نرم افزار مدیریت مکاتبات
در تشکیلات اداری انواع مکاتبات از قبیل نامه، بخشنامه، گزارش، برگه (فرم) و صورتجلسه به دلیل دقت و ماندگاری به عنوان رسمی‌ترین، قانونی‌ترین و معتبرترین شکل ارتباط مورد استفاده قرار می‌گیرد.
امروزه نقش مکاتبات اداری در پیشبرد امور سازمان‌ها بر کسی پوشیده نیست تا جایی که می‌توان ادعا کرد که هیچ سازمانی جزء از طریق مکاتبات نمی‌تواند با سایر سازمان‌ها و موسسات ارتباط کاری موثر برقرار کند.
ماژول مدیریت مکاتبات، با امکاناتی از قبیل ثبت و نگهداری انواع نامه‌های اداری و سوابق آنها، توزیع و ارجاع نامه‌ها درون کارتابل افراد، ردگیری مکاتبات و چرخه آنها درون سازمان، بایگانی و بازیابی نامه‌ها، نیازهای انواع سازمان‌های دولتی و خصوصی را در صنایع مختلف در حوزه مدیریت ارتباطات رسمی درون و برون سازمانی پوشش می‌دهد.
منافع و مزایا
- کنترل و ردگیری مکاتبات از لحظه ایجاد یا ورود به سازمان تا بایگانی آنها
- کاهش مدت زمان پاسخگویی به مکاتبات
- جستجوی آسان و سریع و دسترسی به نامه‌ها، مکاتبات و سوابق آنها
- پیگیری آسان فعالیت‌ها و دسترسی به چرخه مکاتبات در سازمان
- کاهش زمان انجام کارهای تکراری و بهینه‌سازی فرایندهای اداری
- محیط کاری یکپارچه برای کارمندان
امکانات و ابزارها
نامه
- قابلیت ثبت نامه‌های وارده، صادره و داخلی و مشاهده فهرست نامه‌ها و جستجو روی فیلدهای اطلاعاتی آنافزودن انواع پیوست به نامه
- تعریف انواع روش‌های شماره‌گذاری
- افزودن انواع پیوست به نامه
- چاپ متن نامه با / بدون تصویر امضا و با / بدون هامش
- ایجاد محتوای نامه با استفاده از نرم‌افزار word کلاینت
- هامش‌گذاری با قلم نوری روی متن نامه
- ثبت شماره نامه و تاریخ نامه سفارشی
- رزرو شماره نامه
- نگهداری تاریخچه تغییرات متن نامه در صورت ویرایش متن توسط کاربران
- امکان ثبت مقابل و ثبت سوابق نامه و نگهداری زنجیره ارتباط نامه‌ها
- تعریف جستجوهای پرتکرار
- نشان‌دار کردن نامه‌ها برای سهولت در مراجعات بعدی
- تایید و امضای نامه، درج تصویر امضاء روی نامه و پشتیبانی از نامه‌های چند امضایی
- دریافت نامه و همچنین توزیع آن از طریق پروتکل ECE
- تعریف سازمانده و پرونده‌های بایگانی به شکل درختی و قرار دادن نامه‌ها در بایگانی
- امکان ثبت رسید نامه
پویش
- پویش اسناد، ورود، مدیریت و ویرایش آنها در سیستم و نهایتا تبدیل آنها به نامه.
- به اشتراک‌گذاری اسکنر بین چند کاربر و استفاده از آن تحت شبکه
- قفل کردن اسکنر جهت امنیت هنگام اسکن کردن
- تبدیل کردن پویش به نامه و مشاهده همزمان متن نامه در حین ورود مشخصات نامه
دورنویس
- دریافت دورنویس‌های سازمان در سیستم، مدیریت و تبدیل آنها به نامه، امکان توزیع نامه‌ها به سایر سیستم‌ها از طریق دورنویس
- کارتابل دورنویس برای مدیریت دورنویس‌های ارسالی و دریافتی
- اشتراک‌گذاری یک مرکز دورنویس بین چند نفر
- رهگیری دورنویس‌های ارسالی از داخل کارتابل دورنویس و مشاهده وضعیت آنها
اطلاعات پایه
- امکان مدیریت لیست انواع مخاطبین در عین یکپارچگی با اشخاص و شرکت‌های راهکاران
- استفاده از ساختار سازمانی سرمایه انسانی راهکاران
- استفاده از اطلاعات کارمند در کارگزینی مانند تصویر و امضا و…
- امکان تعریف الگوهای نامه مورد استفاده در سازمان جهت سهولت و ایجاد وحدت رویه در تولید نامه‌ها
- امکان تعریف نمایندگان سازمان‌های طرف مکاتبه در مخاطبین و مشخص شدن سمت افراد مخاطب در سازمان خود
پیام
- ارجاع کار جدید با استفاده از پیام همراه با امکان افرودن فایل
- امکان تهیه پیش‌نویس پیام و ذخیره آن
- ارجاع نامه به کارتابل گیرنده/رونوشت گیرنده
کارتابل
- کارتابل یکپارچه کارمند در برگیرنده تمامی کارتابل‌ها و امکان مدیریت انواع مختلف کارها در یک صفحه
- مشاهده اطلاعات مکاتبه دریافتی و ارجاعات آن در نمایشگر مخصوص در کارتابل
- ارسال به دیگری و پاسخ به مکاتبات دریافتی از کارتابل
- مدیریت پرونده‌ها شامل ایجاد، حذف و ویرایش زیرپوشه در کارتابل و انتقال دستی ارجاعات به پرونده دلخواه
- خاتمه ارجاع در کارتابل و انتقال آن به پرونده خاتمه یافته‌ها
- تغییر وضعیت ارجاع دریافتی
- اطلاع از مشاهده ارجاع ارسالی به گیرندگان
- مشاهده چرخه ارجاع و چرخه نامه
- قرار دادن یادداشت شخصی روی ارجاعات
- انتقال کارتابل از فردی به فرد دیگر
- مشاهده کارتابل ایمیل سازمانی
- مشاهده کارتابل و انجام عملیات روی نامه‌ها از طریق موبایل