مشتری: سازمان مدیریت پسماند شهرداری اصفهان
کسبوکار: تولیدی و خدماتی صنعت: بازیافت پسماند
سیستم: دفترکل، دریافت و پرداخت، دارایی ثابت، جبران خدمات، تردد، انبار، فروش
در یک نگاه
سازمان مدیریت پسماند اصفهان در سال ۱۳۸۳ تاسیس شده است و عهده‌دار خدماتی هم‌چون تولید کود آلی از پسماند، ساماندهی خاک و نخاله‌های ساختمانی، بازیافت و تفکیک پسماند، فعالیت‌های پژوهشی و تحقیقاتی، تولید ورمی کمپوست، ستاد توسعه پایدار، مدیریت پسماندهای پزشکی، مدیریت ضایعات الکترونیک و جزء ویژه‌ی خانگی و جمع‌آوری اقلام حجیم اسقاطی است.
این مجموعه ۱۱۴ پرسنل دارد که ۸۵ نفر از آنان در دو شیفت کاری در کارخانه‌ی کود آلی و مابقی در سایر بخش‌ها مشغول به کارند.
نیاز کسبوکار
سازمان مدیریت پسماند اصفهان از سیستم‌های جزیره‌ای استفاده می‌کرد و به هنگام ورود اطلاعات از سایر سیستم‌ها به اسناد حسابداری، با اتلاف زمان و خطاهای کاربری روبه‌رو بود. این عدم یکپارچگی اطلاعات مشکلات دیگری را نیز در این مجموعه پدید آورده بود:
- گزارش‌گیری از مشتریان به‌دلیل عدم تمرکز اطلاعات در یک حساب، با سختی و صرف زمان بسیار انجام می‌شد.
- اسناد حسابداری بدون مبنا صادر می‌شدند و امکان تغییر آن‌ها به‌راحتی دردسترس بود، در نتیجه، سیستم حسابداری با سایر سیستم‌ها مطابقت نداشت.
- در نبود ارتباط سیستمی میان فروش و دریافت و پرداخت، کنترل وصول فاکتورهای مشتریان، مانده بدهی و مانده اعتباری آنان به‌شکل سیستمی ممکن نبود.
- برخی محاسبات جبران خدمات از جمله بازخرید مرخصی، سنوات و عیدی هم‌چنین محاسبات جبران خدمات مربوط به نیروهای شرکتی به‌دلیل عدم پاسخ‌گویی سیستم پیشین به‌شکل دستی انجام می‌شد.
- اطلاعات مربوط به تردد پرسنل در دفترمرکزی و کارخانه از دستگاه تردد دریافت و به‌شکل دستی در سیستم ثبت می‌شد.
نتایج به‌کارگیری راهکاران
سازمان مدیریت پسماند اصفهان برای پاسخ‌گویی به این نیازها راهکاران همکاران سیستم را به‌کار گرفت. با تحت وب بودن راهکاران، ارتباط یکپارچه میان ماژول‌های مختلف فراهم شده است و با ثبت اطلاعات روی یک دیتابیس مرکزی، اطلاعات میان دفتر مرکزی و کارخانه یکپارچه و در لحظه دردسترس است، هم‌چنین خطاهای کاربری، مغایرت‌ها و کاغذبازی در سطح سازمان کاهش یافته است. به‌علاوه بستر گزارش‌سازی و گزارش‌گیری راهکاران، امکان ساخت گزارش‌های مورد نظر سازمان را فراهم کرده است.
کنترل کامل فرآیندهای مالی
- تطبیق حساب‌ها؛ راهکار مالی راهکاران امکان تغییر اسناد حسابداری را نمی‌دهد در نتیجه، اطلاعات میان اسناد حسابداری با سایر ماژول‌ها تطبیق کامل دارد.
- گزارش‌گیری سریع از حساب مشتریان؛ با ثبت و نگه‌داری تمامی گردش‌های حساب هر مشتری در یک حساب با یک کد یکتا، گزارش‌گیری از حساب مشتریان با سرعت و دقت بالایی انجام می‌شود.
کنترل وصول مطالبات؛ با ارتباط یکپارچه میان راهکار دریافت و پرداخت و راهکار فروش راهکاران، ارتباط میان واحد فروش در کارخانه و واحد مالی در دفتر مرکزی به‌خوبی برقرار شده است و کنترل وصول فاکتورهای فروش به‌راحتی انجام می‌شود. - نظم مالی؛ راهکار دریافت و پرداخت با کنترل مانده حساب بانک، صندوق و تنخواه، از منفی شدن این حساب‌ها جلوگیری می‌کند و با ایجاد نظم مالی در سازمان مانع بدهکاری به تنخواه‌داران شده است.
- مدیریت دارایی‌های ثابت؛ با تعریف ثبت دارایی‌های ثابت برمبنای حواله‌ی انبار، هر دارایی ثابت جدیدی نیز باید از مجرای انبار عبور کند، در نتیجه کنترل بیش‌تر این دارایی‌ها فراهم شده است.
پوشش کامل نیازهای حوزه‌ی بازرگانی
- کدینگ کالا؛ راهکار انبار راهکاران، با قابلیت تعریف الگوی کد کالا و ایجاد کد کالا به‌شکل اتوماتیک، موجب منطقی شدن و معنادار شدن کدینگ کالاها شده است.
- اعتبارسنجی مشتریان؛ با ارتباط یکپارچه میان واحدهای فروش و مالی، کنترل مانده بدهی و مانده اعتبار حساب مشتریان فراهم شده است که به سنجش اعتبار مشتری برای فروش‌های آتی کمک بسیاری می‌کند.
- کاهش خطا در اسناد حسابداری؛ با استفاده از قابلیت استقرار حساب‌ها در راهکاران، امکان تخصیص حساب‌ها برای عملیات مختلف ماژول‌های بازرگانی در قالب سیستمی فراهم شده که موجب کاهش خطا در ثبت اسناد حسابداری مربوطه شده است.
- فراخوانی اتوماتیک قیمت محصولات؛ با به‌کارگیری فرم اعلامیه قیمت در راهکار فروش راهکاران، امکان فراخوانی قیمت محصولات به‌شکل اتوماتیک فراهم است که سرعت‌بخشی به فرآیند فروش را به‌همراه داشته است.
- گزارش‌گیری جامع؛ با گزارش‌سازی در راهکار فروش، امکان پی‌گیری یک سفارش فروش از ابتدا تا انتها فراهم شده است.
تسهیل مدیریت سرمایه انسانی
- انجام سیستمی تمامی محاسبات جبران خدمات؛ محاسبات مرتبط با جبران خدمات از جمله بازخرید مرخصی، سنوات و عیدی هم‌چنین محاسبات جبران خدمات مربوط به نیروهای شرکتی به‌طور کامل در راهکار سرمایه انسانی همکاران سیستم انجام می‌شود.
- کنترل کامل مدیریت تردد؛ با یکپارچگی راهکارهای تردد و سرمایه انسانی همکاران سیستم، تمامی اطلاعات تردد کارکنان در دفتر مرکزی و کارخانه در راهکار سرمایه انسانی ثبت می‌شود و به محاسبه‌ی جبران خدمات در پایان ماه سرعت و دقت می‌بخشد.
- پرتال آنلاین کارکنان؛ ثبت مرخصی، ماموریت و گزارش‌گیری حقوق کارکنان از طریق پرتال انجام می‌شود و منجر به حذف کاغذبازی‌های بسیار شده است.