هوشمندی کسبوکار شخصی‌سازی‌شده، یک رویکرد نسبتا جدید در حوزه‌ی هوشمندی کسبوکار است که به کارکنان سازمان امکان می‌دهد داده‌ها را بدون نیاز به پشتیبانی و دخالت مستقیم تیم متخصص فناوری اطلاعات تجزیه و تحلیل کنند. راهکارهای هوشمندی کسبوکار شخصی‌سازی‌شده در حقیقت راهکارهای مبتنی بر نیاز کاربر هستند که از نقاط قوت فناوری‌های وب و تلفن همراه استفاده می‌کنند. همان‌طور که از نام آن مشخص است، این نوع راهکارها برای انطباق سریع با تغییرات مداوم نیازهای کسبوکار طراحی شده‌اند و از اهداف اصلی آن در دسترس قرار دادن اطلاعات برای کاربران سازمانی برای گرفتن تصمیم‌های کارآمد و متناسب با نیاز لحظه‌ای کابران است.
از آنجایی که کاربران سازمانی ممکن است دانش کافی در زمینه‌ی فناوری‌اطلاعات نداشته باشند، هوشمندی کسبوکار شخصی‌سازی‌شده از ابزارهایی استفاده می‌کند که رابط کاربری مناسبی داشته و به‌آسانی توسط کاربران قابل استفاده باشند. در حالت ایده‌آل، می‌توان آموزش‌هایی برای درک کسبوکار و اینکه چه نوع داده‌هایی برای پاسخ به کدام نیازهای کسب و کار در دسترس است، به کاربران ارائه کرد.
ویژگی‌های اصلی خدمات هوشمندی کسبوکار شخصی‌سازی شده
- کاربران در سطوح مختلف سازمان امکان دسترسی درلحظه به داده‌ها در زمان نیاز را دارند و می‌توانند نتایج را به سرعت و بدون نیاز به هرگونه دانش فنی، مهارت‌های کد نویسی و … بدست آورند.
- هزینه‌های مالکیت و هزینه‌های تغییر این راهکارها به‌شکل قابل‌توجهی پایین‌تر از راهکارهای هوشمندی کسبوکار سنتی است. بنابراین این امکان برای سازمان‌ها فراهم است که به راحتی به سمت این راهکارها تغییر کنند.
- این راهکارها در مقایسه با راهکارهای سنتی، چرخه‌ی استقرار کوتاه‌تری دارند، بنابراین از منابع IT کمتری استفاده می‌کنند و سریع‌تر و آسان‌تر روی سیستم‌عامل‌ها و دستگاه‌های چندگانه عرضه می‌شوند. برای نمونه، گزارش‌ها را به راحتی می‌توان روی موبایل یا تبلت مشاهده کرد.
- به دلیل ویژگی‌های تعاملی بالایی که این راهکارها با کاربران دارند، پذیرش و انطباق کاربران بالا است و درک و فهم آن برای سازمان‌هایی که بینش و تخصص IT ندارند نیز بسیار راحت‌تر است.
در تجزیه‌و‌تحلیل‌های هوشمندی کسبوکار شخصی‌سازی‌شده، استخراج و کشف داده‌ها سریع و آسان است. این ویژگی می‌تواند به سازمان‌ها برای غلبه به موانع استفاده از ابزارهای استخراج و پردازش داده‌ها از منابع درون سازمان برای پاسخ به پرسش‌های خاص و گزارش‌های سفارشی کمک کند. - در این نوع راهکارها، «حاکمیت داده» از اهمیت بالایی برخوردار است. حاکمیت داده‌ها به اجرای سیاست‌های تجاری، روش‌ها و ابزارهایی گفته می‌شود که برای افزایش استفاده از دارایی‌های داده طراحی شده‌اند. هدف از حاکمیت و مدیریت داده‌ها، اطمینان از هماهنگی در بخش‌های مختلف کسبوکار است؛ بنابراین، باید در تمام بخش‌ها به‌شکل متمرکز و استاندارد اجرا شود. برای نمونه، اگر دو کاربر در بخش بازیاریابی و فروش از یک ابزار کشف داده استفاده می‌کنند، در هنگام نیاز به داده‌ها، پاسخ‌های متفاوتی با توجه به بخش سازمانی و نقش خود دریافت خواهند کرد.
