- مشتری: اداره کل منابع طبیعی و آبخیزداری استان قزوین
- کسبوکار: دولتی
- راهکار: اتوماسیون اداری تحت وب و پرتال مکاتبات الکترونیک
سازمان مراتع و جنگل‌ها، متولی اصلی حفاظت و حمایت از منابع طبیعی کشور است و اداره‌ی قزوین، از زیرمجموعه‌های این سازمان به‌شمار می‌آید. این اداره‌ی کل، متشکل از ۶ شهرستان و ۵ بخش، وظیفه‌ی صیانت از حدود۸۵۰ هزار هکتار از اراضی ملی کشور را به‌عهده دارد و در حوزه‌های گوناگونی هم‌چون آبخیزداری، فنی، حفاظت، صیانت، توسعه و پشتیبانی و یگان حفاظت فعالیت می‌کند.
نیاز کسبوکار
مکاتبات اداری و نامه‌نگاری‌های داخلی به روش‌های سنتی و به‌شکل غیرسیستمی انجام می‌شد، که روند مکاتبات و پاسخ‌گویی را کند و زمان‌بر می‌کرد. هم‌چنین، هیچ‌گونه امکاناتی برای ارائه‌ی غیرحضوری و الکترونیکی خدمات قابل انجام اداری در بستر اینترنت، وجود نداشت و اداره، روزانه با تعداد بسیاری مراجعه‌کننده مواجه بود که روند رسیدگی به امور آنان را دشوار می‌کرد.
اداره‌ی منابع طبیعی قزوین نیاز به راهکاری داشت که مکاتبات و ارتباطات اداری را سریع و ساده کند.
نتایج بهره‌گیری از پرتال مکاتبات الکترونیک همکاران سیستم
اداره کل منابع طبیعی و آبخیزداری استان قزوین، به‌منظور بهبود مکاتبات، سرعت‌بخشی و تسهیل در ارتباطات اداری، از اتوماسیون اداری تحت وب و برای تسهیل و تسریع امور قابل انجام مراجعه‌کنندگان، به‌شکل الکترونیکی، از پرتال مکاتبات الکترونیک همکاران سیستم بهره برد.
پرتال مکاتبات الکترونیک، ارتباط مناسبی در ارائه‌ی مستقیم فرم‌ها و درخواست‌های مراجعه‌کنندگان از طریق وب و در پی آن، ارسال روی سامانه‌ی کارتابل داخلی هر یک از کاکنان فراهم کرد. به این ترتیب، این اداره، اکنون کوتاه‌ترین و بهترین راه ارتباطی را در اختیار گرفته است.
پیاده‌سازی پرتال مکاتبات الکترونیک همکاران سیستم مزایای زیر را برای اداره‌ی قزوین فراهم کرد:
- قرارگیری روی وب
- ارتباط مستقیم با کارتابل تمام کارکنان (با پیاده‌سازی مسیر دسترسی فرم‌ها)
- ارائه‌ی تعداد نامحدود فرم‌ها
- قابلیت قرار دادن فرم‌های خاص برای کاربران خاص
- عملکرد روان و ارتباط سریع
- تعریف نام کاربری برای اعضاء خاص و تعریف جریان کاری به ازای فرم‌های تعریف شده
از زبان مشتری
حمید روزبه؛ معاون توسعه و منابع انسانی اداره منابع طبیعی و آبخیزداری قزوین
در حال حاضر تمام فرم‌هایی که قبلا مراجعه‌کنندگان بابت آن‌ها به‌شکل حضوری به اداره کل می‌آمدند، در اتوماسیون اداری تحت وب طراحی و در پرتال ارتباطات الکترونیک همکاران سیستم بارگذاری شده‌اند. اکنون مراجعه‌کنندگان بابت ثبت و پی‌گیری فرم تکمیل شده‌ی خود، هیچ‌گونه مراجعه‌ای به اداره ندارند و از طریق کد پی‌گیری موضوع خود را پی‌گیری می‌کنند.
تیم استقرار و پشتیبانی پناه قزوین همکاران سیستم نیز در مدت استفاده از این دو راهکار همواره با تیمی مجرب در کنار ما هستند و تمامی نیازها و مشکلات مربوطه را در کم‌ترین زمان برطرف می‌کنند.