راهنمای مطالعه
حسابداری ابری (Cloud Accounting) از جمله عبارت‌هایی است که این روزها در حوزه مالی بیشتر شنیده می‌شود و معمولا با نام‌های دیگری از جمله حسابداری تحت وب، آنلاین یا حسابداری مبتنی بر اینترنت نیز شناخته می‌شود. هر چند این مفاهیم تفاوت‌هایی نیز با هم دارند.
در حوزه حسابداری هم سال‌هاست برخی شرکت‌های نرم‌افزاری، سیستم‌های حسابداری را بر بستر رایانش ابری ارائه می‌دهند. اما حسابداری ابری چیست و آیا مفهومی متفاوت از شکل سنتی است؟
چه دغدغه‌هایی در این زمینه وجود دارد و شرکت‌های ارائه‌دهنده از چه راهکارهایی برای حل این چالش‌ها استفاده می‌کنند. در این مقاله ضمن پاسخ به این پرسش‌ها، مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار حسابداری ابری را شرح می‌دهیم.
اگرچه اقتصاد جهانی اقدامات جدی برای مهار تاثیر ویروس کرونا در نظر گرفته است اما شواهد نشان می‌دهد بسیاری از مشاغل در حال تغییر اولویت‌های خود هستند. به نظر می‌رسد مهاجرت به خدمات ابری یکی از مهم‌ترین تصمیماتی است که در این شرایط توجه کسبوکارها را به خود جلب کرده است.
برخی معتقدند این تغییرات موقتی است و بعد از پایان بحران کرونا شرایط به حالت عادی برمی‌گردد، اما بسیاری از تحلیل‌ها نشان می‌دهند از این پس کسبوکارها دلایل محکم‌تری برای استفاده از خدمات رایانش ابری خواهند داشت. در ادامه به مهم‌ترین این دلایل می‌پردازیم:
دورکاری بیشتر از قبل رواج خواهد یافت.
مدت‌ها قبل از انتشار ویروس کرونا، گرایش به سمت دورکاری افزایش یافته بود. به عقیده تحلیل‌گران این مدل کاری هزینه و زمان کمتری را به سازمان‌ها تحمیل می‌کند. از طرفی بسیاری از کارکنان برای ایجاد تعادل بین کار و زندگی این روش کاری را ترجیح می‌دهند. کمک به حفظ محیط زیست از دیگر اثرات مثبت دورکاری است. این روش کار در کنار اثرات مثبت، دغدغه‌هایی هم برای کسبوکارها ایجاد می‌کند؛ آیا کارکنان می‌توانند خارج از محل کار به سیستم‌های خود دسترسی داشته باشند؟ آیا امنیت کافی برای حفظ اطلاعات وجود دارد؟ چه زیرساخت‌هایی برای این کار نیاز است؟
با به‌کارگیری نرمافزارهای ابری در هرجایی که حضور دارید، به‌وسیله‌ی یک مرورگر وب می‌توانید به سیستم دسترسی داشته باشید و از هر دستگاهی؛ تلفن هوشمند، تبلت و لپ‌تاب از سیستم استفاده کنید.
تمرکز روی بهره‌وری عملیات افزایش خواهد یافت.
با وجود همه اقداماتی که در حوزه دیجیتال برای مهار تاثیر ویروس انجام می‌شود، اما بر اساس تحلیلی از صندوق بین‌المللی پول در بسیاری از جنبه‌ها شاهد رکود اقتصادی خواهیم بود. در این شرایط تمرکز بر کاهش هزینه‌های عملیاتی نقش پررنگ‌تری ایفا می‌کند. نرمافزارهای یکپارچه بر بستر رایانش ابری، تا حد زیادی از طریق حذف فرایندهای تکراری و حذف هزینه‌های نگهداشت زیرساخت، به کاهش هزینه‌های عملیاتی کمک می‌کند. به این وسیله، سازمان‌ها به جای تمرکز موضوعات مربوط به تامین و نگهداشت زیرساخت‌های فناوری اطلاعات بر موضوعات اصلی کسب و کار تمرکز می‌کنند و روش های بهتری برای بهبود فرایند و کاهش هزینه‌ها می‌یابند.
هزینه‌های عملیاتی نسبت به هزینه‌های سرمایه‌گذاری بیشتر حمایت می‌شوند.
