نام مشتری: شرکت صنایع تخم مرغ تلاونگ
کسبوکار: تولیدی
صنعت: دامپروری
راهکار: دفتر کل، مدیریت دارایی، انبار، جبران خدمات، دریافت و پرداخت، فروش و پخش، پورسانت، موبایل سرویس
در یک نگاه
شرکت صنایع تخم مرغ تلاونگ با بیش از ۴۰ سال سابقه‌ی فعالیت در صنعت طیور کشور، نخستین واحد تولید تخم مرغ بسته‌بندی شناسنامه‌دار و تخم مرغ مایع کشور است و به‌تازگی نیز موفق به تولید محصولات صنایع تبدیلی پر پایه‌ی تخم مرغ در کشور شده است. گستره‌ی بازار شرکت در ۲۰ استان کشور با بیش از ۱۳۰۰ مشتری و ۲۸ نماینده است و سالانه بیش از ۵۵۰۰ تُن انواع محصولات را روانه‌ی بازار می‌کند.
تلاونگ در این سال‌ها موفق به اخذ گواهینامه‌های استاندارد ISO، HACCP، حلال، تندیس سیب سلامت و جایزه‌ی جهانی تخم مرغ بلورین از انجمن تخم مرغ جهانی IEC شده است.
نیاز کسبوکار
تلاونگ از دو نرم‌افزار جداگانه برای ثبت اطلاعات «مالی و انبار» و «فروش و پخش» استفاده می‌کرد. با یکپارچه نبودن این سیستم‌ها، کنترل موجودی انبار و سفارش‌های مشتریان عملا ممکن نبود، سفارش‌ها پس از تایید واحد فروش برای تولید فرستاده می‌شد تا برنامه‌ریزی تولید انجام شود، اما میزان تولید همواره با فروش مغایرت داشت و انبار نمی‌توانست بار مشتریان را به‌طور کامل تحویل دهد؛ هم‌چنین، به‌دلیل یکپارچه نبودن اطلاعات مالی فروش با نرم‌افزار مالی و نبود امکانات، شرکت مجبور به استفاده از رویه‌ی پخش سرد قطعی در سازمان بود و در بسیاری از مواقع سفارش‌های فروش که به انبار می‌رسید، به‌دلیل نبود موجودی، به‌طور کامل عوض می‌شد و این امر قابل مدیریت و برنامه‌ریزی نبود؛ بهعلاوه، به‌دلیل به‌روز نبودن اطلاعات مالی، امکان کنترل‌های بدهی نیز وجود نداشت.
در بخش مدیریت انبار قطعات و لوازم یدکی نیز به‌دلیل نبود کدینگ مدون، موجودی انبار به‌شکل دستی کنترل می‌شد و امکان دسترسی به اطلاعات روز از وضعیت انبار قطعات نبود.
شرکت برای توسعه‌ی فروش و بازار خود و ایجاد اشراف اطلاعاتی به عملیات فروش، پخش و مالی، راهکاران همکاران سیستم را به‌کار گرفت.
اهداف پیاده‌سازی
- سرعت‌بخشی به فرآیند فروش و پخش
- یکپارچه‌سازی اطلاعات فروش و مالی
- مدیریت ویزیت
- تسهیل مدیریت انبار
- مدیریت موجودی محصولات و رزرو کالا براساس سفارش‌های فروش
- برنامه‌ریزی تولید براساس سفارش‌های فروش
- دقت‌بخشی به برنامه‌ریزی و مدیریت تدارکات و بهبود ارتباط با انبار قطعات و مالی
دستاوردهای به‌کارگیری راهکاران
با راهکاران همکاران سیستم، فرآیندهای فروش، توزیع و وصول در تلاونگ آنلاین شدند و اکنون شرکت از رویه‌های فروش مستقیم، سرد قطعی و سرد غیرقطعی در نرم‌افزار استفاده می‌کند.
با به‌کارگیری راهکاران؛
- به هنگام سفارشگیری، اطلاعات حساب مشتری دردسترس ویزیتور است و قیمت فروش در لحظه‌ی سفارشگیری محاسبه و ثبت می‌شود.
