با افزایش پیچیدگی و پیشرفت تکنولوژی، فرایندکاوی به یک راه‌حل حیاتی برای سازمان‌ها تبدیل شده است. فرایندکاوی به شما کمک می‌کند تا تنگناها را شناسایی کرده و در جهت بهبود فرایند گام بردارید. رهبران کسبوکارها و تحلیلگران باید قبل از انتخاب ابزار، ابتدا مفهوم فرایندکاوی را به‌خوبی درک کرده باشند. برای درک بهتر فرایندکاوی و نحوه پیاده‌سازی آن در سازمان در این مقاله با ما همراه باشید.
تعریف فرایندکاوی
فرایندکاوی که با عنوان فرایندکاوی کسبوکار نیز شناخته می‌شود، نوعی فناوری و روشی تحلیلی برای به دست آوردن هوش فرایند است تا بتوان درک مبتنی بر داده از فرایندهای یک شرکت را توسعه داد. فرایند کاوی از حوزه داده‌کاوی استخراج شده است که اصطلاحی قدیمی برای علم داده است. به عبارت دیگر، فرایندکاوی وضعیت فعلی «فرایندهای واقعی»، نه «فرایندهای ایده‌آل» را پیدا کرده و بر آنها نظارت می‌کند.
مهم‌ترین ویژگی فرایندکاوی، استفاده از داده‌های واقعی و نهادینه شده از سیستم‌های اطلاعاتی سازمانی مانند ERP، CRM و سایر سیستم‌های فرایندی است. این داده‌ها عمدتاً از event log به دست می‌آیند و شامل اطلاعاتی مانند زمان شروع و پایان فعالیت‌ها، وضعیت آنها، اطلاعات مرتبط با منابع انسانی و دیگر جزئیات فرایندی است. لاگ‌های سیستم عامل (Event Logs) حاوی اطلاعات حساس و حیاتی از تمامی رویدادهای مربوط به برنامه‌های کاربردی، سرویس‌ها و سیستم عامل هستند.
فرایند کاوی بر دیدگاه‌های مختلفی تمرکز دارد که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- دیدگاه کنترل-جریان: این دیدگاه درباره ترتیب انجام فعالیت‌ها در یک سازمان است و در اینجا هدف، یافتن مسیر بهینه برای انجام یک فرایند است.
- دیدگاه سازمانی: این دیدگاه منابع موجود در یک فرایند، مانند نقش‌ها، دپارتمان‌ها و غیره را هدف قرار می‌دهد. هدف کلی دیدگاه سازمانی آن است که یک ساختار بهینه برای واحدهای سازمانی ایجاد شود.
- دیدگاه زمانی: که بر زمان و فراوانی event log تمرکز دارد.
- دیدگاه موردی: بر ویژگی‌هایی تمرکز دارد که در برخی موارد ذاتی هستند و جزئی از ماهیت آنها به شمار می‌روند. تحلیل بیشتر، دید بهتری درباره روابط و وابستگی‌های پنهای بین این ویژگی‌ها به شما داده و درک عمیق‌تری از مشکلات و دلایل آنها ارائه می‌دهد.
فرایندکاوی برای سازمان‌ها، در هر سایز و صنعتی که باشند، مفید است. چون فرایندکاوی را می‌توان برای هر جریان کاری با هدف تحلیل فرایند و بهینه‌سازی اعمال کرد. اعتبارسنجی انطباقی، هماهنگ‌سازی فرایند و پشتیبانی از اتوماسیون فرایند از جمله دیگر دلایل برای پیاده‌سازی فرایندکاوی در یک شرکت است.
مراحل اصلی فرایندکاوی
افراد و نرم‌افزارها با سیستم‌های IT کسبوکارها تعامل دارند، اقدامات آنها توسط این سیستم‌ها ثبت و ضبط می‌شود و سپس می‌تواند به لاگ سیستم عامل (event logs) تبدیل شده و با کمک فرایندکاوی تجسم فرایند می‌شوند.
مراحل فرایندکاوی
- فعالیت یا تعامل با سیستم انجام می‌گیرد و یک رکورد دیجیتال ایجاد می‌شود. دریافت سفارشات، ارائه مدارک، تایید وام و درج اطلاعات در پرونده از جمله همین فعالیت‌ها یا تعاملات با سیستم است که ثبت و رکورد می‌شوند.
