در یک نگاه
شرکت توانیر در سال ۱۳۴۶ با مسئولیت مدیریت بر تولید، انتقال و توزیع برق کل کشور تاسیس شد. این شرکت در دهه اخیر با نام شرکت مادر تخصصی توانیر کار خود را ادامه داده است.
چالش‌های پیش از استقرار
مصرف بالای کاغذ، سختی نگهداشت بایگانی مکاتبات و هزینه‌بر بودن آن
دستاوردهای پس از استقرار
سهولت و سرعت در ذخیره‌سازی و بازیابی مکاتبات، امکان دسترسی از راه دور به کارتابل و مرتفع شدن محدودیت زمانی مدیران
شرکت توانیر بیش از ۹۰ شرکت زیرمجموعه دارد و تعداد کل کارکنان آن به حدود ۱۰۰۰ نفر در بخش ستادی می‌رسد. حساسیت کار در توانیر به دلیل وسعت شبکه و الزام تنظیمات یکسان فرکانس، بسیار بالاست.
آقای رجبی می‌گوید: برای رفع نیازهای ارتباطی اداری و فنی و اطمینان از سرعت و دقت در حفظ و نگهداری و دسترسی آسان به اسناد و مدارک مکاتبات، سیستم‌های دستی دیگر جوابگوی ما نبود. این موضوع به خصوص با توجه به مکاتبه فراوان توانیر با شرکت‌های زیرمجموعه، ما را به سمت استفاده از اتوماسیون اداری سوق داد. مدیرکل دفتر فناوری اطلاعات و آمار شرکت توانیر با اشاره به مصرف بالای کاغذ پیش از استقرار اتوماسیون همکاران سیستم می‌گوید: تا پیش از این نگهداری و بایگانی زحمت و هزینه بسیاری داشت اما الان ما دیگر به دبیرخانه اجازه نگهداری فیزیکی نامه‌ها را نمی‌دهیم چون همه مدارک و اسناد و نامه‌ها در سیستم ذخیره می‌شود و هر زمان که نیاز باشد از طریق موضوع، شماره نامه، امضا کننده و یا… می‌توانیم نامه را پیگیری کنیم.
«مشکل محدودیت زمانی مدیران ارشد با استفاده از امکان کارتابل مدیریتی اتوماسیون اداری از راه دور حل شده است.»
غلامرضا رجبی- مدیرکل دفتر فناوری اطلاعات و آمار
مزیت دیگر اتوماسیون اداری امکان دسترسی به کارتابل توسط کار‌شناسان در زمان کوتاه و پاسخگویی سریع به موارد خواسته شده است. آقای رجبی می‌گوید: حالا هم دسترسی به نامه‌ها بهتر شده و هم زمان و نیروی انسانی کمتری صرف می‌شود.
اتوماسیون از آغاز تا استفاده از ECE
به گفته آقای رجبی نخستین استفاده از اتوماسیون همکاران سیستم در مجموعه توانیر به سال ۱۳۷۹ بازمی‌گردد هر چند فراگیر شدن آن تحت پروتکل ECE در سال ۱۳۸۱ اتفاق افتاد. به گفته آقای رجبی شرکت توانیر در سال‌های اخیر به این نتیجه رسید که اتوماسیون اداری را از ویندوز به تحت‌وب ارتقا دهد و حالا در برنامه‌های آینده آن ارائه اتوماسیون روی سرویس‌های خطوط فیبر نوری خواهد بود.
آقای رجبی معتقد است که پس از ۹ ماه از چنین انتقالی مشکلات تغییر برطرف شده و خواسته‌های جدید کاربران به کمتر از ۳ درصد رسیده و همه با این سیستم آشنا شده‌اند. همچنین مشکلات دوره ارتقا نیز توسط کار‌شناسان همکاران سیستم مستقر در این شرکت و یا از راه دور برطرف می‌شود. ضمن اینکه همخوانی اتوماسیون همکاران سیستم با سایر نرم افزارهای مورد استفاده در این شرکت از نظر اجرایی مزیت‌ها و کنترل‌های فراوانی را برای توانیر ایجاد کرده است.
کارتابل مدیریتی
به گفته آقای رجبی مشکل محدودیت زمانی مدیران ارشد توانیر امروزه با استفاده از امکان کارتابل مدیریتی اتوماسیون اداری از راه دور حل شده است. امروزه توانیر دسترسی استفاده از اتوماسیون اداری را برای بسیاری از معاونان و مدیران کل از بیرون از شرکت و از طریق کارتابل مدیریتی فراهم کرده است و برای ارتقای امنیت نیز از توکن‌های امنیتی استفاده شده است.