داستان موفقیت شرکت سیمان خاش

شرکت سیمان خاش

شرکت سیمان خاش، به عنوان قدیمی‌ترین کارخانه تولید سیمان در جنوب شرق ایران با بیش از 500 نیروی مستقیم و 1500 نیروی غیرمستقیم، در زمینه تولید انواع سیمان‌های باکیفیت فعالیت دارد.

این شرکت در سال ۱۳۷۴ به بهره‌برداری رسید و با تبدیل شرکت به سهامی عام در سال ۱۳۷۷، نهایتا ۱۳۸۱ در سازمان بورس اوراق بهادار پذیرفته شد.

نیازهای نرم‌افزاری شرکت سیمان خاش:

به گفته آقای غفاری مدیر فناوری اطلاعات شرکت سیمان خاش:

صنعت سیمان با چالش‌های پیچیده‌ای روبرو است. فعالیت در این صنعت نیاز به راندمان بالا، چابکی در رصد بازار، برنامه‌ریزی فروش، مدیریت یکپارچه فرایندهای فروش، کنترل دقیق بهای تمام شده و همچنین ایجاد بسترهای شفاف و آنلاین برای تعامل با ذی‌نفعان دارد.  با همین نگاه، ما به دنبال یک سیستم یکپارچه اطلاعاتی بودیم که بتوانیم تمام این بخش‌ها را به هم متصل و مدیریت کنیم. از این رو همکاری خود را با همکاران سیستم از سال 1382 آغاز کردیم.

با توجه به سهم قابل توجه فروش از طریق بورس کالا و تعدد ذینفعان در فرایندهای فروش، ما نیازمند راهکاری بودیم که بتواند علاوه بر یکپارچه سازی اطلاعات فروش، امکان دسترسی آنلاین مشتریان به اطلاعات سفارش را فراهم کرده و فرآیندهای مرتبط را از حالت سنتی و مبتنی بر ارتباطات تلفنی خارج کرده و به بسترهای سیستمی و آنلاین منتقل کند.

در زمینه ارتباطات سازمانی ما از سال 1382 از اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم استفاده کردیم. بعد از اطلاع از راهکار جدید همکاران سیستم در این حوزه، با تجربه خوب قبلی، تصمیم‌ گرفتیم از مزایای سیستم جدید بهره‌مند بشیم.

یکی از دغدغه‌های اصلی ما در مهاجرت به راهکار جدید، دسترسی به سوابق نامه‌ها و ارجاعات انجام شده در سنوات گذشته بود که در انتقال به سیستم جدید، این نیاز توسط همکاران سیستم به نحو مناسبی پاسخ داده شد به گونه‌ای که اطلاعات لازم با صحت کامل به سیستم جدید منتقل شد.

ارزش افزوده‌های استفاده از راهکار مکاتبات اداری همکاران سیستم

به گفته آقای غفاری مدیر فناوری اطلاعات شرکت سیمان خاش:

مدیریت یکپارچه ارتباطات سازمانی

به دلیل یکپارچگی که راهکار مکاتبات اداری با سایر ماژول‌های راهکاران دارد، کاربران ما امور روزمره اداری خود مانند ثبت مرخصی‌ها، ماموریت‌ها، ارسال و دریافت نامه‌ها، پیام‌‌ها و گردش‌کار فرم‌ها را در یک محیط یکپارچه انجام می‌دهند. همچنین با داشبورد خوبی که در میزکار وجود دارد، به دور از پیچیدگی‌های سیستمی، اطلاعات مورد نیاز کاربران را در اختیار آنها قرار می‌دهد. از طرفی، به دلیل برقراری ارتباط بین احکام کارگزینی و مکاتبات، تغییرات انتصاب افراد در پست‌ها به شکل خودکار در کارتابل مکاتبات اعمال می‌شود.

استفاده از شتابگرها برای پیشبرد سریع فعالیت‌

استفاده از شتابگرهای پیش‌بینی شده در سیستم نقش قابل توجهی در پیشبرد سریع‌تر فعالیت‌ها خصوصا برای مدیران داشته است. مدیران می‌توانند به سرعت به نامه‌های دریافت شده رسیدگی کرده و آن را امضاء یا ارجاع دهند.

