نام شرکت: صنایع غذایی بهروز
کسب‌وکار: تولیدی-پخش
صنعت: مواد غذایی-پخش
راهکار: دفتر کل، دریافت و پرداخت، جبران خدمات، تسهیلات، تدارکات، انبار، گردش کار، فروش و پخش، پورسانت فروش، موبایل سرویس، هوشمندی تجاری
در یک نگاه
صنایع غذایی بهروز که از شناخته‌شده‌ترین شرکت‌های صنعت غذایی است در سال ۱۳۷۸، با هدف گسترش بازار و عبور از روش‌های سنتی فروش، شرکت بهروز پخش را راه‌اندازی کرد تا به جذب مشتریان بیش‌تر در سطح خرده‌فروشی دست یابد. در حال حاضر، توزیع ۴۸ نوع محصول بهروز به‌عهده‌ی این شرکت است. به‌علاوه، بهروز پخش در سال ۱۳۷۹، توزیع محصولات ۹ شرکت دیگر با ۹ صنعت متفاوت را نیز به‌عهده گرفته است.
نیاز کسب‌وکار
- یکپارچگی فرآیندها
- افزایش زمان مفید ویزیتورها در مسیر تور
- به‌کارگیری موبایل سرویس در فرآیند سفارش‌گیری، توزیع و وصول
- افزایش سرعت سفارش‌گیری
- افزایش سرعت بستن حساب‌ها و کاهش خطا
- بهبود کنترل بر عملکرد کارکنان
- امکان افزودن مشتری جدید در مسیر تور
- محاسبه‌ی سریع و دقیق پورسانت
- دسترسی به گزارش‌های مدیریتی
به‌کارگیری راهکاران
به گفته‌ی سعید منصوربخت؛ مدیر ارشد زنجیره‌ی تامین، شرکت بهروز با توجه به اهداف و استراتژی‌هایی که در راستای افزایش بازار، توسعه‌ی برند و افزایش فروش روزمره و هم‌چنین شناخت دقیقی که از نیازهای مشتری به‌صورت روزمره به سمت شرکت می‌آمد تصمیم بر این گرفت تا فرآیندهای خود را به فرآیندهای سیستمی ارتقا دهد.
پورنگ پورامینی؛ مدیر ارشد فناوری اطلاعات بهروز در این باره می‌گوید: «راهکار تحت وب همکاران سیستم این امکانات را به ما داد که دیگر بحث محدودیت جغرافیایی را نداشته باشیم، خیلی از کارها را بتونیم به‌صورت آنلاین و برخط انجام دهیم؛ سفارش‌گیری‌های آنلاین، توزیع آنلاین و فرآیندهای وصول آنلاین.»
دستاوردهای به‌کارگیری راهکاران
- تحت وب بودن راهکاران؛ یکپارچگی اطلاعات در تمام فرآیندهای فروش، توزیع و وصول هم‌چنین با واحد مالی
- برنامه‌ی تور در موبایل سرویس؛ بی‌نیازی ویزیتورها از حضور در شرکت و دریافت تور روی موبایل یا تبلت و استفاده از تمام ظرفیت ویزیتورها در مسیر سفارش‌گیری
- موبایل سرویس ویزیت و سفارش‌گیری؛ دریافت آنلاین سیاست‌ها و تخفیفات، دریافت موجودی دقیق از انبار، هم‌چنین دسترسی به اطلاعات حساب مشتری روی موبایل سرویس، دسترسی به کاتالوگ آنلاین و در نتیجه افزایش سرعت در سفارش‌گیری
- موبایل سرویس توزیع و وصول؛ دریافت آنلاین برنامه‌ی تحویل سفارش، ثبت آنلاین وضعیت تحویل بار و تسویه حساب مشتری، کسر آنلاین برگشتی‌ها، سرعت‌بخشی و افزایش دقت در فرآیند خزانه‌داری و تسویه با موزع
- امکان GPS روی موبایل سرویس؛ دسترسی در لحظه به موقعیت جغرافیایی کارکنان و آگاهی در لحظه از روند عملکرد روزانه
- ابزار صحت‌سنجی راهکار پخش؛ اضافه کردن مشتری جدید در فرآیند تور و دریافت سفارش
- راهکار پورسانت راهکاران؛ محاسبه‌ی سریع و دقیق پورسانت براساس شاخص‌های عملکرد مورد نظر سازمان و امکان مقایسه‌ی عملکرد کارکنان
- هوشمندی تجاری راهکاران؛ دسترسی در لحظه‌ی مدیران به گزارش‌ها در هر زمان و هر مکان و آگاهی سریع‌تر و دقیق‌تر از انحرافات، کاهش کارایی پرسنل، مقایسه‌ی فروش با برنامه، ویزیت‌های موفق و…
سفارش‌گیری آنلاین
به گفته‌ی بهادر پارسیا؛ مدیر ارشد فروش بهروز، با به‌کارگیری موبایل سرویس راهکاران اکنون برنامه‌های فروش هر ویزیتور و تیم فروش در طول ماه مشخص است و به‌صورت روزانه روی تبلت‌ها و موبایل سرویس‌ها اجرا و تورها باز می‌شود و دیگر نیازی نیست که ویزیتورها برای آگاهی از این سیاست‌ها و برنامه‌ها به دفتر مرکزی مراجعه کنند. در نتیجه، ویزیتورها از زمان‌شان بهتر استفاده می‌کنند و شرکت می‌تواند از تمام ظرفیت آنان در طول مسیر استفاده کند.