- با امکان رزرو موجودی، مدیریت صحیح موجودی انبار ممکن شده است.
- با مدیریت سیستمی موجودی قابل فروش، از لغو فروش به‌دلیل کسری موجودی جلوگیری می‌شود.
- سیاست‌های تخفیفی و کنترلی به سرعت و به‌شکل سیستمی اِعمال می‌شود.
- با ثبت مبنادار فاکتورهای فروش در واحد مالی، برگشتی‌های توزیع و فروش به‌شکل صحیح ثبت و محاسبه می‌شوند.
- مدیریت حساب مشتریان زنجیره‌ای و موجودی امانی نزد آنان، به‌درستی انجام می‌شود.
- با امکان رزرو موجودی انبار و عقب کشیدن شیفت تولید محصولات، مدیریت موجودی محصولات و تخصیص آن به مشتریان به‌راحتی فراهم شده است.
- با مدون شدن کدینگ قطعات، امکان کنترل موجودی انبار قطعات به‌شکل سیستمی فراهم شده است و نگرانی برای تامین قطعات خط تولید نیست.
موبایل سرویس راهکار فروش و پخش؛ سرعت‌بخشی به فرآیندهای فروش و پخش
با موبایل سرویس راهکاران، تمام عملیات روزانه‌ی سفارشگیری به‌شکل آنلاین انجام می‌شود. ویزیتورها تور روزانه‌شان را روی موبایل یا تبلت دریافت می‌کنند و مطابق آن وارد مسیر سفارشگیری می‌شوند. به هنگام سفارشگیری، اطلاعات حساب مشتری را در لحظه دردسترس دارند، تخفیفات و پروموشن‌ها را اِعمال و سفارش را ثبت می‌کنند. به این ترتیب محاسبه‌ی قیمت فروش نهایی سفارش‌ها در زمان دریافت سفارش روی تبلت انجام می‌شود و نیازی به دوباره‌کاری ثبت سفارش در دفتر مرکزی نیست. اطلاعات فروش در لحظه در دفتر مرکزی دردسترس است و با ثبت سفارش، محصولات در انبار رزرو می‌شوند و بارگیری و توزیع بدون کمبود کالا انجام می‌شود.
بهعلاوه، پس از تایید سفارش‌ها توسط سرپرست فروش، اطلاعات به واحد توزیع می‌رود و براساس آن تور توزیع تنظیم می‌شود. با به‌کارگیری موبایل سرویس در عملیات توزیع و وصول، موزع طبق تور دریافتی در موبایل سرویس، بار روزانه را از انبار تحویل می‌گیرد و عملیات توزیع را براساس فاکتورهایی که در اختیار دارد، انجام می‌دهد. با انجام آنلاین فرآیندهای تحویل و وصول، اطلاعات وصول مطالبات در لحظه در دفتر مرکزی دردسترس است و عملیات تسویه حساب با خزانه‌داری در پایان روز با سرعت و دقت بالایی انجام می‌شود.
ارتباط یکپاچه میان واحدهای فروش و انبار؛ مدیریت موجودی قابل فروش و رزرو موجودی
بستر اطلاعاتی یکپارچه‌ی راهکاران، با ایجاد ارتباط بین واحدهای فروش و انبار، به مدیریت موجودی تلاونگ کمک کرده است. موجودی قابل فروش به‌شکل سیستمی مدیریت می‌شود و نمی‌توان برای کالایی که موجودی ندارد، سفارشی ثبت کرد؛ بهعلاوه با ثبت و تایید سفارش، محصول در انبار رزرو می‌شود و با کم شدن از موجودی قابل فروش، از سفارش مجدد روی همان تعداد محصول جلوگیری می‌شود. در نتیجه شرکت با لغو فروش به‌دلیل کمبود موجودی روبه‌رو نمی‌شود.
