سیستم خدمات الکترونیک کارمند
امروزه بیش‌تر سازمان‌ها در تکاپوی ایجاد یک بستر تعاملی مناسب با کارکنان‌شان هستند. استفاده از امکانات سیستمی برای انجام فعالیت‌های معمول کارکنان که در ارتباط با سازمان انجام می‌شود از یک سو و لزوم کاهش مراجعات حضوری به واحدها از سوی دیگر، استفاده از «خدمات الکترونیکی ِکارمند» را به یک نیاز مهم در حوزه نیازهای سیستمی تبدیل کرده است.
ماژول خدمات الکترونیکی کارمند، با بهره‌گیری از بستر ارتباطی موجود در سازمان‌ها، امکان ارائه‌ی خدماتی گسترده، سریع، امن و آسان را در انجام بخشی از فرآیندهای کارکنان، استخراج گزارش‌ها و مشاهده اطلاعات مربوط به آن‌ها، فراهم می‌سازد.
استفاده از زیرساخت کم‌حجم و مناسب، در کنار طراحی ساده و قابل‌فهم برای طیف‌های مختلف کارکنان، این ماژول را به یک ابزار مناسب برای رسیدن به اهداف سازمان‌ها در ایجاد بستر مکانیزه اطلاعاتی و ارتباطی با کارکنان تبدیل کرده است.
منافع و مزایا
حذف برخی کارهای دستی در پیش‌بُرد فرآیندهای حوزه
از مهم‌ترین مشکلات در تعامل کارکنان سازمان و واحدهای مرتبط با فعالیت‌های پرسنلی کارکنان، حجم بالای فعالیت‌ها، نیازهای پرسنل سازمان و در نتیجه نیاز به استخدام کارمند برای انجام این امور است. ضمن آن‌که همواره با اجرای فرآیندها و درخواست‌ها به‌شکل دستی با درصدی از خطاها و اشتباهات ناگزیر، روبه‌رو هستیم که با حذف بخشی از فرآیندهای دستی و استفاده از این ماژول، می‌توان حجم کارهای کارکنان این واحدها را کاهش داده و از ظرفیت‌های آن‌ها در سایر فعالیت‌های سازمان بهره برد. ضمن آن‌که با استفاده از این ماژول می‌توان خطاها و مشکلات مربوط به انجام فعالیت‌های مرتبط با پرسنل را به‌طور فزاینده‌ای کاهش داد.
کاهش زمان انجام فرآیندهای حوزه
با استفاده از امکانات این ماژول، کارکنان به طور مستقیم و بدون واسطه، امکان ثبت درخواست‌ها و استخراج گزارش‌های مورد نیاز خود از سیستم را خواهند داشت. بنابراین، هر یک از آنان، در هر زمان که نیاز باشد، می‌تواند درخواست مورد نظر خود را ثبت کرده و در همان لحظه کارمند مسئول را از درخواست خود آگاه کند. هم‌چنین برای اطلاع از آخرین وضعیت درخواست خود می‌تواند از همین امکان استفاده کند.
کاهش میزان مراجعه کارمندان به واحدهای مرتبط با فعالیت‌های حوزه پرسنلی
با استفاده از ماژول خدمات الکترونیکی کارمند، هر یک از پرسنل سازمان می‌توانند درخواست‌ها و نیازهای پرسنلی خود را در سیستم ثبت کرده و بدون مراجعه به واحدهای مربوطه، گزارش‌های مورد نظر خود را از سیستم دریافت کنند. در نتیجه حجم مراجعه‌ی غیرضروری به واحدها به میزان درخور توجهی کاهش یافته و هزینه‌ای که از این بابت به سازمان و پرسنل تحمیل می‌شد، حذف می‌شود.
دسترسی سریع کارمندان به اطلاعات مورد نظر و ثبت درخواست‌ها
امکانات و بستر ارتباطی موجود در اکثر سازمان‌ها، به همراه استفاده از امکانات این ماژول، دسترسی سریع و مستقیم کارکنان به سیستم و استفاده از آن را در هر زمان و هر مکانی امکان‌پذیر می‌کند. به این ترتیب محدودیتی بابت مراجعه در ساعات کاری یا مراجعه حضوری به مسوول مورد نظر وجود نداشته و از این بابت امکان ارزشمندی در اختیار پرسنل سازمان قرار می‌گیرد.
سهولت کاربری و سادگی در کار
با توجه به طراحی و زیرساخت استفاده شده در این ماژول، برای استفاده از امکانات آن نیاز به آموزش و برخورداری از تخصص‌های ویژه نبوده و امکان استفاده از آن برای طیف‌ها و تخصص‌های متنوع از پرسنل وجود دارد.
امکانات و ابزارها
- ثبت درخواست‌ها
- ثبت درخواست تغییر اطلاعات پرسنلی
- ثبت درخواست مرخصی
- ثبت درخواست ماموریت
- ثبت درخواست تصحیح اطلاعات تردد
- ثبت درخواست تغییر گروه کاری
- ثبت درخواست مجوزهای حضور و غیاب
- ثبت درخواست دوره آموزشی
- استخراج گزارش‌ها و مشاهده اطلاعات فردی
- مشاهده حکم‌های سازمانی
- مشاهده کاردکس مرخصی
- گزارش وضعیت تردد
- مشاهده فیش حقوقی
- مشاهده شناسنامه آموزشی
- مشاهده وضعیت تمام درخواست‌های ثبت شده