در شرکت‌ها و فروشگاه‌های فعال در صنعت خرده فروشی به دلیل حجم بالای تراکنش‌های روزانه، پیشبرد عملیات کسب و کار به شکل دستی امکان‌پذیر نیست. محاسبه مبلغ هر تراکنش، ثبت و نگهداری آنها، جمع‌آوری داده‌های تراکنش‌ها و گزارش‌گیری از این حجم از داده‌های کلان، تنها به وسیله سیستم‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری صندوق فروشگاهی امکان‌پذیر است.
صندوق فروشگاهی قلب هر فروشگاه خرده‌فروشی محسوب می‌شود، که کمک می‌کند صدها تراکنش متفاوت را در روز پردازش و مدیریت کنید. بسته به نوع، اندازه و تعداد تراکنش‌های روزانه کسب‌وکارتان، می‌توانید برای انتخاب یک صندوق فروشگاهی مناسب بودجه تخصیص دهید. امروزه صندوق های فروشگاهی مدرن با عنوان POS (Point Of Sale) در میان اغلب شرکت‌های فعال در صنعت خرده فروشی استفاده می‌شود.
در ادامه این نوشتار به هدف از بکارگیری صندوق فروشگاهی ، انواع صندوق فروشگاهی ، نحوه راه‌اندازی و کار با صندوق های فروشگاهی ، مزایا و کاربرد‌های آن و هرآنچه که باید در این رابطه بدانید، می‌پردازیم.
صندوق فروشگاهی چیست؟
صندوق فروشگاهی دستگاهی شبیه به یک کامپیوتر است که با استفاده از نرم‌افزار فعال روی آن می‌توانید تمامی فرآیندهای مرتبط به فروش کالا را به‌وسیله آن مکانیزه کنید. صندوق مکانیزه فروش معمولا با دیگر دستگاه‌ها، مانند اسکنر برای اسکن بارکد کالا‌ها و پرینتر برای چاپ فیش پرداخت است.
در مدل‌های پیشرفته این صندوق‌ها، امکاناتی برای تحلیل داده‌های انبار و فروش در نظر گرفته شده است. صندوق فروشگاهی معمولا در فروشگاه‌های خرده فروشی، کافه‌ها، رستوران‌ها و سوپرمارکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. کاربرد صندوق مکانیزه فروش به 140 سال گذشته برمی‌گردد، بااین‌حال هنوز هم اغلب کسبوکارها در سطح جهان از این صندوق‌ها استفاده می‌کنند.
چرا باید از صندوق فروشگاهی استفاده کنیم؟ هدف از به کارگیری صندوق مکانیزه فروش
اگرچه انواع متفاوتی از صندوق های فروشگاهی وجود دارد، ابتدایی‌ترین هدف هر صندوق فروشگاهی ، ثبت و نگهداری اطلاعات تراکنش‌ها و پشتیبانی از روش‌های پرداخت مثل پرداخت نقد، چک، کارت هدیه، بن تخفیف و … است.
امروزه کاربرد این صندوق‌ها صرفاً ثبت و ضبط اطلاعات تراکنش‌های فروش نیست؛ بلکه امکان دریافت گزارش‌های متنوع با توجه به نیاز سازمان، ردیابی موجودی انبار و به روزرسانی لحظه‌ای اطلاعات موجودی محصولات فروشگاه، برخی از مهم‌ترین دلایل سازمان‌ها برای استفاده از صندوق مکانیزه فروش است. همچنین ردیابی روند فروش محصولات و تنظیم میزان عرضه و تقاضای آن از دیگر مزایای مهم به‌کارگیری صندوق فروشگاهی است.
انواع صندوق فروشگاهی کدام است؟
وقتی که نام فروشگاه را انتخاب و مکان شعبه یا شعب فروشگاه را مشخص کردید، حالا بهترین زمان برای تصمیم‌گیری در رابطه با چگونگی فرایند پرداخت در فروشگاه، یعنی انتخاب صندوق فروشگاهی است. انواع مختلفی از صندوق فروشگاهی وجود دارد که بسته به نیازهای کسب‌وکارتان می‌توانید از یکی از آنها استفاده کنید.
