مدیر تدارکات که معمولا از آن به عنوان مدیر خرید نیز یاد می‌شود؛ یکی از مدیران کلیدی به‌خصوص در سازمان‌های بزرگ و صنعتی است. واحد تدارکات از جمله واحدهای ستادی سازمان محسوب می‌شود که اندازه و اهمیت آن بسته به نوع و اندازه سازمان متفاوت است.
شرح وظایف مدیر تدارکات و خرید می‌تواند از یک سازمان یا صنعت به یک سازمان و صنعت دیگر بسیار متفاوت باشد. با این حال، میتوان یک چارچوب کلی برای وظایف آن در نظر گرفت. همچنین آنها برای تامین نیازهای سازمان باید دائم با ذی‌نفعان درونی و بیرونی خارج از سازمان در ارتباط باشند.
اما این ذی‌نفعان چه کسانی هستند و وظایف مدیر خرید و تدارکات در قبال آنها چیست. در این مقاله با ما همراه باشید تا به این سوالات و سایر موضوعات مرتبط با آن پاسخ دهیم.
واحد تدارکات چیست و چه نقشی در سازمان دارد؟
تقریبا تمام سازمان‌ها و شرکت‌ها فارغ از نوع و اندازه آنها به خرید و تامین اقلام و تجهیزات مختلفی نیاز دارند، انجام این کار بر عهده واحد تدارکات است. این واحد نقشی کلیدی در مدیریت زنجیره تامین دارد و اندازه و وظایف آن بسته به اندازه سازمان می‌تواند متفاوت باشد.
واحد تدارکات با بخش‌های مختلف سازمان ارتباط گرفته و نیازهای آنها را ارزیابی می‌کند. در مرحله بعد با تامین‌کنندگان مختلف بیرونی وارد مذاکره شده و پس از بررسی لیست قیمت و کیفیت کالاها و خدمات درخواستی، با یکی یا چند تامین‌کننده وارد فرایند مذاکره شده و در صورت تایید نهایی، فرایندهای مختلف خرید پیش می‌رود.
تدارکات را معمولا به دو بخش تدارکات مستقیم و غیرمستقیم تقسیم میکنند. تدارکات مستقیم بیشتر به تامین کالاها و خدماتی اشاره دارد که مربوط به مواد اولیه ساخت محصولات اشاره دارد. برای مثال، یک شرکت لوازم خانگی، برای ساخت محصولات خود به مواد اولیه مختلفی از جمله قطعات مختلف نیازمند است و مدیر تدارکات مسئولیت تهیه آن را برعهده دارد.
اما تدارکات غیرمستقیم بیشتر به خرید و تهیه ملزوماتی اشاره دارد که به شکل مصرفی و روزانه هستند و معمولا خریدهای تخصصی انبوه و فرایند خرید ساده‌تری دارند. برای مثال، میتوان به تهیه اقلام خوراکی، ملزومات و تجهیزات اداری، مبلمان و مواردی از این قبیل توسط مدیر خرید اشاره کرد. معمولا شرکت‌های تولیدی و کارخانه‌ها به تدارکات مستقیم نیاز مبرم دارند تا تدارکات غیرمستقیم.
نکته دیگری که در تعریف واحد تدارکات باید به آن دقت کرد، تفاوت مفاهیم خرید و تدارکات است که بیشتر آنها را به اشتباه یکی در نظر می‌گیرند. در یک نگاه ساده میتوان تدارکات را یک سلسله فرایند در نظر گرفت که خرید معمولا بخشی از آن است. در واقع کار مسئول تدارکات از تشخیص نیازهای سازمان، ارتباط با تامین‌کنندگان و مذاکره با آنها آغاز شده و در نهایت به خرید ختم می‌شود.
مدیر تدارکات یا خرید کیست؟
مدیریت خرید بخش اصلی زنجیره تامین هر سازمانی است و تمامی وظایفی که برای واحد تدارکات به آن اشاره شد برعهده مدیر تدارکات است. در واقع مدیر خرید یا تدارکات باید روند و فرایند درخواست و خرید کالا و تجهیزات سازمان را کنترل کند. او باید مطئمن شود که این فرایندها براساس نیاز سازمان پیش رفته و ضمن آنکه الزمات سازمان از جمله محدودیت‌های بودجه‌ای یا سایر حساسیت‌های مربوط به خرید در نظر گرفته شده است.
