بر کسی پوشیده نیست، موفقیت سازمانها به تشخیص و عملکرد مناسب در جهت استفاده درست از منابع برای رسیدن به اهداف بستگی دارد. از مهمترین منابع سازمان می‌توان از منابع مالی به عنوان یکی از مهمترین و حساس‌ترین‌ها نام برد که نیاز به توجه و حساسیت زیادی دارد.
بحث خرید تجهیزات و خدمات برای رفع مطلوب و به موقع نیازها از دغدغه‌های اصلی و همیشگی سازمانها بوده است. این موضوع چه در سازمان‌های دولتی و چه در بخش خصوصی اهمیت زیادی دارد که بیشتر بر عهده فردی به نام کارپرداز است.
کارپرداز به عنوان متولی مسئولیت خرید تجهیزات و خدمات در سازمانها، وظیفه اصلی در این زمینه را به عهده دارد. علی‌رغم اینکه نقش کارپرداز در سازمان بیشتر نقش اجرایی و خدماتی است ولی دانش، تجربه، مهارت و پایبندی به مسائل اخلاقی و فرهنگ پاکدستی از مهمترین شاخص‌های فعالیت در این پست سازمانی است. در این مقاله با ما همراه باشید تا بدانیم کارپرداز کیست، شرح وظایف کارپرداز و مشکلات کارپردازی چیست؟
کارپرداز کیست؟
در تعریفی ساده، کارپرداز فردی است از کارکنان سازمان با شرایط مشخص برای تهیه تجهیزات و خدمات مورد نیاز با مجوز مقام مجاز، در جهت رفع نیازهای واحدهای مربوطه به این سمت منصوب میشود. همانطور که ماده 35 قانون محاسبات عمومی نیز چنین تعریفی را ارائه می‌دهد.
ولی برخلاف تعریف ساده، این پست دارای پیچیدگی‌های بسیاری است که نشان‌دهنده اهمیت و حساسیت این موضوع است. کارپرداز جدای از این که باید داری دانش و تجربه در زمینه‌های فنی و مالی داخل و خارج از سازمان باشد، باید از بعد اخلاقی و رفتار حرفه‌ای نیز پایبند به برخی اصول و ارزش‌ها باشد.
چرا که به دلیل نوع و شکل کار در این حوزه احتمال انحراف از اصول و ارزش‌های فردی و سازمانی وجود دارد. در سال‌های گذشته مسائل فراوانی چه از نظر فنی و چه از نظر اداری مالی در این بخش وجود داشته که باعث بروز مشکلات متعددی برای سازمانها شده است.
مهمترین ویژگی های کارپرداز چیست؟
با توجه به نوع و شکل مسئولیت‌ها و اختیارات، در این بخش از سازمان و نیاز به داشتن شاخص‌های مختلف و مهم در جهت اجرای این وظایف، در اینجا برخی از ویژگیها و وظایف کارپرداز را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
به‌روز بودن اطلاعات و آگاهی
با توجه به رشد تکنولوژی و ظهور ابزارهای جستجو، مقایسه و خرید در فضای مجازی ویژگی تسلط بر فناوری
و استفاده از ظرفیت‌های فضای آنلاین، از جمله مهارت‌های مهم یک کارپرداز یا مامور خرید است. کارپرداز برای استفاده بهتر و اثربخش‌تر از زمان و انرژی علاوه بر تسلط فیزیکی به حوزه فعالیت خود، باید اشراف نسبی نیز به تکنولوژی های فضای دیجیتال داشته باشد.
قدرت ارتباط بالا
یکی از مهمترین عناصر در معاملات داشتن درک درست از نیاز به واسطه ارتباط درست با درخواست‌کننده و انتقال کامل و صحیح آن به تامین‌کننده است که با قدرت تعامل و ارتباط درست با هر دو گروه به نحو مطلوبی ممکن میشود. دارا بودن روحیه تعامل، و ایجاد ارتباط موثر، هم با فروشندگان و تامینکنندگان و هم با درخواست‌کنندگان سازمانی می‌تواند به نتایج مطلوبی منجر شود.
سرعت عمل در انجام امور
در بسیاری از سازمانها حجم زیاد درخواست‌ها برای تهیه نیازهای سازمان باعث شده که اولویت‌بندی و سرعت عمل در انجام امور محوله به مهمترین ویژگی‌های یک کارپرداز موفق بدل شود. زمان‌بندی به طوری که بهترین نتایج در کمترین زمان ممکن محقق شود؛ از بارزترین شاخص‌های کارپرداز است.