هوشمندی کسبوکار شخصی‌سازی‌شده ، باوجود اینکه به کاربران امکان تصمیم‌گیری مبتنی بر اطلاعات به‌جای شهود را می‌دهد، اما همین انعطاف‌پذیری در صورت عدم وجود «حاکمیت داده‌ها» مشکلات و سردرگمی‌هایی را در سازمان به‌وجود خواهد آورد. در نتیجه، وجود سیاست‌هایی درباره موارد زیر ضرورت دارد:
- شاخص‌های کلیدی برای موفقیت چیست؟
- چه فرآیندهایی باید برای ایجاد و به اشتراک‌گذاری گزارش‌ها طی شود؟
- چه امتیازات یا حقوق ویژه‌ای برای دسترسی به اطلاعات محرمانه نیاز است؟
- چگونه کیفیت داده، امنیت و حفظ حریم خصوصی حفظ خواهد شد؟
هوشمندی کسبوکار سنتی یا عمومی (Traditional BI)
راهکارهای قدیمی‌تر که با عنوان «هوشمندی کسبوکار سنتی یا عمومی» یا Traditional BI عنوان می‌شوند، راهکارهایی قدرتمند، مقیاس‌پذیر و ارائه شده توسط رهبران صنعت BI در جهان هستند.
ویژگی‌های هوشمندی کسبوکار سنتی عبارتند از:
- بدون شک هوشمندی کسبوکار سنتی می‌توانند به انواع سازمان‌ها تا اندازه‌ی بزرگ خدمت‌رسانی کند. این راهکارهای مقیاس‌پذیر، برای کار با حجم بالایی از داده‌ها و ارائه‌ی سرویس به تعداد زیادی از کاربران طراحی شده‌اند.
- این نوع راهکارها از ویژگی‌های مختلفی برخوردارند که به‌وسیله‌ی آن به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا طیف گسترده‌ای از انواع گزارش‌ها و نیازها را پوشش دهند.
- معمولا این نوع راهکارها برای بسیاری از سازمان‌های کوچک و متوسط یا برخی از سازمان‌های بزرگ، هزینه‌ی بالایی دربردارند. زیرا نیازمند پشتیبانی فناوری‌اطلاعات مانند مهارت‌های پرس‌و‌جوی SQL یا مهارت‌های پیشرفته‌ی اکسل هستند که به این دلیل افزایش هزینه‌ها و زمان بیش‌تر برای پیاده‌سازی را به همراه دارد.
قابلیت‌های خدمات هوشمندی کسبوکار شخصی‌سازی‌شده
ارائه‌ی موفق قابلیت‌های تحلیلی شخصی‌سازی‌شده فراتر از پیاده‌سازی یک ابزار اکتشاف و گزارشگری داده است. ان‌چه مورد نیاز کاربر است بستگی به میزان کنجکاوی و ترجیح او دارد. ازاین‌رو قابلیت‌های هوشمندی کسبوکار شخصی‌سازی‌شده در دو سر یک طیف گسترده شده‌اند. در یک‌سو، مصرف‌کنندگان اطلاعات با صفحه نمایش‌هایی که برای آن‌ها طراحی شده است تعامل دارند تا سنجه‌ها و شاخص‌های معروف را دنبال کنند و به پرسش‌های مورد انتظار پاسخ بدهند. در سوی دیگر، کارشناس تحلیل‌گر کسبوکار مستقیما با داده‌ها سروکار دارد تا بینش جدیدی را از درون داده‌ها استخراج کرده و به پرسش‌هایی که به ذهنش می رسد، پاسخ دهد.
- گزارش‌ها و داشبوردهای تعاملی: مجموعه‌ای از جدول‌ها ونمودارهای قالب‌بندی شده با فیلترها و drill downهای از پیش تعیین‌شده هستند که کاربر می‌تواند به کمک آن‌ها عناصر تصویری را انتخاب کرده و روی داشبورد قرار دهد.
- تحلیل داده‌ها و سفارشی‌سازی داشبوردها: توانایی برش‌های عرضی عمودی و افقی (slice & dice) روی مجموعه داده‌ها و انجام محاسبات جدید هستند که کاربر می تواند به کمک آن‌ها جدول‌ها و نمودارهای جدیدی را برای افزودن به داشبورد ایجاد کند.
- پرس‌وجو و تحلیل‌ها: با لایه‌ای از تنظیمات از پیش مشخص‌شده کاربران می‌توانند داده را درک کنند. کاربر مجموعه دیتای مورد علاقه خود را انتخاب کرده، جدول‌ها و نمودارهای مورد خود را ایجاد می‌کند، سپس آن‌ها را در گزارش یا داشبورد خود قرار می‌دهد.
- تدوین گزارش و داشبورد: کاربر می‌تواند گزارش‌ها و داشبوردهایی را که امکان انتشار در برنامه‌های کاربردی را دارند، ایجاد کند.
- اکتشاف داده‌ها به‌شکل تصویری: عناصر تصویری به‌طورخودکار براساس داده‌هایی که کاربر انتخاب کرده است، پیشنهاد می‌شود؛ داده‌ها به‌شکل خودکار سازماندهی می‌شود تا نیاز به تنظیم لایه‌ی متادیتا وجود نداشته باشد.
