سازمان‌ها و شرکت‌ها برای هماهنگ‌سازی منابع انسانی، مالی، عملیاتی و تولیدی خود نیازمند راهکاری یکپارچه هستند که بتواند تمام بخش‌ها را در قالب یک سیستم منسجم مدیریت کند. نرم افزار ERP با هدف بهینه‌سازی فرآیندها، حذف فعالیت‌های تکراری و ایجاد دیدگاه جامع نسبت به عملکرد سازمانی طراحی شده است. شناخت دقیق مزایای ERP می‌تواند به مدیران کمک کند تا تصمیمی راهبردی در مسیر تحول دیجیتال اتخاذ کنند. از جمله مزایای نرم افزار ERP می‌توان به افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌های عملیاتی، تسهیل تصمیم‌گیری مبتنی بر داده و ارتقای هماهنگی میان واحدهای مختلف سازمان اشاره کرد. این مزایا نقش مهمی در افزایش چابکی سازمان و توانمندی آن در پاسخگویی به تغییرات محیطی دارند.
مزایای ERP تنها به اتوماسیون فعالیت‌ها محدود نمی‌شود؛ این راهکار، زیرساختی برای تصمیم‌گیری هوشمند، بهبود بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتریان فراهم می‌کند. بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌هایی که به دنبال افزایش بهره‌وری عملیاتی و حذف گلوگاه‌های فرآیندی هستند، با شناخت مزایای نرم افزار ERP به این نتیجه رسیده‌اند که پیاده‌سازی یک سیستم ERP قوی، گام ضروری در مسیر تحول دیجیتال و ارتقای عملکرد سازمانی است.
در این مقاله، به بررسی مهم‌ترین مزایای ERP در سازمان‌ها می‌پردازیم و نشان می‌دهیم که چگونه این نرم افزار می‌تواند بستری برای رشد پایدار، تطبیق‌پذیری سریع با تغییرات و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده فراهم آورد.
ویژگی‌های راهکار ERP
شناخت ERP و ویژگی‌های آن می‌تواند بخشی از مزایای استفاده از این راهکار را تشریح نماید. انتخاب بهترین نرم افزار ERP می‌تواند تاثیر قابل‌توجهی در بهره‌وری و یکپارچگی فرآیندهای سازمان داشته باشد. از ویژگی‌های مهم راهکار برنامه‌ریزی منابع سازمان می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- پوشش فرآیندهای سازمان: سیستم‌های ERP باید وظایف سازمانی مختلفی را پشتیبانی کنند و متناسب با طیف وسیعی از سازمان‌ها مورد استفاده قرار گیرند.
- استفاده از تجارب موفق: مجموعه‌ای از تجارب موفق استفاده شده در جهان در این نرم افزارها گردآوری می‌شوند. این تجارب در هر بار پیاده سازی، بطور کامل در اختیار مشتری قرار می‌گیرند، با شرایط خاص مشتری متناسب‌سازی می‌شوند و تجارب حاصل از مشتریان جدید نیز در نرم افزار پیاده سازی شده و مجددا در اختیار کلیه مشتریان قرار می گیرد که تجربه بی نظیری از کارآمدی و اثربخشی را در اختیار سازمان‌ها قرار خواهد داد.
- انعطاف پذیری: راهکارهای ERP قادر هستند خود را با تغییرات سازمانی و نیازهای روزافزون کسب و کارهای جدید منطبق کنند.. در حقیقت امکاناتی که این راهکار برای سفارشی سازی و شخصی سازی سیستم در اختیار سازمان ها قرار داده است، منجر به انعطاف فوق‌العاده‌ای در پاسخگویی به نیاز انواع صنایع شده است.
- ماژولار بودن: راهکار ERP بر خلاف نرم افزارهای سنتی، به گونه‌ای طراحی می‌گردد که هر جزء آن، قادر به انجام وظایف بصورت مستقل باشد و در صورتی که تغییری در یک جزء ایجاد گردید، بقیه اجزاء دچار تغییر یا اشکال جدی نشوند.
- یکپارچگی پایگاه داده: بخش‌های مختلف سازمان از یک پایگاه داده به صورت یکپارچه استفاده می‌کنند و گسستگی بین داده‌ها وجود نداشته و داده ها بصورت تکراری و زائد نیز ثبت نمی شوند.
