مشتری: گروه توسعه اقتصادی تدبیر
کسب‌وکار: هلدینگ
راهکار: هوشمندی تجاری
در یک نگاه
گروه توسعه اقتصادی تدبیر؛ بنگاه اقتصادی جوانی است که از سال ۱۳۸۷ آغاز به‌کار کرده است. اکنون با تاسیس هفت هلدینگ تخصصی در حوزه‌های گوناگونی هم‌چون، دارویی، انرژی، مالی، ساختمان، صنعتی، ارتباطات و کشاورزی، عهده‌دار مدیریت حدود ۶۰ شرکت است.
توسعه‌ی سرمایه‌گذاری در فعالیت‌های اقتصادی با بازدهی مطلوب با اولویت مناطق کم‌تر توسعه‌یافته، توسعه‌ی فعالیت‌های دانش‌بنیان و فناوری‌های پیشرفته و تولید محصولات (کالا و خدمات) با ارزش‌افزوده‌ی بالا در چارچوب سیاست‌های کلی اقتصاد مقاومتی از استراتژی‌های کلان این گروه است.
نیازهای کسب‌وکار
گروه توسعه اقتصادی تدبیر، از ابتدای تاسیس با بررسی و تحلیل بنگاه‌های اقتصادی مشابه داخل کشور بر آن بود تا در راستای مدیریت بهینه‌ی شرکت‌های تابعه‌ی خود، از سیستم‌های مکانیزه بهرهبرداری کند.
۱. ارتقای سیستم از حالت خود اظهاری به اسناد مستند مالی؛ سیستم‌های که براساس فایل‌های اطلاعاتی ایجاد می‌شوند این مشکل را دارند که اطلاعات ورودی سیستم، مستقیم توسط کاربر تکمیل می‌شود. در این حالت، اول امکان خطای کاربری وجود داشته، دوم، مبنای صحت اطلاعات براساس خود‌اظهاری است. برای رفع این مسئله، لازم بود سیستم مدیریت عملکرد، مستقیم به نرم‌افزارهای حسابداری (TPSها) متصل و مبنای اطلاعات در آن، سندهای حسابداری باشد.
۲. افزایش سرعت گزارش‌گیری از شرکت‌ها و هلدینگ‌ها؛ تهیه‌ی فایل‌های عملکرد ماهانه برای تمام شرکت‌ها و هلدینگ‌ها به همراه فایل‌های تلفیق بسیار زمان‌بر بود، هم‌چنین فرآیند توزیع و گردآوری فایل‌های تکمیل شده، از سرعت مطلوبی برخوردار نبود. بر این اساس، لازم بود که سیستم جدید به‌شکل Online پیاده‌سازی شود.
۳. ساده‌سازی فرآیند گزارش‌گیری؛ در سیستم پیشین، شرکت‌های تابعه افزون‌بر انجام فعالیت‌های خود، فایل‌های عملکردی را به‌شکل ماهانه تکمیل و ارسال می‌کردند. گروه نیاز داشت از سیستمی استفاده کند که شرکت‌ها عمدتا فعالیت‌های معمول خود را انجام دهند و با کم‌ترین فعالیت اضافه، اطلاعات مورد نیاز مدیریت گردآوری شود.
۴. ساده‌سازی ورود و خروج شرکت‌ها؛ با توجه به جوان بودن گروه توسعه اقتصادی تدبیر، لازم بود سیستم به‌شکلی پیاده‌سازی شود که امکان ورود و خروج شرکت‌ها به‌سادگی در سیستم وجود داشته باشد.
۵. حفظ اصول حاکمیت شرکتی؛ با توجه به اصول حاکمیتی شرکتی تدوین شده در گروه توسعه اقتصادی تدبیر، لازم بود که سیستم مدیریت، عملکرد تداخلی در اختیارات مدیرعامل (و مدیریت مالی) شرکت‌های تابعه ایجاد نکند؛ گزارش‌ها به‌شکل Online دریافت شود اما مسئولیت اجرایی در محدوده‌ی شرکت، کاملا در اختیار مدیرعامل باشد.