- نرم‌افزار فرایندکاوی رکوردهای دیجیتال را به لاگ سیستم عامل (event logs) تبدیل می‌کند. متداول‌ترین فرمت برای لاگ سیستم عامل، فرمت XES مبتنی بر XML (eXtensible Event Stream) است که توسط IEEE Task Force در فرایندکاوی مورد استفاده قرار می‌گیرد. Event logها حداقل دارای سه ویژگی اصلی هستند: شناسه مورد (case ID) ، فعالیت، و برچسب زمانی (timestamp).
- تصویر یک فرایند به شکل خودکار با کمک event log ایجاد می‌شود. مهم است برخلاف تکنیک‌های سنتی BPM، فرایند کاوی، فرایند واقعی را همانطور که واقعا در حال انجام است، نشان دهد، نه مدل ایده‌آل آن را.
- در مرحله آخر فرایند تحلیل می‌شود. در این مرحله، KPIهایی ایجاد می‌شود تا زمینه‌های بهبودِ بالقوه را کشف کند. می‌توان از الگوریتم‌های داده‌کاوی برای شناسایی الگوها و وابستگی‌های پنهان استفاده کرد. همچنین می‌توان از تکنیک انطباق‌سنجی برای مقایسه فرایند واقعی با فرایند ایده‌آل استفاده کرد.
مثال فرایندکاوی
تکنیک های فرایندکاوی
دسته‌بندی‌های متفاوتی داشته باشند. ما در اینجا متداول‌ترین دسته‌بندی تکنیک‌های فرایندکاوی را آورده‌ایم.
- اکتشاف خودکار فرایند (Automated Process discovery): یک تکنیک اولیه است و مستلزم استخراج و تجسم مدل‌های فرایند از یک event logاست که پیش از این درباره آن صحبت کردیم.
- انطباق سنجی (Conformance Checking) و کشف انحرافات: یکی از عوامل مهم در فرایندکاوی و همچنین مدیریت فرایند کسبوکار به شمار می‌رود. در انطباق سنجی، فرایند واقعی با یک مدل از پیش تعریف‌شده به منظور کشف انحرافات مقایسه می‌شود. به عبارت دیگر، از انطباق‌سنجی برای بررسی وضعیت واقعی فرایندها و هر گونه تغییر بین رفتار مدل مرجع (To-Be) و مدل در حال اجرا (As-Is) استفاده می‌شود.
- شناخت گلوگاه‌ها و تحلیل عملکرد (Enhancement): این تکنیک چیزی فراتر از اندازه‌گیری و مقایسه است و بر توسعه مدل با کمک اطلاعاتی ماننده داده‌های مربوط به مکان، هزینه‌ها، زمانبندی و غیره تمرکز می‌کند. تقویت مدل با استفاده از چنین ویژگی‌هایی به بهبود عملکرد و انجام تحلیل‌های پیشرفته کمک می‌کند.
به کارگیری این تکنیک‌ها شما را قادر می‌سازد تا فرایندهای خود را بهتر تحلیل کرده و شکاف‌ها و ناکارآمدی‌ها را در جریان کاری خود کشف کنید.
چگونگی اجرای فرایندکاوی: چالش‌ها و راه‌حل‌ها
اگر این مقاله را می‌خوانید، احتمالا شرکت شما در حال تجربه مشکلات فرایندی است و شما در تلاش برای حل آنها هستید. اگر قصد اجرای فرایندکاوی را در سازمان خود دارید، بهتر است به نکاتی که در ادامه آمده است، توجه کنید.
چشم‌انداز فناوری اطلاعات فعلی خود را مرور و بررسی کنید
اولین نکته‌ای که باید به آن توجه داشته باشید آن است که باید فرایندهای سازمان را حداقل تا حدی دیجیتالی کنید که بتوانید از نرم‌افزار برای استخراج event log از سیستم‌های خود استفاده کنید. شما باید CRM، ERP یا هر نرم‌افزار مدیریت کسبوکار دیگری را در سازمان خودتان داشته و از آن استفاده کنید تا فعالیت‌های شما را ثبت کند. اکثر ابزارهای فرایند کاوی می‌توانند داده‌ها را در فرمت‌های CSV، XLS، MXML وارد کنند.
بسیاری از سازمان‌ها هنوز به اسناد کاغذی و سیستم‌های سنتی قدیمی وابسته هستند که این داده‌ها نمی‌توانند سوابق قابل اعتمادی را برای استخراج event log ارائه دهند. در سازمان‌هایی با این شرایط، برخورداری از تحول دیجیتال در مقیاس سازمانی و نوسازی سیستم به منظور دستیابی به نتایج مورد انتظار از به کارگیری فرایند کاوی ضروری است.
