایجاد کنید. این کاربران شامل موارد زیر می‌شوند:
• مدیران کل (Admins)
• مدیران (Managers)
• متصدیان صندوق (Cashiers)
اکثر سیستم‌ها به شما امکان می‌دهند سطوح دسترسی کاربران را تنظیم کنید که دسترسی کاربران به عملکردهای سطح بالاتر مانند مدیریت و ردیابی نقدی، گزارش‌های فروش یا مدیریت موجودی را فعال یا محدود می‌کند.
راه‌اندازی سخت‌افزارها
تجهیزات مورد نیاز شما بسته به پیکربندی فروشگاه متفاوت است. برای برخی از فروشندگان، داشتن یک آیپد و یک پایانه پرداخت کافی است. اما بسیاری از فروشندگان به چندین دستگاه برای تکمیل راه‌اندازی سیستم خود نیاز دارند – مانند پایانه‌های پرداخت، کشوهای نقدی، اسکنرهای بارکد و چاپگرهای فاکتور. برای برخی از فروشندگان، به ویژه آنهایی که کاتالوگ محصولات بسیار بزرگی دارند، اسکنرهای بارکد غیرقابل چشم‌پوشی هستند.
پیکربندی پرداخت‌ها
پس از اتصال تجهیزات پرداخت به سیستم ، باید تنظیمات نرم‌افزار خود را پیکربندی کنید تا پردازنده پرداخت شما را شناسایی کند. باز هم مشخصات فنی بسته به ارائه‌دهنده پرداخت متفاوت خواهد بود، بنابراین با فروشنده سیستم خود مشورت کنید تا مراحل لازم را مشخص کنید.
اگر سیستم شما با پردازنده پرداخت یکپارچه شده باشد، این فرآیند باید نسبتاً ساده باشد و معمولاً شامل مراجعه به تنظیمات سیستم و افزودن انواع پرداخت‌های صحیح می‌شود.
اتصال سیستم POS به سایر برنامه‌های کسب‌وکار
یکی از بهترین روش‌ها برای بهره‌وری حداکثری از سیستم صندوق فروگاشگاهی، یکپارچه‌سازی آن با برنامه‌هایی است که هم‌اکنون استفاده می‌کنید. اگر برنامه‌های مورد استفاده شما با یکدیگر متصل باشند، کسب‌وکار فروشگاهی شما عملکرد بهتری خواهد داشت.
بسته به نرم‌افزار صندوق فروشگاهی شما، ممکن است بتوانید آن را با این سامانه‌ها یکپارچه کنید:
• پلتفرم تجارت الکترونیک
• نرم‌افزار حسابداری
• سامانه اتوماسیون بازاریابی
• برنامه وفاداری مشتریان
• سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)
• نرم‌افزار مدیریت نیروی انسانی
سخن نهایی
در نهایت باید گفت که صندوق فروشگاهی یکی از حیاتی‌ترین ابزارها برای خرده‌فروشان و دارندگان فروشگاه است که به کمک آن فرآیند ثبت فروش و پرداخت را ساده می‌کنند و به مدیریت بهتر کسب‌وکار می‌پردازند. راه‌اندازی صحیح این سیستم شامل نصب نرم‌افزار، وارد کردن اطلاعات محصولات، پیکربندی حساب‌های کاربری و سخت‌افزارهای فروشگاهی و اتصال به درگاه‌های پرداخت است. انتخاب نرم‌افزار مناسب و بهره‌گیری از آموزش‌های ارائه شده، موجب صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاها می‌شود.
نرم‌افزار صندوق فروشگاهی همکاران سیستم (راهکاران) با ارائه امکانات جامع، فراتر از یک سیستم ثبت فروش عمل می‌کند. از ویژگی‌های مهم آن می‌توان به سازگاری با سخت‌افزارها و درگاه‌های پرداخت مختلف، مقیاس‌پذیری برای فروشگاه‌های چندشعبه‌ای و انعطاف‌پذیری در تنظیم گردش کار و سطوح دسترسی کاربران اشاره کرد. این نرم‌افزار امکان مدیریت موجودی کالا، تولید گزارش‌های تحلیلی و یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های کسب‌وکار مانند ERP و سیستم‌های وفاداری مشتریان را فراهم می‌کند.