در یک نگاه
نام شرکت: سامان بارز
کسب‌وکار: بازرگانی
صنعت: لاستیک
درباره شرکت سامان بارز
شرکت بازرگانی سامان بارز از شرکت‌های زیرمجموعه‌ی گروه صنعتی بارز است که با بیش از ۳۰ سال فعالیت، جزو پیش‌گامان صنعت لاستیک‌سازی ایران به‌شمار می‌آید. این شرکت، دارای چهار دفتر فروش در سراسر کشور است که وظیفه توزیع لاستیک به بیش از ۳۰۰ نماینده را به‌عهده دارند و قصد دارد به فروش اینترنتی ماهانه ۵۰هزار حلقه لاستیک تولید شده در گروه صنعتی بارز دست یابد. این شرکت با پنج نوع کاربری محصول، بزرگ‌ترین شبکه‌ی خرده‌فروشی تایر رادیال سواری کشور را در اختیار دارد.
اهداف پیاده‌سازی
ویژگی‌های راهکاران همکاران سیستم می‌توانست پاسخ‌گوی نیازهای سامان بارز باشد، بنابراین شرکت در سال ۹۱، سیستم‌های پیشین همکاران سیستم را به راهکاران ارتقا داد تا به اهداف زیر دست یابد:
- مدیریت متمرکز سیاست‌گذاری‌های متنوع فروش
- دقت‌بخشی به برنامه‌ریزی و مدیریت تدارکات و بهبود ارتباط با سایر سیستم‌ها
- ساده‌سازی پیچیدگی مدیریت گردش کالا
- تسهیل در قیمت‌گذاری اسناد انبار
- افزایش رضایت‌مندی و وفاداری مشتریان
- بایگانی الکترونیکی اسناد
دستاوردهای پس از استقرار
معماری و زیرساخت راهکاران امکان تبادل داده و اطلاعات با سایر سیستم‌های اطلاعاتی را به‌طور هم‌زمان فراهم کرده است؛ با تسهیل گزارشگیری، سرعت محاسبات مرتبط با دفاتر شهرستان را بهبود بخشیده، خطاهای کاربری را کاهش داده و امکان اعمال سیاست‌گذاری‌های فروش را فراهم کرده است.
اکنون کنترل و نظارت کامل فرآیندها در سامان بارز فراهم شده است و اطلاعات درست، دقیق و در لحظه دردسترس است.
تحت وب بودن راهکاران؛ گردآوری در لحظه‌ی اطلاعات و گزارشگیری سریع
تا پیش از راهکاران، دسترسی به اطلاعات میزان فروش به‌روز نمایندگی‌ها ساده نبود؛ دفتر مرکزی می‌بایست خلاصه‌ی فروش روزانه را به‌شکل تلفنی از نمایندگان، دریافت و به‌شکل دستی در سیستم ثبت می‌کرد. انجام این فرآیند و گزارشگیری محاسبات مرتبط با شعب، زمان‌بر بود و احتمال بروز خطای کاربری وجود داشت.
با بهره‌مندی از امکان تحت وب بودن راهکاران، امکان ثبت اطلاعات به‌شکل هم‌زمان و روی یک دیتا برای تمامی مراکز عملیاتی سازمان فراهم شد. اکنون کاربران به‌طور هم‌زمان فرآیند ورود اطلاعات را انجام می‌دهند که در نتیجه‌ی آن اطلاعات درست و دقیق، به‌شکل یکپارچه و در‌لحظه دردسترس است. گزارشگیری محاسبات مرتبط با شعب به‌سرعت و با دقت انجام می‌شود و امکان اعمال سیاست‌گذاری‌های متنوع فروش برای دفتر مرکزی فراهم شده است.