در حالت کلی میتوان گفت مدیریت خرید فرآیندی است که مراحل مختلف از شناسایی نیازها، شناسایی تامین کنندگان و بهترین محصولات تا تصمیم گیری و تامین نیازهای سازمان را، در زمان مناسب و با قیمت و کیفیت مطلوب دربر می‌گیرد.
بسته به بزرگی و نیاز سازمان، در برخی موارد مسئول تدارکات بیشتر به مدیریت کارکنان زیرمجموعه خود، هماهنگی و ارتباط با سایر واحدهای سازمان می‌پردازد. در حالی که در شرکت‌های کوچک‌تر ممکن است صفر تا صد فعالیت‌ها توسط خود او انجام شود.
نکته دیگر مربوط به مدیریت خرید سازمان‌های دولتی است که معمولا وظایف آنها تفاوت‌هایی با شرح وظایف مدیر خرید شرکت‌های خصوصی دارد. تبعیت از قوانین و مقررات و دستورالعمل‌های مختلف از جمله این تفاوت‌ها در وظایف مدیر تدارکات ادارات دولتی است. در دستگاه‌های دولتی معمولا از کارشناس خرید تحت عنوان کارپرداز یاد میکنند. ما در این مقاله به شرح وظایف کارپرداز در سازمان‌های دولتی به طور مفصل اشاره کرده‌ایم.
شرح وظایف مدیر پشتیبانی و تدارکات چیست؟
تاکنون فهمیدیم که وظایف مدیر خرید و تدارکات می‌تواند بسیار متنوع باشد. اما به‌طور کلی میتوان شرح وظایف کارشناس خرید را به‌شکل زیر در نظر گرفت:
نظارت بر فرایند برگزاری مناقصه و مزایده
در برخی موارد خصوصا در سازمان‌های دولتی معمولا تامین یا ارائه کالاها و خدمات از طریق برگزاری مناقصه و مزایده امکان‌پذیر است. هماهنگی و برگزاری این فرایندها جزء شرح وظایف کارشناس تدارکات و خرید است. ماده 81 قانون محاسبات عمومی به وظایف مدیر تدارکات خصوص برگزاری مناقصات در دستگاه‌های دولتی اشاره کرده است.
ارزیابی و انتخاب تامین‌کنندگان
مدیر خرید وظیفه دارد تا با تامین‌کنندگان مختلف ارتباط گرفته، آنها را از جنبه‌های مختلف ارزیابی کرده و جلسات مذاکره را پیش ببرد. ارزیابی تامین‌کنندگان از جنبه‌های مختلف از جمله قیمت و کیفیت محصولات، مزایا و معایب همکاری با هر کدام از آنها از جمله شرح وظایف کارشناس خرید و تدارکات است.
ارتباط و هماهنگی با ذی‌نفعان داخلی سازمان
یک مسئول تدارکات خصوصا در شرکت‌های بزرگ باید هماهنگی خوبی با سایر واحدهای سازمان داشته باشد که مهم‌ترین آنها واحد انبار و حسابداری و مالی است. مدیر خرید باید برای اطمینان از موجودی انبار با مدیر انبار هماهنگی لازم را داشته باشد. همچنین برای پرداخت و تایید فاکتورها و دریافت اطلاعات مورد نیاز واحد حسابداری باید با این واحد هماهنگ باشد.
مدیر تدارکات ضمن کنترل فرایندهای درخواست خرید کالا و تجهیزات سازمان، به بررسی نیازهای واقعی و الزامات سازمانی نیز می‌پردازد.
کسب اطلاع از نیاز بخش‌های مختلف
مسئول تدارکات وظیفه دارد تا با بخش‌ها صفی و ستادی سازمان ارتباط گرفته و نیازهای مختلف آنها را دریافت کند و برای رفع این نیازها برنامه‌ریزی کند. معمولا خرید مواد اولیه شرکت‌های تولیدی جزء خریدهای تخصصی بوده و نیاز است که مدیر خرید؛ آشنایی کافی نسبت به مواد اولیه و کیفیت آنها داشته باشد.
پیش‌برد فرایند خرید و عقد قرارداد
بعد از دریافت نیازها، بررسی تامین‌کنندگان و ارزیابی قیمت‌ها، نوبت به فرایند مذاکره با تامین‌کننده و پیش‌برد روند خرید می‌رسد. بسته به میزان و قیمت محصولات خریداری شده، فرایند خرید می‌تواند از یک تا چندین روز یا حتی چندین ماه طول بکشد. مدیر تدارکات وظیفه دارد تا بر این فرایندها نظارت کامل داشته باشد و مانع از تضعیع حقوق سازمان شود. همچنین نیاز است تا در خریدهای مهم و عمده، نظر واحد حقوقی سازمان در این خصوص لحاظ شود.
