یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی که در اقتصاد هر کشور نقش بسزایی ایفا می‌کند واردات کالا است. بدون هیچ کشوری نمی‌تواند بدون واردات کالا نیاز جامعه را تامین کند. بنابراین واردات کالا بخش جدایی‌ناپذیری از زنجیره تامین بسیاری از کشورها و کسب‌وکارهاست. گاهی به دلیل نبود زیرساخت‌های تولید، صرفه اقتصادی پایین یا نیاز به محصولات خاص، واردات به تنها گزینه ممکن برای تامین کالا تبدیل می‌شود. اما ورود قانونی هر نوع کالا به کشور، الزاماتی دارد که یکی از اصلی‌ترین آن‌ها ثبت سفارش کالا است.
ثبت سفارش، اولین گام رسمی در مسیر واردات کالا به ایران محسوب می‌شود؛ فرایندی که هم جنبه قانونی دارد و هم جنبه نظارتی. دولت از طریق این مرحله، علاوه‌بر کنترل و هماهنگی جریان واردات، منابع ارزی را مدیریت می‌کند و از ورود بی‌رویه یا غیرمجاز کالاها جلوگیری به‌عمل می‌آورد. از سوی دیگر، برای وارد کننده نیز ثبت سفارش، دروازه‌ای به سمت واردات رسمی است که بدون آن، نه امکان تخصیص ارز وجود دارد، نه صدور مجوزها، و نه حتی ترخیص کالا از گمرک.
در این مقاله، قصد داریم تا با توضیح کامل مفهوم ثبت سفارش، مراحل آن را نیز شرح دهیم و مدارک مورد نیاز و هزینه‌های ثبت سفارش کالا را بیان کنیم. با ما همراه باشید.
ثبت سفارش کالا چیست؟
ثبت سفارش کالا یکی از نخستین و اساسی‌ترین مراحل در فرآیند واردات قانونی کالا به کشور است. این مرحله، در واقع مجوز رسمی و اولیه‌ای است که واردکننده، چه شخص حقیقی باشد و چه یک شرکت حقوقی، باید برای واردات کالای مورد نظر خود از سامانه جامع تجارت ایران دریافت کند. بدون این مجوز، حتی اگر سایر مدارک و مجوزها کامل باشند، ترخیص کالا از گمرک به هیچ عنوان امکان‌پذیر نخواهد بود.
فرایند ثبت سفارش به زبان ساده یعنی واردکننده، پیش از ورود کالا به کشور، مشخصات آن کالا را مطابق با پیش‌فاکتور (Proforma Invoice) فروشنده خارجی، در سامانه وارد کرده و به‌صورت رسمی اعلام می‌کند که قصد واردات این کالا را دارد. این اطلاعات شامل نوع کالا، کد تعرفه گمرکی، مقدار، ارزش، کشور مبدا و اطلاعات فروشنده خارجی است.
نکته قابل ذکر این است که تنها افرادی که دارای کارت بازرگانی معتبر هستند، امکان ثبت سفارش در سامانه را دارند. این کارت، هویت تجاری شخص یا شرکت را تایید می‌کند و یکی از پیش‌نیازهای ورود رسمی به فرایند واردات است. پس از ورود اطلاعات در سامانه، متقاضی باید هزینه‌های مربوط به ثبت سفارش را پرداخت کرده و منتظر بررسی و تایید نهادهای ذی‌ربط بماند.
ثبت سفارش کالا علاوه بر صدور مجوز واردات، به‌نوعی نقش فیلتر قانونی را هم ایفا می‌کند. تنها کالاهایی امکان ثبت و واردات دارند که مطابق مقررات گمرک جمهوری اسلامی ایران ورود آن‌ها مجاز باشد.
در گذشته این فرایند به صورت کاغذی و بسیار زمان‌بر انجام می‌شد، اما در حال حاضر کلیه مراحل آن، از ثبت اطلاعات تا دریافت مجوزها و پرداخت هزینه‌ها، به شکل الکترونیکی از طریق سامانه جامع تجارت ایران (www.ntsw.ir) انجام می‌شود.
انواع ثبت سفارش کالا
پس از آشنایی با مفهوم ثبت سفارش کالا و ضرورت انجام آن برای واردات قانونی، این سؤال مطرح می‌شود که انواع ثبت سفارش کالا چیست و واردکنندگان باید با چه روش‌هایی این فرایند را انجام دهند؟ ثبت سفارش کالا بر اساس نوع پرداخت ارزی یا نوع درخواست متقاضی تقسیم‌بندی می‌شود.