یکپارچگی راهکاران؛ دقت‌بخشی به برنامه‌ریزی و مدیریت تدارکات
یکپارچه نبودن اطلاعات میان انبار و تدارکات با واحد مالی و کنترل دستی واحدهای انبار و حسابداری انبار، امکان بروز مغایرت به‌هنگام انبارگردانی را به‌همراه داشت؛ از سوی دیگر، واحد تنظیم تقاضا و تدارکات هم با یک‌دیگر ارتباط سیستمی نداشتند و سازمان نمی‌توانست پس از برنامه‌ریزی و اعلام خرید به تدارکات از وضعیت تهیه‌ی این نیازمندی‌ها آگاه شود و با ثبت دوباره‌ی درخواست‌ها، انباشت کالا در انبار و خواب سرمایه پدید می‌آمد.
به‌کارگیری راهکار یکپارچه‌ی راهکاران میان انبار، تدارکات و سفارش‌ها و مالی، این امکان را فراهم آورد تا کنترل و سفارش کالا در ارتباط با سایر واحدها به‌شکل سیستمی انجام شود. به این ترتیب، سفارش‌های در راه (Outstanding) کنترل و از سفارش بی‌مورد پیش‌گیری می‌شود، در نتیجه خواب سرمایه‌ی در انبار، کاهش می‌یابد. هم‌چنین، گزارش توصیه عملکرد در راهکاران (Action Notification) امکان محاسبه و برنامه‌ریزی دقیق تدارکات را فراهم آورده است، به‌گونه‌ای که واحد تنظیم تقاضا با استفاده از این گزارش هوشمند، کنترل دقیق و کاملی روی برنامه‌ریزی خرید دارد.
گزارش مرور کالا در راهکاران؛ مدیریت گردش کالا
در نبود یک سیستم یکپارچه، برای سامان بارز، امکان ردگیری کالا در سازمان پیچیده و زمان‌بر بود و آگاهی دقیقی از فرآیند طی شده‌ی کالا در اختیار نبود؛ هم‌چنین با ثبت جداگانه‌ی گزارش تعدادی و ریالی کالاها، نمی‌شد به دقتِ گزارش‌های خروجی، اطمینان کامل داشت.
گزارش مرور کالا در راهکاران، این امکان را برای سامان بارز فراهم کرد تا در لحظه؛ ردیابی کالا، آگاهی از میزان خرید، میزان مصرف و میزان ضایعات امکان‌پذیر باشد و بر پایه‌ی گزارش‌های دقیق، به‌لحظه و آنلاین، تصمیم‌گیری دقیقی برای خرید شکل گیرد.
راهکار انبار راهکاران؛ تسهیل در قیمت‌گذاری اسناد
پیش‌تر، ثبت اسناد ریالی خریدها با فاصله‌ی زمانی از ثبت تعدادی آن‌ها انجام می‌شد و فرآیند کار، نیازمند به‌هنگام‌سازی اسناد برای یک دوره‌ی زمانی بود؛ کاری زمان‌بر که امکان بروز خطا در آن وجود داشت.
در راهکار انبار راهکاران قابلیتی تعبیه شده است تا بی‌نیاز از ریالی کردن دوره‌ی زمانی، به حساب هر رسید ثبت شده، عملیات ریالی کردن انجام شود که فرآیند قیمت‌گذاری اسناد انبار را ساده و سریع کرده است.
از زبان مشتری
سیاوش داداشی؛ مدیر مالی شرکت بازرگانی سامان بارز:
تا پیش از استقرار راهکار تدارکات راهکاران، به هنگام خرید مواد اولیه مورد نیاز، هیچ‌گونه اطلاعاتی از قیمت کالا تا زمان دریافت فاکتور از فروشنده در سیستم نداشتیم، به‌عبارت دیگر، دریافت تمام گزارش‌های مبلغی کالا تا زمان دریافت فاکتور و ورود اطلاعات آن به سیستم، ممکن نبود.
پس از به‌کارگیری راهکار تدارکات راهکاران، با لزوم ورود اطلاعات قیمت پیش‌فاکتورهای دریافتی، اکنون دریافت این گزارش برای استعلام بها و تصمیم‌گیری خرید، به آسانی و از طریق سیستم، قابل دریافت است.