تجزیه و تحلیل موقعیت
درک درست از نیاز سازمان از یک سو و همچنین شناخت کامل ازظرفیت‌های بازار می‌تواند، در دستیابی به نتایج مطلوب بسیار موثر باشد. یک کارپرداز باید با توجه به منافع و مصالح سازمان، در موقعیت‌های متفاوت بهترین تصمیمات را برای رفع نیازها در بهترین حالت ممکن اتخاذ کند.
آگاهی و اشراف بر حوزه فعالیت سازمان و تامینکنندگان سازمان
کارپرداز قبل از هر چیز باید اشراف کامل به مسائل حوزه فعالیت سازمان، نوع خدمات، شکل تعاملات، ارتباط سازمان با حوزه فعالیت، آگاهی کامل از نیازهای عمومی سازمان، شناخت کامل تامینکنندگان و فروشندگان و ارتباط مداوم و موثر با آنها را داشته باشد.
تسلط بر مسائل اقتصادی، مالی و حسابداری
با توجه به اینکه کارپرداز زیر مجموعه امور مالی و پشتیبانی قرار دارد، بنابراین باید اشراف کافی به مسائل
مالی و سیستم حسابداری داشته باشد، البته که نیازی نیست که به اندازه یک حسابدار نسبت به امور
اشراف داشته باشد.
اما حتما باید قدرت تجزیه و تحلیل فاکتورها، اعداد و ارقام و مبالغ و بررسی آنها را داشته باشند. ضمن آنکه نیاز است که با برخی از واحدها و مشاغل دیگر سازمان از جمله ذیحساب یا مدیر مالی در ارتباط باشد.
داشتن شخصیت اخلاق‌مدار
نکته‌ای که از اهمیت و ضرورت بالایی برخوردار است و در تعاریف رسمی مورد کم‌توجعی قرار گرفته نوع شخصیت کارپرداز است، همانطور که در تمام منابع مدیریتی به آن اشاره شده، تخصص بدون تعهد عملا هیچ نتیجه‌ای در بر ندارد.
با توجه به نوع خدمت، گستردگی و آزادی عمل در این بخش، علی‌رغم تمام ویژگی‌هایی فنی و تخصصی که اشاره شد؛ اگر فرد دارای فرهنگ و شخصیت اخلاق مدار نباشد و به هر نحوی از موقعیت خود سواستفاده کند، قطعا نه تنها منشاء خدمت نیست، بلکه ممکن است برای خود و سازمان مشکلات فراوانی ایجاد کند.
شرح وظایف کارپرداز در سازمان و ادارات چیست؟
مهمترین وظیفه کارپرداز در هر سازمان خرید است که برای سازمانها هم از لحاظ مالی و هم از جنبه لجستیک از اهمیت بسایر بالایی برخوردار است. اما در هر سازمان با توجه به ویژگیها و نیازهای سازمان انواع خرید تعریف شده است، که به اختصار به آن اشاره میشود.
خریدهای برنامه‌ریزی شده
این نوع خریدها شامل کالاهای اساسی است که با وظایف مستمر و دائمی سازمان ارتباط دارد. در خرید برنامه ریزی شده در ابتدای هر سال مالی بر اساس بودجه مشخص و با توجه به نیازهای سازمان در واحدهای مربوطه، برنامه ریزی و با همکاری واحد کارپردازی ، امور مالی، طرح و برنامه سایر واحدهای مرتبط تدوین و اجرا می‌گردد.
خریدهای برنامه‌ریزی نشده
خریدهایی که قابلیت پیش‌بینی ندارند و با توجه به نیازهای فوری واحدها باید تهیه شود. این نوع خریدها باید به کمترین بهای ممکن و به تشخیص و مسئولیت کارپرداز و مسئول واحد تدارکات و تایید بالاترین مقام مسئول در سازمان یا مقامات مجاز از طرف آنها انجام شود.
بسته به نوع نیازهای سازمان خریدها به دو دسته عمومی و تخصصی تقسیم می‌شوند که گروه اول تقریبا در همه سازمانها به یک شکل است و دسته دوم که باتوجه به نوع سازمان متفاوت است.
خریدهای عمومی
خریدهایی که تجربه و دانش شخص کارپرداز در انجام آن کافی است و به دلیل تکرار در این نوع خریدها و تعدد عرضه‌کننده در بازار می‌توان به راحتی انجام شود. از آن جمله می‌توان به خرید ملزوات اداری، خرید هدایا برای پرسنل و پرداخت هزینه‌ها اشاره کرد.