ثبت سفارش بر اساس روش پرداخت ارزی
این نوع دسته‌بندی از ثبت سفارش، بر مبنای نحوه تامین ارز برای واردات کالا صورت می‌گیرد و به دو گروه اصلی تقسیم می‌شود:
الف) ثبت سفارش با ارز بانکی
در این روش، ارز مورد نیاز واردات از طریق سیستم بانکی کشور و به صورت رسمی تامین می‌شود. این نوع ثبت سفارش دارای زیرشاخه‌های زیر است:
- نقدی: پرداخت وجه پیش از ارسال کالا صورت می‌گیرد.
- مدت‌دار: پرداخت در بازه‌ای مشخص پس از تحویل کالا انجام می‌شود.
- برات وصولی: پرداخت پس از رویت اسناد توسط واردکننده انجام می‌پذیرد.
- حواله بانکی: بانک، وجه مورد توافق را به حساب فروشنده خارجی حواله می‌کند.
ب) ثبت سفارش با ارز غیربانکی
در این روش، تامین ارز از منابع غیردولتی و غیررسمی انجام می‌شود. انواع اصلی آن عبارتند از:
- بدون انتقال ارز: واردات کالا بدون انتقال رسمی ارز از کشور صورت می‌گیرد.
- واردات در مقابل صادرات: واردکننده با ارائه پروانه صادراتی معتبر، به همان میزان ارز حاصل از صادرات، کالا وارد می‌کند.
- ارز متقاضی یا منشا ارز خارجی: واردکننده با ارز شخصی یا ارز تهیه‌شده از خارج از کشور، اقدام به واردات می‌نماید.
ثبت سفارش بر اساس درخواست متقاضی
دسته‌بندی دوم، ثبت سفارش را از منظر شکل درخواست و ماهیت تجاری آن بررسی می‌کند. در این شیوه، ثبت سفارش با توجه به ماهیت معامله و نوع کالا، به چندین نوع مختلف تقسیم می‌شود:
الف) ثبت سفارش اعتبار اسنادی دیداری (Sight L/C)
در این نوع، بانک پس از دریافت اسناد حمل و بررسی صحت آن‌ها، بلافاصله وجه را به فروشنده پرداخت می‌کند. این روش علاوه‌بر سرعت بالا، امنیت مالی بیشتری برای فروشنده به همراه دارد.
ب) ثبت سفارش اعتبار اسنادی مدت‌دار (Usance L/C)
در اعتبار مدت‌دار، پرداخت وجه بلافاصله انجام نمی‌شود، بلکه در تاریخی مشخص‌شده و از پیش توافق‌شده، پرداخت صورت می‌گیرد.
پ) ثبت سفارش اعتبار اسنادی یوزانس
این مدل شبیه اعتبار اسنادی مدت‌دار است، با این تفاوت که معمولاً یک توافق بین‌المللی عرفی برای مهلت پرداخت در قالب برات ارزی بین دو کشور در نظر گرفته می‌شود.
ت) ثبت سفارش در قبال صادرات
در این روش، واردات کالا تنها در صورت ارائه پروانه صادراتی معتبر و تایید شده توسط گمرک انجام می‌شود. ارزش کالای وارداتی باید با میزان ارز حاصل از صادرات مطابقت داشته باشد.
ث) ثبت سفارش بدون انتقال ارز
همان‌طور که در بخش قبلی اشاره شد، برخی گروه‌های کالایی می‌توانند به شکل خاصی بدون انتقال ارز وارد کشور شوند. این موارد شامل دو گروه اصلی هستند:
- کالاهای مشخص‌شده توسط وزارت صمت، مانند پوشاک، پارچه، سیگار، قطعات کامپیوتر، قطعات خودرو و …
- قطعات منفصله و اجزاء مورد نیاز برای واحدهای تولیدی دارای پروانه بهره‌برداری از وزارت صنعت، معدن و تجارت.
هزینه ثبت سفارش کالا چقدر است و چگونه محاسبه می‌شود؟
غالبا در کنار سایر هزینه‌های وارداتی نظیر هزینه حمل‌ونقل، بیمه، حقوق گمرکی و مالیات بر ارزش افزوده، هزینه دیگری هم وجود دارد که ممکن است عده‌ای آن را نادیده بگیرند. هزینه ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت یکی از هزینه‌های اجتناب‌ناپذیر است. اما برخلاف سایر هزینه‌هایی که ممکن است با توجه به شرایط کالا و شیوه حمل‌ونقل متفاوت باشند، هزینه ثبت سفارش کالا فرمول مشخص و ثابتی دارد که برای همه انواع کالاها یکسان است.
