نام مشتری: ستاره کیان بیرجند
کسبوکار: بازرگانی
صنعت: تأمین‌کننده خوراک دام، طیور و آبزیان
سیستم: دفتر کل، جبران خدمات، دریافت و پرداخت، انبار، فروش،مدیریت دارایی،تدارکات،پذیرش و توزین
شرکت ستاره کیان بیرجند در یک نگاه
شرکت ستاره کیان بیرجند در سال ۱۳۹۳ آغاز به کار کرده است. هم‌اکنون این شرکت با دارا بودن کارخانه ای با ظرفیت تولیدی ۵۰ تن در ساعت واقع در ۳۰ کیلومتری جاده بیرجند-زاهدان ، دارای یک دفتر مرکزی در بیرجند و دو دفتر در مشهد و تهران است و فعالیت‌های حوزه‌ی صادرات خود را نیز آغاز کرده است.
نیاز کسبوکار
آقای حمید هرسینی؛ مدیر امور مالی و اداری شرکت ستاره کیان بیرجند
شرکت ستاره کیان بیرجند به‌دلیل پراکندگی جغرافیایی میان کارخانه، دفتر مرکزی و دفاتر خدماتی به دنبال راهکار نرم‌افزاری یکپارچه‌ای بود که بتواند اطلاعات را درلحظه و در تمام حوزه‌های عملیاتی در دسترس داشته و از درستی اطلاعات موجود در سیستم اطمینان داشته باشد. همچنین با توسعه‌ی فرایندهای جاری شرکت، نیاز به نظارت و کنترل بیش‌تری بود که بتواند مشکلات جاری را برطرف کند. افزون براین شرکت نیاز داشت تا به کمک آسان‌شدن فرایند پشتیبانی نرم‌افزار و کاربری ساده‌تر فرایندهای جاری شرکت را بهبود دهد.
اهداف پیاده‌سازی
- سرعت‌بخشی به فرآیند خرید و فروش
- سرعت بخشیدن به تصمیم گیری های تولید
- یکپارچگی اطلاعات فروش و مالی
- افزایش دقت در ثبت اطلاعات و سرعت عمل کاربران
- تسهیل مدیریت انبار
- مدیریت و کنترل فرایندهای کسب و کار از جمله خرید، فروش ، پرداخت وجه به تامین‌کنندگان و دریافت وجه از مشتریان
- تهیه‌ی گزارش‌های دقیق و به‌‌روز
دستاوردهای به‌کارگیری راهکاران همکاران سیستم
یکپارچگی اطلاعات بین مراکز عملیاتی سازمان توانست پیچیدگی‌های کار شرکت ستاره کیان را ساده کند، همچنین معماری و زیرساخت راهکاران امکان تبادل داده و اطلاعات با سایر سیستم‌های اطلاعاتی را نیز به‌طور هم‌زمان فراهم کرده و با تسهیل گزارش‌گیری و قابلیت‌هایی مانند انواع گروه‌بندی‌ها در گزارش‌های انبار و فروش رضایت بالایی را در این مجموعه به همراه داشته است.
وجود تنظیمات خاص و قابلیت اعمال محدودیت دسترسی در سطوح مختلف این امکان را فراهم کرده است که افراد در سطوح مختلف سازمانی تنها به اطلاعات مربوط به خود دسترسی داشته باشند. همچنین با گزارش‌گیری در لحظه به اطلاعات دقیق دسترسی داشته و درنتیجه آن احتمال خطای کاربری کاهش یافته است.
آقای حمید هرسینی، مدیر امور مالی و اداری شرکت ستاره کیان بیرجند
بستر یکپارچه و تحت وب راهکاران این امکان را برای شرکت ستاره کیان بیرجند فراهم کرد تا تمام مراکز عملیاتی روی یک دیتابیس مرکزی اطلاعات را ثبت کنند و در لحظه به اطلاعات درست و دقیق سیستمی در حوزه‌های انبار ، دارایی ثابت ، تدارکات ، فروش ، مالی و سرمایه انسانی دسترسی داشته باشند.
به گفته‌ی آقای هرسینی؛ در هریک از حوزه‌های محصولی راهکاران همکاران سیستم، مزیت‌های زیر در مجموعه‌ی ستاره‌کیان بیرجند به‌دست آمده است:
فروش:
- ایجاد درخواست توسط کارمندان فروش از دفاتر شرکت در شهرهای مختلف
- نظارت ، کنترل و برنامه‌ریزی مدیریت فروش
- ایجاد سیاست‌های فروش و تخفیف
- استفاده از گزارش‌های متنوع فروش به تفکیک گروه‌بندی های موردنیازمانند مشتریان، محصولات و مناطق جغرافیایی فروش
- آگاهی از وضعیت حساب مشتریان و امکان کنترل آن
انبار:
- ایجاد شرح‌های استاندارد و خودکار در اسناد مالی
- صدور اتوماتیک اسناد مالی
- کاهش اشتباهات در ثبت اسناد مالی
- امکان استفاده از رویه‌ی کنترل کیفی در خریدها و بازگرداندن کالاهای نامعتبر
- استفاده از عامل کنترل موجودی با هدف کاهش ایجاد کد کالا و قیمت‌گذاری کالا و نگهداری اطلاعات موجودی
- ایجاد واحد سنجش فرعی با تعریف ضریب تبدیل واحدها
- عملیات گروهی اسناد و کالا؛ که به عملیات مالی و انبارداری سرعت زیادی می‌بخشد.
سرمایه انسانی:
- ایجاد نظارت و کنترل بر عملیات اداری شرکت با ایجاد محدودیت‌های لازم برای کاربران
- مدیریت، نظارت و تایید حکم‌های کارگزینی، ماموریت‌ها و مرخصی‌های پرسنل
- انجام سریع و دقیق عملیات پرداخت و ذخیره‌ی سنوات، عیدی و مرخصی
- انجام عملیات تسویه حساب پرسنل و امکان صدور سند تسویه حساب
- انجام عملیات خاص کاربر
دریافت و پرداخت:
- مدیریت تنخواه‌داران
- مدیریت هزینه‌های انجام شده توسط تنخواه‌داران و اعمال محدودیت‌های لازم تنخواه‌داران در رابطه با سقف تنخواه و مدیریت صورت خلاصه‌هایشان
- وجود گزارش‌های متنوع و کاربردی که بر تصمیمات مهم مدیریتی تاثیرگذارند.
- تهیه‌ی گزارش‌های نقدینگی و گزارش گردش وجوه نقد به‌وسیله‌ی تعریف عامل گردش نقدینگی
- کاهش اشتباهات کاربران خزانه برای انتخاب حساب‌های معین
- اعمال شرح استاندارد اسناد به‌منظور یکنواختی شرح اسناد و سرعت بخشیدن به عملیات
- ایجاد فرایند پرداخت مانند درخواست، دستور و اعلامیه‌ی پرداخت
دارایی‌های ثابت:
- سهولت انتقال دارایی و اصلاح گروه به مرکز هزینه ، جمع‌دار و محل استقرار دارایی
- ایجاد هزینه‌های پس از تحصیل که به عنوان هزینه و دارایی ثابت قابل شناسایی است.
- سهولت در تجدید ارزیابی دارایی‌ها
- تغییر نرخ و روش و قیمت دارایی‌ها پس از پلاک‌گذاری آن‌ها