سیستم انبار و حسابداری انبار
مدیریت فرایندهای انبارداری و کسب اطلاعات دقیق و به هنگام از وضعیت موجودی‌های سازمان، از نیازهای اولیه و مهم مدیران است تا بتوانند بر اساس آن برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری مناسبی درخصوص کنترل هزینه‌های نگهداری موجودی، سفارش‌گذاری و تامین به موقع کالا و پیشگیری از کمبود موجودی آن انجام دهند.
عملیات انبارداری و حسابداری انبار شامل فعالیت‌های مهمی نظیر مدیریت انبار، جانمایی کالا، مدیریت موجودی، ثبت ورود و خروج کالا، قیمت‌گذاری و حسابداری مواد و کالا، مدیریت درخواست‌ها و سفارش‌گذاری، انبارگردانی و غیره است. به دلیل پیچیدگی، تنوع، اهمیت و حجم بالای فرآیندهای انبارداری و همچنین اهمیت بالای موجودی کالا، این فعالیت‌ها جزء نیازهای اساسی بسیاری از شرکت‌های تولیدی و تجاری است. عمده مسئولیت‌های ماژول انبار و حسابداری انبار عبارتند از:
- آماده سازی اطلاعات موجودی مورد نیاز برای مدیران،
- مدیریت ورود و خروج کالا بر اساس مجوزهای صادر شده توسط سایر واحدهای سازمان،
- ارائه سرویس‌های محاسبه و بروزرسانی موجودی تعدادی و مبلغی کالا در انبار،
- ثبت، نگهداری و ارائه وقایع مالی مربوطه به ورود و خروج مواد و کالا از انبار.
سیستم انبار تحت وب همکاران سیستم، یک راهکار فرآیند محور در مدیریت موجودی کالا و انبار است. این سیستم، متناسب با کسب و کار هر سازمان، قابلیت تفکیک‌شدن به بخش‌های مجزا و مستقل از هم، متناسب با فرآیندهای آن سازمان را دارد. این سیستم فعالیت‌های مربوط به انبارداری را برای کاربران ساده‌تر کرده و در عین حال ارتباط میان فرآیندهای مختلف انبار را با انعطاف‌پذیری بالاتری فراهم می‌کند.
منافع و مزایا
کنترل و ردیابی مواد از نیازهای اساسی سازمان‌ها در جهت مدیریت فرآیندهای تأمین، نگهداری، تولید و فروش بوده و سازمان‌ها با بررسی این موضوع که چه میزان از یک کالا در هر لحظه در پروسه‌های خرید، تولید، فروش، انبارداری، تحویل و غیره قرار دارد، می‌توانند تصمیمات مناسبی را جهت مدیریت بهتر فرآیندهای مذکور در خصوص آن کالا اتخاذ کنند.
به‌هنگام نگهداشتن اطلاعات موجودی کالا
در راهکار مدیریت موجودی کالا، بدون هیچ محدودیتی، در هر لحظه اطلاعات ورود و خروج مواد و کالاها از انبار قابل ثبت، نگهداری و مرور بوده و همواره اطلاعات دقیقی از موجودی مبلغی و تعدادی مواد و کالا، در اختیار مدیران سازمان قرار دارد.
چند ارزی
ویژگی چند ارزی به عنوان یک مزیت عمومی در کلیه سیستم‌های نسل جدید همکاران سیستم مطرح است. راهکار مدیریت موجودی کالا نیز از این قاعده مستثنی نبوده و قابلیت مدیریت، کنترل و گزارش‌دهی اطلاعات مبلغی کالا را منطبق بر نیاز هر صنعت، به تفکیک ارزهای مورد نظر، در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
پشتیبانی از استاندارد حسابداری موجودی مواد و کالا
موجودی مواد و کالا بخش عمده‌ای از دارایی‌های بسیاری از سازمان‌ها را تشکیل می‌دهد. استاندارد حسابداری شماره ۸، که با عنوان حسابداری موجودی مواد و کالا شناخته شده است بیانگر نحوه ارزشیابی و انعکاس موجودی مواد و کالا در صورت‌های مالی است. از آن‌جایی‌که، ارزشیابی و انعکاس موجودی مواد و کالا در تعیین و ارائه وضعیت مالی و عملکرد مالی واحدهای تجاری نقش بسیار مهمی دارد، این استاندارد حسابداری به صورت کامل در مدیریت موجودی کالا پوشش داده می‌شود.