«با پیاده‌سازی راهکار هوشمندی تجاری همکاران سیستم، تمام لایه‌های مدیریتی در سطح گروه تدبیر و شرکت‌های زیرمجموعه، می‌توانند به‌سادگی در کوتاه‌ترین زمان ممکن، از گزارش‌های مالی اصلی به‌شکل تک شرکت، تجمیعی و تلفیقی اطلاع پیدا کنند؛ هم‌چنین امکان مقایسه‌ی این اطلاعات با بودجه‌ی مصوب فراهم شده است.»
آزاد علیزاده؛ مدیر فناوری اطلاعات گروه توسعه اقتصادی تدبیر
۶. استخراج گزارش‌ها از یک سیستم مالی تلفیقی: برای اطمینان از صحت اطلاعات در سیستم، هلدینگ‌ها نیاز داشتند با فرآیندی، امکان تلفیق اطلاعات مالی شرکت‌های زیرمجموعه خود را داشته باشند و پس از انجام تلفیق، اعداد مالی شرکت‌ها در گزارش انعکاس پیدا کند.
۷. ایجاد ابزارهای مدیریتی مناسب در سطوح مختلف؛ بسیاری از سیستم‌های گزارش‌گیری، تنها نیازهای مدیریت کلان را پوشش داده و پاسخ‌گوی نیازهای کارشناسی و مدیریت‌های میانی نیستند، اما گروه توسعه اقتصادی تدبیر به‌دنبال ایجاد سیستمی بوده که نه تنها خواسته‌های تمام سطوح مدیریتی را پوشش دهد، بلکه نیازهای کارشناسی هلدینگ‌ها را هم به‌شکل مناسب، پاسخ‌گو باشد.
۸. ایجاد یک بانک اطلاعاتی متمرکز؛ گروه با ایجاد این سیستم مدیریت عملکرد به‌دنبال ایجاد یک بانک اطلاعاتی متمرکز بود که در آن امکان رصد کردن فعالیت‌های گذشته‌ی شرکت‌ها و هلدینگ‌ها وجود داشته باشد، هم‌چنین براساس اطلاعات موجود در آن بتوان در آینده سیستم‌های پیش‌بینی اقتصادی ایجاد کرد.
۹. ایجاد بستر مناسب برای اتصال سیستم‌های اطلاعاتی آینده؛ گروه به سیستمی کارآمد برای ایجاد یک انبار داده با امکان اتصال سیستم‌های اطلاعاتی آینده، نیاز داشت.
راهکارهای همکاران سیستم
با پیاده‌سازی هوشمندی راهکاران همکاران سیستم، گزارش‌ها، تحلیل‌ها و صورت‌های مالی مورد نیاز گروه توسعه اقتصادی تدبیر به‌شکل به‌روز (Online) و با دقت و صحت بسیار بالا در اختیار مدیران تمام سطوح مجموعه، هم‌چنین کارشناسان هلدینگ‌های این مجموعه قرار می‌گیرد.
- با به‌کارگیری ابزار یکپارچه‌سازی اطلاعات هوشمندی راهکاران، گزارش‌گری مالی شرکت‌های زیرمجموعه به هلدینگ‌ها، بدون دخل و تصرف کاربری و به‌شکل خودکار انجام می‌شود. این ابزاریکپارچه‌سازی از سیستم حسابداری شرکت‌ها جدا بوده و استفاده از آن ضمن حفظ اصول حاکمیتی شرکتی و پوشش ورود و خروج آسان شرکت‌ها به مجموعه گروه توسعه اقتصادی تدبیر، سرعت و صحت دسترسی به اطلاعات را بالا برده است.