برای هر کسبوکاری که به دنبال به روز کردن فناوری اطلاعات در سازمان است، هزینه‌های عملیاتی (Opex) یا هزینه‌های سرمایه‌گذاری (Capex) دغدغه‌ای آشناست. در سیستم‌های سنتی معمولا هزینه‌های سرمایه‌گذاری مثل هزینه خرید قفل نرم‌افزار و زیرساخت‌های لازم برای آن، افزایش می‌یابد. اما به‌کارگیری سیستم‌های ابری این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند که هزینه‌ها را در بازه‌ی زمانی طولانی‌تری بپردازند. مدل پرداخت هزینه‌ها به شکل حق اشتراک، کمک می‌کند که سازمان تنها به اندازه‌ای که در آن زمان مصرف کرده، پرداخت کند و این موضوع به افزایش نقدینگی سازمان کمک می‌کند. از لحاظ تئوری هرچه مدت زمان پرداخت سرمایه‌گذاری بیشتر شود، سودآوری بیشتر خواهد شد. بنابراین به نظر می‌رسد که استفاده از خدمات ابری در بهبود وضعیت مالی سازمان‌ها اثربخش است.
مهم‌ترین مزایای حسابداری ابری چیست؟
نرم‌افزار حسابداری ابری همان کارکرد‌های سیستم‌های حسابداری سنتی با مزایای بیشتر را در اختیار شما قرار می‌دهد. مزایایی که تنها به وسیله‌ی فناوری‌های آنلاین امکان‌پذیر است.
در به‌کارگیری سیستم‌های حسابداری ابری، سازمان‌ها از سرورهایی که از راه دور میزبانی می‌شوند، استفاده می‌کنند. بنابراین استفاده از این نوع نرمافزارها، کسبوکارها را از تجهیز و نگهداری از زیرساخت بی‌نیاز می‌کند.
حسابداری مبتنی بر اینترنت به ویژه به سازمان‌هایی که پراکندگی جغرافیایی یا شعب متفاوت دارند کمک می‌کند که همه کارکنان به یک نسخه یکپارچه از نرم‌افزار دسترسی داشته باشند. در نتیجه نیازی به دوباره کاری، ثبت اطلاعات در دو جای مختلف یا استفاده از چند سرور برای ارتباط یکپارچه نیست.
مدل‌های پرداخت از دیگر مزایای به‌کارگیری حسابداری ابری برای کسبوکارها است، در این مدل شرکت‌ها به جای هزینه‌های سنگین اولیه به میزان استفاده، حق اشتراک ماهانه یا یک ساله پرداخت می‌کنند.
علاوه بر این با استفاده از حسابداری ابری (Cloud Accounting)، سازمان‌ها بدون نیاز به هزینه‌ی اضافه یا تخصص فنی، همیشه جدیدترین به روزرسانی‌های نرم‌افزار را دریافت می‌کنند.
استفاده از نرم‌افزار حسابداری ابری مزایای دیگری نیز دارد که هر کسبوکاری متناسب با نیازها و انتظارات خود از آنها استفاده می‌کند. با این حال، می‌توان مزایای حسابداری مبتنی بر اینترنت را در موارد زیر خلاصه کرد:
کاهش هزینه‌های مربوط به ایجاد زیرساخت و سخت‌افزار
دسترسی به نرم‌افزار حسابداری ابری از راه دور
تسهیل شرایط دورکاری برای کارکنان خصوصا در پاندمی کرونا
پرداخت هزینه به ازای میزان استفاده
صرفه‌جویی در زمان و تمرکز بر اهداف اصلی کسب‌وکار
امکان اشتراک اطلاعات و داده‌های نرم‌افزار حسابداری ابری با سایر نرمافزارها
کاهش زمان صرف شده برای نگهداری و تجهیز سیستم و اختصاص این زمان بر روی فعالیت‌های اصلی
بروزرسانی خودکار نرم‌افزار حسابداری ابری و عدم نیاز به پرداخت هزینه بیشتر
تفاوت بین نرم‌افزار حسابداری ابری و غیر ابری چیست؟
چندین تفاوت اساسی بین حسابداری ابری با حسابداری غیرابری وجود دارد. اولین تفاوت در میزان انعطاف‌پذیری دسترسی به داده‌های حسابداری است.
برخلاف نرمافزارهای حسابداری سنتی که دسترسی به داده‌های آن تنها به وسیله‌ی چند کامپیوتر درون‌سازمانی ممکن است، در حسابداری ابری می‌توان از هر مکانی و به وسیله‌ی هر دستگاهی که به اینترنت متصل است، به داده‌های حسابداری دسترسی داشت.
در حالت غیر ابری هزینه‌های خرید قفل نرم‌افزار و نگهداری از آن بر عهده شرکت استفاده کننده است که در این صورت معمولا هزینه‌های سنگینی به سازمان تحمیل می‌شود، این در حالی است که در سیستم‌های ابری این هزینه‌ها کاملا حذف می‌شود. به ویژه برای شرکت‌هایی که در حال رشد هستند نیازی به خرید سرورهای سنگین نیست.
