سیستم تدارکات
سیستم تدارکات راهکاران یک راهکار فرایند محور در حوزه مدیریت تدارکات است. این سیستم علاوه‌بر یکپارچگی با ماژول‌های دریافت و پرداخت، انبار و دفترکل، با ایجاد یکپارچگی و انسجام اطلاعات در فرایندهای تامین کالا و خدمات، به مدیران سازمان کمک می‌کند ضمن پاسخ‌گویی به‌موقع به درخواست‌های کالا و خدمات مراکز درخواست‌کننده، سیاست‌های مورد نظر سازمان را در امر خرید اعمال کنند.
منافع و مزایا
پشتیبانی کامل از عملیات شعب متمرکز (چند شعبه‌ای)
سازمان‌ها با هدف گسترش فعالیت‌های کسب‌و‌کار خود، ممکن است شعب متعددی در مناطق جغرافیایی مختلف تاسیس کند. راهکار مدیریت تدارکات، امکاناتی نظیر ثبت و نگهداری اطلاعات کارشناسان و اسناد خرید در هر شعبه، صدور سند حسابداری به تفکیک شعبه و ارسال اقلام خریداری شده به سایر شعب را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد.
چند ارزی
ویژگی چند ارزی، یک مزیت عمومی در همه ماژول‌های راهکاران است. راهکار مدیریت تدارکات نیز از این قاعده مستثنی نبوده و قابلیت مدیریت، کنترل و گزارش‌دهی اطلاعات مبلغی خرید کالاها و خدمات را منطبق با نیاز هر سازمان، به تفکیک ارزهای مورد نظر، در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
حوزه فعالیت تامین‌کنندگان
هر شرکت بنا بر نوع صنعتی که در آن فعالیت می‌کند با طیف وسیعی از تامین‌کنندگان سروکار دارد. بهمنظور دقت بخشیدن و تسریع در عملیات خرید، معمولا تامین‌کنندگان در گروه‌هایی تقسیم‌بندی می‌شوند. در زمان سفارش خرید یا استعلام بها، کارشناس خرید با مراجعه به این تقسیم‌بندی، می‌تواند مشخص کند که از کدام تامین‌کنندگان خرید کند و اصولا کدام‌یک از آنها توانایی تامین اقلام مورد نظر را دارند. در نتیجه کارشناس خرید می‌تواند با سهولت و دقت بیش‌تر، تامین‌کنندگان مورد نظر را شناسایی کند. در راهکار مدیریت تدارکات، سازمان‌ها می‌توانند تامین‌کنندگان و اقلام را در گروه‌های مورد نظر گروه‌بندی کرده تا به کارشناسان خرید در انتخاب تامین‌کننده کمک کنند.
ارزیابی تامین‌کنندگان
سازمان‌ها بهمنظور مدیریت صحیح در هنگام خرید نیاز دارند تا بر اساس سوابق قبلی معاملات انجام شده با تامین‌کنندگان، بهترین تامین‌کنندگان را انتخاب کنند. در راهکار مدیریت تدارکات همکاران سیستم، سازمان‌ها می‌توانند معیارهای ارزیابی را تعیین کرده و بر اساس معیارهای تعریف‌شده، تامین کنندگان را ارزیابی کنند و در خریدهای بعدی بر اساس ارزیابی‌ای انجام شده، بهترین تامین‌کنندگان انتخاب شوند.
گردش کار
سازمان‌ها بهمنظور دستیابی به اهداف استراتژیک خود نیاز دارند که فرآیندهای کسب‌و‌کار خود را شناخته و آنها را مکانیزه کنند. راهکار گردش کار همکاران سیستم مزیت عمومی در تمام سیستم‌ها مطرح است. راهکار مدیریت تدارکات نیز از این قاعده مستثنی نیست و بسیاری از فعالیت‌های پایه‌ای در آن پیاده‌سازی شده است و شما می‌توانید علاوه‌بر فعالیت‌های از قبل تعریف‌شده، فعالیت‌های جدید و متناسب با سازمان خود را در آن تعریف کنید.
