نرم‌افزار حسابداری آنلاین چیست؟ آنچه باید از حسابداری آنلاین بدانیم

زمان مطالعه: 8 دقیقه

نرم‌افزارهای حسابداری مهم‎‌ترین ابزار کار کارکنان و مدیران سازمان‌ها به شمار می‌آیند. در دهه‌های اخیر نرم‌افزار‌ حسابداری آنلاین یا تحت وب با امکانات بیشتر، کمک بزرگی به مدیریت بهتر امور مالی سازمان‌ها کرده است.

حسابداری تحت وب ضمن دارا بودن امکانات نرم‌افزارهای سنتی، قابلیت‌های بیشتری در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد. با این حال، برخی از مدیران شرکت‌ها هنوز هم سوالاتی درباره‌ی کارکردها و مزایای آن‌ دارند که در این مقاله به آن‌ها می‌پردازیم.

حسابداری آنلاین چیست و چه کاربردهایی دارد؟

در چند سال اخیر تکنولوژی‌های جدید، خدمات نرم‌افزاری حسابداری را به طور کلی دگرگون کرده است. حسابداری آنلاین یا حسابداری تحت وب خدمات نرم‌افزاری سیستم‌های سنتی را به شیوه آنلاین و در بستر اینترنت ارائه می‌کند. کاربران می‌توانند با وصل شدن به اینترنت و به‌ وسیله‌ی مرورگر از نرم افزار حسابداری تحت وب استفاده کنند.

مزایای نرم‌افزار حسابداری آنلاین

این نرم افزارها معمولا کارکردهای بیشتری نسبت به نمونه سنتی خود دارند. حسابداری آنلاین نیازی به نصب فیزیکی ندارد و به روش از راه دور توسط یک شرکت نرم‌افزاری ارائه می‌شود.

کاربردها و مزایای نرم‌افزار حسابداری آنلاین نسبت به روش‌های سنتی چیست؟

نرم‌افزارهای تحت وب به طور کلی مزایایی دارند که نرم‌افزار حسابداری ابری نیز از این قاعده مستثنی نیست. با توجه به اهداف شرکت‌ها، می‌توان مزایای زیر را برای آن در نظر گرفت:

دسترسی در هر لحظه و از هر مکان

تقریبا تمامی نرم‌افزارهای ارائه شده در بستر وب این قابلیت را دارند که افراد از راه دور و در هر زمان و نقطه جغرافیایی با استفاده از اینترنت به نرم‌افزار دسترسی داشته باشند. بنابراین محدودیت‌های مربوط به مکان و زمان از بین خواهد رفت.

این در حالی است که در گذشته، نرم‌افزار بر روی سیستمی در محل شرکت نصب می‌شد. بنابراین دسترسی به آن نیازمند حضور فیزیکی در محل بود. ضمن آنکه معمولا یک یا چند شخص محدود می‌توانستند از آن استفاده کنند.

با بکارگیری سیستم حسابداری آنلاین، مدیران و حسابداران یک مجموعه می‌توانند در زمان ماموریت‌های کاری خود یا در خانه و هر نقطه دیگر از نرم‌افزار استفاده کنند، اطلاعات خود را رد و بدل کرده و گزارش‌ها  را دریافت کنند.

کاهش هزینه‌های استقرار و پشتیبانی

در گذشته علاوه بر هزینه‌های نصب و استقرار، معمولا شرکت‌ها باید هزینه‌هایی برای بروزرسانی و رفع خطاهای احتمالی نرم‌افزار پرداخت می‌کردند. اما امروز با استفاده از نرم‌افزارهای آنلاین، نیاز به هزینه و زمان زیاد برای استقرار نیست و به این دلیل این سیستم‌ها صرفه‌جویی قابل‌توجهی برای کسب‌وکار‌ها ایجاد می‌کنند.

دسته‌بندی مناسب داده‌ها

با استفاده از نرم‌افزار حسابداری آنلاین ثبت و بایگانی داده‌ها به‌شکل آنلاین و سیستمی انجام می‌شود و این کار پیچیدگی ثبت و بایگانی اسناد را کاهش و سرعت انجام کار را افزایش می‌دهد.