- ابزاری برای ثبت اسناد تعدیلی در اختیار هر یک از هلدینگ‌ها قرار گرفته است تا در کل سیستم امکان ثبت اسناد تعدیل (مبادلات بین‌گروهی) فراهم شود. هر چند در این سیستم، تلفیق به‌شکل دستی انجام می‌شود، اما گزارش‌های تلفیقی در هر سطحی قابل دسترسی است. به‌علت محدود بودن حجم اسناد تعدیلی در مجموعه‌ی شرکت‌های گروه توسعه اقتصادی تدبیر، ثبت این اسناد به‌شکل دستی در نظر گرفته شده است.
- گزارش‌های مورد نیاز مدیران سطوح مختلف سازمانی به‌منظور بررسی عملکرد سازمان در قالب داشبوردهای مدیریتی تحت وب، فراهم شدند تا در هر لحظه، امکان ارزیابی شرکت‌ها براساس اطلاعات تجمیعی و تلفیقی گردآوری شده، مهیا باشد. گزارش‌های «ترازنامه و سود و زیان تجمیعی»، «معاملات درون‌گروهی»، «ترازنامه و سود و زیان تجمیعی تعدیل شده»، «مانده و گردش موجودی وجوه نقد»، «سود و زیان و ترازنامه‌ی تجمیعی تعدیل شده با بودجه مصوب و ارائه‌ی نسبت‌های پوششی»، «نسبت‌های مالی»، «درآمد و سود سرانه»، «گزارش رتبه‌بندی شرکت‌ها، براساس پارمترهای مشخص شده» از جمله گزارش‌های طراحی شده برای گروه توسعه اقتصادی تدبیر هستند.
- ابزار تحلیلی (به عنوان میز تحلیل) هوشمندی راهکاران، امکانی در اختیار گروه توسعه اقتصادی تدبیر قرار داده است که کارشناسان با استفاده از آن می‌توانند گزارش‌های متنوعی را براساس اطلاعات موجود در سیستم تهیه و از امکان Drill Down برای نفوذ به عمق داده‌ها استفاده کنند.
- امکان رصد کردن اسناد مالی در سطح معین و تفصیلی‌های خاص در شرکت‌های تابعه، با استفاده از ابزار ثبت اسناد تعدیلی (ابزار ثبت مبادلات بین گروهی) با حفظ سطوح دسترسی و تفکیک مسئولیت‌ها فراهم شده است.
دستاوردهای راهکار
- بهبود فرآیند ثبت اطلاعات
- کاهش زمان گردآوری اطلاعات
- حذف فرآیند دستی گزارش‌دهی و رفع مغایرت‌ها
- قابلیت مقایسه عملکرد شرکت‌ها و میزان پوشش بودجه
- دسترسی سریع مدیران به اطلاعات به‌روز و قابل اتکا
- یکپارچگی اطلاعاتی در سطح گروه
- استفاده از داشبورد مدیریتی برای تصمیم‌گیری درست
- کاهش هزینه‌های ستادی
- ایجاد بستر مناسب برای سیستم‌های اطلاعاتی متمرکز
ابزار یکپارچه‌سازی اطلاعات؛ نگاشت کدینگ‌های مختلف تحت یک کدینگ مرجع و گردآوری خودکار اطلاعات
گروه توسعه اقتصادی تدبیر حدود ۶۰ شرکت در زیرمجموعه‌ی خود دارد. این شرکت‌ها در سطح کشور پراکنده هستند و هر یک برای سیستم حسابداری، از کدینگ مالی خاص خود استفاده می‌کنند. سیستم بودجه و عملکردی که گروه قبلا از آن استفاده می‌کرد، بدون در نظر گرفتن کدینگ مالی و براساس یک‌سری سرفصل‌های مالی طراحی و پیاده‌سازی شده بود که امکان تطبیق دقیق عملکرد براساس سیستم مالی با بودجه به‌شکل دستی، کاری بسیار سخت بود و از تقریب بالایی برخوردار نبود.
