در یک نگاه
نام شرکت: ژلاتین کپسول ایران
نوع کسبوکار: تولیدی
صنعت: دارو
راهکارهای مورد استفاده: مکاتبات سازمانی
درباره شرکت ژلاتین کپسول
شرکت ژلاتین کپسول در سال ۱۳۷۵ تاسیس شد و هماکنون به عنوان اولین، بزرگترین و مهمترین شرکت تولیدکننده پوکه کپسول دارویی در ایران و خاورمیانه شناخته میشود. این شرکت سهامی عام، با بهرهگیری بیش از 250 نیروی انسانی تماموقت و ظرفیت تولید سالانه ۷ میلیارد پوکه کپسول، نقش حیاتی در تامین نیاز شرکتهای داروسازی سراسر کشور ایفا میکند. ژلاتین کپسول که پیش از این سابقه درخشانی در صادرات محصولات خود به کشورهای منطقه از جمله عراق، سوریه و آسیای میانه داشته است، همواره به عنوان مجموعهای پیشرو در کیفیت و توسعه در صنعت دارویی کشور شناخته میشود.
نیازمندیهای نرمافزاری شرکت ژلاتین کپسول
به گفته آقای نظری، مدیر فناوری اطلاعات شرکت ژلاتین کپسول ایران:
پیش از استقرار ماژول مکاتبات راهکاران، ما با چالش ناکارآمدی و عدم یکپارچگی در سازمان خود مواجه بودیم. با وجود اینکه از سال ۱۳۹۸ سیستم اتوماسیون در سازمان مستقر شده بود، اما عدم چابکی و پیچیدگیهای کاربری آن باعث شده بود تا اهداف اصلی ما، یعنی تسهیل فرایندها و حرکت به سمت سازمانی بدون کاغذ، محقق نشود. وابستگی سازمان به چاپ مستندات نهتنها کاهش نیافته بود، بلکه هزینههای پنهان و مصرف کاغذ افزایش یافته بود. علاوه بر این، جزیرهای بودن سیستمها و محدودیتهای فنی در قالب نامهها، باعث دوبارهکاری و کاهش بهرهوری کاربران شده بود.
ما نیازمند راهکاری بودیم که فرایندهای اداری را به معنای واقعی «سیستماتیک» کرده و در یک بستر پایدار متمرکز کند. با اتکا به ۲۶ سال سابقه همکاری موفق با همکاران سیستم و اعتماد حاصل از استقرار سیستمهایی نظیر بهای تمامشده، به بررسی ماژول جدید مکاتبات راهکاران پرداختیم. آنچه انتخاب این راهکار را برای ما قطعی کرد، مزیت رقابتی «مجتمع بودن و یکپارچگی» آن بود؛ چرا که قرار گرفتن مکاتبات در دل سیستم یکپارچه ERP، علاوه بر پایان دادن به تعدد پلتفرمها و پایگاههای داده، امکان گردش کاربرپسند تمامی فرمها و نامهها را در یک محیط واحد فراهم میکرد.
«از ابتدای ارتباط ما با شرکت داده پردازی کاسپین سیستم آسیا، حس تعامل با یک مجموعه کاملا حرفهای و همراه را به ما منتقل کرد. پیگیریهای مستمر، صبوری و دلسوزی این تیم برای برگزاری جلسات دمو و ارائه راهکار دقیق، باعث شد تا احساس کنیم که دغدغه اصلی اعضای این تیم، حل مسئله و رشد سازمان ما است و با اطمینان خاطر، مسیر همکاری با همکاران سیستم را آغاز کردیم.»
ارزشافزودههای استفاده از راهکار مکاتبات اداری همکاران سیستم
به گفته آقای نظری، مدیر فناوری اطلاعات شرکت ژلاتین کپسول ایران
سیستمی شدن واقعی فرایندها و حذف نسخههای کاغذی
مهمترین دستاورد و تغییر کلیدی ما پس از استقرار ماژول مکاتبات، «سیستمی شدن فرایندها» به معنای واقعی کلمه بود. برخلاف گذشته که عملا حجم پرینتها در سازمان فراتر از حد تصور بود، با استفاده از سیستم جدید توانستیم نسخههای کاغذی را به طور کامل از گردش کارهای روزمره حذف کنیم. این موضوع یکی از اهداف اصلی مدیریت بود که با استقرار این راهکار محقق شد و ارزش بسیار بالایی برای سازمان ما خلق کرد.
«برای ما مهمترین دستاورد، سیستمی شدن واقعی فرایندها بود؛ این موضوع برای سازمان ما بسیار ارزشمند است. ما توانستیم نسخههای کاغذی را کاملا حذف کنیم؛ چیزی که در تجربههای قبلی ما نهتنها محقق نشد، بلکه حجم پرینتهای ما را دو برابر کرده بود.»
یکپارچگی پایگاه داده و جلوگیری از جزیرهای شدن سیستمها
یکی از مزیتهایی که سیستم مکاتبات دارد و بر انتخاب ما تاثیرگذار بود، مجتمع بودن آن در دل سیستم ERP راهکاران است. ما دیگر با پلتفرمهای جزیرهای و پایگاههای داده پراکنده مواجه نیستیم. همه چیز یکجا و در یک بستر متمرکز مدیریت میشود و کاربران برای انجام امور مکاتباتی نیازی به خروج از سیستم و ورود به پلتفرم دیگری ندارند. این یکپارچگی مرکزی، هم مدیریت سیستم را برای واحد IT به شدت تسهیل کرده و هم نیاز به تعریف نامهای کاربری و رمزهای عبور متعدد را از بین برده است.
گردش یکپارچه فرمهای عملیاتی در بستر مکاتبات
به دلیل حضور مکاتبات در دل راهکاران، یکپارچگی عمیقی میان فرایندهای مختلف سازمان شکل گرفته است. در حال حاضر، ما میتوانیم بسیاری از فرمهای ثابت سایر سیستمها مانند فرمهای دریافت و پرداخت، انبار یا تولید را مستقیما در سیستم مکاتبات پیوست کرده و در سازمان به گردش درآوریم. این قابلیت، اجرای فرایندهای بینبخشی را تسریع کرده و شرایط بسیار ایدهآلی را برای هماهنگی واحدهای مختلف ایجاد کرده است.
کاربرپسندی و آموزشپذیری بالا
به لحاظ رابط کاربری، نرمافزار مکاتبات راهکاران بسیار کاربرپسند است. از آنجا که محیط کاربری این ماژول با سایر سیستمهای راهکاران که پرسنل روزانه با آنها کار میکنند یکسان است، کاربران بسیار راحتتر با آن ارتباط برقرار کردند. این مزیت باعث شد تا فرآیند آموزش پرسنل و مهاجرت از سیستم قبلی به سیستم جدید، با کمترین میزان مقاومت و صرف انرژی انجام شود و همکاران ما به خوبی با این تغییر سیستماتیک همراه شوند.
«خوشبختانه با استقرار راهکار مکاتبات اداری همکاران سیستم، چالشهایی که در حوزه مکاتبات و نامههای اداری داشتیم، برطرف شد و میتوانم بگویم در حال حاضر تقریبا تمام نیازهای سازمان ما توسط مکاتبات اداری همکاران سیستم پوشش داده میشود.»
برای دریافت اطلاعات بیشتر و آشنایی با محصولات راهکاران کلیک کنید.