ERP چیست و چگونه به کسب‌وکار ما کمک می‌کند؟

با بزرگ شدن اندازه شرکت‌ها، پیچیدگی عملیات و فرآیندها افزایش پیدا می‌کند. از طرفی انجام تحلیل‌های دقیق با روش‌های سنتی، دشوار و زمان‌بر است و نتایج بدست آمده از بررسی‌های دستی، به قدر کافی مطمئن و قابل استناد نخواهند بود.

در این شرایط به‌کارگیری یک سیستم ERP برای مدیریت یکپارچه و اتوماتیک فرایندهای سازمان بیش از پیش اهمیت می‌یابد. در این مقاله قصد داریم ERP را تعریف کنیم و به مزایا و ویژگی‌های آن اشاره کنیم.
<

ERP چیست و چه کاربردهایی دارد؟

ERP مخفف عبارت لاتین Enterprise resource planning یا همان سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان است. منابع می‌تواند شامل نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، دارایی و هر آنچه سازمان در اختیار دارد، باشد.

یکی از ویژگی‌های نرم‌افزار ERP این است که بر پایگاه داده اشتراکی استوار است. این پایگاه داده، مجموعه‌ی جامعی از اطلاعات است که هر کسب‌و‌کاری برای مدیریت فرآیندهای اساسی‌اش (از حسابداری و مدیریت مالی تا مدیریت موجودی کالا، تولید، سفارشات و منابع انسانی) به آن نیاز دارد.

با استفاده از چنین داده‌هایی است که سیستم ERP ماژول‌های مختلفی ایجاد و از این طریق، گردش کاری سازمان را خودکار و یکپارچه می‌کند، عملیات را پیگیری و تحلیل می‌کند و در نهایت باعث می‌شود فرآیند تصمیم‌گیری در سازمان سریع‌تر و هوشمندانه‌تر باشد.

ERP یک بسته نرم‌افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان‌نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه‌اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است.

این راه‌حل کاملاً انعطاف‌پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند.

در یک تعریف کلی می‌توان گفت ERP یک راه‌حل نرم‌‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.

در واقع از طریق سیستم ای آر پی در یک سازمان بین واحدهای مختلف منابع انسانی، مالی، اداری، فروش و … یک نوع یکپارچگی اطلاعات ایجاد می‌شود. با توجه به تعاریف فوق می‌توان دریافت مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن یا به عبارت بهتر توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است.

اصلی‌ترین دلایل خرید یک سیستم ERP چیست؟

شرکت‌ها معمولا به این دلیل سراغ سیستم‌های ERP می‌روند که:
1. سیستم فعلی، سهولت مورد انتظار برای مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار را فراهم نمی‌کند. مثلا یک نرم‌افزار حسابداری را تصور کنید که توان پردازش حساب‌هایی با سطوح تفصیلی بیشتر یا متصل کردن آن‌ها به فرایندهای مدیریت موجودی کالا را ندارد.

2. با رشد کسب‌وکار شرکت، لزوم به‌کارگیری سیستمی که نیاز کمتری به دخالت مستقیم نیروی انسانی داشته باشد پررنگ‌تر می‌شود. در نتیجه اعضای تیم می‌توانند زمان کمتری صرف کارهایی مانند پاسخگویی به پرسش‌های مشتریان کرده و زمان بیشتری صرف رسیدگی به شکایت‌های جدی‌‌تر مشتریان کنند.

سه مزیت اصلی سیستم‌های ERP چیست؟

اما مزایای ERP چیست و چه سودی برای کسب‌وکارها دارد؟ این مزایا را می‌توان در سه دسته کلی تقسیم بندی کرد: اثرات مستقیم و غیرمستقیم آن بر صرفه‌جویی در هزینه‌ها، فرصت‌های افزایش درآمد و بهبود اثربخشی کسب‌و‌کار.

استفاده از سیستم ERP به کاهش مستقیم و غیرمستقیم هزینه‌ها می‌انجامد.

نرم‌افزار ERP از چند طریق باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود. این سیستم‌ها می‌توانند با اتوماتیک‌سازی و ساده کردن برخی فرآیندهای پیچیده‌ی کسب‌وکار، از زمان زیادی که صرف انجام کارهای ابتدایی و دم‌دستی می‌شود، صرفه‌جویی کنند.