تضمین کیفیت محصولات
یکی دیگر از موارد قابل توجه در شرح وظایف مامور خرید، تضمین کیفیت محصولات است. مسئول تدارکات ضمن حساسیت در خصوص تضمین کیفیت کالاها و خدمات خریداری شده، باید روند پیگیری و تعویض محصولات معیوب یا نامطلوب را نیز با تامین‌کنندگان پیش ببرد.
بررسی ریسک‌ها و فرصت‌های خرید
از دیگر وظایف مدیر تدارکات و خرید بررسی فضای بازار، قسمت کالاها و محصولات مختلف و ارزیابی تامین‌کنندگان است. مدیر خرید با این کار می‌تواند فرصت‌های موجود در بازار برای خرید کالاهای باکیفیت‌تر یا با قیمت کمتر را شناسایی کند. انجام این کار باید پیوسته و به شکل مداوم انجام شود.
تهیه و نظارت بر اسناد و اوراق خرید
همانطور که در بخش‌های قبل هم به آن اشاره شد، واحد تدارکات باید اسناد و مدارک مالی و حقوقی خریدهای مختلف را دریافت و به در این خصوص با واحدهای مختلف مالی، حقوقی و انبار باید هماهنگ باشد. از جمله این اسناد میتوان به فاکتور فروش، قرارداد و سایر اسناد مالی اشاره کرد.
استخدام و مدیریت افراد تیم
در شرکت‌های بزرگ‌تر، یک مدیر تدارکات ممکن است بر تیمی از افراد تیم نظارت کند. بنابراین در این شرکت‌ها، استخدام و آموزش افراد و حمایت از آنها در صورت لزوم یکی از وظایف مهم مدیر خرید است. اما در شرکت‌های کوچک‌تر، شرح شغل مدیر تدارکات احتمالا شامل تعیین استراتژی و خرید می‌شود.
یک مدیر تدارکات باید از چه مهارتهایی برخوردار باشد؟
مدیر تدارکات نیازمند دانش مدیریتی است و معمولا فارغالتحصل رشتههای مدیریت و گرایشهای مرتبط با آن از جمله مدیریت زنجیره تامین، حملونقل، اقتصاد بهتر میتوانند در این شغل فعالیت کنند. هر چند که در برخی دانشگاه‌ها در مقطع کارشناسی ارشد گرایش مدیریت تدارکات نیز وجود دارد. با این حال، فارغ از رشته تحصیلی یک مسئول تدارکات باید از برخی مهارت‌های برخوردار باشد.
- مهارت مذاکره: یکی از اصلی‌ترین فعالیت‌های مسئول خرید، توانایی مذاکره با ذی‌نفعان مختلف از جمله تامین‌کنندگان است.
- مهارت‌های مالی: مدیریت بودجه و هزینه و تفسیر صورت‌ها و اسناد مالی یکی از مهارت‌های اصلی مورد نیاز برای مدیر تدارکات است.
- بررسی و ارزیابی بازار: از آنجا که معمولا بازار درگیر نوسانات مختلف قیمتی است، بنابراین مدیران واحد تدارکات باید بتوانند ارزیابی خوبی از وضعیت بازار کالاهای اقتصادی مختلف داشته باشند تا با قیمت مناسب خرید کنند.
- گزارش‌دهی: اغلب از مدیران خرید خواسته می‌شود که گزارش‌های مربوط به فروشندگان، تامین‌کنندگان مختلف و گزینه‌های جایگزین آنها را ارائه کنند. این گزارش‌ها بیشتر به مدیر عامل یا مدیر زنجیره تامین ارائه می‌شود و چرایی انتخاب فروشندگان، میزان منابع مالی مورد نیاز را نشان می‌دهد.
مراحل فرایند خرید سازمانی
خریدهای بزرگ با توجه به حجم و هزینه‌ای که به همراه دارند، معمولا بدون برنامه مشخص امکان‌پذیر نیستند. مشابه هر اقدام دیگری در یک سازمان، فرایند خرید کالا در واحد تدارکات از مراحل مشخصی پیروی می‌کند:
- بررسی نیاز: اولین گام در فرایند خرید سازمانی، دریافت و بررسی نیازها است. این نیاز ممکن است از سمت واحدهای مختلف یک سازمان یا بنا به تشخیص واحد تدارکات، شناسایی شوند.
