وقتی می‌خواهید به چیزی دست پیدا کنید، خواسته‌های شما بر اساس یک نتیجه مطلوب شکل می‌گیرد. این یک مفهوم بسیار ساده و ابتدایی انسانی است که از سنین پایین در ما رشد می‌کند. یک روش برای بیان آن در قالب یک جمله اینگونه بیان می‌شود:
من _________ را انجام خواهم داد، همانطور که توسط _________ اندازه‌گیری می‌شود.
این همان توضیحی است که جان دور(John Doerr) در کتابش با عنوان « آنچه را مهم است، اندازه‌گیری کن» درباره اهداف و نتایج کلیدی (OKR) ارائه داد. با وجود سادگی این مفهوم، دنیای کسب‌وکار محیطی پیچیده با اجزای متحرک فراوان است و مفهوم OKR در آن اهمیت بالایی دارد. در این مقاله با ما همراه باشید تا به تعریف OKR و تفاوت آن با KPI و شیوه‌های مناسب پیاده‌سازی آن در کسب‌وکار صحبت کنیم.
OKR چیست؟
OKR یک روش مدیریتی پرطرفدار است که اهداف را تعریف و نتایج را پیگیری می‌کند. این چارچوب به ایجاد همسویی و مشارکت حول اهداف قابل اندازه‌گیری کمک می‌کند. این روش در دهه ۱۹۷۰ توسط کمپانی اینتل معرفی و گسترش یافت و سپس به عنوان ابزاری برای درک و مشارکت کارکنان در مأموریت سازمان، در شرکت‌های فناوری رواج پیدا کرد. مطالعات نشان می‌دهد که وقتی اعضای تیم درک روشنی از اهداف جمعی و اهمیت کار خود داشته باشند، مشارکت و بهره‌وری آنها افزایش پیدا می‌کند.
OKR درواقع، تکامل‌یافته روش رایج مدیریت بر مبنای اهداف (MBO: management by objectives) است، با این تفاوت که برخلاف رویکرد بوروکراتیک و از بالا به پایینِ MBO، فرآیندی مشارکتی‌تر دارد. پیتر دراکر — که نخستین بار MBO را رواج داد — معتقد بود مدیران باید اهداف سازمان را مرور کرده و سپس اهداف کارکنان را تعیین کنند.
اما در OKR، تیم‌های سازمان اهداف کلان را برای حوزه‌های خاص خود تنظیم می‌کنند. حتی اگر تیم‌ها برای تحقق اهداف کلان نیاز به همکاری با بخش‌های دیگر داشته باشند، می‌توانند با مشارکت یکدیگر OKRها را تعریف کنند تا همسویی لازم ایجاد شود. این تغییر نگرش، پرسش اصلی را از «آیا مشغول انجام وظایف بودیم؟» به «آیا برای پیشرفت سازمان گامی برداشتیم؟» تبدیل می‌کند.
تمرکز صرف بر «هدف» و «نتایج کلیدی» کافی نیست. اهداف ثابت که با تغییر شرایط محیطی به‌روزرسانی نشوند، به سرعت بی‌اثر می‌شوند. ترکیب اهداف شفاف با مجموعه‌ای کوچک از نتایج قابل اندازه‌گیری و فرآیند منظمِ بررسی پیشرفت است که OKR را به ابزاری کارآمد تبدیل می‌کند.
شاخص OKR چیست؟
OKR از دو بخش کلیدی تشکیل شده است:
هدف (Objective) که می‌خواهید به آن برسید و نتایج کلیدی (Key Results) که معیارهای سنجش دستیابی به آن هدف هستند.
فیلیپه کاسترو، مربی، نویسنده، سخنران و مبلغ OKR، این دو بخش را اینگونه خلاصه می‌کند:
اهداف (Objectives):
– توصیفی کیفی و به‌یادماندنی از آنچه می‌خواهید به آن دست یابید.
– باید کوتاه، الهام‌بخش و جذاب باشند.
– باید تیم را به چالش بکشد و انگیزه دهد.
نتایج کلیدی (Key Results):
– مجموعه‌ای از معیارهای قابل اندازه‌گیری که پیشرفت شما را نسبت به هدف نشان می‌دهند.
– برای هر هدف، معمولاً 2 تا ۵ نتیجه کلیدی تعریف می‌شود. بیشتر از این، به خاطر سپردن آنها سخت می‌شود.
