در حالی که سرپرست فروش بودن چالش‌های خودش را دارد، اما شغل پرطرفداری نیز محسوب می‌شود. اما چرا؟ سرپرست فروش کیست؟ چه وظایفی دارد؟ این عنوان شغلی چه مزایایی با خودش دارد که با وجود تمام مسئولیت، افراد بسیاری داوطلب پذیرش این جایگاه هستند؟
سرپرست فروش در واقع یک مدیر میانی محسوب می‌شود که به نوعی میان سایر مدیران و نیروهای سازمان ارتباط و هماهنگی برقرار می‌کند. ایجاد این ارتباط مستلزم پذیرفتن برخی مسئولیت‌ها و انجام برخی فعالیت‌ها است. البته انجام این وظایف بسته به نوع و اندازه سازمان می‌تواند متفاوت باشد.
برای نمونه وظایف سرپرست فروش مویرگی معمولا در برخی موارد می‌تواند متفاوت‌تر از وظایف سایر سرپرستان فروش باشد. در این مقاله با ما همراه باشید تا ابتدا به شرح وظایف سوپروایزر فروش به شکل عمومی و در ادامه به مهمترین وظایف سرپرست فروش مویرگی اشاره کنیم.
سرپرست فروش کیست؟
سرپرست یا همان سوپروایزر فروش بهطور کلی رابط بین مدیر و نیروی فروش است. او باید تیم فروش را برای تحقق آرمانهای کسبوکار و اهداف مدیریت مجموعه کنترل کند و آموزش بدهد.
البته این شغل بسیار کلی‌تر و سنگین‌تر از این چند واژه است. با این حال در این موقعیت شغلی، فرصت آموزش، کمک به دیگران برای ارتقا و پیشرفت و البته کسب درآمدهای قابل توجه نسبت به کارمندان تیم فروش وجود دارد. همین امکانات بسیاری از نیروهای فروش را به ارتقای شغلی و کسب سمت سرپرستی فروش علاقمند کرده است.
به سرپرست فروش معمولا سوپروایزر فروش نیز گفته می‌شود. این فرد معمولا یکی از نیروهای تیم فروش است که از پایین‌ترین رده سازمان شروع به کار می‌کند و پس از طی کردن سایر سطوح سازمانی سوپروایزر فروش می‌شوند. پس از آن نیز می‌توانند به جایگاه مدیر فروش برسند.
وظایف سرپرست فروش کدامند؟
سرپرست فروش، همانطور که از اسم آن مشخص است، وظیفه سرپرستی تیم فروش را بر عهده دارد. سرپرستی چیزی عمیقتر از نظارت، منعطفتر از مدیریت با مسئولیتی بیشتر از اعضای تیم فروش است. سوپروایزر فروش وظایف بسیاری را به شکل روزانه بر عهده دارد که باید به همه آنها رسیدگی کند. مهمترین وظایف سرپرست فروش از این قرار است:
| وظیفه | توصیف |
| مشارکت | سرپرست فروش باید با نیروی فروش همراه باشد و گاهی آنها را در محل فروش نیز همراهی کند. از سوی دیگر باید با مدیر فروش نیز مشارکت داشته باشد و در جهت رسیدن به اهداف مورد نظر همراهی و همکاری کند. علاوه بر این دو، سرپرست فروش وظیفه دارد نظرات مشتریان، مشکلات نمایندگی‌ها رضایت و انتقاد آنها را به مراتب بالاتر از خود منتقل کند. |
| آموزش | نیروهای فروش، چه تازه‌کار باشند و چه باتجربه، نیازمند آموزشهای به‌روز و مداوم هستند. سوپروایزر باید آموزش ببیند و آموزش بدهد. |
| برنامه‌ریزی | سوپروایزر فروش باید از اجرای صحیح دستورالعمل‌ها و حرکت در جهت برنامه‌های کسبوکار اطمینان حاصل کند. تعیین اهداف قابل دستیابی در جهت هدف‌های اصلی‌تر و اجرا و اصلاح استراتژی‌های مربوط به فروش بر عهده سوپروایزر فروش است. |
| مدیریت | وظیفه مدیریت و رهبری فعالیت‌های تیم فروش بر عهده سوپروایزر است. |
| کنترل | انتقال کالاهای مرجوعی، استعلام وضعیت موجودی، تغییرات قیمت، تبلیغات و تخفیفات به عهده سرپرست فروش است. |
| تحلیل | یکی دیگر از وظایف سرپرست فروش، تحلیل رقبا و اقدامات آن‌هاست. |
مهمترین وظایف سرپرست فروش
وظایف سرپرست فروش مویرگی کدامند؟
با توجه به مسئولیت‌های بیشتر تیم فروش در پخش و فروش مویرگی، سوپروایزر فروش مویرگی وظایف بیشتری نسبت به یک سرپرست فروش ساده دارد.