خریدهای تخصصی
خریدهایی که فقط در مقطعی از زمان و براساس نیاز فوری و تخصصی سازمان ایجاد میشود، که نه تنها به دانش و تجربه خود کارپرداز نیازمند است، بلکه یک تیم فنی برای این نوع خرید به کارپرداز کمک می‌کند. از آن جمله می‌توان به خرید دستگاهای تخصصی، خرید ملزومتات تخصصی که به تازگی مورد نیاز سازمان شده و قرارداهای تخصصی اشاره کرد.
در مسیر انجام وظایف تهیه کالا و خدمات؛ کارپرداز موظف به رعایت اصول و قواعدی است که به آنها اشاره میشود.
مهمترین وظیفه کارپرداز در هر سازمان خرید است که برای سازمانها هم از لحاظ مالی و هم از جنبه لجستیک از اهمیت بسایر بالایی برخوردار است
وظایف عمومی کارپرداز و مامور خرید چیست؟
- تهیه برگ استعلام بهاء و تکمیل جدول مقایسه‌ای مربوطه
- استعلام حداقل بهای اجناس پیش از خرید و گزارش به سرپرست مربوطه
- به دست آوردن آگاهی دقیق از نرخ و تخفیف اجناس برای اطمینان از برابر بودن با مشخصات خواسته شده
- گزینش و انتخاب کالای مرغوب و استاندارد برای خرید
- تهیه نمونه کالا و ارائه به سرپرست مربوطه برای تطبیق با مشخصات
- فراهم کردن ترتیب حمل اجناس خریداری شده
- تحویل اجناس خریداری شده به انبار یا واحد درخواست‌کننده و دریافت رسید
- تهیه فهرست و قیمت پرداختی کالاها و مواد خریداری شده و بررسی انطباق اسناد با فاکتور خرید
- دریافت تاییدیه از متصدیان فنی مبنی بر انطباق کیفیت اجناس خریداری شده با برگ درخواست
- تنظیم سند هزینه از اجناس خریداری شده برابر با فاکتور
- ارائه اسناد و دریافت مجدد تنخواه‌گردان
- تسویه حساب تنخواه دریافتی در هر سال
- تهیه گزارش‌های لازم
- انجام سایر امور محوله از سو مقام مافوق.
مشکلات کارپردازی؛ مهمترین چالش‌های مامور خرید سازمانها چیست؟
1: با توجه به حجم بالای مبادلات مالی سازمانها، به خصوص سازمان‌های دولتی جهت تامین کالا و خدمات برای رفع نیازهای داخلی و خارجی سازمان، باعث شکل‌گیری ارتباط موثر و مداوم بین کارپرداز و و فرشندگان میشود.
همین ارتباط می‌تواند در بلندمدت منجر به مشکلاتی در این بخش شود. نمونه‌های زیادی وجود دارد که فروشندگان برای فروش کالاها و خدمات بی‌کیفیت با قیمت بالا با قول درصدی از معامله، اقدام به تطمیع کارپرداز را داشته‌اند.
2: با توجه به نوع شغل نیاز به گزینش صحیح و آموزش اصولی در این پست بسیار واجب و ضروری است. موارد بسیاری وجود دارد که سازمانها برای انتصاب نیرو در این پست ارتباطات را مورد توجه قرار داده‌اند. عدم گزینش و جذب تخصصی و فنی درست نیرو در این بخش باعث شده که سازمان از اشتباهات زیاد در نوع خرید، نوع قرارداد، چگونگی کیفیت و زمان تحویل و نمونه هایی از این دست؛ دچار زیان‌های بسیاری شود.
3: طراحی غیر اصولی ساختار سازمانی می‌تواند باعث بروز مشکلات و مسائلی در روند حرکت سازمان شود. مشکل تداخل وظایف و موازی‌کاری هم یکی دیگر از مشکلات این بخش است.
نوع کار در این بخش به شکلی است که کارپرداز به واسطه خرید با بخش‌های دیگر سازمان در ارتباط است. به همین دلیل این تفکر در آن بخش‌ها وجود دارد که این اختیار را دارند در تامین نیازها اعمال نفوذ کنند که این عمل مغایر با شرح وظایف کارپرداز و مامور خرید است.
4: نفوذ افراد صاحب قدرت در سازمانها برای تهیه کالا و خدمات از منابع خاص، از دیگر مشکلات سازمان و مشکلات کارپردازی است. بسیار مشاهده شده به دلیل حجم گردش مالی و نیاز سایر بخش‌ها به این بخش، امکان سواستفاده سازمانی و اعمال نفوذ در تامین نیازهای سازمان از ذیک محل و منبع خاص وجود دارد.