چالش مهم دیگر مربوط به عدم یکپارچگی در پیاده‌سازی فرایندکاوی بین سازمانی است. حتی اگر فرایند کاوی به شکل سنتی در یک شرکت اجرا شود، در بعضی موارد، لازم است که برای درک فرایند سر به سر (end-to-end process) ، اطلاعات را از چند سیستم جداگانه استخراج کنیم.
مثلا، زنجیره تامین می‌تواند از همکاری چندین شرکت مختلف تولیدی، حمل‌و‌نقل، خرده‌فروشی و غیره تشکیل شده باشد. برای تحلیل فرایند کلی سفارش، تمامی event log ها از سیستم‌های مختلف باید با هم ادغام و یکپارچه شوند. ایجاد فضایی امن برای تبادل داده بین سیستم‌ها، فرایند جمع‌آوری و تحلیل داده را تسهیل می‌کند.
از کیفیت داده‌ها مطمئن شوید
نتایج فرایندکاوی شما در شرکت، مستقیما به کیفیت داده‌های استخراج‌شده بستگی دارد. اگر این داده‌ها نامرتب، غلط یا ناقص باشند یا در سیستم‌های مختلف ذخیره شده باشند، پردازش آنها به‌گونه‌ای که نتایج خوب و باکیفیتی را در اختیارمان قرار دهد، دشوار است.
بر اساس گزارش IBM، آماده‌سازی داده‌ها برای فرایندکاوی بیشترین زمان و تلاش را می‌طلبد و 40 تا 70 درصد زمان پروژه را درگیر می‌کند.
تیم‌سازی کنید
سوالی که باید بپرسید این است که: چه کسی پروژه را اجرا می‌کند؟ اغلب مواقع مشخص نیست که کدام بخش باید مسئول اجرای فرایندکاوی باشد! علاوه بر این، باتوجه به اینکه چنین پروژه‌هایی نیازمند بهره‌برداری از ابزارهای نرم‌افزاری پیشرفته است، معمولا شرکت‌ها متخصصان مورد نیاز برای انجام این کار را ندارند و باید تحلیلگران دیتا و افراد متخصص را برای این کار استخدام کنند.
بر اساس یک گزارش، 52 درصد شرکت‌ها اعلام کرده‌اند که چالش اصلی آنها نبود تخصص یا ابزار تخصصی است. راه‌حل این چالش، به کارگیری مشاوران یا متخصصان فناوری باتجربه است.
استفاده از افراد متخصص جزئی انکارنشدنی از اجرای فرایندکاوی در سازمان‌ها است
بودجه را برآورد کنید
حالا زمان آن رسیده است که جنبه مالی را هم در نظر بگیریم. بدیهی است که هر ابتکار عملی در فناوری نیازمند سرمایه‌گذاری قابل توجهی است. پس بهتر است قبل از شروع هر پروژه‌ای، ابتدا هزینه‌های مربوط به مواردی چون نرم‌افزار و سخت‌افزار استخراج فرایند، حقوق و دستمزد کارمندان و متخصصانِ استخدامی جدید، خدمات مشاوره‌ای برای پیاده‌ساری اولیه، هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی را برآورد کنید.
سعی کنید تمامی هزینه‌های نامشخص را در نظر بگیرید؛ مانند هزینه‌های مربوط به آموزش کارکنان با نرم‌افزارهای جدید یا نوسازی سیستم فعلی.
ابزار درستی را انتخاب کنید
نرم‌افزارهای فرایندکاوی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرایندهای کسبوکار خود را براساس داده‌های استخراج‌شده از منابع مختلف، مانند گزارش تراکنش‌ها یا داده‌های رویداد تحلیل کنند. این نرم‌افزارها می‌توانند الگوها، تنگناها و ناکارآمدی‌های موجود در یک فرایند را شناسایی کنند و سازمان‌ها را قادر سازند تا کارایی عملیاتی و تجربه مشتریان خود را بهبود بخشیده و هزینه‌ها را کاهش دهند.