نکات کلیدی در این تعریف:
۱. هدف باید مختصر و جذاب باشد تا تیم به راحتی آن را به خاطر بسپارد.
۲. تعداد معیارهای نتایج کلیدی باید محدود باشد و بتوان آنها را در بازه‌های زمانی مشخص اندازه‌گیری کرد.
اگر نتایج را فقط بعد از دو سال بتوانید ارزیابی کنید، بررسی سه‌ماهه پیشرفت غیرممکن می‌شود!
مثال‌هایی از اهداف
همانطور که استیون کاوی (Steven Covey) در کتاب “هفت عادت مردمان موفق” (The Seven Habits of Highly Successful People) نوشته است: «کار را با پایان در ذهن آغاز کنید.» این توصیه به‌طور کامل با فرآیند تعیین اهدافی که می‌خواهید به آنها دست یابید، همخوانی دارد.
برخی از اهداف کلان یک شرکت عبارتند از:
– بهبود رضایت مشتری
– افزایش درآمد مکرر
– ارتقای عملکرد سیستم
– افزایش تعداد مشتریانی که به آنها خدمات داده می‌شود
– کاهش تعداد خطاهای داده در سیستم
نکته مهم برای هر سازمان این است که اهدافی را شناسایی کند که با شرایط خاص آن (نیروهای بازار، نیازهای مشتریان، فضای رقابتی، محیط قانونی و غیره) مرتبط باشند. این اهداف باید بتوانند فعالیت‌های تیم‌های مختلف سازمان را هدایت کنند.
هرچند هدفی مثل «سودآور باشیم» برای بسیاری از شرکت‌ها مناسب است، اما این هدف آنقدر کلی است که به تیم‌ها کمکی نمی‌کند تا مشخص کنند چگونه می‌توانند «سودآور» باشند. بهتر است اهداف را اینگونه تعریف کنیم: «در سه‌ماهه آینده چه کاری می‌توانیم انجام دهیم که به اهداف بلندمدت‌مان نزدیک‌تر شویم؟» این رویکرد به تیم‌ها کمک می‌کند تلاش‌های خود را به گام‌های کوچک‌تر تقسیم کنند و امکان بازنگری و تنظیم مجدد فعالیت‌ها را به صورت دوره‌ای فراهم می‌کند.
مثال‌هایی از نتایج کلیدی
نتایج کلیدی، دستاوردهای مطلوبی هستند که پس از انجام مجموعه‌ای از اقدامات به دست می‌آیند. یک اشتباه رایج در استفاده از OKRs، اشتباه گرفتن نتایج مطلوب با اقداماتی است که برای رسیدن به اهداف انجام می‌شود. برای مثال، در نمونه زیر هدف، کاهش تعداد خطاهای داده در سیستم است. اما نتیجه کلیدی مشخص شده، نصب نسخه جدید بسته فروشنده است. در اینجا هیچ اشاره‌ای به خطاهای داده ردیابی شده یا هدف آینده نشده است. هیچ راهی وجود ندارد که بدانیم نصب آخرین نسخه وضعیت را بهتر یا بدتر کرده یا بی‌تأثیر بوده است.
چه کاری نباید انجام داد:
اشتباه گرفتن اقدامات انجام شده برای دستیابی به هدف با نتایج کلیدی. مثلاً:
هدف: کاهش تعداد خطاهای داده در سیستم
نتایج کلیدی: نصب نسخه 10.0 بسته فروشنده
در مثال زیر نشان می‌دهیم که چگونه می‌توان همان هدف را حفظ کرد و نتایج کلیدی را به گونه‌ای مشخص کرد که پیشرفت‌ها را پیگیری کند. ممکن است فعالیت‌های مختلف هماهنگ‌شده‌ای برای دستیابی به هدف مطلوب انجام شود.