- ارتباط با بیرون سازمان: این راهکار قادر است تعامل مستقیمی را با افراد بیرون سازمان مانند مشتریان و تامین‌کنندگان ایجاد کند. آنها می‌توانند با دسترسی مستقیم به نرم افزار، علاوه بر دریافت گزارش‌ها و اطلاعات مورد نیاز، عملیات خود را با سازمان نیز انجام دهند. حتی در شکل پیشرفته تر آن ممکن است نرم افزار به صورت آنلاین با پایگاه داده سازمان‌های دیگر و سایر شرکای تجاری از جمله تامین کنندگان و مشتریان متصل گردد و ارتباطی به روز و مطمئن میان عناصر زنجیره تامین کالا و خدمت ایجاد نماید.
علاوه بر این ویژگی‌ها، می‌توان به عواملی همچون کاهش حجم فعالیت‌های روزمره، حذف دوباره‌کاری و بهینه‌سازی استفاده از منابع، محیط کاربرپسند و توانمند، انعطاف‌پذیری در انطباق با قوانین کشورها (در زمینه‌های مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات) و دسترسی آسان و سریع به گزارش‌های یکپارچه سیستمی اشاره کرد.
بررسی مزایای نرم افزار ERP
پیاده‌سازی نرم افزار ERP منجر به بهینه‌سازی و ایجاد تغییراتی می شود که فراتر از بهبود موقعیت فعلی سازمان است و هدف اصلی آن، تأمین نیازهای دراز مدت و راهبردی سازمان و توانمند نمودن آن در حوزه‌های مختلف کسب و کار است. در ادامه به طور اجمالی به مزایای عمده استقرار نرم افزار ERP می پردازیم:
حوزه استراتژیک
راهکار ERP می تواند در حوزه استراتژیک، تغییرات عمده ای ایجاد کند. با تغییر نگرش سازمان از نگاه جزیره‌ای به نگرش سیستمی و فرآیندمحور، روابط میان واحدها بهبود یافته و با افزایش هماهنگی در تولید محصول ، خدمت رسانی کیفی، تهیه گزارشات مالی به موقع و دقیق و افزایش میزان فروش و سودآوری، ارزش افزوده بیشتری در طولانی مدت نصیب سازمان خواهد شد. در واقع راهکار ERP با ایجاد استانداردها و فرآیندهای یکنواخت و کارآمد، توان سازمان در کنترل فرآیندها را بهبود می‌بخشد و استفاده از یک پایگاه داده متمرکز و یکپارچه نیز سبب صرفه جویی در زمان و هزینه و افزایش کارایی و اثربخشی فعالیت‌های سازمان و گزارش‌گری مدیریتی می‌گردد.
همچنین استفاده از راهکار ERP سبب بهبود زیرساخت‌ها و ایجاد توانایی جهت هماهنگی با تغییرات بیرونی می‌شود. این مزیت برای ورود به دنیای تجارت الکترونیک و به کارگیری وب و اینترنت جهت تسهیل امور و استفاده از دنیای مجازی، امری ضروری و اجتناب ناپذیر است. سازمان‌ها می‌توانند با به کارگیری سیستم ERP صاحب مزایای رقابتی شوند که بدون استفاده از آن، تقریبا غیر ممکن به نظر می رسند. شکل زیر دستاوردها و مزایای استفاده از نرم افزار ERP را در حوزه استراتژیک ارائه می‌کند.
حوزه عملیاتی
راهکار ERP این امکان را ایجاد می‌کند تا اطلاعات بر مبنای گردش بهینه فعالیت‌ها در واحدهای کسب‌وکار به جریان درآمده و مبنایی یکسان برای گزارش‌های مدیریتی و قانونی فراهم گردد. از این طریق امکان جلوگیری از ایجاد مغایرت در اطلاعات واحدهای مختلف نیز امکان‌پذیر می‌گردد. همچنین با یکپارچه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار و پوشش نیازهای واحدهای عملیاتی و غیرعملیاتی سازمان، افزایش کارایی واحدها و فرآیندهای کاری محرز و مشخص می‌گردد. برای درک بهتر عملکرد این سیستم‌ها، آشنایی با مفهوم ERP چیست می‌تواند نقطه شروع مناسبی باشد. در واقع با به‌کارگیری راهکار ERP، در هر زمان امکان به‌روزرسانی اطلاعات وجود دارد که سبب افزایش کیفیت و سرعت گزارش‌گری و تصمیم‌گیری می‌شود.
راهکار ERP با بهینه سازی فرآیند سفارش دهی و تولید محصول، باعث کاهش موجودی مواد اولیه در جریان ساخت می‌گردد و همچنین موجب کاهش حجم کالای ساخته شده در انبارها می‌شود. در حقیقت راهکار ERP قادر است تا زنجیره تامین و عرضه محصول را مدیریت و بهینه سازی نماید. از زمان دریافت سفارش از مشتری و مواد اولیه از تامین کننده تا تحویل محصول به مشتری و دریافت وجه آن، کلیه اطلاعات بطور یکپارچه در سیستم ERP قابل ثبت و پیگیری می باشند. سازمان ها قادر هستند تا به راحتی سفارشات، فروش و پخش محصولات و خدمات خود را ردیابی کرده و هماهنگی لازم بین بخش ها و واحدهای مختلف را ایجاد نمایند.
