مشتری: شرکت سرمایه‌گذاری سلیم
کسب‌وکار: هلدینگ
راهکار: هوشمندی راهکاران
در یک نگاه
شرکت سرمایه‌گذاری سلیم (سهامی عام)، از سال۱۳۸۳ به‌عنوان نهادی چند کسب‌وکاره آغاز به‌کار کرده است. این شرکت مالکیت ۹ شرکت در زمینه‌های خودرو، بیمه، سرمایه‌گذاری و بازرگانی را برعهده دارد. دستیابی به بیش‌ترین ارزش‌افزوده و بالاترین نرخ بازده سرمایه‌گذاری با تکیه بر ابزارهای نوین مدیریتی و مالی برای تمام ذی‌نفعان تا سال ۱۴۰۰ از استراتژی‌های کلان این گروه است.
نیازهای کسب‌وکار
شرکت سرمایه‌گذاری سلیم، به‌دنبال آن بود تا برای مدیریت بهینه‌ی شرکت‌های تابعه‌ی خود، از سیستم‌های مکانیزه استفاده کند:
۱. ارتقای سیستم از حالت خوداظهاری به گزارش‌های منسجم در داشبوردهای مدیریتی: در سیستم‌هایی که براساس فایل‌های اطلاعاتی ایجاد می‌شوند، اطلاعات ورودی سیستم، مستقیم توسط کاربر تکمیل می‌شود. در این حالت، امکان خطای کاربری وجود دارد و مبنای صحت اطلاعات براساس خوداظهاری است. برای رفع این مسئله، لازم بود سیستم مدیریت عملکرد، مستقیم به نرم‌افزارهای حسابداری (TPSها) متصل و مبنای اطلاعات در آن، سندهای حسابداری باشد.
۲. افزایش سرعت گزارش‌گیری از شرکت‌ها و هلدینگ‌ها: تهیه‌ی فایل‌های عملکرد ماهانه برای تمام شرکت‌ها بسیار زمان‌بر بود، هم‌چنین فرآیند توزیع و گردآوری فایل‌های تکمیل شده، از سرعت مطلوبی برخوردار نبود. بر این اساس، لازم بود که سیستم جدید به‌شکل Online پیاده‌سازی شود.
۳. ساده‌سازی فرآیند گزارش‌گیری در سیستم پیشین: شرکت‌های تابعه افزون‌بر انجام فعالیت‌های خود، فایل‌های عملکردی را به‌شکل ماهانه تکمیل و ارسال می‌کردند. گروه نیاز داشت از سیستمی استفاده کند که شرکت‌ها عمدتا فعالیت‌های معمول خود را انجام دهند و با کم‌ترین فعالیت اضافه، اطلاعات مورد نیاز مدیریت گردآوری شود.
۴. حفظ اصول حاکمیت شرکتی: با توجه به اصول حاکمیتی شرکتی تدوین شده در شرکت سرمایه‌گذاری سلیم، لازم بود که سیستم مدیریت، عملکرد تداخلی در اختیارات مدیرعامل (و مدیریت مالی) شرکت‌های تابعه ایجاد نکند؛ گزارش‌ها به‌شکل Online دریافت شود، اما مسوولیت اجرایی در محدوده‌ی شرکت، کاملا در اختیار مدیرعامل باشد.
۵. ایجاد یک بانک اطلاعاتی متمرکز: گروه با ایجاد این سیستم مدیریت عملکرد به‌دنبال ایجاد یک بانک اطلاعاتی متمرکز بود که در آن امکان رصد کردن فعالیت‌های گذشته‌ی شرکت‌ها وجود داشته باشد، هم‌چنین براساس اطلاعات موجود در آن بتوان در آینده سیستم‌های پیش‌بینی اقتصادی ایجاد کرد.
دکتر هیوا محمدی؛ مدیر مالی شرکت سرمایه‌گذاری سلیم
«با پیاده‌سازی راهکار هوشمندی تجاری همکاران سیستم، تمام لایه‌های مدیریتی در سطح گروه و شرکت‌های زیرمجموعه، می‌توانند به‌سادگی در کوتاه‌ترین زمان ممکن، از گزارش‌های مالی اصلی به‌شکل تک شرکت و تجمیعی اطلاع پیدا کنند، هم‌چنین امکان مقایسه‌ی این اطلاعات با بودجه‌ی مصوب فراهم شده است.»
نتایج به‌کارگیری هوشمندی تجاری همکاران سیستم
با پیاده‌سازی هوشمندی راهکاران همکاران سیستم، گزارش‌ها، تحلیل‌ها و صورت‌های مالی مورد نیاز گروه سرمایه‌گذاری سلیم به‌شکل به‌روز (Online) و با دقت و صحت بسیار بالا در اختیار مدیران تمام سطوح این مجموعه قرار می‌گیرد.
- با به‌کارگیری ابزار یکپارچه‌سازی اطلاعات هوشمندی راهکاران، گزارش‌گری مالی شرکت‌های زیرمجموعه به هلدینگ، بدون دخل و تصرف کاربری و به‌شکل خودکار انجام می‌شود. این ابزار یکپارچه‌سازی از سیستم حسابداری شرکت‌ها جدا بوده و استفاده از آن، ضمن حفظ اصول حاکمیتی شرکتی، سرعت و صحت دسترسی به اطلاعات را بالا برده است.