چه کاری باید انجام داد:
شناسایی نتایج قابل اندازه‌گیری:
هدف: کاهش تعداد خطاهای داده در سیستم
نتایج کلیدی:
– خطاهای کیفیت داده گزارش شده به پشتیبانی
– سفارشاتی که نمی‌توانند به صورت خودکار پردازش شوند
– خطاهای سفارش گزارش شده توسط مشتریان
تناسب اهداف با نتایج کلیدی
نکته کلیدی این است که نتایج کلیدی را به عنوان شاخص‌های پیشرو (Leading Indicators) در نظر بگیرید، نه شاخص‌های پسرو (Lagging Indicators). باید معیارهایی انتخاب کنید که:
– به صورت منظم و مکرر قابل اندازه‌گیری باشند
– شما را به هدف کلی برسانند
– پیش از تحقق نهایی هدف، نشان‌دهنده پیشرفت باشند
نمونه‌هایی از اهداف و معیارهای مرتبط:
| هدف | معیار |
| رضایت مشتری | – شاخص خالص ترویج‌دهی (NPS) – نتایج نظرسنجی‌ها – نرخ ریزش مشتریان – میزان پذیرش سرویس – سطح تعامل کاربران – سهم بازار (در مقایسه با رقبا) – نرخ تبدیل |
| درآمد مکرر | – درآمد سه‌ماهه – تعداد اشتراک‌های فعال |
| عملکرد سیستم | – تعداد کاربران همزمان – حجم مشتریان سرویس – تعداد شکایات عملکردی – تعداد هشدارهای بحرانی سیستم مانیتورینگ |
شاخص‌های پیشرو مانند دماسنجی هستند که پیش از رسیدن به نقطه بحران، هشدار می‌دهند. مثلاً “تعداد هشدارهای سیستم” شاخص بهتری از “تعداد قطعی‌های واقعی” است، چون به شما فرصت اصلاح می‌دهد قبل از آنکه مشکل به مشتری آسیب بزند.
پیگیری موفقیت با OKRها
امتیازدهی: یک مقیاس عددی بین 0 تا 1 که نشان می‌دهد آیا به نتیجه کلیدی مورد نظر نرسیده‌اید، نزدیک شده‌اید یا کاملاً به آن دست یافته‌اید. برای مثال:
0.3 = فاصله زیادی با هدف داشتید.
0.7 = به هدف نرسیدید اما پیشرفت خوبی داشتید.
1 = به هدف چالش‌برانگیز خود رسیدید (آفرین!)
بله درست متوجه شدید: کسب امتیاز 0.7 برای یک نتیجه کلیدی موفقیت محسوب می‌شود! شما باید اهداف بلندپروازانه تعیین کنید و اگر در پایان فصل به امتیاز کامل نرسیدید، احساس شکست نکنید.
اگر همیشه امتیاز 1.0 می‌گیرید، شاید بهتر باشد هدف‌هایتان را کمی جاه‌طلبانه‌تر تعیین کنید.
نتایج کلیدی و توسعه چابک
توسعه چابک و OKRها به طور کامل با هم سازگار هستند. گفته می‌شود که توسعه چابک، هزینه تغییر تصمیمات را کاهش می‌دهد. این به دلیل برنامه‌ریزی چابک است که بر اساس آن، پیشرفت توسعه به صورت منظم و برنامه‌ریزی شده بررسی شده، شرایط سازمان (رقابت، نیازهای مشتریان، الزامات قانونی، وضعیت بازار) ارزیابی، و بر اساس این اطلاعات تنظیمات لازم انجام می‌شود. داشتن اهداف و نتایج کلیدی باعث ایجاد شفافیت می‌شود.
یک بازنگری فصلی می‌تواند از این سوال که «آیا آنچه را که قول دادیم تحویل دهیم، تحویل دادیم؟» به این سوال تغییر کند که «آیا به اهدافی که می‌خواستیم رسیدیم؟» ترکیب این دو سوال به سازمان کمک می‌کند تا تصمیم بگیرد که آیا باید مسیر خود را ادامه دهد یا آن را تعدیل کند.
همسویی OKRها با استراتژی کسب‌وکار
در زمان تعیین OKRها، باید به آنچه که سازمان شما را هدایت می‌کند توجه کنید. بنابراین، باید OKRهای کلیدی را با مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های اساسی سازمان همسو کنید. در حالی که OKRها به تعریف «چه چیزی» و «چگونه» کمک می‌کنند، چشم‌انداز شما باید «چرایی» را تقویت کند. نمودار آبشاری زیر نشان می‌دهد که چگونه چشم‌انداز یک شرکت باید به OKRهای سالانه و فصلی مرتبط شود. همچنین، مشخص می‌کند که OKRها در کجای فرآیند کلی برنامه‌ریزی استراتژیک قرار می‌گیرند.