صندوق های فروشگاهی سنتی، تا دهه‌ها در میان سازمان‌های مختلف رواج داشتند. اگرچه این نوع صندوق فروشگاهی هنوز هم در میان برخی کسبوکارها مورد استفاده قرار می‌گیرند، اما بدیهی است که با توجه به شرایط رقابتی امروز، داشتن سیستمی برای بازیابی سوابق خرید مشتریان، ردیابی موجودی کالا‌های انبار یا دیگر شعب فروشگاه و ایجاد کد‌های تخفیف، راهکاری کلیدی برای موفقیت فروشگاه‌های خرده‌فروشی است. در ادامه به معرفی انواع صندوق فروشگاهی می‌پردازیم و بهترین نوع صندوق فروشگاهی را برای یک کسبوکار شرح می‌دهیم.
صندوق های فروشگاهی در طول سال‌های اخیر به کمک فناوری‌های دیجیتال تحولات زیادی داشته و قدرتمند‌تر از گذشته شده‌اند.
صندوق فروشگاهی مکانیکی
صندوق فروشگاهی مکانیکی اولین بار در سال 1879 طراحی شد. این صندوق به‌عنوان یکی از نسخه‌های اولیه صندوق های فروشگاهی است. هدف اولیه این صندوق ها جلوگیری از دزدی از طریق نگهداشت پول به‌وسیله دستگاه مکانیکی تعبیه شده در صندوق بود.
این دستگاه کاملاً مکانیکی و شامل یک ماشین حساب بزرگ و فضای فیزیکی برای نگهداری پول نقد است. این دستگاه‌ها هنوز هم در میان برخی کسبوکارها، البته به‌ندرت، مورد استفاده قرار می‌گیرند.
صندوق فروشگاهی الکترونیک (ECR)
صندوق فروشگاهی الکترونیک، یک نسخه مکانیزه از صندوق های فروشگاهی مکانیکی است که از نظر فیزیکی کوچک‌تر بوده و امکانات بیشتری از جمله ارتباط با درگاه پرداخت ایجاد کرده‌اند. یکی از مزایای این نوع صندوق مکانیزه فروش، پشتیبانی از روش‌های متعدد پرداخت مانند پرداخت الکترونیک یا پول نقد است. همچنین صندوق مکانیزه فروش به شکل الکترونیک، مجموع مبلغ خرید و مالیات آن را مکانیزه محاسبه می‌کند.
صندوق فروشگاهی الکترونیکی چند دهه به‌عنوان تنها گزینه برای پشتیبانی از پرداخت‌های الکترونیک، در فروشگاه‌ها استفاده شدند. به‌تدریج ویژگی‌های متنوعی ازجمله ردیابی فروش، گزارش‌دهی و تاحدی مدیریت داده‌های انبار (در سطح ابتدایی) به این صندوق ها اضافه شد. صندوق فروشگاهی الکترونیکی هنوز هم برای فروشگاه‌های کوچک، که نیاز چندانی به مدیریت داده‌های انبار و دیگر عملیات پیچیده کسبوکار ندارند، بسیار مناسب است.
این دستگاه‌ها همچنین مجهز به پرینتری برای چاپ فیش پرداخت نیز هستند. همچنین بارکد اسکنر هم از دیگر امکانات صندوق های الکترونیکی است. هزینه راه‌اندازی این صندوق ها معمولا پایین و کار با آنها اصولا ساده است.
صندوق فروشگاهی الکترونیکی از اولین نسخه‌های صندوق های فروشگاهی است که با هزینه‌ای پایین و دانشی متوسط، نیازمندی کسب و کارها را برطرف می‌کرد
با این حال، این صندوق ها تکنولوژی یا نرم‌افزاری ندارند که به آنها اجازه دهد از طریق اینترنت به دیگر نرمافزارهای سازمانی لینک شوند. به همین دلیل مدیریت موجودی انبار، ردیابی فروش، امکان ایجاد پروفایل برای مشتریان و دیگر ویژگی‌های کاربردی در صندوق فروشگاهی الکترونیک موجود نیست.
در این نوع صندوق ها باید داده‌های فروش را از طریق USB (فلش) از دستگاه استخراج و در سیستم‌های نرم افزاری مثل نرم افزار حسابداری وارد کرد که این موضوع در برخی موارد منجر به بروز خطا و یا هدر رفت زمان می‌شود.