فرمول محاسبه هزینه ثبت سفارش کالا
طبق مقررات، هزینه ثبت سفارش کالا برابر است با نیم درصد از ارزش کالا. برای محاسبه این مقدار، تنها کافی است ارزش کل کالای وارداتی را بر اساس نرخ ارز تسعیر شده محاسبه کرده و آن را بر عدد ۲۰۰۰ تقسیم کنید. فرمول دقیق به این صورت است:
هزینه ثبت سفارش = (ارزش کل پیش فاکتور × نرخ ارز) ÷ 2000
مدارک مورد نیاز برای ثبت سفارش کالا
بدون داشتن مدارک لازم، ثبت سفارش عملاً غیرممکن است و حتی اگر کالا در بندر هم باشد، تا پیش از تکمیل این مدارک، اجازه ترخیص نخواهید داشت.
این مدارک معمولاً در دو دسته اصلی قابل تقسیم هستند: مدارک هویتی و مجوزهای مربوط به کالا. در این بخش این مدارک را ذکر می‌کنیم.
کارت بازرگانی فعال
پایه و اساس ورود به تجارت خارجی کارت بازرگانی فعال است. بدون کارت بازرگانی معتبر، هیچ ثبت سفارشی ممکن نیست.
کد کاربری و رمز عبور سامانه تجارت
این کد، دسترسی رسمی شما به سامانه ثبت سفارش سازمان توسعه تجارت ایران را فراهم می‌کند. این دسترسی باید از قبل ایجاد و فعال شده باشد.
پیش‌فاکتور یا پروفرما (Proforma Invoice)
سندی که مشخصات کامل کالا، ارزش کل، شرایط پرداخت و اطلاعات فروشنده خارجی را نشان می‌دهد.
مجوزهای قانونی مرتبط با نوع کالا
برخی کالاها نیاز به مجوزهای خاص از نهادهای مربوطه دارند؛ از جمله سازمان استاندارد، وزارت بهداشت، سازمان انرژی اتمی، دامپزشکی، و سایر نهادهای تخصصی.
شناسه فروشنده خارجی (از سامانه فیدا)
به منظور شفاف‌سازی مبدا فروش کالا و احراز هویت فروشنده خارجی، دریافت این شناسه از سامانه فیدا الزامی است.
کاتالوگ یا بروشور محصول
در مواردی که کالا نیاز به معرفی دقیق دارد (مانند تجهیزات فنی یا صنعتی)، بارگذاری یک کاتالوگ یا بروشور کامل از محصول الزامی است.
گواهی‌های فنی یا ایمنی در صورت نیاز
برخی کالاها مانند تجهیزات پزشکی یا صنعتی، نیاز به گواهی‌هایی نظیر گواهی CE، تاییدیه فنی، یا گواهی بهداشت دارند.
شناسه منشا ارز وارداتی
این شناسه مشخص می‌کند منبع تامین ارز برای واردات چیست (مثلاً ارز نیمایی، ارز حاصل از صادرات، یا ارز آزاد).
مراحل گام به گام انجام ثبت سفارش کالا
در ادامه، تمام مراحل ثبت سفارش کالا را به‌صورت گام‌به‌گام مرور می‌کنیم؛ مراحلی که هر واردکننده (چه حقیقی و چه حقوقی) باید آن را دقیق، مستند و در بستر سامانه‌های رسمی کشور طی کند.
گام اول: دریافت پیش‌فاکتور از فروشنده خارجی
همه‌چیز از دریافت پیش‌فاکتور یا همان Proforma Invoice آغاز می‌شود. این سند حاوی جزئیاتی مثل مشخصات فروشنده و خریدار، شرح دقیق کالا، تعداد، وزن، قیمت واحد، شرایط پرداخت، نوع ارز، روش حمل، کشور مبدا و مرز ورودی است. این پیش‌فاکتور باید با مهر و امضای فروشنده صادر شود و به‌عنوان سند پایه برای ادامه مراحل ثبت سفارش استفاده می‌شود.
گام دوم: ثبت نام در سامانه جامع تجارت و دریافت امضای الکترونیکی
سامانه جامع تجارت، درگاه اصلی برای مدیریت ثبت سفارش، استعلام‌ها و دریافت کدهای مربوط به فروشنده و کالا است. همچنین، دریافت گواهی امضای الکترونیکی الزامی است تا بتوانید اسناد را به‌صورت دیجیتال در سامانه ثبت نمایید.
