داستان موفقیت شرکت سیال کنترل

درباره شرکت سیال کنترل

شرکت سیال کنترل در سال ۱۳۸۵ با هدف تامین اقلام صنعتی و تاسیساتی (از قبیل شیرآلات و اتصالات صنعتی) طرح‌ها و پروژه‌های آب، گاز، نفت و پتروشیمی، وارد اقتصاد آب، فاضلاب، نفت، گاز و پتروشیمی کشور شد.

این شرکت با استفاده از توانایی‌های کامل خود در حوزه مهندسی، تدارکات، ارزیابی و تجهیز، قادر به ارائه خدمات به پروژه‌های متعدد در ابعاد ملی و منطقه‌ای در صنعت آب و فاضلاب و همچنین نفت و گاز و پتروشیمی است.

نیازهای نرم‌افزاری شرکت سیال کنترل

به گفته خانم صباغ، مدیر منابع انسانی شرکت سیال کنترل:

در شرکت سیال کنترل، رویکرد مدیریت عملکرد از سال ۹۷ با استفاده از اکسل آغاز شد. با توجه به چالش‌هایی که در جمع‌آوری اطلاعات و انجام محاسبات ارزیابی افراد در اکسل داشتیم، به سمت پیاده‌سازی یک نرم‌افزار داخلی رفتیم؛ در آن زمان نیز راهکاران، راهکار سیستمی برای این هدف ارائه نمی‌کرد.

در نرم‌افزاری که طراحی کردیم، برخی موارد مانع اجرای صحیح مدیریت عملکرد در سازمان بود و این سیستم نیازهای منابع انسانی و کارکنان را به‌طور کامل پوشش نمی‌داد. از جمله مشکلات این نرم‌افزار می‌توان به عدم امکان ثبت بازخوردها و رویدادهای حساس اشاره کرد.

همچنین مشکل گزارش‌گیری در این سیستم وجود داشت که بار سنگینی را به واحد منابع انسانی تحمیل می‌کرد. معضل دیگر، محدودیت دسترسی برای اعمال تغییرات یا دریافت خروجی اطلاعات بود؛ به‌طوری‌که وابستگی زیادی به تیم اجراکننده داشتیم و با توجه به حجم کار، این فرایند در اغلب مواقع زمان‌بر می‌شد.

ارزش‌افزوده‌های استفاده از سیستم مدیریت عملکرد راهکاران

به گفته خانم صباغ، مدیر منابع انسانی شرکت سیال کنترل:

در سال ۱۴۰۳ با سیستم مدیریت عملکرد راهکاران آشنا شدیم و با توجه به اینکه سازمان ما دارای ساختار ستادی–عملیاتی است، تصمیم گرفتیم به این سیستم مهاجرت کنیم. در ابتدا، با توجه به فرایندهای آزمایش‌شده‌ قبلی، همان رویکرد قبلی شرکت را در سیستم پیاده‌سازی کردیم؛ اما در نتایج با چالش‌هایی مواجه شدیم و متوجه شدیم رویکردمان نیاز به بازنگری دارد.

در ادامه، چندین جلسه با تیم استقرار و مدیریت محصول برگزار کردیم و مشکلات و نیازمندی‌های خود را مطرح کردیم تا به راهکار مناسب برسیم. در نهایت، پس از دریافت راهکار پیشنهادی از مدیریت محصول، مدل جدید به شکل پایلوت برای یک تیم اجرا شد. نتایج پایلوت بررسی شد و مشخص شد رویکرد جدید نیازهای ما را بهتر پاسخ می‌دهد؛ بنابراین تصمیم گرفتیم آن را در کل شرکت تعمیم دهیم.

ارزیابی به‌موقع و دقیق‌تر

یکی از مشکلات اصلی در مسیر قبلی، رویکردهای جمع‌آوری و محاسبات در اکسل بود که برای تیم منابع انسانی به‌شدت زمان‌بر و چالش‌برانگیز بود. همچنین به دلیل اعتراض‌های کارکنان و نبود مستندات کافی، ناچار به برگزاری جلسات حضوری می‌شدیم که آن هم زمان زیادی از ما می‌گرفت.

با توجه به موارد فوق و زمان‌بر بودن فعالیت‌ها، تمرکز بر بهبود رویکرد مدیریت عملکرد کاهش یافته بود و عملاً فرصت کافی برای شناسایی ایرادات در ابعاد ارزیابی را نداشتیم. اما در سیستم جدید، محاسبات به‌سادگی انجام می‌شد، موافقت‌نامه‌ها به‌عنوان یک مستند قابل استناد در رسیدگی به اعتراض‌ها قابل استفاده بود و اعمال تغییرات در رویکرد ارزیابی نه‌تنها امکان‌پذیر بود، بلکه بسیار مفید و اثربخش واقع شد.

در نهایت، گزارش‌های مورد نیاز را از سیستم دریافت می‌کردیم و کارنامه‌ها برای افراد منتشر می‌شد؛ به‌طوری‌که کارکنان به‌راحتی می‌توانستند نقاط قوت و زمینه‌های قابل بهبود خود را رصد کنند. همچنین در فرایند پرداخت پاداش و کارانه، سرعت عمل بالاتر رفت و محاسبات به‌موقع و دقیق‌تر انجام شد.

اطلاع‌رسانی دقیق به بدنه سازمان

از نگاه منابع انسانی، یکی از مواردی که نادیده گرفتن آن می‌تواند در پیشبرد مدیریت عملکرد مشکل ایجاد کند، اطلاع‌رسانی به‌موقع به بدنه سازمان است. با توجه به پیاده‌سازی اطلاع‌رسانی از طریق ایمیل، حتی در صورت فراموشی واحد منابع انسانی، این کار توسط سیستم انجام می‌شود و افراد سازمان از زمان انتشار و نحوه ارزیابی به‌موقع مطلع می‌شوند؛ در نتیجه، مشکل تأخیر در تکمیل ارزیابی کاهش پیدا می‌کند.

افزایش اثربخشی فعالیت‌های منابع انسانی

درس‌آموخته‌ی ما از اجرای مدیریت عملکرد راهکاران این بود که دقت و چکش‌کاری در انتخاب ابعاد ارزیابی و انتخاب ارزیابی‌کنندگان (به همراه تعیین استانداردها و وزن‌دهی‌های مورد نظر منابع انسانی) اهمیت زیادی دارد. اگر این فرایند را طی نمی‌کردیم، مسیر دشوارتر و فرسایشی‌تری پیش روی ما قرار می‌گرفت.

در نهایت، سیستم مدیریت عملکرد راهکاران باعث بهبود نحوه ارزیابی در سازمان ما و افزایش اثربخشی فعالیت‌های حوزه منابع انسانی شد.