«سیاست‌های فروش، تخفیفات و پروموشن‌هایی که اجرا می‌کنیم، ویزیتورها می‌توانند همان موقع در تبلت‌ها و موبایل سرویس‌ها، Refresh کنند، سیاست‌ها را دریافت و بازنگری کنند.»
به گفته‌ی پارسیا، مجهز بودن تبلت‌ها به GPS، مدیران دفتر را قادر ساخته است که به‌صورت آنلاین و در لحظه بررسی کنند ویزیتور کجای مسیر هست، به کدام مغازه‌ها سر زده است، چند فاکتور گرفته، چه مبلغی از فاکتور گرفته و چه‌قدر از تارگت روزانه‌اش باقی مانده است.
به‌علاوه با ابزار صحت‌سنجی راهکار پخش، امکان اضافه کردن مشتری جدید در فرآیند تور و دریافت سفارش برای ویزیتورها فراهم است.
هم‌چنین این امکان وجود دارد که برای لانچ کردن کالاهای جدید، عکس، تصاویر و کاتالوگ‌های این محصول مستقیما در تبلت و موبایل سرویس‌ها Load شود و ویزیتور در طول مسیر نیاز به کاتالوگ دستی نداشته باشد.
توزیع و وصول آنلاین
مدیر ارشد زنجیره‌ی تامین بهروز درباره‌ی فرآیند توزیع و وصول آنلاین راهکار پخش راهکاران می‌گوید: «تورها به‌صورت اتوماتیک روزانه بر روی موبایل سرویس‌های موزعان ارائه می‌شود و موزعان به‌صورت سیستماتیک از طریق انبار، موجودی را که لازم دارند روی ماشین‌هایشان تحویل می‌گیرند؛ با توجه به این که تور از قبل مشخص و مسیرها کاملا بهینه شده است، موزعان با توجه به موجودی فیزیکی که درون ماشین‌هایشان قرار دارد به سمت انجام تور حرکت می‌کنند.
میزان بار تحویلی مشتری را از طریق نرم‌افزار راهکاران و با توجه به سیستمی که در موبایل سرویس‌هایشان فعال است، کسر کرده و موجودی فیزیکی را برای مشتری چیده و به آنان تحویل می‌دهند.
اگر مشتری برگشتی یا مرجوعی داشته باشد از روی سیستم کسر خواهد شد و نهایتا با کسر سیستمی موجودی از روی موبایل سرویس، فاکتور نهایی برای مشتری صادر، چک و پول تحویل و این قسمت از فرآیند تور بسته می‌شود.
در آخر روز، بعد از اتمام و ویزیت تمامی مشتریان تمام بارهای مربوط به سفارش آن روز بازپس‌گیری ضایعات، مرجوعات و Returnهایی که وجود دارد، موزع به سمت شرکت برمی‌گردد و فرآیند چک و پول را به سمت خزانه‌داری می‌برد.»
به گفته‌ی منصوربخت با سیستمی شدن تمام فرآیندها، زمان تسویه حساب موزعان به کم‌تر از ۱۵ دقیقه رسیده است که باعث آزاد شدن وقت بسیاری از پرسنل می‌شود و میزان خطای شرکت را در بحث‌های خزانه‌داری و موجودی به صفر رسانده است.
