اتوماسیون اداری راهکاران

صرفه‌جویی در زمان و هزینه، افزایش صحت و دقت فعالیت‌ها، بهبود بهره‌وری، تسریع در تصمیم‌گیری، سرعت در پاسخگویی به ذی‌نفعان و مواردی از این قبیل از مهم‌ترین مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری برای کسب‌وکارها است.

نرم افزار اتوماسیون اداری معمولا شامل بخش‌ها و کارکردهای متعددی است که از جمله آنها می‌توان به دبیرخانه، ساماندهی و مدیریت جلسات، آرشیو و بایگانی اسناد، آرشیو الکترونیک، ثبت، نگهداری و پیگیری مکاتبات اداری، کارتابل سازمانی اشاره کرد.

روندهای تکامل سیستم اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری مانند بسیاری از سیستم‌ها و راهکارهای سازمانی، به مرور با تعریف نیازهای جدید تکامل یافته‌اند. امروزه سیستم اتوماسیون اداری، صرفا محدود به ثبت و ضبط مکاتبات اداری و داده‌های نوشتاری نیست، بلکه راهکاری است که به کمک آن سازمان‌ها می‌توانند انواع ارتباطات درون و برون‌سازمانی خود را به شکلی بهینه مدیریت کنند. در ادامه به روند تکامل نرم‌ افزار اتوماسیون اداری از گذشته تاکنون اشاره می‌کنیم.

نرم افزار دبیرخانه

 آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین‌شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت.

نرم افزار اتوماسیون اداری

 سیستم اتوماسیون اداری با مفهوم ارجاع الکترونیک نامه‌ها به کارتابل افراد، امکان گردش بدون کاغذ نامه را در سازمان‌ها فراهم کرد. در واقع با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، مکانیزه‌کردن فرایند رسیدگی به مکاتبات، محدود به واحد دبیرخانه یا واحدهای اداری نبود و تمامی بدنه سازمان بسته به نیاز خود می‌توانند از این ویژگی بهره‌مند شوند.

اتوماسیون اداری تحت وب

 در ادامه با پیشرفت تکنولوژی و ارتقاء زیرساخت‌های ارتباطی، نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان مدیریت متمرکز مکاتبات سازمانی را فارغ از محدودیت‌های جغرافیایی فراهم کرد. با کمک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، سازمان‌ها با پراکندگی جغرافیایی بالا می توانند به شکل آنلاین و درلحظه به نامه‌ها و کارتابل خود دسترسی داشته باشند. همچنین با گسترده شدن روند استفاده از گوشی‌های هوشمند و لپ تاپ، نیاز سازمان‌ها برای استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب روی این دستگاه‌ها برجسته‌تر شد. در نهایت با ظهور پاندمی کرونا و لزوم دورکاری پرسنل، سیستم اتوماسیون اداری تحت وب پاسخ‌گوی بخشی از نیازهای ارتباطی سازمان‌ها بود.

مدیریت ارتباطات سازمانی؛ نسخه تکامل یافته اتوماسیون اداری تحت وب

 با تغییر مدل‌ها و فرهنگ کاری سازمان‌ها در سالیان اخیر، فراگیری استفاده از شبکه‌های اجتماعی، افزایش سرعت، چابکی، هوشمندی و یکپارچگی در ارتباطات و بهبود بهره‌وری کسب‌وکار از این طریق، نرم افزار اتوماسیون اداری به تنهایی پاسخ‌گوی این تحولات نبوده و نیاز به بازنگری و ارائه یک راهکار جامع در حوزه ارتباطات سازمانی احساس شد. راهکار مدیریت ارتباطات سازمانی، شکلی تکامل‌یافته از اتوماسیون اداری تحت وب است که تمامی ارتباطات سازمانی را به شکل رسمی و غیررسمی، درون و بیرون سازمان در یک راهکار یکپارچه پوشش می‌دهد.

سیر تحولی راهکارهای ارائه‌شده همکاران سیستم در زمینه اتوماسیون اداری

همکاران سیستم با چندین دهه تجربه در ارائه راهکارهای نرم‌ افزاری، تاکنون چندین محصول متنوع از سیستم اتوماسیون اداری را از سال 1374 متناسب با نیاز روز کسب‌وکاها توسعه داده و به بازار عرضه کرده است. از جمله این راهکارها می‌توان به نرم‌ افزار دبیرخانه، اتوماسیون اداری، اتوماسیون اداری تحت وب و در نهایت راهکار مدیریت ارتباطات سازمانی اشاره کرد.