در واقع علاوه بر تمام مواردی که به عنوان مسئولیت‌های سوپروایزر فروش نام بردیم، موارد دیگری وجود دارد که از سرپرست پخش مویرگی انتظار می‌رود آنها را پیش ببرد. بخشی از این وظایف را با هم بررسی می‌کنیم:
- سرپرست فروش مویرگی اگرچه خود یکی از نیروهای فروش نیست؛ اما لازم است گاهی تیم فروش را همراهی کند و هنگام پخش و توزیع، آموزشهای لازم را ارائه بدهد. او مسئول عملکرد تمام اعضای تیم فروش است.
- تمامی مراحل و فرایندهای فروش، از لحظه ثبت سفارش تا پخش مویرگی باید زیر نظر و تحت صلاح‌دید سرپرست فروش مویرگی انجام شود.
- طبقه‌بندی و فهرست کردن تمام مشتریان از یکایک نیروها و تحلیل و ارزیابی عملکرد فروش به عهده سرپرست فروش مویرگی است.
- سوپروایزر فروش مویرگی می‌تواند مشتریان را براساس میزان سفارش و خرید درجه‌بندی کند و به آنها امتیاز بدهد؛ سپس مشتریان برتر را به مدیر فروش معرفی کند و تسهیلات ویژه‌ای برای آنها در نظر بگیرد.
- رسیدگی به شکایات و بررسی مشکلات و انتقادات مشتریان ناراضی از دیگر وظایف سرپرست فروش مویرگی است.
- موجودی انبار و بررسی کالاها و اطمینان از رضایت مشتریان همگی باید تحت نظارت سرپرست فروش مویرگی باشند.
از جمله مهمترین مهارت‌های سرپرست فروش می‌توان به مهارت رهبری، ارتباطی، سابقه فعالیت فروش و دانش تخصصی اشاره کرد
سرپرست فروش چه مهارت‌هایی باید داشته باشد؟
مهارت‌هایی که سرپرست فروش باید داشته باشد:
- مهارت‌های رهبری: آموزش دیدن و کسب تجربه می‌تواند توانایی رهبری و کنترل را بالا ببرد با این‌حال بخشی از این مهارت کاملا ذاتی و درونی است و با آموزش به دست نمی‌آید.
- مهارت‌های ارتباطی: سرپرست فروش باید با کارمندان بخش فروش ارتباط محکم و در عین حال قاطعی برقرار کند، به مدیر فروش گزارش بدهد و بتواند رضایت او را جلب کند و همچنین با مشتریان در ارتباط باشد و به خواسته‌ها و نارضایتی‌ها رسیدگی کند. به همین دلیل داشتن فن بیان مناسب، توانایی برقرار کردن ارتباط موثر و ارائه بازخوردهای دقیق و منصفانه از مهارت‌ها و ویژگی‌های ضروری سرپرست فروش است.
- دانش تخصصی: سرپرست فروش به علم به‌روز و دانش فنی نیاز دارد. لازمه آگاهی و کسب دانش، شرکت منظم در جلسات و دوره‌های آموزشی و همچنین حضور داشتن در جریان کار همراه با تیم فروش است.
- تجربه: برای اینکه یک سرپرست فروش موفق باشید لازم است چند سال تجربه فروش داشته باشید. یک نیروی فروش خوب و حرفه‌ای لزوما سوپروایزر خوبی نمی‌شود؛ اما یک سوپروایزر کاردان و خبره قطعا در گذشته نیروی فروش قابلی بوده است.
- مدیریت و برنامه‌ریزی: سرپرست فروش باید علم کافی به برنامه‌ریزی داشته باشد و بتواند براساس آمارها و گزارش‌های دریافتی، اهداف قابل دستیابی و استراتژی مناسب برای کسب آنها را تعیین کند.
- روحیه کار تیمی: فروش یک کار تیمی است. خصوصا برای یک سرپرست فروش که تنها در تیم فروش فعالیت نمی‌کند و وظیفه انتقال و ارتباط با مدیر فروش را نیز بر عهده دارد. سوپروایزر فروش باید اجتماعی و فعال باشد و بتواند به‌خوبی تیم را مدیریت کند.
- توانایی آموزش: همانطور که می‌دانید آموزش دادن یک مهارت است. حتما شما هم افراد آگاه و دانایی را می‌شناسید که توانایی کافی برای انتقال اطلاعات خود را ندارند. در مقابل اشخاص دیگری هستند که با دانش محدودتر، به‌خوبی می‌توانند همان علم مختصر را منتقل کنند و تیمی موفق را گرد هم بیاورند. توانایی آموزش یکی از ویژگی‌های اساسی سرپرست فروش است.