با استفاده از قابلیت‌های هوشمندی کسبوکار شخصی‌سازی‌شده، کاربران بین انواع مختلفی از قابلیت‌ها برای درک و کشف داد‌ّ‌ها در حرکت هستند. برای نمونه ممکن است کاربری از یک داشبورد یا گزارش از پیش قالب‌بندی‌شده شروع کرده و به تحلیل عمیق‌تری drill کند، سپس با مصورسازی یک عنصر تصویری که یک شاخص عملکرد را نشان می دهد، ایجاد کند و آن را در داشبورد قرار دهد تا سایر کاربران هم از آن استفاده کنند.
خدمات هوشمندی کسب‌و کار شخصی سازی شده بر روی موبایل
هوشمندی همراه (Mobile BI) به برنامه‌هایی گفته می‌شود که اطلاعات کسب و کار و تحلیل‌های هوشمندی کسبوکار را بر روی دستگاه‌های موبایل ارائه می‌دهد و دسترسی کاربران را به اطلاعات کلیدی در هر زمان و مکان فراهم می‌کند. برنامه‌های هوشمندی همراه بیش‌تر به عنوان یک برنامه افزودنی یا همراه با نرم‌فزار هوشمندی کسبوکار برای نمایش اطلاعات یکپارچه در مقیاس صفحات کوچکتر دستگاه‌های موبایل عمل می‌کند.
همان‌طور که در بخش‌های قبل اشاره شد، راهکارهای هوشمندی کسب‌و کار شخصی سازی شده از نقاط قوت فناوری‌های وب و تلفن همراه سود می‌برد. از آنجایی که کاربران سازمانی در عدم حضور متخصصین IT ممکن است دانش فناوری‌اطلاعات نداشته باشند، هوشمندی کسبوکار شخصی‌سازی شده از ابزارهایی استفاده می‌کند که رابط کاربری مناسبی داشته و به‌آسانی توسط کاربران قابل استفاده باشند. دستگاه‌های موبایل این امکان را برای کاربران شخصی‌سازی‌شده فراهم می‌کند. هم‌چنین قابلیت رابط کاربری لمسی، طراحی‌های واکنش‌گرای صفحات و امکان مدیریت محتوا در دستگاه‌های موبایل سهولت بیشتری را برای کاربران برای دسترسی سریع به داده‌ها و گزارش‌های مورد نیاز در هر زمان و مکان فراهم می‌کند.
پرسش‌هایی که باید در مقایسه هوشمندی کسبوکار شخصی‌سازی‌شده و هوشمندی کسبوکار سنتی مورد توجه قرار گیرند عبارتند از:
- هزینه‌های اولیه، هزینه‌های پیاده‌سازی، و حتی هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی سالانه چه‌قدر است؟
- زمان، هزینه و منابع مورد نیاز برای آموزش کاربران نهایی برای استفاده از این راهکار چه‌قدر است؟
- چه منابع و مهارت‌های فنی برای دسترسی، آماده سازی و تهیه داده‌های عملی برای کاربران نهایی سازمان، مورد نیاز است؟
- آیا منابع داده‌ی موجود برای این راهکار مناسب است؟ افزودن منبع داده‌ی جدید به سادگی امکان‌پذیر است؟ در صورت نیاز به اضافه کردن منبع داده و یا تغییر سرور، آیا انجام این کار بدون نیاز به کمک واحد فناوری‌اطلاعات امکان‌پذیر خواهد بود؟
- چه کسی به اطلاعات دسترسی دارد؟ آیا لایه‌ی امنیتی برای کنترل دسترسی به کاربر برای مشاهده‌ی داده‌ها و گزارش‌ها بر اساس جایگاه آن‌ها در کسبوکار وجود دارد؟
بسیاری از سازمان‌های بزرگ در صورتی که منابع مالی کافی داشته باشند، تصمیم به پیاده‌سازی ترکیبی از راهکارهای شخصی‌سازی‌شده و سنتی می‌گیرند تا بتوانند پاسخ‌گوی نیازها و موارد استفاده‌ی متعدد درون سازمان خود باشند. از سوی دیگر شرکت‌های کوچک یا متوسط به دلیل محدودیت‌های بودجه‌ای کم‌تر سراغ راهکارهای هوشمندی کسبوکار می‌روند. بنابراین این شرکت‌ها ترجیح می‌دهند که به سمت راهکارهای شخصی‌سازی‌شده بروند تا به نیازهای کسبوکار خود با استفاده از ابزارهای تجزیه‌و‌تحلیل شخصی‌سازی‌شده، گزارش‌های شخصی‌سازی‌شده و مزایای این راهکار که راهکارهای سنتی از آن‌ها برخوردار نیستند؛ پاسخ دهند. هم‌چنین بسیاری از سازمان‌های بزرگ که سرمایه‌گذاری گسترده‌ای بر روی هوشمندی کسبوکار سنتی انجام داده‌اند و برایشان مقرون‌به‌صرفه نیست که راهکارهای شخصی‌سازی‌شده را به‌طور کامل جایگزین راهکارهای سنتی کنند، می‌توانند هر دو راهکار را در کنار هم در سازمانشان داشته باشند.