صندوق فروشگاهی POS (Point Of Sale)
امروزه اغلب کسب‌و‌کار‌های خرده فروشی از صندوق فروشگاهی POS استفاده می‌کنند. پیش‌بینی می‌شود بازار این صندوق ها در سال‌های آینده رشد بیشتری داشته باشد و تا سال 2027 به 42.5 میلیارد دلار برسد. این صندوق ها شکل توسعه یافته صندوق های فروشگاهی الکترونیکی هستند و انعطاف‌پذیری بیشتری برای کسبوکارها ایجاد می‌کنند.
صندوق مکانیزه فروش (POS) از طریق نرمافزارهای تعبیه شده در آن، داده‌ها را جمع‌آوری و تحلیل می‌کنند. در ادامه به برخی از مهم‌ترین امکانات این صندوق ها اشاره می‌کنیم:
- مدیریت انبار
- تحلیل عملکرد محصول
- معیار‌ها و گزارش‌های فروش
- مدیریت کارکنان
- مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- برنامه‌های وفادار سازی مشتریان
- فروش، ترفیع و تخفیف
- محاسبه کمیسیون فروشنده
- ابزارهای حسابداری
صندوق فروشگاهی POS ابزاری قدرتمند برای مدیریت فروشگاه و بهبود تجربه مشتری به شمار می‌آید
صندوق مکانیزه فروش موبایلی (Mpos)
استفاده از صندوق های فروشگاهی موبایلی برای برخی کسبوکارها بسیار با اهمیت و اثربخش است. این صندوق ها ویژگی‌هایی کاملاً مشابه با صندوق فروشگاهی POS دارند؛ با این تفاوت که با هزینه پایین‌تری نسبت به آن همراه است. همچنین برخلاف POS به‌سادگی در فروشگاه قابلیت حمل دارند.
صندوق مکانیزه فروش موبایلی، به جهت هزینه کمتر و قابلیت جابجایی بهتر، گزینه مناسبی برای افزایش سرعت عملیات فروش است
به عبارت دیگر، با استفاده از صندوق مکانیزه فروش موبایلی می‌توان صندوق فروشگاهی POS را روی موبایل نصب کرد. معمولا در زمان‌های پیک فروش، استفاده از این صندوق ها در کنار POS ها برای خرده‌فروشی‌های بزرگ به افزایش سرعت عملیات کمک می‌کند. البته باید به این موضوع توجه کرد که صندوق فروشگاهی موبایلی در مقایسه با صندوق فروشگاهی POS قدرت پردازشی و سرعت کمتری دارند.
صندوق فروشگاهی ابری
صندوق فروشگاهی POS و MPOS هر دو می‌توانند مبتنی بر فناوری رایانش ابری باشند. به کمک این فناوری مزایای مهمی از جمله انعطاف‌پذیری بیشتر و اتصال بهتر برای کسبوکارها فراهم می‌شود. صندوق فروشگاهی مبتنی بر ابر روی هر دستگاهی و از هر مکانی، بدون محدودیت جغرافیایی قابل دسترس است.
بنابراین از این طریق تمامی داده‌های فروش، انبار، سفارش‌ها، ردیابی تخفیف و پروموشن‌ها بهشکل لحظه‌ای به‌روزرسانی می‌شود و از هر مکانی و در هر بازه زمانی، به شکل ریموت برای مدیران قابل ردیابی است. همچنین به دلیل ذخیره اطلاعات در سرورهای ریموت و پشتیبان گیری دوره‌ای، امکان مخدوش شدن اطلاعات بسیار پایین‌تر از حالت‌های قبلی است.برای آشنایی بیشتر با صندوق فروشگاهی ابری سری به سایت نرم افزار فروشگاهی راهکاران ابری همکاران سیستم بزنید.
چه نوعی از صندوق فروشگاهی برای کسبوکار شما مناسبتر است؟
هر کسبوکار نیازهای متفاوتی دارد و بسته بهاندازه کسبوکار، نوع مشتری، هزینه قابل پرداخت و انتظارات شما ممکن است یکی از انواع صندوق های فروشگاهی برای شما مناسب باشد. با این حال، بر اساس توضیحات بالا، صندوق فروشگاهی POS پیشرفتهترین صندوق فروشگاهی برای مدیریت همهجانبه فروشگاههاست.
