ارائه‌دهنده‌ی راهکارهای نرم‌ افزارهای سازمانی
ارائه‌دهنده‌ی راهکارهای نرم‌ افزارهای سازمانی

داستان موفقیت سازمان دامپزشکی کشور


در یک نگاه
سازمان دامپزشکی کشور به عنوان یک سازمان وابسته به وزارت جهاد کشاورزی فعالیت می‌کند و وظیفه اصلی آن پیشگیری از بیماری‌های دام و بیماری‌های مشترک بین انسان و دام در دام و نظارت بهداشتی بر فرآورده‌های خام دامی است.

چالش‌های قبل از استقرار
زمان‌بر بودن پیدا کردن سابقه مکاتبات، گم شدن سابقه مکاتبات و عدم اطمینان به صحت آن‌ها، نیاز به پیش‌نویس نامه‌ها، رفت و برگشت کاغذی نامه‌ها برای رسیدن به متن نهایی و تأیید شده

دستاوردهای پس از استقرار
افزایش سرعت کار، کاهش مصرف کاغذ، امکان مدیریت بهتر مکاتبات، پایش و بازیابی نامه‌ها، کاهش هزینه‌های خرید تجهیزات کامپیوتری

دامپزشکی کشور حدود ۹۰ سال قبل به دنبال شیوع بیماری طاعون گاوی ایجاد شد. این سازمان در سال ۱۳۰۲ ابتدا در موسسه پاستور با عنوان اداره کل تفتیش صحی حیوانات آغاز به کار کرد و در سال ۱۳۱۴ با تصویب قانون تفتیش صحی حیوانات اداره کل دامپزشکی در وزارت فلاحت وقت ایجاد شد و از سال ۱۳۵۰ به سازمان دامپزشکی کشور تبدیل شد. این سازمان امروزه به صورت یک سازمان مستقل زیر نظر وزارت جهاد کشاورزی فعالیت می‌کند و وظیفه اصلی آن پیشگیری از بیماری‌های دام و بیماری‌های مشترک بین انسان و دام در دام و نظارت بهداشتی بر فرآورده‌های خام دامی است. این سازمان امروزه حدود ۷۰۰ واحد اداری در سطح کشور دارد و از نظر تشکیلاتی حدود ۱۰۵۰۰ نفر پست سازمانی را در خود جای داده اما نیروهای موجود آن حدود ۶ هزار نفر است.

«اتوماسیون اداری همکاران سیستم سرعت کار، مستندسازی بهتر، افزایش اطمینان از صحت اطلاعات و کاهش هزینه‌ها را برای سازمان دامپزشکی کشور ایجاد کرده است.»
دکتر محمود حاج اکبری- مدیر دفتر فناوری اطلاعات

سابقه آی تی در سازمان دامپزشکی
از زمان استقرار واحد آی تی در سال ۷۰ این واحد زیر نظر دفتر طرح و برنامه به نام اداره آمار و اطلاعات و با مدیریت رئیس گروه فعالیت می‌کرده است که تا قبل از سال ۸۰ با تعداد محدودی نرم افزار مانند دبیرخانه و … بیشتر فعالیتش در زمینه آمار متمرکز بود ولی با ورود اتوماسیون اداری در سال ۸۲ و لزوم استفاده کاربران از سیستم به تدریج فعالیت آی تی افزایش یافت. سازمان دامپزشکی در زیر مجموعه جهاد برای استقرار اتوماسیون اداری به عنوان پایلوت انتخاب شد و تا سال ۸۵ که سیستم پایش و مراقبت بیماری‌های دام طراحی و اجرا شد کماکان اتوماسیون اداری تنها سیستم موجود در سازمان بود.

