مشتری: شرکت مهندسی توسعه ساختمان و سازه های فولادی ایستا
کسبوکار: تولیدی
صنعت: ساخت و تولید اسکله فلزی و سوله
سیستم: اتوماسیون اداری تحت وب
شرکت مهندسی توسعه ساختمان و سازه های فولادی ایستا در یک نگاه
شرکت سازه های فولادی ایستا در سال ۱۳۷۳ با هدف احداث واحدهای پیشرفته تولید سازه‌های فلزی و سرمایه‌گذاری و اجرای طرح‌های عمرانی، صنعتی و ساختمانی در تهران تأسیس شد. این شرکت به عنوان طرح نمونه استان گلستان در سال ۱۳۸۵، مرکز فنی مهندسی برتر کشوری در سال ۱۳۹۵، صادرکننده برتر استان در سال های ۱۳۹۱ تا ۱۳۹۴، واحد صنعتی نمونه استان در سال های ۱۳۸۸و۱۳۹۰و۱۳۹۲ تا ۱۳۹۴،انبوه ساز برتر استان در سال ۱۳۹۴ و مرکز تحقیق و توسعه نمونه در سال ۱۳۹۲ انتخاب شده است.
نیاز کسبوکار
- یکپارچگی فرایند های سازمانی با توجه به پراکندگی جغرافیایی
- امکان انجام مکاتبات اداری بدون محدودیت جغرافیایی با سرعت بالا و سهولت کاربری در بستر امن اطلاعاتی
- سهولت دسترسی به مدیران در راستای مکاتبات اداری و تاییدیه های آنان روی فرم ها و فرایند های سازمان
- سرعت بخشیدن به روند مکاتبات اداری و پیگیری دقیق مکاتبات و گزارش گیری در لحظه بر اساس آخرین اطلاعات
- امکان بایگانی کردن دقیق و منظم قرارداد ها با الگوی کد گذاری مناسب
- امکان پشتیبانی از تعداد زیاد کاربران
اهداف پیاده‌سازی
- سرعت‌بخشی به فرآیند مکاتبات اداری
- ثبت و گردش انواع فرم‌های سازمانی
- تسهیل دریافت تاییدیه از مدیران واحد های مختلف
- کدگذاری و بایگانی قراردادها و دسترسی سریع به آن‌ها
- امکان دسترسی مدیران ارشد به نامه‌ها و فرم‌ها از هر مکان
- استخراج گزارش‌های مورد نظر از فرم‌های تکمیل شده در سازمان
دستاوردهای به‌کارگیری راهکاران همکاران سیستم
- بهره‌مندی از اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، توانست سرعت اجرای فرآیندهای سازمانی، تصمیم‌گیری و ابلاغ به افراد مورد نظر را بالا ببرد. استفاده از کاغذ در سازمان حذف شده و گردش نامه‌ها و فرم‌ها به‌شکل سیستمی و در زمان مناسب انجام می‌شود.
- هم‌چنین امکان کنترل و نظارت کامل بر فرایندها فراهم شده و دسترسی به اطلاعات درست، دقیق و در لحظه است. مدیران واحدهای مختلف در هر مکانی می‌توانند فرم‌های ارسال شده را تایید کنند تا فرآیندهای سازمان با سرعت بیش‌تری پیش برود.
- با امکان تحت‌وب بودن اتوماسیون اداری ، تمامی مراکز عملیاتی سازمان، به‌شکل هم‌زمان و روی یک بانک اطلاعاتی، اطلاعات را وارد کرده، فرآیندهای مربوط به مکاتبات اداری به‌شکل خودکار در سطح سازمان به گردش در آمده است و در کارتابل افراد قرار می گیرد. هم‌چنین با توجه به بایگانی و طبقه‌بندی قراردادها، دسترسی به آن‌ها ساده‌تر و سریع‌تر امکان‌پذیر شده است.
تحت وب بودن اتوماسیون اداری همکاران سیستم
با استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب روی تبلت، موبایل و هم‌چنین امکان ارسال پیامک برای مدیران واحدها، فرآیندهای مربوط به مکاتبات اداری، به‌شکل خودکار در سطح سازمان به گردش در آمده و در کارتابل افراد قرار می‌گیرد. درنتیجه نیازی به مراجعه حضوری برای دریافت تاییدیه‌ها وجود ندارد.
اکنون تمام مدیران واحدها با بررسی کارتابل و تایید فرم‌های مورد نظر، گردش فرایندهای مکاتباتی را انجام می‌دهند که در نتیجه‌ی آن اطلاعات درست و دقیق به‌شکل یکپارچه و در لحظه در دسترس است. ضمن اینکه در نتیجه‌ی این کار، سرعت و هزینه‌ی پیشبرد فرآیندهای مکاتباتی، بهینه شده است.