آسان‌سازی هزینه‌یابی سفارش‌ها
ماژول تدارکات راهکاران با ایجاد امکان تخصیص تفصیلی به هر سفارش، به ردیابی هزینه‌های هر سفارش کمک کرده و با محاسبه بهای تمام‌شده سفارش و نیز محاسبه بهای تمام‌شده کالا، هزینه‌یابی سفارش‌ها را آسان می‌کند.
امکانات و ابزارها
عمومی
- تعیین سیاست‌های قیمتی و برآورد قیمت درخواست خرید
- محاسبه مالیات و عوارض و سایر عوامل تامین کنندگان به‌شکل اتوماتیک
- تطبیق با فرایندهای سازمانی از طریق گردش کار
- معرفی اقلام قابل خرید از نوع کالا و خدمت
- تعریف حوزه فعالیت تامین کنندگان
- سطوح دسترسی قابل تعریف
- تعیین انواع خرید جزیی یا استعلامی
- تخصیص فعالیت‌های خرید به کارشناسان مختلف
- ایجاد گروه‌بندی‌های مختلف و دریافت گزارش‌های متنوع از آنها
ارزیابی تامین‌کنندگان
- تعریف شاخص‌های مورد نظر کاربر برای ارزیابی تامین‌کنندگان
- ارزیابی تامین‌کنندگان و محاسبه امتیاز نهایی
- پیشنهاد انتخاب تامین‌کنندگان در فرایند خرید
عملیات جاری
- صدور اسناد پشتیبانی از فرآیندهای خرید (جزئی و استعلامی) و برگشتی خرید
- پشتیبانی از ارزهای مختلف در اسناد تدارکات
- دسته‌بندی و اولویت‌بندی درخواست خرید
- ثبت درخواست خرید براساس درخواست کالاهایی که کسری موجودی دارند
- برآورد قیمت درخواست خرید و اخذ تایید واحد مالی
- ارزیابی موجودی در راه و ثبت درخواست خرید برای کالاهای دچار کمبود
- صدور و ارسال استعلام بها برای تامین‌کنندگان
- ثبت پیشنهادها و پیش‌فاکتورها و تهیه صورت‌خلاصه استعلام
- دریافت کالاهای پیشنهاد شده از سوی تامین‌کنندگان بدون استعلام
- ثبت مازاد کالای دریافتی از تامین‌کنندگان
- صدور سفارش خرید برای تامین کننده منتخب
- تحویل کالا به انبار یا تحویل مستقیم به واحد درخواست کننده
- تایید تحویل اقلام توسط واحدهای متقاضی و درخواست کننده
- ثبت فاکتور خرید و فاکتور برگشتی
- ثبت پیش پرداخت و کنترل آن در زمان تسویه حساب
- ارسال درخواست پرداخت به واحد مالی و تسویه فاکتورها
- ثبت صورت‌خلاصه تنخواه تدارکات و تسویه فاکتورهای خرید
- ثبت مرجوعی‌ها و تحویل مجدد آنها به انبار
- ایجاد درخواست خرید بر اساس مرجوعی‌ها
- صدور اسناد حسابداری فاکتور خرید، تحویل و برگه مرجوعی به‌شکل تکی و گروهی
- ثبت هزینه‌های تکمیلی در پروسه خرید
- صدور تحویل به انبار و مرکز هزینه بصورت گروهی برای خریدهای جزئی
- محاسبه بهای تمام‌شده به ازای هر پارت خرید
- مشخص کردن روش تسهیم هزینه‌ها در محاسبه بهای تمام‌شده
گزارش‌ها
- گزارش مرور اسناد تدارکات، موجودی در راه، خلاصه خرید کارشناسان و...
- گزارش صورت‌خلاصه استعلام و سوابق خرید
- ارسال به اکسل همه‌ی گزارش‌های سیستم
- طراحی فرم‌های چاپی سیستم مطابق با فرمت‌های مورد نظر سازمان‌ها