اگرچه فرایندکاوی یک رشته نسبتا جدید است، اما در حال حاضر شرکت‌هایی در بازار هستند که راه‌حل‌های نرم‌افزاری جامعی را ارائه می‌دهند. مجله The Analytics Insight در ماه مارس 2023، پنج شرکت برتر نرم‌افزاری زیر را در ارائه بهترین ابزارهای فرایندکاوری معرفی کرد:
- Celonis
- UiPath
- SAP
- Software AG
- ABBYY Timeline
هر راهکار نرم‌افزاری موجود در بازار را که انتخاب می‌کنید، به خاطر داشته باشید که باید با کمک آن بتوانید نرم‌افزار خود را فرایند کاوی یکپارچه و ادغام کنید تا امکان استخراج بی عیب و نقص داده‌ها را داشته باشید و تحلیل درستی روی داده‌ها داشته باشید و به نتایج خوب و قابل اعتمادی برسید.
تحلیل پیش‌بینی را در نظر بگیرید
در گذشته از فرایندکاوی برای تحلیل داده‌های تاریخی استفاده می‌شد. اما با افزایش حجم داده‌های بلادرنگ و لزوم پشتیبانی عملیاتی مستمر، تکنیک‌های فرایندکاوی برای ایجاد مدل‌های پیش‌بینی در حال تکامل هستند.
بزرگ‌ترین چالش، پیچیدگی معماری داده است. برای بهره‌برداری از راه‌حل‌های تکنولوژیکی پیشرفته، مدیریت کارآمد داده‌های شرکت و اخذ تصمیم‌های درست، به تخصص قابل توجهی در علم داده نیاز دارید.
مزایای فرایندکاوی
فرایندکاوی در بهبود فرایندها، کاهش هزینه‌ها و افزایش کیفیت خدمات به مدیران و تصمیم‌گیران کمک می‌کند. مزایای استفاده ازفرایند کاوی عبارتند از:
- شناخت دقیق فرایندها: فهم دقیق و واقعی از نحوه اجرای فرایندها و رویدادهای مختلف در سازمان.
- شناسایی مسیرها و مشکلات: شناسایی مسیرهای بهینه و مشکلات در فرایندها.
- پیش‌بینی رفتارها: توانایی پیش‌بینی رفتارها و الگوهای آینده بر اساس داده‌های گذشته.
- بهبود مستمر: امکان ایجاد چرخه بهبود مستمر و بهینه‌سازی فرایندها بر اساس تحلیل داده‌ها.
کاربردهای فرایندکاوی
فرایندکاوی کاربردهای مختلفی دارد. از فرایندکاوی برحسب نیاز و شرایط موجود، می‌توان در تمامی صنایع کمک گرفت. در ادامه کاربرد فرایندکاوی را در برخی صنایع آورده‌ایم:
- پیش‌بینی و تحلیل رفتار مشتریان
- تشخیص الگوهای رفتاری مشتریان به منظور پیش‌بینی سلیقه‌ها و نیازهای آینده.
- افزایش اثربخشی استراتژی‌های بازاریابی با توجه به درک بهتر از رفتار مشتریان.
- بانکداری و مالی
- تحلیل ریسک و پیش‌بینی تغییرات در بازارهای مالی.
- کاوش در داده‌های مالی جهت تشخیص فعالیت‌های مشکوک یا تقلب مالی.
- پزشکی و علوم بهداشتی
- تحلیل داده‌های بزرگ در زمینه پزشکی جهت تشخیص زودرس بیماری‌ها.
- پیش‌بینی انتشار بیماری‌ها و اپیدمی‌ها.
- تحقیقات علوم اجتماعی
- کاوش در داده‌ها برای شناخت الگوها و روابط اجتماعی.
- تحلیل داده‌های اینترنت و شبکه‌های اجتماعی جهت درک نظرات عمومی و مسائل اجتماعی.
- صنعت و تولید
- بهبود فرایندهای تولید و بهره‌وری با استفاده از تحلیل داده‌های تولید.
- پیش‌بینی خطاها و مشکلات فنی در تجهیزات و دستگاه‌های صنعتی.
- تحقیقات علوم رایانه
- کاوش در داده‌های بزرگ جهت توسعه الگوریتم‌ها و مدل‌های هوش مصنوعی.
- تحلیل داده‌های عظیم در حوزه یادگیری ماشینی و یادگیری عمیق.
- پیش‌بینی و تحلیل اقتصادی
- تحلیل داده‌های اقتصادی برای پیش‌بینی تغییرات در بازارها و اقتصاد جهانی.
- کاوش در داده‌های مالی و اقتصادی جهت شناخت الگوهای رفتاری اقتصادی.
- آموزش و پرورش
- تحلیل داده‌های مربوط به عملکرد دانش‌آموزان جهت بهبود سیستم آموزشی.
- ارزیابی و بهبود فرآیندهای آموزشی با استفاده از بازخورد داده‌ها.
