سیستم مدیریت تردد
کنترل تردد کارکنان متناسب با الزامات و ملاحظات تعیین شده در بخش‌های مختلف سازمان براساس نوع کار و ماهیت امنیتی برخی بخش‌های سازمان، دارای اهمیتی روز افزون است. ماژول مدیریت تردد دارای دو بخش کلی کنترل تردد و محاسبات کارکرد است. تعریف سیاستهای سازمان در حوزه کنترل تردد و ملاحظات امنیتی در کنار پاسخ به پیچیدگیها و تنوع موجود در شیوهی محاسبه کارکرد مجموعه‌ای به نام ماژول مدیریت تردد را شکل داده است که می‌تواند در ارتباط یکپارچه‌ی این بخش‌ها، به الزمات و پیچیدگی‌های موجود در دو حوزه به‌گونه‌ی موثر پاسخ دهد.
منافع و مزایا
اعمال سیاستهای کنترل تردد کارکنان
اگر الزاماتی درباره‌ی دسترسی تردد کارکنان به بخش‌های مختلف وجود داشته باشد، با استفاده از ماژول مدیریت تردد می‌توان این سیاست‌ها را مشخص و به هنگام لزوم و در ارتباط با سخت‌افزارهای مرتبط، سیاستهای مورد نظر را به‌شکل مکانیزه اعمال کرد و از این راه، نسبت به تحقق اهداف کنترل تردد تا حد بسیاری مطمئن شد.
پوشش‌دهی تنوع و پیچیدگی‌های روش‌های محاسبه کارکرد
در کنار کنترل اطلاعات تردد کارکنان، انجام محاسبات کارکرد به‌شکل دلخواه و با وجود شیفت‌های کاری مختلف و متنوع حائز اهمیت بسیاری است.با استفاده از فرمول نویسی پویا و منعطف و با امکان استفاده از تمامی پارامترها و اطلاعات در فرمول نویسی عوامل کارکرد ، انواع روش های محاسبه کارکرد پرسنل بر اساس سیاست ها و قوانین کسب و کار سازمان به راحتی امکانپذیر است. بعلاوه در صورت نیاز امکان ایجاد تغییرات در روش محاسبه عوامل با حفظ تاریخچه تغییرات مربوط به آن در هر زمان به صورت دلخواه وجود خواهد داشت.
هماهنگی کارکردی و فرآیندی با سایر کارکردهای مدیریت سرمایه انسانی
یکپارچگی در سطح عملیات و اطلاعات از اصول و معیارهای اولیه در توسعه سیستم است که اهمیت درخور توجهی دارد. با وجود منطق درست و مناسب در ایجاد یکپارچگی اطلاعاتی و عملیاتی می‌توان ضمن اعمال کنترلهای صحیح به بهبود فرآیندها و عملکردهای جاری در حوزه‌های مختلف مدیریت سرمایه انسانی کمک کرد. ماژول مدیریت تردد از این جنبه، در ارتباط یکپارچه با سایر ماژول‌های حوزه سرمایه انسانی از جمله جبران خدمات و کارگزینی است.
مشارکت کارمندان و مدیران در فرایندهای حضور و غیاب
خدمات الکترونیک کارمند امکان مشاهده وضعیت تردد کارکنان را فراهم می سازد و از طریق آن کارمندان می توانند درخواست تصحیح اطلاعات تردد و همچنین مرخصی و ماموریت مربوط به خود را ثبت کنند. با بکارگیری امکانات گردش کار سیستم ، فرایندهای مرتبط با هریک از درخواست های کارمندان از طریق خدمات الکترونیک میسر است.
دستیابی آسان به انواع اطلاعات و گزارش‌های مورد نیاز حوزه تردد
طراحی و آماده سازی گزارشات پرکاربرد حوزه تردد مبتنی بر حضور و غیاب و محاسبات کارکرد در ابعاد مختلف حوزه تردد موجب شده است که امکان دستیابی به اطلاعات تجمیعی در سطوح مختلف برای ارائه و تصمیم گیری در حوزه های مختلف به خصوص جبران خدمات کارکنان وجود داشته باشد .
امکانات و ابزارها
تعریف سیاستهای سازمان برای کنترل تردد، ملاحظات امنیتی و پاسخ به پیچیدگیها و تنوع موجود در شیوهی محاسبه کارکرد از جمله وظایف ماژول مدیریت تردد راهکاران است. همچنین یکپارچگی این ماژول با کارگزینی و جبران خدمات منجر به افزایش دقت در ثبت اطلاعات و محاسبات میشود.
اطلاعات پایه
- تعریف انواع شیفت، گروه کاری و تقویم
- تعریف گیت
- تعریف انواع مجوز روزانه و ماهانه
- تعریف عوامل کارکرد و پوشش پیچیدگی سیاستهای محاسبات کارکرد به تناسب نیاز هر سازمان
- اعمال تغییرات در روش محاسبه عوامل با حفظ سوابق تغییرات مربوط به آن
- تعریف تقویم محاسباتی جهت پوشش محاسبات کارکرد در بازه زمانی غیر از ماه استاندارد
- ارسال دسترسی کارمندان به دستگاههای ثبت تردد با تعریف اثرانگشت، چهره و کارت فیزیکی
- مدیریت دستگاههای ثبت تردد از محیط نرمافزار راهکاران
کنترل تردد
- مشاهده رویدادهای تردد به شکل لحظهای
- کنترل ورود و خروج اشخاص و کارمندان از گیتها مطابق با سیاستهای سازمان
- تعریف و مدیریت کنترلهای خاص روی دستگاههای ثبت تردد از طریق نرم افزار
- کنترل متمرکز در عین توزیع‌شدگی جغرافیایی گیتها و دستگاههای ثبت تردد
عملیات
- مدیریت اطلاعات تردد کارمندان به شکل روزانه و ماهانه
- جابهجا کردن شیفت دو کارمند با هم، با لحاظ کردن مشخصات زمان جابهجایی
- ثبت درخواست برای تغییر گروه کاری کارمند
- تنظیم اجرای فرامین روی دستگاههای ثبت تردد از طریق نرم افزار
- محاسبه کارکرد به شکل پیش نویس و نهایی
گزارش
- گزارش مرور کارکرد
- مشاهده افراد حاضر در سازمان
- مشاهده افراد در حال اضافه کار
- تهیه انواع گزارش‌های کارکرد پرسنل به تفکیک عوامل روزانه و ماهانه
مرخصی
- تعریف انواع مرخصی استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق و … متناسب با ساعت شیفت کاری کامندان
- تعریف محدودیت برای تعداد یا ساعت ثبت مرخصی ساعتی
- تعریف فرمول برای محاسبه مانده مرخصی
- ثبت درخواست مرخصی به شکل انفرادی، گروهی
- ثبت درخواست مرخصی گروهی از طریق اکسل
ماموریت
- تعریف انواع ماموریت ساعتی و روزانه
- تعریف فرمول برای محاسبه هزینههای مربوط به ماموریت
- ثبت ماموریت به صورت انفرادی و گروهی
- مشاهده و چاپ حکم ماموریت