- ویژگی‌های شخصیتی مناسب و آمادگی جسمانی و روانی برای حجم بالای کار: سرپرست فروش نیاز به خصوصیات اخلاقی و شخصیتی خاصی دارد که او را برای پذیرفتن وظیفه سوپروایزری آماده می‌سازد. سوپروایزر فروش باید مسئولیت‌پذیر باشد و حجم بالای کار را مدیریت کند، توانایی تاثیرگذاری بر روی تیم فروش داشته باشد تا در مواقع شکست و ناکامی بتواند با انگیزه‌سازی آنها را به مسیر تلاش باز گرداند و در نهایت باید سخت‌کوش و صبور باشد.
تفاوت مدیر فروش و سرپرست فروش
اگرچه در بسیاری از سازمان‌ها و نهادها، مدیر فروش و سرپرست فروش به‌جای یکدیگر و در نقش دیگری ظاهر می‌شوند، این دو عنوان شغلی با یکدیگر یکسان نیستند. شرح وظایف سرپرست فروش با مدیر فروش تفاوت دارد. در جدول زیر تفاوت مدیر فروش و سرپرست فروش را بررسی کرده‌ایم.
| مدیر فروش | سرپرست فروش |
| نظارت کلی بر عملکرد تیم | رسیدگی به جزییات کارایی و اقدامات تیم |
| سطح مدیریت میانه | سطح مدیریت پایین |
| برنامه‌ریزی بلندمدت | برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت برای رسیدن به اهداف تعیین‌شده |
| استخدام و اخراج نیروها | تشویق، تنبیه و ارزیابی نیروها؛ گزارش پیشرفت یا مشکلات هر کدام از اعضای تیم |
| مشورت با مدیر منابع انسانی برای استخدام نیروی جدید | آموزش نیروهای جدید |
| بازخورد درباره عملکرد کلی تیم و بازدهی نهایی | بازخورد درباره عملکرد یکایک اعضای تیم |
| گزارش به مدیر کل | گزارش به مدیر فروش |
| کنترل کارکنان، بودجه، مواد اولیه، ماشین‌ها و ابزار و البته کنترل بحران‌های خارجی بر دوش مدیر فروش است | کنترل و آموزش نیروی فروش بر عهده سرپرست فروش است |
| سطح نظارت عمومی و کلی است | سطح نظارت داخلی و جزئی است |
| وظایف روزانه محدودتر اما مسئولیت‌های سنگین‌تر و کلی‌تر | مسئولیت روزانه قابل توجه |
| حضور و وجود مدیر فروش در کسب‌وکاری الزامی است | همه کسب‌وکارها به حضور سرپرست فروش نیاز ندارند. صنایعی که بهطور عمده و وسیع، تولید، نگهداری، انبار و توزیع گسترده دارند به سرپرست فروش نیازمند هستند |
مهمترین تفاوت های مدیر فروش و سرپرست فروش
شرح وظایف سرپرست فروش ؛ 5 نقش کلیدی سرپرست فروش
اگر سوپروایزر یا سرپرست فروش را یک بازیگر حرفه‌ای در صحنه کسبوکار در نظر بگیریم، می‌توان گفت که از او انتظار می‌رود 5 نقش متفاوت رهبر، مدیر، مشاور، حامی و مربی را به شکل هم‌زمان ایفا کند. هر کدام از این نقش‌ها وظایف و ویژگی‌های خودشان را دارند و سوپروایزر موفق کسی است که یکایک نقش‌ها را درک کند، آنها را با یکدیگر ترکیب کند و به ایفای آنها بهطور هم‌زمان و بدون ایجاد تعارض بپردازد:
1. نقش رهبر
اعضای تیم فروش به رهبری صبور و قابل اعتماد نیاز دارند. فردی که در زمان مناسب، تشویق‌های معقولی ارائه کند، برای پیشبرد اهداف تیم برنامه‌ریزی داشته باشد، فعالیت یکایک اعضا را کنترل کند و در صورت مشاهده خطا یا اشتباه، در اصلاح آن کمک‌کننده باشد. هدایت و کنترل تیم فروش و ویزیتورها به عهده نقش رهبر سرپرست فروش است.
2. نقش مشاور
گاهی اعضای تیم فروش به مشکلاتی دچار می‌شوند و این مشکلات بر عملکرد آنها و شغلشان تاثیر می‌گذارد. در چنین شرایطی سرپرست فروش نقش مشاور را بازی می‌کند. او با کمک به تشخیص چالش‌ها و مشکلات اولیه، به کارمند کمک می‌کند تا مسئله را حل کند. البته مسئولیت اصلی با شخص کارمند است و وظیفه مشاوره‌ای سرپرست فروش صرفا محدود به مشکلات موجود در فضای کار می‌شود.