شروع کار با OKRها
یک روش برای معرفی OKRها این است که سازمان سه یا چهار هدف اصلی را که می‌خواهد در طول سال محقق کند، مشخص کند. این کار معمولاً در سطح مدیریت ارشد انجام می‌شود. سپس هر بخش از سازمان اهداف مرتبطی را که می‌تواند در هر یک از چهار فصل سال محقق کند، تعیین می‌کند. این ترکیب از اهداف بزرگ سالانه و اهداف فصلی کوچک‌تر به سازمان کمک می‌کند تا درک کند چگونه اهداف یک حوزه خاص به کل سازمان کمک می‌کنند.
تعیین نتایج کلیدی قابل اندازه‌گیری بسیار مهم است تا بتوانید پیشرفت به سمت هدف را بررسی کنید. اگر نتیجه کلیدی را تعیین کنید که فقط سالی یک بار قابل اندازه‌گیری باشد، تنها سالی یک بار فرصت دارید بفهمید که آیا کارهایتان شما را به اهدافتان نزدیک کرده است یا خیر. با توجه به سرعت فزاینده تغییراتی که سازمان‌ها با آن مواجه هستند، بررسی پیشرفت فقط سالی یک بار کافی نیست.
تفاوت OKR با KPI
OKRها (اهداف و نتایج کلیدی) جایگزین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) نمی‌شوند، بلکه به تیم شما کمک می‌کنند به آنها دست یابد. OKRها جهت‌گیری، هدف و زمینه را به اولویت‌های اصلی شما اضافه می‌کنند. بیاموزید که چه زمانی باید به جای KPI از OKR استفاده کنید، چگونه یک KPI موجود را به OKR تبدیل کنید و راه‌های دیگر تکامل KPIها و OKRها را کشف کنید.
هر سازمانی ابتکاراتی دارد که به آن کمک می‌کند رشد کند، متحول شود و به تعالی عملیاتی دست یابد. این ابتکارات برای موفقیت بلندمدت حیاتی هستند، اما اغلب در فعالیت‌های روزمره گم می‌شوند.
بسیاری از سازمان‌ها از قبل با KPIها یا شاخص‌های کلیدی عملکرد آشنا هستند: اندازه‌گیری‌های دوره‌ای که روند عملکرد سازمان شما را پیگیری می‌کنند. KPIها ارزیابی کلی از سلامت سازمان ارائه می‌دهند و معیارهای مهمی مانند درآمد، محصولات تولیدشده، رضایت مشتری و ثبت‌نام‌های ایمیل را برجسته می‌کنند. اما به عنوان معیارهای مستقل، هدف، مسیر یا پیشرفت به سمت یک هدف را منتقل نمی‌کنند.
KPIها اغلب “وضعیت پایدار” را نظارت می‌کنند، در حالی که OKRها نتایج را توصیف می‌کنند – نتایج اقدامات ما بر روی KPIهایمان.
مثالی از KPI
تصور کنید یک تیم دارید که مأموریتش ساخت سریع‌ترین خودروی جهان است. این یعنی باید به سرعت مطلوب ۳۶۰ تا ۳۶۷ کیلومتر بر ساعت (۲۲۴-۲۲۸ مایل بر ساعت) دست یابد. اگر بهترین سرعت فعلی تیم ۳۶۲ کیلومتر بر ساعت (۲۲۵ مایل بر ساعت) باشد، این یک KPI است.
مثال‌های دیگر از KPIها در این سناریو می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
– تعداد مشکلات مرتبط با توقف‌های پیت‌استاپ در هر مسابقه
– نرخ خطا در هنگام تعویض چرخ‌ها
هرچند این معیارها برای پایش عملکرد مهم هستند، اما به تنهایی نمی‌توانند تحول چشمگیری در عملکرد تیم ایجاد کنند.
OKRها با پیوند دادن نتایج به مأموریت سازمان، هدفی استراتژیک‌تر از KPIها دارند. آنها همچنین می‌توانند تیم‌ها را تشویق کنند تا برای نتایجی تلاش کنند که در ابتدا دور از دسترس به نظر می‌رسند، با این تفاوت که بیشتر از یک KPI معمولی درباره اهمیت آنها توضیح می‌دهند.
OKRها جهت‌گیری و هدف را به معیارها اضافه می‌کنند. آنها اغلب مالکیت را الهام می‌بخشند که به نوبه خود تعالی عملیاتی را به دنبال دارد. به زبان ساده‌تر، یک KPI به شما می‌گوید که الان چطور عمل می‌کنید و یک OKR به شما می‌گوید که چرا مهم است که “تا کجا و با چه سرعتی” پیش بروید.