مزایا و کاربرد‌های صندوق فروشگاهی چیست؟
سادگی استفاده
صندوق مکانیزه فروش عمدتا برای پیشبرد ساده و سریع عملیات فروش طراحی می‌شوند، بنابراین معمولا کاربرپسند هستند و به‌راحتی می‌توان کار با آن را به کارکنان آموزش داد. همچنین به واسطه مکانیزه کردن فرآیندهای محاسبه مالیات فروش، تولید فیش پرداخت و ردیابی فروش، به شکل کلی منجر به سهولت استفاده و البته رضایت پرسنل می‌شوند.
سرعت بخشیدن به عملیات پرداخت توسط مشتری
صندوق مکانیزه فروش به شما کمک می‌کند با سرعت و اثربخشی بیشتر، فرآیندهای پرداخت مشتری را پیش ببرید. همچنین به کمک این صندوق ها می‌توانید در سریع‌ترین زمان ممکن، مجموع قیمت فروش را محاسبه کنید و دیگر جزئیات فروش مثل تاریخ و زمان خرید، نام اپراتور، پیشنهادها و پروموشن ها را در فیش پرداخت مشتری لحاظ کنید.
افزایش امنیت
امروزه صندوق های فروشگاهی به شکلی طراحی می‌شوند که هریک از کارکنان یا مدیرانی که بخواهند به آن دسترسی داشته باشند، باید نام کاربری و پسورد اختصاصی داشته باشند. همچنین این صندوق ها اغلب مجهز به دوربین‌های امنیتی با کیفیت بالا برای کنترل کشوی پول نقد هستند.
گزارش‌گیری
صندوق مکانیزه فروش تمامی اطلاعات مربوط به هر تراکنش فروش را ذخیره می‌کند. این موضوع فقط منجر به ثبت موجودی محصولات فروشگاه یا انبار نمی‌شود؛ بلکه به ارائه تصویر شفافی از روند فروش کمک می‌کند. این گزارش‌ها کمک می‌کند نگرش دقیق‌تری از میزان عرضه و تقاضای محصولات فروشگاه کسب کنید. به شکل کلی، صندوق فروشگاهی به دلیل ارائه راهکاری امن و دقیق، با هدف مدیریت فرایند‌های فروش مورد استفاده قرار می‌گیرد.
چگونه یک صندوق فروشگاهی را راه‌اندازی کنیم؟
اغلب صندوق های فروشگاهی از نظر بنیادی شبیه به هم هستند و تنها در بعضی مدل‌ها، مثل صندوق فروشگاهی POS قابلیت‌ها و ویژگی‌های بیشتری وجود دارد. بنابراین نحوه راه‌اندازی و کار با این صندوق ها هم تا حد زیادی شبیه به هم است. در ادامه به چند گام اساسی برای راه‌اندازی یک صندوق فروشگاهی می‌پردازیم.
- صندوق فروشگاهی را در مکان مناسبی بگذارید: در فروشگاه‌های فیزیکی برای گام اول باید جای مناسبی برای استقرار صندوق فروشگاهی در نظر بگیرید. این صندوق ها باید روی یک سطح مسطح قرار بگیرد همچنین فضای مناسبی برای صف احتمالی مشتریان برای خرید محصول در نظر بگیرید.
- باطری را نصب کنید: قسمت کشو نگهداری پول نقد در صندوق فروشگاهی با برق کار می‌کند. در زمانی که برق قطع باشد این بخش از صندوق های فروشگاهی با باتری فعال می‌شود. در صندوق ها معمولا بخشی تعبیه شده است که می‌توانید روی آن باتری را نصب کنید. بهتر است سالی یک‌بار باتری را تعویض کنید.
- فیش پرداخت را نصب کنید: با توجه به دفترچه راهنمای صندوق ، رول فیش را وارد صندوق کنید. جایگاه این فیش ممکن است در صندوق های مختلف متفاوت باشد.
- صندوق فروشگاهی را روشن کنید: صندوق های فروشگاهی جدید اغلب مجهز به دکمه‌ای برای خاموش و روشن کردن دستگاه هستند.