از طرفی دسترسی به اطلاعات نیز بسیار راحت‌تر است. بایگانی اطلاعات در سیستم سنتی، دسترسی و بازیابی دوباره آنها را با مشکل مواجه می‌کرد. اما در حالت آنلاین این کار با صرف کمترین زمان و به روش تحت وب انجام می‌شود.

یکپارچه کردن فعالیت‌ها و سیستم‌ها

از دیگر مزایای نرم‌افزار حسابداری آنلاین، امکان یکپارچه کردن آن با دیگر سیستم‌های موجود در یک شرکت مانند سیستم انبار، تدارکات، منابع انسانی و موارد دیگر است.

این کار فهم و دید مشترکی به مدیران مجموعه خواهد داد تا همه اجزای یک سیستم را به طور یکپارچه مدیریت کرده و در صورت نیاز اطلاعات اجزاء را با هم به اشتراک بگذارند.

افزایش دقت در ثبت داده‌ها

دقت در حسابداری اهمیت ویژه‌ای در ثبت اسناد و اطلاعات دارد. هر اندازه که از روش‌های سنتی و دستی فاصله گرفته و به سمت روش‌های تحت وب پیش برویم، دقت در ثبت اطلاعات حسابداری نیز بیشتر می‌شود.

امنیت نرم‌افزار حسابداری آنلاین چگونه است؟

ریسک‌های امنیتی در واحد مالی می‌تواند سازمان را با خسارت‌های جبران‌ناپذیری مواجه کند. در سیستم‌های سنتی حسابداری، امکان سرقت و از بین رفتن اطلاعات، یکی از چالش‌های سازمان‌ها است.

در نرم‌افزارهای آنلاین تا حد امکان تلاش شده این ریسک‌ها به حداقل برسد. شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزار حسابداری تحت وب معمولا از سرورهای قوی‌تر و بهتری برخوردار هستند که امنیت اطلاعات را تضمین خواهد کرد.

ضمن آنکه در گذشته و در نرم‌افزارهای سنتی حسابداری این امکان وجود داشت که بنا به دلایل مختلف مثل حوادث طبیعی، اطلاعات از بین برود اما در این حالت، به دلیل وجود نسخه پشتیبان امکان از بین رفتن داده به حداقل می‌رسد.

در نهایت نباید این نکته را فراموش کرد که شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین از وجود نیروهای متخصص بهره می‌برند که می‌توانند داده‌ها و اطلاعات سیستم را از حملات سایبری و نفوذ امنیتی محافظت کنند.

حسابداری آنلاین چگونه به تصمیم‌گیری مدیران کمک می‌کند؟

در دنیای امروز تصمیم‌گیری‌های در لحظه از مهم‌ترین چالش‌هایی است که مدیران با آن روبرو هستند. ریسک تصمیم‌گیری میزان موفقیت تصمیم را تعیین می‌کند. اما تصمیم‌گیری کم‌ریسک نیاز به اطلاعات دقیق دارد.

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌هایی که حسابداری آنلاین و تحت وب برای مدیران کسب‌وکار دارد، دسترسی به اطلاعات دقیق و در لحظه است که هر زمان می‌توانند به آن دسترسی پیدا کنند.

دسترسی در لحظه به اطلاعات علاوه بر کاهش ریسک تصمیم‌گیری، به روند اتخاذ تصمیم نیز سرعت می‌بخشد و دیگر نیازی به اتلاف وقت برای دسترسی به اطلاعات نیست.

جمع‌بندی

همکاران سیستم از سال 1395، محصولات خود را بر بستر رایانش ابری عرضه کرده است. نرم افزار حسابداری یکی از سیستم‌های این مجموعه نرم‌افزار است که راهکاران ابری نام دارد.

راهکاران ابری، با سیستم‌های حوزه‌های پخش، فروش، تدارکات، منابع انسانی و هوش تجاری در کنار حسابداری آنلاین به یکپارچگی و بهبود فرایندهای کسب‌وکارهای متوسط کمک می‌کند.