سیستم‌های ERP همچنین کمک می‌کنند تا فرآیندهای اضافه‌ای که ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند، حذف شوند؛ عملکرد بخش‌های مختلف کسب‌وکار یکپارچه شود و آگاهی پرسنل و توانمندی آن‌ها برای انطباق بهتر با شرایط افزایش یابد. این ابزارهای برنامه‌‌‌ریزی، با پشتیبانی از فرآیندهای استاندارد و تکرارپذیر، می‌توانند باعث بهبود کیفیت و کاهش اتلاف زمان شوند.

با جایگزین کردن چندین نرم‌افزار با یک نرم‌افزار واحد، تعداد ارتباطاتی که باید با شرکت‌های سرویس‌دهنده داشت، کاهش می‌یابد و این امر در نهایت باعث کاهش هزینه‌های خرید لایسنس، یکپارچه‌سازی‌های مورد نیاز، مدیریت برنامه‌های کاربردی و کاهش نیاز به آموزش پرنسل برای کار با روش‌ها و نرم‌افزارهای مختلف می‌شود.

با انتخاب یک سیستم ابری سرویس‌دهنده وظیفه تجهیز و مدیریت زیرساخت‌ها، بهینه‌سازی و به‌روزرسانی سیستم را برعهده دارد، این امر کمک می‌کند مسئولیت‌های پرسنل بخش IT شرکت کاهش یابد.

باعث خلق فرصت‌های افزایش درآمد می‌شود

سیستم‌های ERP با فراهم کردن زمینه‌ای برای اطمینان از موجودی کافی برای پاسخ به تقاضای مشتریان و بهبود تجربه آن‌ها، احتمال تعامل مجدد هر مشتری با کسب‌و‌کار را افزایش داده و باعث رشد فروش می‌شوند. به کمک ERP، تیم‌های مختلف می‌توانند با سرعت بیشتری پاسخگوی درخواست‌های مشتریان باشند.

دقت پردازش سفارش‌ها و زمان تحویل آن به مشتری بهبود یافته و با ایجاد گزینه‌هایی برای اتوماتیک شدن هرچه بیشتر کارها، مشتریان را قادر می‌سازد تا هر زمانی که آمادگی لازم را داشتند، خرید کنند.

سیستم‌ ERP با داشتن پایگاه داده‌ای مرکزی برای ذخیره تمامی داده‌های مالی شرکت، مدیران را در شناسایی سود‌آور‌ترین محصولات و خدمات کسب‌وکار، بهبود جریان نقدینگی و پیش‌بینی تقاضای مشتریان یاری می‌کنند.

نرم‌افزار ERP به افزایش اثربخشی کسب‌وکار کمک می‌کند

از مزایای سیستم‌ ERP، بهبود اثربخشی کسب‌وکار از طریق تسهیل و تسریع همکاری بخش‌های مختلف، مشخص کردن بهترین روش‌های انجام هر کار، ایجاد اتوماسیون بر مبنای آن و فراهم کردن داده‌های در لحظه از عملکرد شرکت به جای جمع‌آوری دستی داده‌ها از تیم‌های مختلف است.

ERP چیست؟

این سیستم‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا داغ‌ترین فرصت‌ها را شناسایی کنند و از آنها در تعیین استراتژی‌ها و اتخاذ تصمیم‌ها استفاده کنند. به کمک ERP، تیم‌ها می‌توانند به جای جمع‌آوری دستی داده‌ها از منابع مختلفی که قدمت و دقت متفاوتی دارند، داده‌های مشابه را با یکدیگر به اشتراک گذارند.

هر سیستم ERP به محض پیاده‌سازی باید بتواند به بستری برای رشد و تحول کسب‌و‌کار تبدیل شود و پیشنهادهای جدیدی برای ورود سریع و آسان به بازارهای جدید ارائه کند.