- تنظیمات صندوق فروشگاهی را فعال کنید: برای مثال ممکن است در فروشگاه شما برخی محصولات مشمول مالیات نباشند. باید از ابتدا این محصولات را به صندوق فروشگاه معرفی کنید. همچنین ممکن است بخواهید نرخ‌های متفاوتی برای محاسبه مالیات محصولات مشخص کنید. تنظیمات تاریخ و زمان هم در این مرحله ممکن است.
- به دیگر دستگاه‌های مرتبط وصل شوید: قبل از هر چیزی باید سایر دستگاه‌های مرتبط به صندوق فروشگاهی را از طریق بلوتوث فعال کنید. این دستگاه‌ها شامل اسکنر، بارکد خوان، چاپ کننده فیش پرداخت و دستگاه پوز بانکی است.
همچنین اغلب شرکت‌هایی که از صندوق های فروشگاهی POS استفاده می‌کنند، می‌توانند از صندوق های فروشگاهی آنلاین استفاده کنند. نرم افزار صندوق فروشگاهی POS، با وب سایت فروشگاه‌های آنلاین ارتباط برقرار می‌کند. این صندوق ها، تحلیل‌ها و گزارش‌هایی به شکل خودکار تهیه می‌کنند.
صندوق فروشگاهی با ایجاد سادگی و سهولت دسترسی برای صندوقدارها، باعث ایجاد تجربه خوبی برای کارکنان خرده‌فروشی ها خواهد شد
چگونه با صندوق فروشگاهی کار کنیم؟ نحوه کار با صندوق فروشگاهی
- با مشخصات کاربری وارد صندوق فروشگاهی شوید: برای دسترسی به صندوق فروشگاهی در گام اول به هر کاربر یک کد کاربری و رمز عبور تخصیص داده می‌شود. این موضوع به مدیران فروشگاه کمک می‌کند خطاهای کاربری را کنترل و البته میزان فروش هر یک از کارکنان را محاسبه کرده و به آن‌های کمیسیون فروش پرداخت کنند.
- اطلاعات و تعداد هر یک از محصولات را وارد کنید: وقتی مشتری محصولات مورد نظر را انتخاب کرد و به مرحله پرداخت رسید، باید نوع آیتم و تعداد آنها را در صندوق فروشگاهی وارد کرده و سپس می‌توانید نرخ مالیات هریک از محصولات را بهشکل خودکار محاسبه کنید. البته در صندوق مکانیزه فروش که امکان اتصال به اسکنر را دارد، پس از اسکن کردن بارکد هر محصول، تمام اطلاعات محصول بهشکل اتوماتیک وارد صندوق می‌شود.
- کد تخفیف یا کارت هدیه را وارد کنید.
- روش پرداخت را مشخص کنید: ممکن است در هر فروشگاه، روش‌های پرداخت متفاوتی وجود داشته باشد؛ از جمله کارت اعتباری، چک، پول نقد، کارت هدیه، کیف پول الکترونیکی، کارت بانکی و …
- فیش پرداخت را پرینت بگیرید : فارغ از لزوم صندوق فروشگاهی در فروشگاه‌های خرده فروشی فیزیکی، راه‌اندازی این صندوق ها برای وب سایت‌های خرید آنلاین نیز اهمیت دارد. ایجاد اتصال صندوق مکانیزه فروش با سایت خرید آنلاین فرایند پیچیده‌ای نیست، اما در برخی موارد به دانش فنی نیاز دارد. همچنین می‌توانید در همان گام اول از سیستمی استفاده کنید که امکان مدیریت فروشگاه آنلاین و صندوق فروشگاهی را هم‌زمان با هم داشته باشد.
آینده صندوق فروشگاهی
از سال 1800 میلادی که صندوق های مکانیزه فروش به‌صورت گسترده معرفی شدند؛ هرساله شاهد اضافه شدن ویژگی‌ها و امکانات جدیدی به صندوق فروشگاهی هستیم. صندوق های فروشگاهی امروزه از تکنولوژی‌های پیشرفته‌تری برای اسکن بارکد محصولات استفاده می‌کنند و در بسیاری موارد کاملا به شکل لمسی هستند.
صندوق فروشگاهی POS شرایطی برای ردیابی کارکنان و پرداخت کمیسیونی به آنها فراهم می‌کند. سهم بازار این صندوق ها در سال 2021 بیش از 21 میلیارد دلار تخمین زده شده است.