گام سوم: ثبت اطلاعات فروشنده خارجی و دریافت کد فیدا
اطلاعات فروشنده خارجی باید در سامانه ثبت شود تا کد فیدا (شناسه 10 رقمی فروشنده) صادر شود. این کد برای استعلام و اعتبارسنجی فروشنده الزامی است. بدون این کد، امکان ادامه روند ثبت سفارش وجود ندارد.
گام چهارم: تکمیل فرم الکترونیکی ثبت سفارش
پس از دریافت کد فیدا و آماده‌سازی مدارک، نوبت به تکمیل فرم ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت می‌رسد. در این مرحله اطلاعاتی مانند مشخصات کالا، مبلغ قرارداد، روش حمل، مرز ورودی، نوع بسته‌بندی، شناسه کالا و گمرک مقصد وارد می‌شود.
گام پنجم: اخذ شناسه کالا
شناسه کالا یکی از الزامات مهم در ثبت سفارش واردات است. در صورتی که کالای شما در سامانه موجود باشد، از همان شناسه استفاده می‌کنید. اما اگر کالای جدیدی وارد می‌کنید که قبلاً در سامانه ثبت نشده، باید اقدام به ثبت شناسه جدید کنید. برای برخی کالاها مانند تجهیزات پزشکی، مواد غذایی یا دام، نیاز به اخذ تاییدیه‌های خاص (مثلاً از وزارت بهداشت یا سازمان دامپزشکی) نیز وجود دارد.
گام ششم: تعیین گمرک مقصد و نحوه حمل کالا
در این مرحله باید گمرک مقصد، مرز ورودی و نوع حمل کالا (دریایی، زمینی، هوایی یا ترکیبی) را انتخاب کنید. انتخاب دقیق این گزینه‌ها در هماهنگی با شرایط قرارداد و روش ارسال کالا اهمیت زیادی دارد.
گام هفتم: اخذ بیمه‌نامه حمل و نقل بین‌المللی
پیش از حمل کالا، باید با یک شرکت بیمه قرارداد ببندید و بیمه‌نامه حمل کالا را تهیه کنید. این بیمه‌نامه تضمینی برای پوشش خسارات احتمالی در طول حمل‌ونقل بین‌المللی است و یکی از مدارک الزامی در پرونده ثبت سفارش محسوب می‌شود. این بیمه‌نامه انواع متفاوتی هم دارد که براساس انواع آن، هزینه بیمه تقسیم خواهد شد.
گام هشتم: پرداخت هزینه ثبت سفارش
هزینه ثبت سفارش شامل کارمزد بانکی، هزینه‌های ثبت در سامانه و هزینه‌های ارزی است که از طریق بانک عامل یا سامانه‌های ارزی مانند نیما انجام می‌شود. مبلغ پیش‌فاکتور، هزینه حمل، بیمه و سایر هزینه‌ها در این مرحله وارد سامانه شده و پس از پرداخت، فاکتور رسمی برای ادامه فرایند صادر می‌شود.
گام نهم: تکمیل مشخصات فنی و بارگذاری مدارک
در این گام، جزئیات دقیق کالا مانند سال تولید، کشور سازنده، شرکت تولیدکننده، نوع بسته‌بندی، روش حمل، مشخصات فنی، کد تعرفه گمرکی و… باید تکمیل شود. این اطلاعات در قالب فایل‌هایی در سامانه بارگذاری می‌شوند.
گام دهم: ارسال مدارک برای کارشناسی و دریافت تاییدیه
در پایان، تمامی مدارک و اطلاعات وارد شده برای بررسی به کارشناسان سازمان توسعه تجارت یا سازمان‌های ذی‌ربط ارسال می‌شود. در صورتی که مدارک کامل و صحیح باشند، شماره ثبت سفارش صادر می‌شود.
