نام مشتری: حوزه هنری
راهکار: اتوماسیون اداری تحت وب
درباره‌ی حوزه هنری
حوزه هنری در سال ۱۳۵۷ تاسیس شده است و هم اکنون با بیش از ۲۰۰۰ پرسنل در تهران و ۳۱ استان از عمده‌ترین متولیان فرهنگی- هنری کشور است.
بیش‌ترین فعالیت این مجموعه در زمینه‌ی ساخت و تهیه فیلم‌های سینمایی و مستند، اداره‌ی بیش از ۱۰۰ سالن سینما در سراسر کشور، تولید و برگزاری نمایش‌های آیینی، سنتی و تعزیه، تولید آثار خوش‌نویسی، نقاشی، مجسمه‌سازی، عکاسی، برگزاری کارگاه‌های هنری در داخل و خارج از کشور، تولید و حمایت از انتشار آلبوم‌های موسیقی، برگزاری همایش‌ها، جشنواره‌ها و کنسرت‌های موسیقی، تولید محصولات موسیقی کودک و نوجوان است.
نیاز حوزه هنری
حوزه هنری با توجه به گستردگی واحدهای تحت پوشش خود در تهران و ۳۱ استان کشور، نیازمند ارسال سریع مکاتبات اداری و پی‌گیری دقیق و راحت آن‌ها بود.
حوزه هنری برای پاسخ به این نیاز، راهکار اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم را به‌کار گرفت.
راهکار اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم؛ دسترسی سریع و آسان
پیش از این، ارسال و دریافت مکاتبات از راه‌هایی هم‌چون پست، پیک و فکس انجام می‌شد که هزینه‌های جانبی بالایی را به همراه داشت.
با پیاده‌سازی راهکار اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، علاوه‌بر سرعت‌بخشی به ارسال و پاسخ‌گویی به مکاتبات، بخش‌نامه‌ها، ابلاغیه‌ها، احکام و… از پراکندگی مکاتبات جلوگیری شده است و در گردش آن‌ها سلسله مراتب اداری رعایت می‌شود.
هم‌چنین با امکان پی‌گیری متمرکز و اطلاع از گردش مکاتبات اداری، امکان پاسخ‌گویی به ارباب رجوع با دقت و سرعت بالاتری فراهم و موجب افزایش رضایت ارباب رجوع شده است.
اتوماسیون اداری تحت وب از حجم بالای بایگانی فیزیکی نامه‌ها در سطح کشور جلوگیری کرده است. با این راهکار دسترسی به بایگانی نامه‌ها هم با سرعت و دقت بیش‌تری انجام می‌شود.
راهکار فرم‌ساز اتوماسیون اداری تحت وب؛ مدیریت فرآیندها
بخش درخورتوجهی از اسناد در گردش حوزه هنری در قالب فرم هستند. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. راهکار فرم‌ساز و موتور گردش فرم در کنار اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم برای پاسخ‌گویی به این نیاز در حوزه هنری پیاده‌سازی شد.
با استفاده از فرم‌ساز و گردش فرم، کارها در سازمان به‌طور خودکار به گردش در می‌آید و در کارتابل افراد قرار می‌گیرد. در حال حاضر حوزه هنری بیش از ۳۰ فرم عملیاتی از قبیل فرم درخواست بلیت، مساعده، پرداخت قراردادها، ایاب و ذهاب و… را در اتوماسیون اداری تحت وب به گردش در می‌آورد.
از زبان مشتری
سرکار خانم لرک؛ رئیس دبیرخانه مرکزی حوزه هنری
با راهکار اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم مکاتبات اداری با مدیریت گردش انواع نامه‌ها و فرم‌ها و ساماندهی جلسات و قرار‌ها موجب آسان‌سازی در امور سازمانی و صرفه‌جویی چشمگیری در هزینه‌هایی از قبیل تهیه کاغذ، پرینتر و فکس و بسته‌های پستی و مدیریت بهتر زمان شده است.