پیش‌بینی می‌شود؛ در آینده نزدیک شاهد ویژگی‌ها و امکانات بیشتری در این صندوق ها باشیم. همچنین روند‌های اخیر نشان‌دهنده افزایش تقاضای خرید از سایت‌های خرده فروشی آنلاین است و به‌نظر می‌رسد در آینده نزدیک، خرده‌فروشی‌های آنلاین به تدریج جایگزین فروشگاه‌های فیزیکی خواهند شد. ممکن است تصور کنید در این حالت نقش صندوق های فروشگاهی بسیار ضعیف می‌شود، اما به‌نظر می‌رسد همچنان صندوق های فروشگاهی نقش بسیار مهمی در وب‌سایت‌های خرید آنلاین دارند.
امکانات تولید فیش پرداخت الکترونیکی، گزارش‌گیری و ثبت و ذخیره تمامی اطلاعات فروش همچنان در صندوق فروشگاهی انجام می‌شود. بنابراین بهره‌مندی از امکانات این صندوق ها کمک می‌کند خدمات قابل ارائه مشتری را بهبود دهید و تصمیمات آگاهانه‌تری درباره میزان و نوع عرضه محصولات بگیرید.
نرم افزار صندوق فروشگاهی همکاران سیستم
اکنون که با جنبه‌های متفاوت صندوق فروشگاهی آشنا شدید، برای انتخاب یک صندوق فروشگاه مناسب لازم است لیست نیاز‌ها و انتظارات‌تان را در این رابطه مشخص کنید. اما از آن مهم‌تر داشتن یک راهکار نرم افزاری برای صندوق فروشگاهی است تا بتوانید داده‌های خود را به خوبی مدیریت کنید.
نرم افزار صندوق فروشگاهی همکاران سیستم با توجه به داشتن مشتریان متعدد در صنعت خرده‌فروشی، راهکاری جامع در نظر گرفته است که می‌تواند به نیازهای متعدد مشتریان فعال در این صنعت پاسخ دهد.
نرمافزارهای تخصصی حوزه خرده فروشی همکاران سیستم امکان مدیریت وب‌سایت اینترنتی فروشگاه و صندوق فروشگاهی را فراهم می‌کند. خرده‌فروشی صنعتی پیچیده است که مستلزم ارتباط گسترده با مشتریان و تأمین‌کنندگان متنوع است. اعمال سیاست‌های متفاوت برای این طیف گسترده از مشتریان بدون داشتن یک نرم‌افزار سازمانی یکپارچه برای آن امکان‌پذیر نیست.
امکان مدیریت یکپارچه تمامی فرایند‌های سازمان، فروشگاه‌های فیزیکی و آنلاین و صندوق های فروش ، از مهم‌ترین مزایای راهکار خرده فروشی همکاران سیستم است. از سوی دیگر گزارش‌گیری‌های منعطف، کنترل موجودی به‌روز فروشگاه‌ها، تعریف جشنواره‌های فصلی و جمع‌آوری اطلاعات مراکز فروش در دفتر مرکزی، برخی از مهم‌ترین دلایل مشتریان فعال در حوزه خرده‌فروشی برای استفاده از راهکار خرده فروشی همکاران سیستم است.
این راهکار شامل سبد جامعی از محصولات صندوق خرده فروشی ، دفتر مرکزی سازمان خرده فروشی، فروشگاه خرده فروشی، وفادارسازی مشتریان و وب سرویس‌های فروش اینترنتی است.
در ادامه به برخی از مهم‌ترین مزایای نرم افزار صندوق خرده فروشی همکاران سیستم اشاره می‌کنیم:
- مدیریت انواع رویه‌های فروش
- مدیریت اتواع کارت هدیه و بن‌های تخفیف
- به روزرسانی خودکار صندوق های فروش
- مدیریت انواع روش‌های دریافت پول
- امکان شخصی سازی اطلاعات برای لایه های متفاوت کاربری
- به‌روزرسانی اتوماتیک صندوق فروشگاهی
برای کسب اطلاعات بیشتر و آشنایی با ویژگی‌های هریک از نرمافزارهای فوق، با همکاران ما تماس بگیرید.
منابع:
- shopify.com
- britannica.com
- ablescale.com.au
- magestore.com