پشتیبانی کامل از عملیات شعبه‌های متمرکز (چند شعبه‌ای)
سازمان‌ها با هدف گسترش فعالیت‌های کسب و کاری خود، ممکن است شعبه‌های متعددی در مناطق مختلف جغرافیایی تاسیس کنند. راهکار مدیریت موجودی کالا، امکاناتی نظیر ثبت و نگهداری اطلاعات موجودی کالا در هر شعبه، نقل و انتقال موجودی‌ها میان شعبه‌های مختلف سازمان، ثبت و انعکاس هزینه‌های موجودی به تفکیک شعبه‌ها و انعکاس وقایع مالی مرتبط با ورود و خروج موجودی را به تفکیک هر شعبه، در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد.
رزرو موجودی
زمانی که تقاضای یک کالا از میزان عرضه آن بیشتر باشد، سازمان‌ها دچار کمبود می‌شوند. برای انجام تعهد قابل اجرا از امکان رزرو استفاده می‌شود. در راهکار مدیریت موجودی کالا، سازمان‌ها می توانند موجودی خود را رزرو نموده تا از کمبود ذکر شده در قبال تعهد قابل انجام به مشتریان جلوگیری کنند. در واقع با این کار اعتبار و خوش نامی سازمان در تحویل به موقع کالا به مشتریان حفظ شده و هزینه‌های کمبود ناشی از به تعویق افتادن عملیات کاهش می‌یابد.
عامل کنترل موجودی
با گسترش و توسعه فعالیت سازمان‌ها، مدیریت دقیق ورود و خروج و کنترل موجودی‌های انبار نقشی مهم‌تر از گذشته یافته است. از این رو بسیاری از سازمان‌ها از ویژگی و مشخصات کالا برای کنترل موجودی کالاها در سازمان استفاده می‌کنند. در راهکار مدیریت موجودی کالا، سازمان‌ها می‌توانند ورود و خروج کالاها را در انبار به تفکیک ویژگی و مشخصات کالا ثبت کنند.
امکانات و ابزارها
- امکان ثبت قیمت اسناد ورودی انبار به صورت چندارزی
- پشتیبانی از عملیات شعب غیرمستقل (چند شعبه‌ای) در عملیات انبار
- امکان ایجاد اسناد انبار، منطبق با رویه‌های موجود در هر صنعت و خاص نیاز کاربران
- قابلیت کدگذاری اتوماتیک کالا
- امکان استفاده از بارکد و ترمینال دستی (Hand Held) در انجام عملیات جاری انبار
- پشتیبانی از تسهیلات فراخوانی و ثبت سریع اسناد پرکاربرد انبار
- یکپارچگی فرایندی با حوزه‌های مالی، فروش، مدیریت تولید، تدارکات و لجستیک، MESC، موبایل سرویس و بارکد و پذیرش و توزین
- امکان ارائه گزارش‌های متنوع مرور، کاردکس، کنترل و آنالیز اطلاعات از موجودی تعدادی و مبلغی و اسناد انبار
- امکان ارائه گزارشات کنترلی مغایرت حسابداری با انبار، سفارش‌گذاری و کالاهای راکد
- امکان رزرو کالا بصورت دستی و اتوماتیک
- پشتیبانی از کالای مشابه و جایگزین
- امکان تنظیم الگو شرح اسناد حسابداری به تفکیک اسناد انبار و شعبه برای صدور سند حسابداری
- امکان ایمپورت اسناد، درخواست کالا از انبار، مجوزهای ورود و خروج و اطلاعات پایه از اکسل
- امکان پشتیبانی از انواع بارکد و ثبت اسناد با بارکد
- امکان تعریف اجزا کالا و ثبت ورود و خروج کالا با اجزا کالا
- امکان قیمت‌گذاری اسناد ورودی بصورت کلی در بازه‌های زمانی مورد نظر
- امکان تعریف حساب‌های اسناد حسابداری انبار بصورت ساده و پارامتریک
- امکان ثبت عامل کنترل موجودی تا پنج سطح
- امکان ارائه گزارش خرید و فروش فصلی
- امکان ارائه گزارش کاردکس تعدادی با واحد سنجش اصلی، فرعی و دوم به صورت چند ساله
- امکان ثبت کرایه حمل برای اسناد انتقال بین انبار
- امکان تعیین زمان(زمان بندی) انجام عملیات قیمت گذاری کاردکس