از چالش تا استقرار
به گفته دکتر حاج اکبری تا پیش از راه‌اندازی اتوماسیون اداری صرفا سیستمی برای ثبت نامه‌ها در دبیرخانه این سازمان وجود داشت. بدنه کار‌شناسی قوی و تحصیلکرده سطح علمی و پذیرش تکنولوژی‌های جدید را در این سازمان افزایش داده و این موجب شد مراحل استقرار اتوماسیون اداری همکاران سیستم به سرعت پیش رود. با این حال عدم اعتماد مدیران ارشد وقت سازمان و ریشه‌دار بودن فرهنگ سازمانی مکتوب باعث چالش‌های زیادی شد.
در سال ۱۳۸۶ تغییر مدیریت ارشد سازمان و پیگیری بخش آی تی بر پیاده‌سازی و استفاده گسترده از اتوماسیون عملا باعث راه‌اندازی کامل سیستم در سراسر کشور شد.
به گفته دکتر حاج اکبری تمرکزگرایی روی مدیریت متمرکز اتوماسیون اداری در داخل سازمان تجربه موفق دامپزشکی در راه‌اندازی این سیستم بوده است. وی معتقد است که آموزش چهره به چهره و ورود تک تک استان‌ها همزمان با ستاد مرکزی و پیشبرد آهسته و مستمر موضوع باعث موفقیت راه‌اندازی اتوماسیون اداری شد.
هم اکنون سیستم اتوماسیون اداری همکاران سیستم در اداره‌های دامپزشکی در ۲۴ استان به صورت ECE (تبادل الکترونیکی مکاتبات اداری) راه‌اندازی شده و در عین حال هم اکنون اداره‌های استانی هم شبکه‌های شهرستانی خود را به این سیستم متصل کرده‌اند.

مزیت‌های اتوماسیون تحت وب همکاران سیستم
افزایش سرعت کار، افزایش اطمینان، مستندسازی بهتر، کاهش هزینه‌ها، کاهش مصرف کاغذ، امکان مدیریت بهتر مکاتبات، پایش و بازیابی نامه‌ها؛ نمونه‌ای از مزیت‌های به دست آمده است که دکتر حاج اکبری در رابطه با استفاده از اتوماسیون تحت وب همکاران سیستم نام می‌برد. وی همچنین کاهش هزینه‌های خرید تجهیزات کامپیوتری و کار دبیرخانه‌ای و افزایش دقت کار را هم به مزیت‌های قبلی اضافه می‌کند.
مدیر آی تی سازمان دامپزشکی کشور می‌گوید: امروزه بخش بزرگی از واحدهای ما از اتوماسیون همکاران سیستم استفاده می‌کنند و این کار ما را بسیار راحت کرده است. ما خیلی راحت می‌توانیم تجارب خود را به آن‌ها منتقل کنیم. مثلا وقتی می‌خواهیم استفاده از فرم‌ساز را آموزش دهیم آن را با یک کلاس مشترک انجام می‌دهیم. در عین حال ارتباط مستقیم با پشتیبانی هم کار را بسیار راحت‌تر کرده است. تعامل خیلی خوب ما با شرکت همکاران سیستم در استان‌ها و پیشبرد موضوعات از طریق دفتر تهران به موفقیت بیشتر این پروژه کمک شایانی کرده است.

مشکلات کار کردن با کاغذ
آقای حاج اکبری معتقد است فرهنگ کار کردن با کاغذ هنوز هم در سازمان‌های ایرانی ریشه‌دار است. با این حال با استفاده از سیستم اتوماسیون همکاران سیستم این فرهنگ در سازمان دامپزشکی در حال تغییر است. به گفته وی در گذشته چون مستندسازی سیستماتیک نبود هر کارمندی برای خودش باید یک کپی از نامه را نگه می‌داشت. با همه این اوضاع پیدا کردن سابقه یک نامه بسیار سخت بود و خیلی وقت‌ها نامه گم می‌شد یا امکان دستکاری شدن و دیگر مشکلات وجود داشت. به گفته وی بی‌نیازی به پیش‌نویس نامه هم از مزیت‌های اصلی اتوماسیون اداری است. در سیستم کاغذی گاهی یک نامه چندین بار از اول نوشته می‌شد تا به متن نهایی برسد و‌ گاه چندین بار اصلاحات روی آن صورت می‌گرفت، حال اما این گونه نیست.
به گفته مدیر آی تی سازمان دامپزشکی کشور با فراگیری این سیستم امروزه تعداد نیروهای دبیرخانه هم بسیار کم شده است ضمن اینکه حالا و با راه‌اندازی شبکه دولت و اتصال دامپزشکی به آن بخش عمده مکاتبات به طور اتوماتیک صورت می‌گیرد.
همچنین با بی‌نیازی به جابه‌جایی فیزیکی نامه‌ها در داخل سازمان یا بهره‌گیری از توان دورکاری مدیران به کمک کارتابل آنلاین منفعت‌های زیادی نصیب سازمان دامپزشکی کشور شده است.