ابزار یکپارچه‌سازی اطلاعات هوشمندی راهکاران، امکان نگاشت کدینگ‌های مالی مختلف شرکت‌های زیرمجموعه را تحت یک کدینگ مرجع (تعریف شده توسط گروه توسعه اقتصادی تدبیر) فراهم ساخت و ضمن گردآوری اتوماتیک اطلاعات عملکردی از سیستم‌های حسابداری شرکت‌های زیرمجموعه، فرآیند گردآوری اطلاعات را از دخالت کاربری بی‌نیاز کرد. هم‌چنین براساس توانایی و تجربیات شرکت همکاران سیستم به‌شکل سیستمی، آیتم‌های عملکردی شرکت‌ها در سیستم با بودجه قابلیت مقایسه پیدا کرد.
راهکار حسابداری تجمیعی؛ امکان ثبت اسناد تعدیل (مبادلات بین گروهی) همراه با شفافیت و روایی در اطلاعات
به‌منظور ایجاد یک سیستم تلفیق براساس دوره‌های زمانی مشخص شده (یک ماهه یا سه ماهه)، ابتدا لازم است که اطلاعات شرکت‌ها به درستی در سیستم ثبت شود. برای انجام این مورد نیاز است ابزارهای مناسبی که با شرایط و قوانین کشوری تطبیق داشته باشند، در سیستم پیش‌بینی شوند.
اکنون با اطمینان از صحت اطلاعات در شرکت‌ها، با به‌کارگیری یک راهکار ترکیبی، متشکل از امکانات ابزار یکپارچه‌سازی اطلاعات و سیستم حسابداری تجمیعی همکاران سیستم، مدیران مالی هلدینگ‌ها می‌توانند اطلاعات مالی هر شرکت را با گزارش مرور حساب کنترل و اطلاعات اسناد تعدیلی (مبادلات بین گروهی) هر هلدینگ را در سیستم حسابداری تجمیعی ثبت کنند. اطلاعات اسناد تعدیل مالی ثبت شده در هر هلدینگ به سیستم حسابداری هلدینگ رده‌ی بالاتر یا گروه منتقل می‌شود و اسناد تعدیل نهایی در گروه توسعه اقتصادی تدبیر به ثبت می‌رسد.
داشبورد مدیریتی؛ اتخاذ تصمیمات هوشمندانه
هدف اصلی گروه توسعه اقتصادی تدبیر از به‌کارگیری راهکار هوشمندی تجاری، تهیه گزارش‌های مالی اصلی تلفیقی در سطوح مختلف شرکت‌های زیرمجموعه براساس سیستم‌های حسابداری موجود در شرکت‌های تابعه بود، بر این اساس، به محیطی برای ساخت گزارش‌های مدیریتی متعدد نیاز داشت که بتواند به مدیران در سطوح مختلف سازمان کمک کند و امکان اخذ تصمیمات دقیق و هوشمندانه براساس اطلاعات گردآوری شده را فراهم کند. هم‌چنین، لازم بود با تعریف شاخص‌ها و فرمول‌های مالی و غیرمالی مختلف، امتیازدهی و رتبه‌بندی شرکت‌ها و هلدینگ‌های زیرمجموعه را انجام دهند. به این ترتیب، به بستری تحت‌وب نیاز داشت که امکان دسترسی به آن در هر جای گروه، امکان‌پذیر باشد.
با استفاده از داشبورد مدیریتی هوشمندی راهکاران، امکان طراحی و مشاهده‌ی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) سازمان، تعریف فرمول‌های مالی و غیرمالی و پایش وضعیت شرکت‌های زیرمجموعه‌ی گروه توسعه اقتصادی تدبیر بر پایه‌ی اطلاعات گردآوری شده فراهم شد. هم‌چنین با تجمیع اطلاعات چند ساله در سیستم، این امکان به وجود آمد که روند تغییرات پارامترهای مختلف مالی و غیرمالی در سیستم قابل رصد کردن باشد. اکنون، مدیران می‌توانند با چند کلیک ساده، علل ریشه‌ای انحرافات یا روندهای موجود را شناسایی یا فرصت‌های جدید را کشف کنند.