شرکت لبنیات پاستوریزه پاک در یک نگاه
شرکت لبنیات پاستوریزه پاک با هدف تولید، توزیع و پخش محصولات لبنی در سال 1338 تاسیس شد. در این شرکت تهیه و تامین حدود 900 قلم محصول متنوع لبنی در سطح کشور انجام می‌شود. شرکت پاک محصولات خود را توسط سه مرکز فروش فعال در مراکز استان‌ها، در سراسر کشور عرضه می‌کند. روزانه نزدیک به 8000 فاکتور فروش در این شرکت ثبت شده و به کمک بیش از 400 موزع، اقلام مربوطه توزیع می‌شود.
نیازمندی‌های شرکت لبنیات پاستوریزه پاک
شرکت لبنیات پاستوریزه پاک با برنامه‌ریزی دقیق در حوزه تولید و پخش محصولات لبنی فعالیت کرده و به دنبال مدیریت عرضه محصولات به مشتریان است. از طرفی طی این فرایند در کم‌ترین زمان ممکن با توجه به نوع خاص محصولات، مورد توجه مدیران شرکت لبنیات پاستوریزه پاک است.
با توجه به این موارد، چالش‌های سیستمی زیر در شرکت لبنیات پاستوریزه پاک وجود داشت:
شرکت پاک برای جمع آوری و مدیریت اطلاعات مشتریان و ایجاد امکان تهیه گزارش‌ها و به دنبال آن، تصمیم‌گیری‌های استراتژیک در حوزه‌ی فروش و پخش خود نیازمند راه‌اندازی شبکه‌ی توزیع اختصاصی به شکل مویرگی بود. به شکلی که به جای فروش به واسطه‌ها، فروش به فروشندگان نهایی توسط خود شرکت انجام شود و بتواند فرایند پخش خود را تا مرحله‌ی نهایی در سیستم مدیریت و برنامه‌ریزی کند.
همچنین شرکت لبنیات پاستوریزه پاک، برای جذب و حفظ مشتریان خود، در رقابت با سایر شرکت‌های لبنی، مجبور به اجرای مدیریت بهینه لجستیک، کم کردن زمان تحویل کالا، تسهیل و تسریع ثبت اسناد توزیع و فروش و به حداقل رساندن هزینه‌های عملیاتی خود بود.
این شرکت نیاز داشت که بتواند فرایندهای مهمی مانند سفارش‌گذاری، صدور اسناد فروش، تحویل کالا، تائید بدهی‌ها، صدور اسناد مالی، تسویه با خریداران و تأمین‌کنندگان و تحویل سفارش‌ها را در قالب یک بانک اطلاعاتی پیوسته به‌شکل منظم و دقیق مدیریت و از طریق اعمال برخی سیاست‌ها کنترل کند. همچنین برای مدیریت فرایندهای تولید و عرضه‌ی پروموشن‌های هدفمند به مشتریان توسط ماژول فروش، بتواند تمرکز بازار را از نظر موقعیت جغرافیایی و محصولات مختلف بررسی و بر اساس آن‌ها برنامه ریزی‌های آتی را انجام دهد.
مهم‌ترین موارد مطرح شده از نیازهای شرکت لبنیات پاستوریزه پاک را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
1. مدیریت بهینه و سریع عملیات پخش از شروع فرایند تا مرحله ی صدور فاکتور به‌شکل برخط
2. ثبت اطلاعات فروش در محل مشتری و ارائه‌ی همزمان فاکتور رسمی
3. امکان شناسایی و تعیین بخش‌های جذاب بازار از منظر فروش و عرضه‌ی پروموشن‌های هدفمند به مشتریان برتر
4. امکان مشاهده ی سوابق خرید و بدهی مشتری توسط کارمندان فروش، برای بالا بردن قدرت مذاکره در حین فرایند فروش
5. شناسایی و تهیه اطلاعات دقیق از وضعیت بدهی مشتریان و مطالبات تامین‌کنندگان توسط واحد برنامه ریزی فروش
6. امکان مدیریت و نظارت دقیق بر روی شعب فروش بدون محدودیت پراکندگی جغرافیایی
7. تهیه یک بانک اطلاعاتی یکپارچه از همه‌ی عملیات و رویدادهای انجام شده در بخش‌های مختلف در سازمان به‌شکلی که امکان تهیه گزارش‌ها در کم‌ترین زمان ممکن وجود داشته باشد.