محاسبه‌ی سریع و دقیق پورسانت
مدیر ارشد فروش بهروز با اشاره به زیاد بودن KPIها و شاخص‌های عملکرد افراد که محاسبه‌ی دستی یا اکسلی آن‌ها پیچیده و زمان‌بر است، انجام سیستمی محاسبه‌ی پورسانت را با راهکاران همکاران سیستم این‌گونه توصیف می‌کند: «محاسبه‌ی پورسانت را از طریق سیستم انجام می‌دهیم که هم دقت و هم سرعت بیش‌تری دارد و پیچیدگی را برای ما رفع می‌کند؛ به اضافه این که به ما اجازه می‌دهد به‌صورت آنی متوجه شویم که کدام ویزیتور، در کدام یک از شاخص‌های عملکردش ضعف یا قوت دارد و بتوانیم آن را بررسی کنیم.»
هوشمندی تجاری در کسب‌وکار پخش
مدیر ارشد فناوری اطلاعات بهروز درباره‌ی اهمیت به‌کارگیری هوشمندی تجاری می‌گوید: «یکی از بخش‌هایی که ما در واحد فناوری اطلاعات می‌توانیم رضایت مشتری را جلب کنیم و برای خودمان یک مزیت رقابتی ایجاد کنیم، این است که در زمان درست و صحیح به مشتریمان سرویس دهیم؛ چه مشتری درون‌سازمانی ما که همکاران و مدیران ما هستند، چه مشتریان برون‌سازمانی که هدف ما هستند.»
به گفته‌ی پورامینی، روزانه تقریبا هزاران رکورد اطلاعاتی در بهروز جمع‌آوری می‌شود. مدیران میانی و مدیران ارشد بهروز برای این که بتوانند این اطلاعات را با شاخص‌های کلیدی ارزیابی داشته باشند، راهکار هوشمندی تجاری همکاران سیستم را تهیه کردند.
«تکنولوژی‌های مختلفی هست مثل Dataware house، OLAP که با برداشتن محدودیت جغرافیایی و استفاده از این‌ها، مدیران تصمیم‌ساز ما، حتی اگر درون سازمان هم حضور نداشته باشند، به‌راحتی با موبایل خودشان می‌توانند گزارش‌ها، KPI عملکرد و شاخص‌ها را ببینند و به این‌ها دسترسی داشته باشند.»
مدیر ارشد زنجیره‌ی تامین بهروز نیز در همین رابطه اضافه می‌کند: «با توجه به این که سوابق کاملا روی نمودارها برای یک مدیر قابل مشاهده است، خیلی راحت‌تر می‌شود انحرافات و هم‌چنین میزان کاهش کارایی پرسنل را روی نمودارها تجزیه، تحلیل و آنالیز کرد.»
هم‌چنین مدیر ارشد فروش بهروز درباره‌ی هوشمندی تجاری همکاران سیستم می‌گوید: «نیاز اصلی هر مدیر دسترسی سریع به اطلاعات درست و موثق هست که با استفاده از سیستم BI این امکان برایمان وجود دارد که در لحظه بدانیم که چه اتفاقی دارد می‌افتد و اطلاعات‌مان را دریافت کنیم؛ مقایسه‌ی فروش با سال گذشته، مقایسه‌اش با برنامه، پوشش‌دهی‌ها، استراکت‌ها یا ویزیت‌های موفق از مواردی است که ما با استفاده از سیستم BI به‌راحتی و در سریع‌ترین زمان ممکن می‌توانیم این گزارش‌ها را داشته باشیم.»
لزوم استفاده از هوشمندی تجاری از دید مدیر ارشد فروش بهروز “رقابتی شدن بازار” و “لزوم واکنش‌های سریع” است. «این موارد باعث شده است که به سیستم‌هایی تکیه کنیم که ما را چابک‌تر کند و در کم‌ترین زمان بهترین اعداد را به ما ارائه بدهد و موثق باشد که ما بتوانیم سریعا به بازار واکنش نشان بدهیم و از بازار رقابتی جا نمانیم.»
پورنگ پورامینی؛ مدیر ارشد فناوری اطلاعات بهروز درباره‌ی دستاورد هوشمندی تجاری می‌گوید: «هوشمندی تجاری، مدیران را از مدیرانی که بخواهند وقت‌شان را برای گزارش‌گیری صرف کنند، به مدیرانی تبدیل می‌کند که تصمیم‌ساز هستند. اگر بتوانیم در زمان صحیح، از تکنولوژی درست با ترکیب صحیح آن استفاده کنیم، می‌توانیم به این هدف‌مان برسیم: “تصمیم‌گیری صحیح، در زمان صحیح”»