- با داشبوردهای مدیریتی هوشمندی راهکاران، گزارش‌های مورد نیاز مدیران سطوح مختلف سازمانی به‌منظور بررسی عملکرد سازمان در قالب داشبوردهای مدیریتی تحت وب، فراهم شدند تا در هر لحظه، امکان ارزیابی شرکت‌ها براساس اطلاعات تجمیعی گردآوری شده، مهیا باشد. گزارش‌های «ترازنامه و سود و زیان تجمیعی»، «ضریب ورشکستگی یا Z- آلتمن»، «مانده و گردش موجودی وجوه نقد»، «نسبت‌های مالی»، «تحلیل درآمد و هزینه‌های سازمان»از جمله گزارش‌های طراحی شده برای گروه سرمایه‌گذاری سلیم هستند.
- ابزار تحلیلی (به عنوان میز تحلیل) هوشمندی راهکاران، امکانی در اختیار شرکت سرمایه‌گذاری سلیم قرار داده است که کارشناسان با استفاده از آن می‌توانند گزارش‌های متنوعی را براساس اطلاعات موجود در سیستم تهیه و از امکان Drill Down برای نفوذ به عمق داده‌ها استفاده کنند.
- حفظ سطوح دسترسی به اطلاعات به تفکیک مسئولیت‌ها، با استفاده از امکان تعریف حقوق دسترسی هنگام تعریف کاربرها، این امکان را برای شرکت سرمایه‌گذاری سلیم فراهم آورده است که به هر یک از مدیران شرکت‌های زیرمجموعه دسترسی خاص آن شرکت به گزارش‌های موجود در پرتال هوشمندی راهکاران داده شود.
- امکان رصد کردن شیوه‌ی ثبت اسناد مالی در سطح حساب معین در شرکت‌های تابعه، با استفاده از ابزار گزارش «تعداد روز گذشته از ثبت آخرین سند حسابداری» فراهم شده است.
دستاوردهای راهکار
- بهبود فرآیند ثبت اطلاعات
- کاهش زمان گردآوری اطلاعات
- حذف فرآیند دستی گزارش‌دهی و رفع مغایرت‌ها
- قابلیت مقایسه‌ی عملکرد شرکت‌ها و میزان پوشش بودجه
- دسترسی سریع مدیران به اطلاعات به‌روز و قابل اتکا
- یکپارچگی اطلاعاتی در سطح گروه
- استفاده از داشبورد مدیریتی برای تصمیم‌گیری درست
- کاهش هزینه‌های ستادی
- ایجاد بستر مناسب برای سیستم‌های اطلاعاتی متمرکز
ابزار یکپارچه‌سازی اطلاعات؛ نگاشت کدینگ‌های مختلف تحت یک کدینگ مرجع و گردآوری خودکار اطلاعات
گروه سرمایه گذاری سلیم ۷ شرکت زیرمجموعه دارد. این شرکت‌ها در سطح کشور پراکنده هستند و هر یک برای سیستم حسابداری، از کدینگ مالی خاص خود استفاده می‌کنند. سیستم بودجه و عملکردی که گروه قبلا از آن استفاده می‌کرد، بدون در نظر گرفتن کدینگ مالی و براساس یک‌سری سرفصل‌های مالی طراحی و پیاده‌سازی شده بود که امکان تطبیق دقیق عملکرد براساس سیستم مالی با بودجه به‌شکل دستی، کاری بسیار سخت بود و از تقریب بالایی برخوردار نبود.
ابزار یکپارچه‌سازی اطلاعات هوشمندی راهکاران، امکان نگاشت کدینگ‌های مالی مختلف شرکت‌های زیرمجموعه را تحت یک کدینگ مرجع (تعریف شده توسط گروه سرمایه‌گذاری سلیم) فراهم ساخت و ضمن گردآوری اتوماتیک اطلاعات عملکردی از سیستم‌های حسابداری شرکت‌های زیرمجموعه، فرآیند گردآوری اطلاعات را از دخالت کاربری بی‌نیاز کرد. هم‌چنین براساس توانایی و تجربیات شرکت همکاران سیستم به‌شکل سیستمی، آیتم‌های عملکردی شرکت‌ها در سیستم با بودجه قابلیت مقایسه پیدا کرد.
داشبورد مدیریتی؛ اتخاذ تصمیمات هوشمندانه
هدف اصلی گروه سرمایه‌گذاری سلیم از به‌کارگیری راهکار هوشمندی تجاری، تهیه‌ی گزارش‌های مالی اصلی در سطوح مختلف شرکت‌های زیرمجموعه براساس سیستم‌های حسابداری موجود در شرکت‌های تابعه بود، بر این اساس، به محیطی برای ساخت گزارش‌های مدیریتی متعدد نیاز داشت که بتواند به مدیران در سطوح مختلف سازمان کمک کند و امکان اخذ تصمیمات دقیق و هوشمندانه براساس اطلاعات گردآوری شده را فراهم کند. هم‌چنین، لازم بود با تعریف شاخص‌ها و فرمول‌های مالی و غیرمالی مختلف، امتیازدهی و رتبه‌بندی شرکت‌ها و هلدینگ‌های زیرمجموعه را انجام دهند. به این ترتیب، به بستری تحت‌وب نیاز داشت که امکان دسترسی به آن در هر جای کشور، امکان‌پذیر باشد.
با استفاده از داشبورد مدیریتی هوشمندی راهکاران، امکان طراحی و مشاهده‌ی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) سازمان، تعریف فرمول‌های مالی و غیرمالی و پایش وضعیت شرکت‌های زیرمجموعه‌ی گروه سرمایه‌گذاری سلیم بر پایه‌ی اطلاعات گردآوری شده فراهم شد. هم‌چنین با تجمیع اطلاعات چند ساله در سیستم، این امکان به وجود آمد که روند تغییرات پارامترهای مختلف مالی و غیرمالی در سیستم قابل رصد کردن باشد. اکنون، مدیران می‌توانند با چند کلیک ساده، علل ریشه‌ای انحرافات یا روندهای موجود را شناسایی یا فرصت‌های جدید را کشف کنند.