در یک نگاه
نام شرکت: سازمان همیاری شهرداری استان مرکزی
نوع کسبوکار: سازمان/نهاد عمومی-غیردولتی
صنعت: هلدینگ سرمایهگذاری و توسعه شهری
راهکارهای مورد استفاده: دفتر کل، دریافت و پرداخت، دارایی ثابت، انبار، فروش و مودیان، کارگزینی و جبران خدمات
درباره سازمان همیاری شهرداری استان مرکزی
سازمان همیاری شهرداریهای استان مرکزی از سال ۱۳۷۸ با هدف پشتیبانی از شهرداریهای استان، انجام امور مشترک، اجرای پروژهها و کمک به تامین منابع و خدمات شهری فعالیت خود را آغاز کرده است.
این سازمان در حوزههای مختلفی از جمله سرمایهگذاری و مشارکت اقتصادی، پروژههای عمرانی و ساختمانی، توسعه املاک و مجتمعهای تجاری، بازرگانی و تامین کالا و تجهیزات، خدمات شهری و حملونقل، گردشگری و پروژههای رفاهی و مدیریت پسماند و پروژههای زیستمحیطی فعالیت دارد.
چالشهای سازمانی: از سیستمهای قدیمی تا یکپارچگی اطلاعات
به گفته خانم کاظمی، مدیر مالی سازمان همیاری شهرداری استان مرکزی:
سازمان همیاری شهرداری استان مرکزی پیش از این از نسخههای قدیمی سیستمهای حسابداری و حقوق و دستمزد استفاده میکرد. نبود ارتباط میان نرمافزارها، ثبت دستی برخی اطلاعات، محدودیت در گزارشگیری و دشواری مدیریت اطلاعات مالی و منابع انسانی، از جمله چالشهایی بود که سازمان با آن مواجه بود.
با توجه به اهمیت محاسبه حقوق و مزایا در فعالیتهای سازمان، این چالشها در برخی موارد به مغایرت میان محاسبه حقوق و ثبت اسناد و مشکلات مرتبط با گزارشهای مالیاتی منجر میشد. همچنین محدودیت در تهیه گزارشهای متناسب با نیاز سازمان و زمانبر بودن استفاده از برخی امکانات، فرایندهای مالی و مدیریتی را دشوارتر میکرد.
سازمان ما پس از مشورت با همکاران مالی در دیگر شهرداریها، بهویژه شهرداری اراک، راهکاران را برای استفاده در واحد مالی خود انتخاب کرد و در ادامه، تهیه راهکارهای مرتبط از جمله کارگزینی را نیز در دستور کار قرار داد.
مهمترین نیازهای سازمان عبارت بودند از:
- یکپارچگی اطلاعات و فرایندها: ایجاد ارتباط میان واحدهای مختلف و کاهش ثبت دستی و ورود اطلاعات تکراری
- کنترل دقیق فرایندهای مالی: کنترل اسناد و ثبت دقیقتر اطلاعات مالی و حسابداری
- محاسبه حقوق و مزایا: محاسبه دقیق حقوق و مزایا به تفکیک سازمان و شهرستان و اعمال بهموقع تغییرات احکام پرسنلی
- گزارشگیری مدیریتی و حسابرسی: دسترسی سریع به گزارشهای دقیق و متناسب با نیاز سازمان برای ارائه به مدیران، هیئتمدیره و مراجع قانونی
- مدیریت داراییها: ثبت سیستمی اموال و محاسبه استهلاک داراییهای سازمان
- مدیریت انبار و خرید: کنترل دقیقتر موجودی کالا و هزینههای خرید و تامین
- مدیریت دریافت و پرداخت: دسترسی بهتر به اطلاعات حسابهای بانکی، چکها، سفتهها و ضمانتنامهها
- زیرساخت و امنیت: کاهش دغدغههای مربوط به تهیه، نگهداری و پشتیبانگیری از سرورها و زیرساختهای فناوری اطلاعات
ارزش افزوده استفاده از راهکاران ابری در سازمان همیاری شهرداری استان مرکزی:
یکپارچگی بیشتر میان واحدها
ارتباط میان نرمافزارهای مورد استفاده در بخشهای مالی، بازرگانی و سرمایه انسانی، به کاهش دوبارهکاریها و ثبتهای دستی کمک کرده و جریان اطلاعات میان واحدها را منسجمتر کرده است.
دقت بیشتر در محاسبه حقوق و ثبت اسناد
ارتباط کارگزینی و جبران خدمات، امکان اعمال سریعتر تغییرات احکام پرسنلی و محاسبه دقیق حقوق و مزایا را فراهم کرده است. همچنین با ثبت سیستمی اسناد، مغایرتهای ناشی از ثبت دستی اطلاعات کاهش یافته است.
نظم بیشتر در مدیریت داراییها
ثبت اموال و محاسبه استهلاک که پیش از این بهصورت دستی انجام میشد، با استفاده از راهکار دارایی ثابت به شکل سیستمی انجام میشود و نظم و انضباط بیشتری بر مدیریت اموال سازمان ایجاد شده است.
دسترسی سریعتر به اطلاعات و گزارشها
امکان ثبت اسناد حسابداری در سطوح مختلف و ارتباط اطلاعات با پروژهها و پیمانها، دسترسی به اطلاعات درآمد، هزینه، بدهکاری و بستانکاری هر شهرداری، شخص یا شرکت را سریعتر کرده و اطلاعات دقیقتری را برای تصمیمگیری در اختیار سازمان قرار داده است.
مدیریت آسانتر دریافت و پرداخت
راهکار دریافت و پرداخت، فرایندهایی مانند مغایرتگیری حسابهای بانکی و تهیه آمار و گزارش از چکها، سفتهها و ضمانتنامهها را برای سازمان سادهتر کرده است.
کاهش دغدغههای زیرساختی با سرور ابری
استفاده از سرور ابری، نگرانی سازمان درباره قطعی برق، پشتیبانگیری و نگهداری سختافزاری و نرمافزاری سرور و خدمات مرتبط با آن را برطرف کرده است.
همراهی در فرایند استقرار
همزمانی تغییر نرمافزار با اصلاح کدینگ حسابداری و وجود اشتباهات اطلاعاتی در سیستم قبلی، فرایند انتقال و استقرار را با چالشهایی همراه کرده بود. تیم استقرار همکاران سیستم در زمینه کانورت اطلاعات، آموزش و استقرار نرمافزار با سازمان ما همکاری و همراهی زیادی داشت.
از زبان مشتری
خانم کاظمی، مدیر مالی سازمان همیاری شهرداری استان مرکزی:
«یکی از بزرگترین چالشهای سازمان، نبود ارتباط بین نرمافزارها و مغایرت میان محاسبه حقوق و ثبت اسناد بود. استفاده از راهکاران باعث شد اطلاعات اسناد، درآمد، هزینه، بدهکاری و بستانکاری با جزئیات بیشتری در دسترس باشد و بتوانیم اطلاعات دقیقتری را در زمان کوتاهتر برای تصمیمگیری به دست آوریم. استفاده از سرور ابری نیز نگرانی سازمان را بابت قطعی برق، پشتیبانگیری و نگهداری سختافزاری و نرمافزاری سرور و خدمات مربوط به آن برطرف کرده است.»
برای دریافت اطلاعات بیشتر به صفحه محصولات همکاران سیستم مراجعه فرمایید.