آیا حسابداری ابری امن است؟
راهکار‌های حسابداری ابری برای ذخیره اطلاعات مالی به همان اندازه سیستم‌های سنتی و حتی گاهی بیشتر از آن امن هستند. به عنوان مثال، ممکن است رایانه یا لپ‌تاپ شرکت با اطلاعات مالی مهم از دست رفته یا سرقت شود که منجر به درز اطلاعاتی می‌شود.
با این حال، حسابداری مبتنی بر اینترنت هیچ اثری از داده‌های مالی را روی رایانه‌های شرکت باقی نمی‌گذارد، داده‌ها در فضای ابری رمزنگاری‌شده محافظت می‌شود که دسترسی به آنها تنها از طریق رمز عبور منحصربه‌فرد ممکن است.
به اشتراک‌گذاری داده‌ها نیز نگران‌کننده نیست. با حسابداری ابری، دو نفر به راحتی با گذرواژه‌های منحصربه‌فرد خود امکان دسترسی به داده‌های یکسان دارند. در روش‌های سنتی اغلب برای انتقال داده به درایوهای فلش نیاز است که احتمال از دست رفتن یا سرقت آنها وجود دارد.
به عنوان آخرین تفاوت در امنیت داده‌ها، ارائه‌دهندگان خدمات ابری معمولا در دو یا چند مکان سرورهای پشتیبان دارند. در صورت وجود مشکل در شبکه یک سرور، شما هنوز به داده‌های خود دسترسی خواهید داشت.
اطلاعاتی که فقط به شکل درون‌سازمانی نگهداری می‌شوند، ممکن است در اثر بلایای طبیعی تخریب شوند یا آسیب ببینند و هرگز بازیابی نشوند.
حسابداری ابری چگونه می‌تواند به کسب‌وکارهای کوچک و متوسط کمک کند؟
صاحبان کسبوکارها می‌توانند در هر زمانی و از هر جایی به داده‌های خود دسترسی داشته باشند. چنین افرادی همیشه در حال حرکت هستند و به طور فزاینده‌ای از تبلت و تلفن‌های هوشمند برای دسترسی به آخرین داده‌های مالی خود استفاده می‌کنند.
با حسابداری ابری، آنها می‌توانند مانده حساب، فاکتورهای معوقه، وضعیت کلی وجه نقد و موارد دیگر را در تمامی لحظات شبانه‌روز تنها با اتصال به اینترنت مشاهده کنند.
هزینه مالکیت نرمافزارهای حسابداری ابری در مقایسه با نمونه‌های سنتی کمتر است. چیزی برای نصب و نگهداری وجود ندارد و نرم‌افزار بدون دخالت کاربر به طور خودکار به‌روزرسانی می‌شود. این امر منجر به کاهش کلی هزینه‌ها می‌شود و صاحبان کسبوکارها را قادر می‌سازد تا بر فعالیت‌های اصلی کسب‌وکار خود تمرکز کنند.
حسابداری مبتنی بر اینترنت امنیت بالایی ایجاد می‌کند. به طور معمول، کسب‌وکارهای کوچک و متوسط اقدامات امنیتی کمتری برای محافظت از داده‌های مالی خود انجام می‌دهند.
اما نرم‌افزار حسابداری ابری استانداردهای امنیتی بالایی دارد. پشتیبان‌گیری از داده‌ها در فواصل زمانی منظم انجام می‌شود، سرورها برای جستجوی نقاط آسیب‌پذیر همواره بررسی می‌شوند و داده‌ها از طریق اتصال رمزنگاری‌شده منتقل می‌شوند.
امکان اتصال حسابداری آنلاین با سایر نرمافزارها وجود دارد و این موضوع کمک می‌کند کارکنان تیم‌های مختلف بدون نیاز به جلسه‌های یا انتقال اطلاعات، روی یک دیتابیس واحد کار کنند.
راهکاران ابری همکاران سیستم یک نرم افزار تحت وب برای مدیریت فرایندهای سازمان است. این راهکار یک نرم افزار جامع سازمانی شامل شامل سیستم‌های حسابداری ابری، فروش، پخش مویرگی، تدارکات و لجستیک ابری، خرده‌فروشی، هوش تجاری ابری، منابع انسانی و حسابداری مدیریت است. برای دریافت اطلاعات بیشتر درباره‌ی راهکاران ابری؛ سیستم ابری همکاران سیستم کلیک کنید.