ویژگی‌های عمومی نرم‌افزارهای ERP چیست؟

بیشتر سیستم‌های ERP ساختاری ماژولار دارند؛ چنین ساختاری کسب‌و‌کارها را قادر می‌کند تا کار را با ماژول‌های کلیدی آغاز کنند و سپس با افزایش آمادگی، عملکرد خود را توسعه دهند و یا ماژول‌های خاصی که با نیازها و مشخصات صنعت و کسب‌وکارشان تناسب بیشتری دارد به سیستم خود اضافه کنند.

سیستم‌های ERP، علاوه بر داشتن یک پایگاه داده اصلی، ویژگی‌ها و ابزارهای مختلفی را برای حسابداری و مدیریت مالی، تدارکات، کنترل زنجیره تامین، مدیریت تولید، مدیریت ارتباط با مشتریان، مدیریت سفارشات و تامین و ارسال سفارشات در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهند.

این ابزارها محدود به موارد فوق نیستند و این سیستم‌های پیشرفته‌ی برنامه‌ریزی پیشنهاد‌های مکملی در زمینه‌های تجارت الکترونیک، اتوماسیون خدمات حرفه‌ای و مدیریت منابع انسانی نیز به کسب‌و‌کارها ارائه می‌دهند. سیستم‌های ERP می‌توانند به قابلیت‌هایی برای تحلیل کسب‌و‌کار، هوش تجاری، یکپارچه‌سازی و اتوماسیون گردش کارها مجهز باشند و داشبورد‌هایی برای دسترسی و کنترل ساده‌تر در اختیار مدیران قرار دهند.

چگونه سیستم ERP مناسبی انتخاب کنیم؟

برای آنکه بتوانید نرم‌افزار ERP مناسبی انتخاب کنید، پیش از هر چیز اهداف و انتظارات‌تان را مشخص کنید. البته برای انتخاب و پیاده‌سازی یک سیستم ERP مناسب، بهتر است تمامی کسانی را که در استفاده از سیستم سهیم‌اند و از آن منتفع می‌شوند (و یا در صورت بروز هرگونه مشکلی در سیستم، آسیب می‌بینند)، مشارکت داده شوند.

اگر با سیستم ERP آشنایی کافی ندارید، از شرکت‌های ارائه‌دهنده این خدمات بخواهید تا اطلاعات کافی در اختیارتان بگذارند. برای این کار کافی است برای سرویس‌دهنده توضیح دهید که به دنبال چه چیزی هستید و دریابید که آن‌ها چه خدماتی می‌توانند در اختیار شما قرار دهند.

در صورت تمایل، برای ارزیابی بهتر گزینه‌های موجود و تدوین درخواستی دقیق برای ارائه به سرویس‌دهنده، می‌توانید از مشاوران و متخصصان این حوزه کمک بگیرید.

در فرآیند انتخاب سرویس‌دهنده از میان مجموعه شرکت‌های ارائه‌دهنده ERP، می‌توانید چک لیستی درست کنید و جزییات خواسته‌هایتان درباره مسائلی همچون پشتیبانی فنی، فرآیندهای حل مشکل و هزینه‌ها را مشخص کنید. در ادامه به مواردی اشاره شده است:

بازه زمانی: پیاده‌سازی سیستم ERP چه مدت زمان طول خواهد کشید؟ برنامه زمان‌بندی دقیق این مرحله به چه صورت است؟ در مراحل پیاده‌سازی، چه منابعی باید فراهم شود؟ اختلالات عملکردی محدود به چه مواردی هستند و در چه صورت ممکن است با چنین اختلالاتی مواجه شویم؟

شخصی‌سازی: تا چه میزان می‌توان سیستم را مطابق نیازها شخصی‌سازی کرد؟ انجام چنین شخصی‌سازی‌هایی چه زمانی ضروری است و چه زمانی می‌توان از ماژول‌ها، گزارش‌ها یا دیگر منابعی که در حال حاضر موجوداند و سرویس‌دهنده برای صنعت و کسب‌وکارهای مشابه ایجاد کرده استفاده کرد؟

مدیریت پروژه: سرویس‌دهنده چگونه قرار است این پروژه را مدیریت کند؟ آیا فرد مشخصی رابط با آن شرکت خواهد بود؟ کدام اعضای تیم در فرآیند پیاده‌سازی این سیستم مشارکت خواهند داشت؟ سرویس‌دهنده چگونه در پیگیری و ردیابی روند پیشرفت پروژه کمک خواهد کرد؟ در صورت وجود مشکل چه کسی و در چه بازه زمانی پاسخگو است؟

کاربردپذیری: تطبیق پذیری کاربران یکی از اساسی‌ترین قسمت‌های اجرای موفقیت‌آمیز یک سیستم ERP است. برای اینکه بتوان از برآورده شدن این شرط مطمئن شد، باید مشخص شود که کار با این سیستم تا چه اندازه برای کاربران نقش‌های مختلف، آسان و قابل درک است.