در میان نقش‌های مختلف سرپرست فروش؛ مدیریت کردن فعالیت‌ها و آموزش نیروها؛ اهمیت بیشتری از سایر نقش‌ها دارند
3. نقش مربی
سوپروایزر باید بتواند قوانین جدید را به اعضای تیم آموزش بدهد و انتظارات موجود از عملکرد آنها را منتقل کند. علاوه بر تمام این موارد، سرپرست فروش خود باید پیوسته آموزش ببیند و آگاهی و دانش خود را به‌روز کند.
4. نقش حامی
به‌عنوان حامی، سوپروایزر وظیفه دارد پیشرفت‌های اعضای تیم را ببیند و آنها را بیان کند. در شرایط سخت توانایی‌ها و استعدادهای نیروی فروش را به آنها یادآوری نماید و پس از هر موفقیتی، تشویقشان کند. مدیر فروش لازم است در پیشرفت و ارتقای اعضای تیم آنها را حمایت کند و توانایی‌هایشان را به مدیر فروش منتقل نماید.
5. نقش مدیر
مدیر در این گزینه کاملا با رهبر متفاوت است. مدیر نقش ریاستی و نظارتی بیشتری دارد در حالی‌که رهبر در کنار اعضای تیم و هم‌پای آنها است. سرپرست فروش در نقش مدیریتی خود باید بتواند مشکلات ادامه‌دار را پیدا و حل کند و در صورت نیاز برخوردی قاطعانه و جدی داشته باشد. سوپروایزر فروش در چهارچوب نقش مدیر لازم است صبور و آرام باشد و پیامدهای کوتاهی‌ها و مشکلات پایدار کارمندان را متذکر شود. به علاوه در صورت لزوم تذکر و توبیخ، جلسات باید کاملا مستند و ثبت شوند.
چگونه یک سرپرست فروش موفق باشیم؟
اگر از کار با آدم‌ها لذت می‌برید، مسئولیت‌پذیر، پرانرژی و فعال هستید و به عنوان یک رهبر ذاتی شناخته می‌شوید، ممکن است شغل سوپروایزری فروش برای شما مناسب باشد. با این حال سرپرست فروش بودن شغل ساده و کم‌مشغله‌ای نیست. شما نمی‌توانید یک شبه یا صرفا با گذراندن دوره‌های آموزشی خاصی، این شغل را به دست بیاورید. برای تبدیل شدن به یک سوپروایزر موفق باید چند سال تجربه فروش داشته باشید.
در واقع لازمه قطعی این شغل، تجربه قبلی در پوزیشن فروش است. بنابراین احتمال اینکه شما سرپرست فروش جمعی از همکاران قبلی خود باشید؛ بالا می‌رود و همین مسئله می‌تواند چالش ایجاد کند. برای نمونه ممکن است به چشم اعضای تیم فروش، آن‌چنان که باید و شاید مقتدر نباشید و حرفتان برش کافی را نداشته باشد.
از سوی دیگر بعضی از ویژگی‌های لازم برای دستیابی به این شغل، کاملا ذاتی و درونی است و اگر آنها را نداشته باشید باید در خودتان به‌وجود بیاورید. برای نمونه به عنوان یک سرپرست فروش باید قابل اعتماد، وفادار، هم‌دل و مقتدر باشید. علاوه بر اینکه شنونده خوبی هستید باید بتوانید در مواقع لزوم قاطعانه و مصمم برخورد کنید.
انجام بهینه وظایف سرپرست فروش مویرگی با نرم‌افزار فروش مویرگی
در این نوشتار تلاش کردیم شما را با سرپرست فروش، سرپرست فروش مویرگی و همچنین وظایف این دو عنوان آشنا کنیم. اما مدیران و سرپرستان فروش امروزه بدون استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری مناسب نمی‌توانند فعالیت‌ها و اقدمات خود را به درستی پیش ببرند.
نرم افزار پخش مویرگی از جمله راهکارهای نرم‌افزاری است که می‌تواند نقش یک دستیار مناسب را برای مدیران و سرپرستان فروش داشته باشد. به کمک این راهکار می‌توان عملیات پخش مویرگی را از مرحله سفارش‌گیری تا توزیع و وصول مطالبات پوشش دهد.
این راهکار همچنین امکان مدیریت بهتر تخفیف‌ها و پروموشن‌ها را فراهم کرده و از طرفی به کمک آن می‌توان نیروهای فروش و ویزیتورها را به خوبی مدیریت و برای فعالیت‌های آنها اقدام به برنامه‌ریزی کرد.
امیدواریم توانسته باشیم به تمامی سوالات شما پاسخ بدهیم؛ در صورتی که هنوز پرسشی برایتان مطرح است آن را در قسمت نظرات بپرسید تا کارشناسان ما در اولین فرصت پاسخگوی شما عزیزان باشند.