هم‌چنین، با سیاست‌های کنترلی، امکان سهمیه‌بندی برای کارمندان فروش فراهم است و می‌توان مدیریت سفارش به تفکیک کارمندان فروش و محصولات را انجام داد.
بهعلاوه با گزارش‌گیری در لحظه از موجودی قابل فروش، برنامه‌ریزی تولید با روشی متفاوت از گذشته و یک روز پیش از سفارشگیری انجام می‌شود. با توجه به رزرو موجودی‌های قابل فروش، سفارش‌ها با تایید واحد فروش به‌طور کامل برای مشتریان ارسال می‌شود، در نتیجه تولید و خرید با برنامه‌ریزی قبلی انجام می‌شود و فروش و انبار از آن تبعیت می‌کنند.
یکپارچگی راهکاران؛ اِعمال سریع اعلامیه قیمت‌ها
قیمت تخم مرغ و محصولات وابسته به آن به‌شکل روزانه تغییر می‌کنند. تلاونگ به راهکاری سیستمی نیاز داشت تا بتواند با توجه به گستردگی دامنه‌ی مشتریان و سیاست‌های گوناگون قیمت‌گذاری، اعلامیه قیمت‌ها را سریع در اسناد فروش اعمال کند.
بستر یکپارچه و آنلاین راهکاران این امکان را در اختیار تلاونگ گذاشت تا اعلامیه قیمت‌ها به‌سرعت و صحیح در سیستم فروش اعمال شود.
بستر سیاست‌گذاری راهکار پخش؛ اِعمال سریع سیاست‌های تخفیفی و پروموشن‌ها
بستر سیاست‌گذاری راهکار پخش راهکاران، این امکان را در اختیار تلاونگ قرار داده است تا مسوول مربوطه در دفتر مرکزی، به‌راحتی مطابق دستورالعمل‌های دریافتی پروموشن مورد نظر را در سیستم و برای حوزه مورد نظر اِعمال کند و بلافاصله این سیاست‌ها در موبایل سرویس‌ها دردسترس ویزیتورها قرار بگیرد. به این ترتیب چابکی مورد نظر تلاونگ در این حوزه به‌دست آمده است.
راهکار مالی راهکاران؛ ثبت مبنادار برگشتی‌های توزیع و فروش
با دریافت مرجوعی از مشتری، واحد مالی تلاونگ نیاز دارد تا بر پایه‌ی فاکتور فروش مبنا، قیمت روز فروش به مشتریان را در اختیار داشته باشد.
راهکار مالی راهکاران امکان ثبت مبنادار فاکتورهای برگشتی را برای تلاونگ فراهم کرد و اکنون محصولات مرجوعی به تناسب قیمت روز فروخته شده، برگشت داده می‌شوند.
راهکار مالی و انبار راهکاران؛ مدیریت حساب و موجودی مشتریان امانی
بخشی از فروش تلاونگ به فروشگاه‌های زنجیره‌ای است و شرکت به ابزاری سیستمی نیاز داشت که مدیریت حساب این مشتریان را ساده و سریع کند.
اکنون با استفاده از اسناد انبار راهکاران، امکان کنترل موجودی در دست مشتریان زنجیره‌ای به‌سادگی انجام می‌شود و در پایان هر ماه امکان فاکتور کردن تجمیعی محصولات فروخته شده با قیمت‌های مورد نظر در روز تحویل فراهم است. هم‌چنین با تعریف حساب امانی در راهکار مالی راهکاران، پس از بسته شدن حساب‌ها با فروشگاه زنجیره‌ای، اطلاعات در سیستم به‌روز می‌شود و با ثبت اجناس فروخته شده، حساب از حالت امانی خارج می‌شود.
از زبان مشتری
محمد معصومی؛ مدیرعامل
با به‌کارگیری سیستم یکپارچه‌ی راهکاران، توانستیم حجم انبوهی از اطلاعات را در یک نرم‌افزار جامع گردآوری کنیم و گزارش‌های مورد نیاز مربوط به واحدهای فروش، انبار و مالی را به‌طور دقیق در اختیار مدیران ارشد قرار دهیم.