داستان موفقیت فروشگاه آی‌بولک

درباره آی‌بولک

آی‌بولک فعالیت خود را از سال ۱۳۹۴ با فروش پوشاک آغاز کرد و در ادامه با توسعه فروش حضوری و آنلاین، به یکی از مجموعه‌های شناخته‌شده در حوزه پوشاک و مد تبدیل شد. این مجموعه فعالیت خود را در حوزه خرده‌فروشی ابتدا با یک فروشگاه فیزیکی و فروش در شبکه‌های اجتماعی شروع کرده بود و به‌تدریج دامنه محصولات خود را گسترش داد و امروز طیف متنوعی از پوشاک و اکسسوری‌های زنانه و مردانه را به مشتریان عرضه می‌کند.

آی‌بولک در حال حاضر فروش محصولات خود را از طریق فروشگاه فیزیکی و بسترهای آنلاین انجام می‌دهد و با توسعه فعالیت‌های خود، بخش قابل‌توجهی از فروش و ارتباط با مشتریان را به صورت آنلاین مدیریت می‌کند.

با توسعه کسب‌وکار و افزایش حجم فعالیت‌های آی‌بولک، مدیریت و هماهنگی میان بخش‌های مختلف از جمله فروش، انبار و حسابداری اهمیت بیشتری پیدا کرده است و در حال حاضر یکپارچگی میان انبار، فروشگاه حضوری و حسابداری خود را با استفاده از نرم‌افزار راهکاران همکاران سیستم مدیریت می‌کند.

نیازهای نرم‌افزاری و چالش‌های آی بولک

به گفته خانم آی بولک پقه، کارفرمای آی بولک:

«پیش از استقرار ERP راهکاران، انتقال کالا از انبار اصلی به فروشگاه حضوری به‌صورت دستی و با سند دستی در نرم‌افزار انجام می‌شد. نرم‌افزار صندوق فروشگاه هم به نرم‌افزار حسابداری متصل نبود؛ برای همین با اینکه عملیات انتقال کالا از انبار به فروشگاه دقیق انجام می‌شد، باید به‌صورت دستی از حسابداری کسر می‌شد و دوباره در موجودی صندوق فروشگاه وارد می‌شد. از طرفی هیچ گزارش جامعی از فروش صندوق در نرم‌افزار حسابداری به‌صورت یکپارچه ارائه نمی‌شد. برای جمع‌بندی گزارش‌های انبار، گردش کالای فروشگاه و تدوین گزارش فروش، مجبور بودیم داده‌های پراکنده را جمع‌آوری و دستی کنار یکدیگر قرار دهیم؛ کاری که هم زمان‌بر بود و هم جای اشتباه داشت. چون امکان دریافت آنی گزارش‌ها وجود نداشت و داشبوردی هم ساخته نشده بود، خیلی از تصمیمات مهم در آی‌بولک با تاخیر یا با یک ضریب خطای متغیر همراه بود.»

بخش‌هایی از فرایندهایی که در آی‌بولک انجام می‌شد و بیشترین زمان را از تیم آی بولک می‌گرفت مشخص بود:

• تجمیع گزارش‌های صندوق فروش در نرم‌افزار حسابداری
• انتقال کالا از انبار مرکزی به فروشگاه حضوری
• انتقال کالا از انبار مرکزی به انبار سایت

ارزش‌افزوده‌های استفاده از راهکاران در آی بولک

افزایش سرعت و دقت در عملیات

یکی از محسوس‌ترین تغییرهایی که آی بولک بعد از استقرار راهکاران تجربه کرد، به سرعت و دقت ثبت اطلاعات برمی‌گردد.

«به‌واسطه عملیات یکپارچه‌ای که شکل گرفت، دقت فرایندهای ما افزایش یافت و اکنون از نظر سرعت و دقت انجام کارها، فرایندهای ما با سرعت بیشتری انجام می‌شود.»

گزارش‌گیری‌های مدیریتی قابل‌اتکا

پیش از راهکاران، تهیه گزارش از انبار و فروش کاری زمان‌بر بود و بسیاری از اطلاعات به‌صورت دستی جمع‌آوری می‌شد. خانم آی بولک ‌پقه وضعیت فعلی دسترسی به گزارش‌های مدیریتی، از جمله سود و زیان شعب و موجودی کالا را این‌طور توصیف می‌کند:

«مثبت و قابل‌اتکا است.»

قابل اتکا بودن گزارش‌ها، فاصله زیادی را که آی بولک از روزهای جمع‌آوری دستی گزارش‌ها تا امروز طی کرده، نشان می‌دهد؛ گزارش‌هایی که پیش‌تر ساعت‌ها زمان می‌بردند، حالا در دسترس و قابل اعتماد هستند.

بهبود تجربه مشتری

تغییر برای آی بولک تنها به بخش‌های داخلی سازمان محدود نماند. تغییرات انجام شده در آی بولک مستقیما روی تجربه مشتریان هم اثر گذاشته است.

«در زمینه تجربه مشتریان، به‌واسطه تغییراتی که در فرایند داخلی سازمان ایجاد کردیم و توانستیم این تغییرات را در راهکاران هم به‌عنوان استاندارد عملیات لحاظ کنیم، دقت در انبار بیشتر از سابق شده که درنهایت تجربه مشتری را هم بهبود می‌دهد.»

کاهش زمان و افزایش دقت

زمان گزارش‌گیری در آی بولک که پیش‌تر نزدیک به یک روز طول می‌کشید، حالا به حدود ۳۰ دقیقه رسیده است. دقت موجودی انبار هم حدود ۲۰ درصد بهبود پیدا کرده و مغایرت‌ها به همین نسبت کاهش یافته‌اند.

از زبان مشتری

«برند همکاران سیستم موجب شد ما راهکاران و راهکارهای مختلفی که ارائه می‌دهد را مد نظر قرار دهیم. تیم مسئول همکاران سیستم هم که در شهر گرگان حضور داشتند، در تصمیم‌گیری ما نقش مهمی ایفا کردند. در زمان انتخاب راهکاران هم امکان گزارش‌گیری لحظه‌ای، مهم‌ترین اولویت ما بود که پس از استقرار موفق این نرم‌افزار ما توانستیم به اهداف خود برسیم. به‌صورت کلی همکاران سیستم یک مجموعه قابل‌اتکا و دقیق است که پشتیبانی مطلوبی هم ارائه می‌دهد.»