دستاوردهای پیاده‌سازی راهکاران
با توجه به نیازهای مطرح شده، از اواخر سال 1395 راهکاران همکاران سیستم و راهکارهای ارائه شده به مشتری در شرکت لبنیات پاستوریزه پاک پیاده‌سازی شد. دستاوردهای پیاده‌سازی این راهکار در سازمان مشتری به شرح زیر است:
با راه اندازی ماژول فروش و پخش مویرگی همکاران سیستم ، فرایند فروش مویرگی هماهنگ با رویه‌های شرکت لبنیات پاستوریزه پاک به دو شکل فروش سرد غیر قطعی و فروش گرم سازماندهی شد. در فروش به فروشگاه‌های زنجیره ای و مشتریان خاص، رویه‌های فروش از مرحله‌ی سفارش‌گیری شروع شده و پس از تایید سفارش‌ها توسط سرپرستان، عملیات توزیع با استفاده از امکانات ماژول پخش انجام می‌شود.
در رویه ی فروش گرم، فرایند فروش از مرحله‌ی ایجاد حواله پخش آغاز شده و پس از تائید محصولات تحویلی به موزعین توسط سرپرستان و ایجاد تور، توزیع انجام شده و صدور فاکتور فروش گرم توسط کارمندان فروش با استفاده از ماژول موبایل سرویس پخش در محل مشتری و تحویل پرینت فاکتور به مشتری انجام می‌شود.
راهکار فروش پخش، افزون‌بر برخورداری از امکانات اصلی ماژول فروش، در کنار ماژول‌های انبار، دریافت و پرداخت و دفتر کل ،نیازمندی‌های این کسب‌وکار را به‌خوبی پاسخ داده و با انعطاف‌پذیری بالا، امکان پاسخ‌گویی به پیچیدگی فرایندهای فروش مویرگی را فراهم کرده است. همچنین یکپارچگی در استفاده از ماژول موبایل سرویس پخش به انجام فرایند های پخش به شکل در لحظه و در محل مشتریان و ارسال برخط اطلاعات به روی سرور، کمک زیادی کرده است.
راهکار فروش و پخش مویرگی همکاران سیستم با فراهم کردن امکان برنامه‌ریزی، مدیریت و کنترل عملیات ویزیت، توزیع و وصول، ضمن افزایش درخور توجه سرعت عمل سازمان، هزینه‌های عملیاتی مربوطه را به شکل چشم‌گیری کاهش داده و قدرت سازمان را برای حضور در بازار رقابتی پخش محصولات لبنی، افزایش داده است.
به طور کلی می‌توان موارد زیر را به عنوان مهم‌ترین دستاوردهای شرکت لبنیات پاستوریزه پاک ،به عنوان یک شرکت پخش سراسری مطرح کرد:
• مدیریت کامل از عملیات شعب فروش و مدیریت متمرکز
• مدیریت رویه‌های اصلی فروش مویرگی و اعمال کنترل‌های مختلف
• برنامه‌ریزی برای مراجعات به مشتری برای عملیات سفارش‌گیری، توزیع و وصول
• طراحی تخفیفات و جوایز متنوع و جلب رضایت و وفاداری مشتریان
• کنترل و نظارت کافی بر عملکرد پرسنل انبار و توزیع‌کنندگان محصولات
• کنترل دقیق موجودی کالا در انبار ها در شعب مختلف
• تهیه گزارش‌های دقیق از وضعیت بدهی مشتریان و همچنین مانده طلب بستانکاران و تسویه حساب با آنان
از زبان مشتری
آقای مطیعی:
مهم‌ترین نیازهای نرم افزاری شرکت لبنیات پاک، استفاده از یک نرم افزار یکپارچه، در اختیار داشتن اطلاعات مشتریان و عامل محوری بود که با استفاده از راهکاران بر آورده شده است. با بهره‌گیری از راهکاران فرایندهای مختلف فروش و پخش با سیستم های مالی و اداری و انبار یکپارچه شده و گزارش‌گیری‌های مدیریتی از طریق BI، امکان‌پذیر شده است.