5: عدم شفافیت نیازهای بخش‌های مختلف برای تامین کالا و خدمات مورد نیاز به شکل کمی و کیفی می‌تواند مشکلاتی را در این بخش ایجاد کند. عدم وجود تخصص کافی در بخش‌های مختلف سازمان در جهت شناخت و توجه به نیازهای کمی وکیفی باعث میشود که ارتباط درستی بین بخش مربوطه و کارپردازی ایجاد نشود.
این ناهماهنگی باعث بروز مشکلات و هدر رفت منابع مختلف در سازمان شود. همانطور که عدم آگاهی‌بخشی کارپرداز و مامور خرید در تامین موثر نیازهای سازمان به بازار می‌تواند مشکل‌ساز باشد، سردرگمی و بی‌برنامه‌گی در انعکاس نیازها از بخش‌های مختلف به بخش کارپردازی نیز می‌تواند اثرات مخربی بر منابع سازمان داشته باشد.
تفاوت کارپرداز و مأمور خرید چیست؟
با توجه به نوع و ماهیت، کارپرداز از لحاظ شرح وظایف و مسئولیت‌ها، به شکل عمومی در تمام سازمانها عملکرد تقریبا یکسانی دارد. اما گستره عملکرد و اختیارات آن در سازمان‌های گوناگون متفاوت است. با توجه به ساختار سازمانی متفاوت؛ مسئولیت‌ها و اختیارات نام آن نیز می‌تواند تغییر کند.
اکثرا در سازمان‌های کوچک و متوسط بخش‌های خصوصی با توجه به حجم فعالیت و گردش مالی در این بخش و محدود بودن شرح وظایف در این حوزه، از اسامی مختلف مانند مامور خرید یا مسئول خرید نیز استفاده کرده‌اند. در شرکت‌های بزرگ‌تر با حجم و گستره وسیع‌تر در این بخش که نیاز به ساختار بزرگ‌تر و زیرمجموعه‌های متعدد وجود دارد، از یک مدیر خرید و چند مسئول یا مامور خرید در ساختار سازمانی می‌توان استفاده کرد.
در سازمان‌های دولتی بیشتر از واژه کارپرداز برای این پست استفاده میشود که زیر نظر دایره کارپردازی مشغول به خدمت میشود. دایره کارپردازی نیز از زیر مجموعه‌های اداره تدارکات و پشتیبانی است. پس می‌توان این‌گونه نتیجه گرفت که مدیر خرید و مسئول خرید در سازمان‌های خصوصی تقریبا همان اختیارات و وظایف مسئول دایره کارپردازی و کارپرداز در سازمان‌های دولتی را بر عهده دارند.
انجام وظایف کارپردازی با نرم افزار تدارکات
تامین نیازهای سازمان از اساسی‌ترین و مهمترین قسمت‌های یک سازمان چه در بخش دولتی و چه در بخش خصوصی است و منافع حاصل از عملکرد درست آن نیز نه تنها به بهبود عملکرد سایر بخش‌ها منجر میشود، بلکه به رشد و بالندگی نام و عملکرد سازمان منجر میشود.
به موازت گستردگی سازمانها و پراکندگی آنها؛ وظایف کارپرداز نیز پیچیده‌تر شده و نیاز به هماهنگی بیشتر با سایر واحدها و دقت بیشتر در انجام فرایند خرید دارد. بدون شک انجام این کار بدون استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری مناسب امکان‌پذیر نیست.
نرم افزار تدارکات و خرید از جمله مهمترین راهکارهای سازمانی است که می‌تواند در حکم یک دستیار نرم‌افزاری مناسب در انجام وظایف کارپردازی به آنها کمک کند. به کمک این نرم‌افزار می‌توان اطلاعات مختلف مربوط به خرید از واحدهای مختلف را گردآوری و به شکل یکپارچه مدیریت کردد.
ضمن آنکه به کمک این راهکار می‌توان ارزیابی بهتری از تامینکنندگان مختلف و سیاست‌های قیمتی آنها برای خرید داشت. این کار به بهبود صرفه‌جویی در سازمانها کمک می‌کند.
از طرفی با استفاده از آن می‌توان انواع گزارش‌های مورد نیاز را دریافت و تجمیع کرد. نرم افزار تدارکات و لجستیک همکاران سیستم با سایر ماژول‌های راهکاران یکپارچه بوده و امکان مدیریت بهینه و یکپارچه فعالیت‌ها را فراهم می‌کند.