تفاوت کلیدی دیگر این است که KPIها صرفاً معیارهای اندازه‌گیری هستند، نه یک فرآیند یا سیستم. مجموعه‌ای از KPIها لزوماً به معنای تحقق یک استراتژی نیست. اما OKRها سنگ‌بنای دستیابی به اهداف و استراتژی‌های حیاتی مأموریت سازمان محسوب می‌شوند.
OKRها بخشی از یک فرآیند بزرگتر به نام «متودولوژی OKR» هستند. وقتی سازمانی از OKRها استفاده می‌کند، نه تنها اهداف را تعیین می‌کند، بلکه فرآیندی برای همسوسازی و پیگیری منظم پیشرفت نیز دارد.
به عبارت دیگر:
– KPIها مانند دماسنج عمل می‌کنند (فقط وضعیت را نشان می‌دهند)
– OKRها مانند سیستم گرمایشی هوشمند هستند (هم وضعیت را می‌سنجند، هم راهکار ارائه می‌دهند و هم پیشرفت را مدیریت می‌کنند)
آیا OKRها می‌توانند جایگزین KPIها شوند؟
هیچ رقابتی بین KPIها و OKRها وجود ندارد. این دو مکمل یکدیگرند. KPIها شاخص‌های کلیدی عملکرد هستند، در حالی که OKRها به شما کمک می‌کنند آنها را تغییر داده و بهبود بخشید.
در حالی که KPIها معمولاً معیارهای مستمر سلامت کسب‌وکار یا عملکرد جاری (BAU) را ردیابی می‌کنند، گاهی اوقات همین KPIها می‌توانند به OKRهای شما تبدیل شوند – به ویژه زمانی که بخواهید تغییر قابل توجهی در آن معیار ایجاد کنید.
می‌توان اینطور تصور کرد:
– OKRها مقصد مطلوب شما را توصیف می‌کنند (جایی که می‌خواهید باشید)
– KPIها موقعیت فعلی شما را نشان می‌دهند (جایی که الان هستید)
نکته جالب اینجاست که وقتی به یک OKR دست می‌یابید، همان معیار می‌تواند به یک KPI تبدیل شود که به صورت مستمر آن را پیگیری می‌کنید. این چرخه بهبود مستمر، موتور محرک پیشرفت سازمانی است.
پیاده‌سازی OKRها (اهداف و نتایج کلیدی) در سازمان
جلب حمایت و آموزش
– تبیین دلایل: برای مدیران و کارکنان توضیح دهید که چرا OKRها مفیدند – بهبود عملکرد، افزایش بهره‌وری و تقویت استقلال کارکنان
– تأمین منابع آموزشی: ابزارهای یادگیری برای آشنایی پرسنل با روش‌شناسی OKR را فراهم کنید.
تعیین اهداف استراتژیک
– تدوین اهداف کلان: با همکاری مدیریت ارشد، اهداف سازمانی همسو با مأموریت و استراتژی شرکت تعریف کنید.
– تمرکز بر نتایج کلیدی: برای هر هدف، چند نتیجه کلیدی قابل اندازه‌گیری که پیشرفت را نشان دهد مشخص نمایید.
تنظیم و پیگیری OKRهای تیمی/فردی
– همسوسازی آبشاری: از تیم‌ها بخواهید اهداف و نتایج کلیدی خود را با اهداف سازمانی هماهنگ کنند.
– تعریف اقدامات مشخص: پروژه‌ها و وظایف لازم برای دستیابی به نتایج کلیدی را تعیین کنید.
– پیگیری منظم: سیستمی برای رصد هفتگی پیشرفت OKRها ایجاد کرده و جلسات دوره‌ای برای بررسی موانع برگزار کنید.
اصلاح و بهبود مستمر
– فرهنگ بازخورد: به طور منظم نظرات تیم‌ها را درباره نقاط قوت و ضعف فرآیند جمع‌آوری کنید.
– بهبود پیوسته: از بازخوردها و چرخه‌های بازنگری برای اصلاح OKRها و ارتقای سیستم استفاده کنید.
اجرای موفق OKRها نیازمند تعهد مدیریت، شفافیت و انعطاف‌پذیری است. بهتر است ابتدا به صورت پایلوت در یک بخش اجرا شده و پس از رفع اشکالات، در کل سازمان گسترش پیدا کند.