داستان موفقیت شهرداری اراک

درباره شهرداری اراک 

شهرداری اراک 5 منطقه و یک بافت تاریخی را مدیریت می‌کند و 9 سازمان مانند سیما، منظر و فضای سبز، عمران و بازآفرینی فضای شهری، مدیریت پسماند، فرهنگی و ورزشی، سرمایه گذاری، سازمان فناوری اطلاعات، آتشنشانی و خدمات ایمنی، حمل و نقل، بار و مسافر و مدیریت آرامستان‌ها زیر مجموعه آن قرار دارد.

نیازهای نرم‌افزاری شهرداری اراک

یکی از مهم‌ترین دغدغه های شهرداری اراک که با زیر مجموعه های زیادی در ارتباط هستند وجود یک ابزار یکپارچه است تا زیرمجموعه‌هایی مانند آتشنشانی، عمران و فضای سبز به همراه خود شهرداری ها از یک سیستم استفاده کند تا به این ترتیب، اطلاعات به‌شکل متمرکز در یک ابزار وجود داشته باشد. اهمیت این نیاز زمانی بیش‌تر می‌شود که ارائه گزارش خرید و فروش و … در یک دیتا الزام پیدا می‌کند و مجموعه برای ارائه این گزارش نیاز دارد تا از یک ابزار یکپارچه و متمرکز استفاده کند. علاوه بر آن مدیریت شعب پراکنده، کنترل و تامین خدمات و کالاها نیز به یک ابزار یکپارچه نیاز داشت.

به‌شکل خلاصه، مهم‌ترین نیازهای سیستمی شهرداری اراک عبارتند از:

• پیچیدگی مدیریت و کنترل شعب پراکنده
• نیاز به ارائه گزارش خرید و فروش متمرکز
• استفاده از سطوح تفصیلی بیشتر
• کنترل واحد تدارکات
• مدیریت تامین کالا و خدمات و زنجیره خرید
• مدیریت مصرف هزینه و کاغذ
• نیاز به مدیریت موجودی انبارها و اطلاعات لحظه‌ای از وضعیت انبار

دستاوردهای پیاده‌سازی مجموعه نرم افزارهای بخش عمومی همکاران سیستم در شهرداری اراک

با پیاده‌سازی نرم افزارهای بخش عمومی راهکاران، فرایندها دقیق‌تر و قابل کنترل‌تر انجام می‌شوند و سازمان به اطلاعات بیشتر و موثرتری دسترسی دارد. اطلاعاتی مانند شناسایی درآمد و فروش کالا و خدمات. افزون‌براین فرایندهای خرید و تدارکات بهتر مدیریت می‌شوند؛ کنترل ثبت استخدام پرسنل جدید در شرکت‌های زیر مجموعه بهتر انجام می گیرد گزارش خرید و فروش همه سازمانها به صورت متمرکز قابل تهیه است. و این سیستم باعث می شود از خیلی از سوء استفاده ها جلوگیری شود.

به‌شکل خلاصه، مهم‌ترین دستاوردهای به‌کارگیری راهکاران بخش عمومی در شهرداری اراک عبارتند از:

1. تسهیل در ارائه گزارش‌های قانونی
2. تسهیل فرایند در خواست کالا در پرتال خدمات الکترونیکی کارمند
3. کنترل خرید ها در تدارکات
4. گزارش‌های دقیق از وضعیت سازمان
5. مدیریت هزینه‌های حقوق و دستمزد و جلوگیری از رویه‌های سلیقه‌ای در سازمان‌ها و شعب
6. دسترسی به پرتال جامع برای همه‌ی پرسنل سازمان و شرکت‌های زیرمجموعه در حوزه جبران خدمات و درخواست کالا
7. ثبت سریع و دقیق عملیات مغایرت بانکی
8. تجمیع و کنترل اطلاعات مربوط به دارایی‌های سازمان و شرکت‌های زیر مجموعه در حوزه جمع‌آوری اموال
9. دسترسی به سیستم اطلاعاتی متمرکز در خارج از حوزه سازمان و در جلسات بین استانی یا کشوری از طریق بستر وب
10. شناسایی دقیق درآمدهای سازمان و شرکت‌های زیرمجموعه و انطباق ثبت این درآمدها با سطوح بودجه‌ای تصویب شده
11. مدیریت بر موجودی کالای انبارهای سازمان‌ها و مناطق زیر مجموعه و جلوگیری از هزینه‌های تامین چندین باره
12. دسترسی حسابرسان و بازرسان در حوزه‌های کنترلی تعریف شده از طریق بستر وب و عدم نیاز به مراجعه حضوری با توجه به محدودیت‌های مرتبط با بیماری کووید19
13. فراهم شدن بستر دورکاری برای پرسنل مالی از طریق بستر وب و عدم نیاز به حضور فیزیکی در سازمان با توجه به محدودیت های مرتبط با بیماری کووید19

از زبان مشتری

آقای منصوری زاده؛ (مدیر مالی شهرداری اراک)

با استفاده از امکان شعبه در راهکاران کمک کرد تا در لحظه به اطلاعات مالی سازمان‌ها و مناطق در دسترس باشد و ارائه گزارش‌ها و تحلیل‌های مالی با کمترین زمان ممکن انجام شود. استفاده از سیستم تدارکات و انبار باعث مدیریت دقیق خریدها و کاهش هزینه‌های نگهداشت شد و این امکان فراهم شد تا حجم کالای راکد در شهرداری به حداقل ممکن برسد. همچنین استفاده از راهکار کارگزینی و جبران خدمات به ما کمک کرد تا بتوانیم جلوی هزینه‌های پیش‌بینی نشده حقوق و دستمزد را بگیریم. مدیریت متمرکز این حوزه موجب افزایش دقت در محاسبات و پرداخت‌ها شده است.