ثبت چه کالاهایی دشوار یا ممنوع است؟
بسیاری از کالاها وجود دارند که ثبت سفارش آن‌ها امکان‌پذیر نیست یا کار بسیار دشواری است. این ممنوعیت‌ها و سخت‌گیری‌ها دلایل متفاوتی دارد؛ از سیاست‌های ارزی و حمایت از تولید داخل گرفته تا ملاحظات امنیتی و بهداشتی. در ادامه، مهم‌ترین گروه کالاهایی را مرور می‌کنیم که در ثبت سفارش با چالش‌های جدی روبه‌رو هستند:
کالاهای دارویی و تجهیزات پزشکی
واردات دارو، مکمل‌های درمانی، تجهیزات پزشکی و آزمایشگاهی در ایران، به هیچ عنوان بدون مجوزهای تخصصی از وزارت بهداشت و سازمان غذا و دارو ممکن نیست. حتی اگر تمام مدارک تجاری و گمرکی شما کامل باشد، باز هم بدون دریافت مجوز ورود، ثبت سفارش این اقلام ممکن نخواهد بود. این موضوع به دلیل حساسیت بسیار بالای این اقلام در حوزه سلامت عمومی است.
محصولات کشاورزی و غذایی
واردات مواد غذایی، نهاده‌های دامی، محصولات کشاورزی و دانه‌ها معمولاً تحت نظارت دقیق سازمان دامپزشکی و سازمان حفظ نباتات قرار دارد. این کالاها ممکن است ناقل آفات یا بیماری‌های گیاهی و دامی باشند، بنابراین ورود آن‌ها به کشور نیازمند تhییدیه‌های بهداشتی، قرنطینه‌ای و انطباق با استانداردهای ملی و بین‌المللی است. در بسیاری از موارد، تنها کالاهایی مجاز به ثبت سفارش هستند که از کشورهای دارای توافق‌نامه‌های بهداشتی با ایران وارد شوند.
کالاهای فناوری‌های پیشرفته
محصولاتی مثل تجهیزات مخابراتی، رادیویی، فناوری‌های رمزنگاری، یا حتی برخی تجهیزات IT، در زمره‌ی کالاهایی قرار می‌گیرند که به‌دلیل حساسیت فنی، نیازمند بررسی‌های دقیق‌تر و دریافت مجوز از نهادهای تخصصی هستند. به‌ویژه اگر کالای مورد نظر دارای کاربرد دوگانه (civil-military dual-use) باشد، ممکن است فرایند ثبت سفارش آن بسیار پیچیده یا محدود شود.
کالاهای با کاربری دوگانه یا نظامی
این گروه شامل تجهیزاتی است که می‌توانند هم در حوزه تجاری و هم در بخش‌های دفاعی یا امنیتی به کار گرفته شوند. به همین دلیل، ثبت سفارش این کالاها مشمول قوانین و دستورالعمل‌های ویژه‌ای است که اغلب تحت نظر شورای عالی امنیت ملی یا نهادهای بالادستی قرار دارد. به زبان ساده‌تر، اگر کالای شما حتی شائبه‌ی استفاده نظامی داشته باشد، شانس ثبت سفارش آن بسیار پایین است.
سخن نهایی
فرایند ثبت سفارش کالا در ایران، در ظاهر شاید ساده و اداری به‌نظر برسد، اما وقتی جزییات آن را بررسی می‌کنیم، متوجه می‌شویم که با فرایندی چند لایه، دقیق و گاه زمان‌بر طرف هستیم؛ فرایندی که نیازمند تسلط به آیین‌نامه‌ها، سامانه‌ها، قوانین به‌روز و تعامل با نهادهای مختلف است. از انتخاب درست کد تعرفه گرفته تا دریافت مجوزهای مورد نیاز و هماهنگی با سامانه جامع تجارت، هر مرحله نیازمند دقت و آگاهی کامل است.
برای شرکت‌هایی که تجربه یا نیروی متخصص کافی در این حوزه ندارند، ورود مستقیم به این مسیر ممکن است منجر به اتلاف زمان، هزینه و حتی ریجکت شدن درخواست‌ها شود. در مقابل، همکاری با شرکت‌های متخصص و باتجربه در زمینه ثبت سفارش این فرایند را شفاف‌تر، سریع‌تر و کم‌ریسک‌تر می‌کند؛ به‌خصوص زمانی‌که پای کالاهای خاص یا پیچیده در میان باشد.
البته اگر شرکت‌ها دانش و منابع لازم را در اختیار داشته باشند، اجرای داخلی این فرایند مزایای خاص خود را دارد؛ از جمله کنترل بیشتر روی زمان‌بندی و ارتباط مستقیم با نهادهای دولتی. در نهایت، انتخاب میان برون‌سپاری یا انجام درون‌سازمانی ثبت سفارش، تصمیمی استراتژیک است که باید بر اساس نوع کالا، توان داخلی شرکت و میزان ریسک‌پذیری صورت گیرد.