- تعیین مشخصات و تعداد مورد نیاز: در این مرحله، طبق نیاز مطرح شده، محصولات مرتبط شناسایی شده و مشخصات آنها مورد بررسی قرار می‌گیرند. درنظر داشته باشید که برای تعیین مشخصات محصول مورد نیاز، بهترین افراد متخصصان آن حوزه و افرادی هستند که قرار است از آن کالا استفاده کنند. این افراد باید ویژگی‌ها و تعداد کالای مورد نیاز خود را به‌شکل شفاف مشخص کنند.
- جستجوی تامین کنندگان: زمانی که نیاز، ویژگی‌ها و تعداد کالای درخواستی مشخص شد، واحد تدارکات موظف است مناسبترین تامین‌کنندگان را برای خرید کالا شناسایی کند. به ویژه برای خریدهای با حجم و هزینه بالا، معمولا چند تامین کننده شناسایی و مشخصات محصولات و قیمت‌های آنها با یکدیگر مقایسه می‌شوند. برای خرید کالاهای تکراری، این فرایند ساده‌تر بوده و معمولا به تامین‌کنندگان قبلی سفارش داده می‌شود.
- دریافت پیشنهادهای تامین کنندگان: در این مرحلهاز تامین کنندگان شناسایی شده، درخواست می‌شودتا پیشنهادهای خود را ارائه دهند. در سطح خرد و برای کالاهایی که خرید مستمر دارند، این مرحله معمولا درقالب دریافت کاتالوگ محصولات یا لیست قیمت انجام می‌شود. در سطح کلان که معمولا مناقصات را دربر می‌گیرد، پیشنهادها به‌شکل مکتوب و طبق ضوابط و شرایط تعیین شده توسط سازمان، دریافت می‌شود.
- ارزیابی پیشنهادها: در این مرحله، پیشنهادهای ارائه شده توسط متخصصان و مسئول تدارکات، از ابعاد فنی و مالی بررسی می‌شوند. در نهایت این افراد واحد تدارکات هستند که طبق معیارهای تعیین شده و گزینه‌های انتخابی، تصمیم نهایی را گرفته و کالای منتخب را تعیین می‌کند.
- دریافت و توزیع کالا: پس از آماده شدن سفارش، واحد تدارکات مسئول دریافت کالاهای تحول شده، بررسی سلامت آنها، ثبت آنها در انبار و توزیع آنها در سازمان است. همچنین تعیین رویه ثبت سفارش مجدد (درصورت نیاز) نیز از مسئولیت‌های دیگر مدیر تدارکات است.
مدیر خرید باید تسلط خوبی به راهکارهای نرم‌افزاری داشته باشد
امروزه فرایند خرید و لجستیک با تکنولوژی عجین شده است. یک مدیر خرید باید تسلط خوبی به تکنولوژی‌های مختلف از جمله راهکارهای نرم‌افزاری مرتبط داشته باشند. در اکثرا سازمان‌ها و شرکت‌ها، بدون استفاده از این راهکارها، عملا انجام فرایندهای لجستیکی خرید و تدارکات قابل پیش‌برد نیست.
نرم افزار خرید همکاران سیستم از جمله این راهکارها است که به عنوان یک دستیار نرم‌افزاری به مدیران تدارکات کمک می‌کند تا فرایند خرید و اطلاعات مربوط به آن را به شکل یکپارچه با سایر واحدها پیش ببرند. ارتباط این راهکار با نرم افزار انبار، نرم افزار کنترل بودجه و تامین اعتبار و نرم افزار دارایی ثابت باعث می‌شود تا مدیریت یکپارچه‌ای بر فرایندهای خرید داشت و کاربران مختلف بر حسب نیاز خود بتوانند انواع گزارش‌های مختلف را دریافت کنند.
دسته‌بندی تامین‌کنندگان مختلف و امکان ارزیابی آنها براساس سوابق، ازر دیگر امکانات این راهکار نرم‌افزاری است که به اتخاذ تصمیم بهینه توسط مدیر تدارکات کمک می‌کند. برای اطلاع از سایر امکانات این سیستم و دریافت مشاوره رایگان با همکاران ما تماس بگیرید.