قابلیت سرچ و بازیابی نامه‌ها

با توجه به امکان فیلترگذاری و جستجوی سریع نامه‌ها، ما می‌توانیم حتی مکاتبات چند سال قبل را به راحتی و در کسری از ثانیه پیدا کنیم. همچنین دسترسی به سوابق نامه‌ها و ارجاعات انجام شده در سنوات گذشته کاملا امکان‌پذیر است.

سررسیدهای ارجاع

در حال حاضر می‌توانیم برای ارجاعات و نامه‌ها، زمان مدنظر را مشخص کرده و براساس آن به فرد اطلاع‌رسانی شده و نوتیفیکشن ارسال می‌شود. در واقع مدیران از کارهای توزیع شده اطلاع دارند و قبل از اتمام زمان مورد نظر برای انجام کار، از آن اطلاع پیدا می‌کنند.

آرشیو فایل‌ها

با استفاده از قابلیت آرشیو سیستم مدیریت مکاتبات، فایل‌های نامه‌ها و مکاتبات به شکل کامل آرشیو شده و همین باعث می‌شود که پایگاه داده اصلی سبک تر شود و بک‌آپ گرفتن از اطلاعات بسیار سریعتر انجام شود و تمامی اطلاعات نامه‌های آرشیو شده را داشته باشیم.

ارزش افزوده‌های استفاده از سیستم فروش راهکاران

به گفته آقای غفاری مدیر فناوری اطلاعات شرکت سیمان خاش:

مدیریت یکپارچه زنجیره فروش

در حوزه فروش، ما با بهره گیری از راهکارهای یکپارچه فروش شامل سیستم فروش بورسی، پرتال مشتریان و پرتال توزیع و حمل، توانسته‌ایم کل زنجیره فروش از ثبت سفارش تا تخصیص، تحویل و تعامل با مشتریان و عاملین فروش را به شکل یکپارچه و سیستمی مدیریت کنیم. این یکپارچگی باعث شده جریان اطلاعات بین بخش‌های مختلف بدون وقفه و با شفافیت بالا برقرار باشد و هماهنگی عملیاتی به شکل قابل توجهی بهبود پیدا کند.

کاهش خطای انسانی و دقت در پردازش اطلاعات

با توجه به اتصال سیستم فروش بورسی راهکاران به بانک‌ها و بورس کالا از طریق وب‌سرویس، در حال حاضر نیازی به ثبت دستی اسناد نبوده و اطلاعات معاملات در سیستم ثبت می‌شود. این موضوع علاوه بر کاهش خطاهای انسانی، سرعت و دقت پردازش اطلاعات فروش را افزایش داده و انطباق با الزامات بورسی را تضمین کرده است.

بهبود تجربه مشتریان

یکپارچگی این سیستم با پرتال مشتریان، تحول قابل توجهی در نحوه ارتباط با مشتریان ایجاد کرده است. مشتریان با ورود به پرتال، بصورت آنلاین میتوانند وضعیت سفارش، تحویل، میزان مانده تعهدات و خرده‌بارهای خود را مشاهده کرده و در صورت نیاز درخواست‌های جدید ثبت کنند. این سطح از شفافیت، ضمن بهبود تجربه مشتری، وابستگی به پیگیری‌های تلفنی و دستی را به میزان قابل توجهی کاهش داده است.

استفاده بهینه‌تر از ظرفیت سرمایه انسانی

همچنین پرتال توزیع و حمل این امکان را فراهم کرده تا فرایند توزیع و تخصیص وسایل حمل به شکل کامل سیستمی انجام شود. در گذشته، هماهنگی با عاملین فروش برای فرآیندهای نوبت‌دهی و توزیع و تخصیص به شکل تلفنی و زمان‌بر انجام می‌شد. اما اکنون عاملین فروش به شکل آنلاین نسبت به ثبت توزیع و مدیریت درخواست‌های خود اقدام می‌کنند. در این ساختار، نقش کارشناس فروش از اجرای عملیات به نظارت و تایید نهایی تغییر یافته که این موضوع منجر به کاهش قابل توجه حجم فعالیت‌های اجرایی و تمرکز بیشتر بر فعالیت‌های توسعه‌ای مانند بازاریابی صادراتی شده است.

در مجموع با استقرار یکپارچه سیستم‌های فروش در کنار پرتال مشتریان و پرتال توزیع و حمل، منجر به افزایش شفافیت، کاهش خطاهای عملیاتی، تسریع فرآیندهای فروش و بهبود قابل توجه در مدیریت ارتباط با مشتریان و عاملین فروش شده است.