این تنها چند مثال از کاربردهای فرایندکاوی است و از آن در بسیاری از حوزه‌های دیگر نیز استفاده می‌شود.
ارتباط فرایندکاوی و مدیریت فرایند کسب و کار
فرایندکاوی (Process Mining) و مدیریت فرایند کسب و کار (Business Process Management) یا BPM دو حوزه‌ای هستند که بهبود و بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی را هدف قرار داده‌اند و ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند. این دو حوزه به صورت متقابل تأثیر مثبتی بر یکدیگر دارند.
فرایندکاوی، فصل مشترک تحلیل داده‌ها و مدیریت فرایندهای کسب و کار است
- شناخت و تحلیل فرآیندها
- فرایندکاوی: با استفاده از داده‌های لاگ‌ها، فرایندکاوی به شناخت دقیق فرایندهای سازمانی می‌پردازد. تحلیل این داده‌ها، درواقع الگوها، مسیرها و زمانبندی اجرای فرایندها را فراهم می‌کند.
- مدیریت فرایند کسب و کار: در ابتدا به شناخت و مدل‌سازی فرایندها می‌پردازد. BPM با ترسیم و توصیف دقیق فرایندهای سازمانی، اهمیت زیادی به مشخص‌سازی چگونگی انجام فعالیت‌ها می‌دهد.
- بهبود و بهینه‌سازی فرآیندها
- فرایندکاوی: پس از شناخت فرایندها، فرایندکاوی امکان بهبود و بهینه‌سازی آنها را با ارائه پیشنهادها و شناسایی مسیرهای بهینه تسهیل می‌کند.
- مدیریت فرایند کسب و کار: یکی از اهداف اصلی BPM نیز بهینه‌سازی و بهبود مداوم فرایندهای سازمان است. BPM از روش‌های مختلفی مانند مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهبود استفاده می‌کند.
- تصمیم‌گیری مبتنی بر داده
- فرایندکاوی: فرایندکاوی با تحلیل داده‌های واقعی، به مدیران اطلاعاتی ارائه می‌دهد که بتوانند تصمیمات بهینه‌تری بگیرند.
- مدیریت فرایند کسب و کار: نیز بر اساس داده‌ها و معیارهای اندازه‌گیری، نظارت بر عملکرد فرایندها را امکان‌پذیر می‌سازد و باعث ترویج تصمیم‌گیری‌های مؤثرتر می‌شود.
- پیش‌بینی و بهبود عملکرد آینده
- فرایندکاوی: فرایندکاوی با استفاده از داده‌ها می‌تواند به پیش‌بینی رفتارها و الگوهای آینده بپردازد و اقدامات بهینه را پیشنهاد کند.
- مدیریت فرایند کسب و کار: همچنین به عنوان یک فرایند مداوم، امکان پیش‌بینی نیازها و بهبودهای لازم برای آینده را ایجاد می‌کند.
با ترکیب این دو حوزه، سازمان‌ها می‌توانند از داده‌های لاگ فرایندی بهره‌مند شده و فرایندها را به شکل مداوم بهبود دهند، تصمیمات بهتری بگیرند و عملکرد کلان سازمان را ارتقا دهند.
نقش راهکارهای نرم‌افزاری در مدیریت فرایندهای کسب و کار
همانطور که در این مقاله اشاره شد، پاسخگویی به تمام نیازمندی‌های کسبوکارها همواره یکی از چالش‌های اصلی در ارائه راهکارهای ERP بوده است. از همین رو، صاحبان کسبوکارها همیشـه به دنبال ابزارهایی هسـتند تا با اسـتفاده از آنها، سیستم‌های موردنیاز خود را متناسب ساخته یا توسعه دهند و در عین حال، یکپارچگی آنها با ماژول‌های اصلی ERP در سازمان را نیز حفظ کنند.
سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار (فرایار) همکاران سیستم، مجموعه‌ای از ابزارهای طراحی و مدل‌سازی کسبوکار (BPM Tools) به شکل Low-Code است که سازمان‌ها می‌توانند با کمک آن، سیستم‌های مد نظر خود را توسعه دهند. تهیه و طراحی فرم‌های ورود اطلاعات، طراحی و مدل‌سازی فریندهای کسبوکار، تنظیم قواعد خاص در جریان فرایندها و عملیات و همچنین ارتباط و ایجاد یکپارچگی اطلاعات با بانک‌های اطلاعاتی بیرونی سازمان، بخش مهمی از این ابزارها هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
منابع:
- altexsoft.com