هزینه‌های اشتراک: در توافقات اشتراک استفاده از این سیستم، ساختار هزینه‌های در نظر گرفته شده به چه شکل است؟ کدام هزینه‌ها را باید پیش‌پرداخت کرد و کدام هزینه‌ها در قالب پرداخت‌های ماهیانه انجام می‌شوند؟ رویکرد در نظرگرفته شده در بندهای قرارداد برای مواردی که نیاز به تغییر این هزینه‌ها باشد چگونه است؟ (مثلا افزایش مصرف یا …)

هزینه‌های پروژه: آیا فرآیند پیاده‌سازی سیستم، مستلزم پرداخت هزینه‌های اضافی است؟ چه زمانی ممکن است هزینه‌‌‌های اضافه دیگری برای مشتریان لحاظ شود؟ کدام بخش‌های پروزه مستلزم توجه و اقدام از سوی شرکت است؟

انتقال داده‌ها: در مورد انتقال داده‌های موجود چه چیزهایی باید بدانیم؟ آیا سازمان وظیفه دارد همراه شرکت سرویس‌دهنده، به بررسی و حل پیچیدگی‌های انتقال داده‌ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید، پاکسازی داده‌ها، حذف اضافات و داده‌های منقضی شده و … بپردازد؟

به‌روزرسانی و نگهداری: چنانچه پس از پیاده‌سازی ERP، نیاز به ایجاد تغییری بود، باید چه کرد؟ فرآیند اضافه کردن ویژگی‌های جدید، تغییر تعداد کاربران، شخصی‌سازی گزارش‌ها و تغییراتی از این دست به چه صورت است؟ چه تغییراتی را توسط پرسنل شرکت می‌توان اعمال کرد. برای اعمال چه نوع تغییراتی باید از شرکت‌های سرویس‌دهنده، مشاوران و برنامه‌نویسان کمک گرفت؟

انعطاف‌پذیری پلتفرم: آیا شرکت سرویس‌دهنده، ابزارهایی برای شخصی‌سازی بیشتر سیستم در اختیار شرکت قرار خواهد داد؟ آیا برنامه‌های کاربردی از پیش ساخته شده‌ای وجود دارند که بتوان با استفاده از آن، امکانات جدیدی به سیستم اضافه کرد؟

آموزش: سرویس‌دهنده امکان برخورداری از چه نوع آموزش‌هایی را شامل آموزش‌های حضوری، آموزش از راه دور و یا در اختیار دادن منابع آموزشی مختلف برای شرکت فراهم خواهد کرد؟ دریافت چنین آموزش‌هایی رایگان است یا باید بابت آنها هزینه‌ای اضافی پرداخت شود؟ این آموزش‌ها هر چند‌وقت یکبار به‌روز می‌شوند و تا چه میزان پیشرفته خواهند بود؟

جمع‌بندی
سازمان‌های ایرانی چند سالی است که تمایل بیشتری برای استفاده از مزایای ERP در کسب‌وکار خود دارند. راهکاران؛ ERP بومی همکاران سیستم است که با پوشش وجوه مختلف کسب‌وکار و ارائه اطلاعات درست و به‌موقع، سازمان‌ها را در تصمیم‌گیری صحیح برای افزایش بهره‌وری، کارایی و در نتیجه سودآوری یاری می‌کند.

ارائه نرم‌افزار راهکاران بر بستر ابر؛ راهکاران ابری همکاران سیستم به کسب‌وکارهای متوسط این امکان را می‌دهد که با هزینه به‌صرفه از یک سیستم ERP حرفه‌ای برای مدیریت همه فرایندهای سازمان استفاده کنند.

منبع

netsuite