با استفاده از سیستم، تعاملات میان مشتریان، تامین کنندگان و پیمانکاران افزایش می یابد. راهکار ERP می تواند ارتباط یکپارچه و دقیقی را با سیستم های اطلاعاتی خارج از سازمان (مانند بورس، بانک ها، وزارت خانه ها، سازمان های مالیاتی و بیمه ای و همچنین نهادهای مرتبط با آنها) برقرار نماید و پاسخگویی سریعتری را به نیازهای داخلی و خارجی سازمان به صورت لحظه ای فراهم آورد.
پیاده‌سازی راهکار ERP در حوزه عملیاتی، موجب تسریع در انجام صحیح فعالیت‌ها و کاهش دوباره‌کاری‌ها می‌شود. کاهش هزینه‌ها در پردازش اطلاعات، خرید، فروش، پشتیبانی ، تدارکات و دوره‌های نگهداری تجهیزات نیز از اثرات مستقیم استفاده از این سیستم ها هستند. از یک سو کاهش هزینه و از سوی دیگر کاهش زمان تحویل/ توزیع کالا و انبارداری و ثبت اطلاعات مالی، سبب افزایش راندمان کاری کارکنان و به تبع آن افزایش راندمان سازمانی خواهد شد.
حوزه فنی
راهکار ERP با ایجاد استانداردها و فرآیندهای یکنواخت، توان سازمان در کنترل فرآیندها را بهبود می‌بخشد. به عبارت دیگر، سازمان‌ها با بکارگیری ERP، اطلاعات را با سرعت و دقت بیشتری دریافت می کنند.
فناوری‌های مورد استفاده در ERP های نوین،در عین اینکه امنیت را به نحو موثرتری برقرار می‌کنند، امکان تعامل این نرم افزارها با دیگر نرم افزارهای درون و بیرون سازمانی را نیز به سهولت امکان پذیر می‌سازند . حفظ و ارتقاء امنیت تبادل اطلاعات در بستر زیرساخت‌های شبکه‌ای، نیازمند استفاده از فناوری‌های کارآمد و به روز است که در راهکارهای ERP نوین به خدمت گرفته می‌شوند.
راهکار ERP امکاناتی را فراهم می‌آورد تا نرم افزارهای دارای ارزش افزوده بالا (همچون نرم افزارهای حوزه هوشمندی کسب و کار) نیز قادر به نصب و راه اندازی در کنار ERP و استفاده از داده‌های یکپارچه این سیستم باشند. همچنین، امکان توسعه و اضافه کردن محدود افزونه‌هایی جدید به نرم افزار اصلی نیز از طریق راهکار ERP ممکن است.
ویژگی یکپارچگی ذاتی ماژول‌های ERP، سبب کاهش میزان آموزش مورد نیاز برای کار با سیستم و مدیریت سازمان می‌شود.
راهکاران، راهکار ERP همکاران سیستم
راهکاران همکاران سیستم، راهکاری جدید است که مبتنی بر ERP تولید شده و با پوشش دادن ویژگی‌های یک ERP استاندارد و به روز، ارتباط مناسبی را بین اطلاعات واحدهای مختلف سازمان ایجاد کرده و اطلاعاتی یکپارچه و منسجم برای تصمیم‌گیری اثر بخش را در اختیار سازمان قرار میدهد. راهکاران به شما امکان اتوماتیک کردن فرایندهای کسب و کار را میدهد. بسیاری از فعالیت‌های پایه‌ای کسب‌وکار در این راهکار پیاده‌سازی شده است و شما می‌توانید علاوه بر فرایندهای از پیش تعریف شده‌ای که در سیستم قرار گرفته‌اند، فرایندهای جدید خود را ایجاد و یا فرآیندهای موجود را تغییر دهید. در راهکاران همکاران سیستم ، پارامترهای فراوانی طراحی شده است که با تغییر آنها مشتریان می‌توانند نرم افزار را آن‌طور که خودشان نیاز دارند، تنظیم و پیکربندی کنند. علاوه برآن، امکان متناسب‌سازی نیز در این راهکار پیش بینی شده است. راهکاران بصورت کاملا تحت وب طراحی شده است و از به روزترین فناوری های توسعه نرم افزار بهره می‌برد.
گردآوری و تالیف: ستاد مدیریت محصول – همکاران سیستم