فرمساز و گردش فرم
امروزه بخش قابل توجهی از اسناد در گردش سازمان‌ها در قالب فرم هستند. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. راهکار فرمساز و موتور گردش فرم در کنار اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم جهت پاسخگویی به این نیاز طراحی و ارائه شده است. با استفاده از این فرمساز کاربر بدون دانش برنامه‌نویسی می‌تواند فرم‌ها را به راحتی در سیستم طراحی کرده و اطلاعات مربوط به تکمیل آنها را مدیریت و کنترل کند. تعریف جریان کاری، این امکان را می‌دهد تا فرم‌ها به طور خودکار در مسیر تعریف شده و با توجه به دسترسی‌های اعمال شده گردش داشته باشند و در هر مرحله با توجه به وضعیت فرم تکمیل شوند.
طراحی فرم‌ها در فرمساز اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم به راحتی انتخاب مولفه‌ها و قرار دادن آن ها در صفحه طراحی فرم است. جهت تعریف جریان کاری فرم نیز تنها کافیست به راحتی آن را با استفاده ابزار گردش کار اتوماسیون اداری به صورت ویژوال طراحی کرد. تمامی این ویژگی‌ها به صورت کاملا تحت وب و بدون نیاز به نصب نرم افزار سمت کلاینت در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
منافع و مزایا
تخصیص خودکار کار‌ها به افراد
با استفاده از فرمساز و گردش فرم، فرایندهای مربوط به مکاتبات اداری طراحی می‌شوند و به افراد مسئول تخصص پیدا می‌کنند. بر این اساس کار‌ها در سازمان به طور خودکار به گردش در می‌آید و در کارتابل افراد قرار می‌گیرد. بدین ترتیب مسیر کار‌ها از قبل مشخص است و به طور هوشمند طبق روال استاندارد سازمان پیش می‌رود.
کاهش هزینه‌های سازمان
با استفاده از فرمساز و گردش فرم اتوماسیون اداری تحت وب، بسیاری از فرایند‌ها مکانیزه شده و استفاده از کاغذ و چاپگر کاهش می‌یابد. بعلاوه با روال‌مند شدن کار‌ها، خطاهای انسانی کمتر می‌شود و دقت و سرعت در کار‌ها افزایش می‌یابد. در نتیجه زمان افراد به کارهای مهم‌تر اختصاص داده می‌شود.
امکانات و ابزارها
کاربران :
- امکان مدیریت فرم های دریافتی و ارسالی در محیطی یکپارچه با سایر مکاتبات در کارتابل اتوماسیون اداری
- امکان مدیریت پروندهای کارتابل فرم شامل تعریف قوانین کارتابل، انتقال کارتابل و تفویض اختیار کارتابل
- اطلاع رسانی وضعیت جریان کاری از طریق برنامه هشدار و پیام کوتاه
- امکان مشاهده چرخه فرم و مراحل انجام کار
- امکان ارائه گزارش های متنوع از اطلاعات فرم ها و جریان کاری
- امکان رویدادنگاری از اقدامات انجام شده طی جریان کاری فرم‌ها
- فراهم نمودن امکان نظارت بر جریان کاری فرم ها و کنترل روند انجام آنها
- امکان ارسال رونوشت فرم
راهبران :
- امکان طراحی انواع فرم‌های متداول در سازمان‌ها براساس استاندارد BPMN ۲.۰ و بدون نیاز به دانش برنامه نویسی
- تعریف گردش کار فرم‌ها
- ایجاد جداول فرم‌ها با نام دلخواه
- امکان طراحی آسان فرم در محیطی کاربرپسند با drag & drop منطبق با شمایل واقعی فرم‌های سازمانی طراحی جریان کاری به شکل گرافیکی
- تعریف فیلدهای وابسته
- تعریف فرمول ها و عبارات محاسباتی با استفاده از موتور محاسباتی
- تعریف انواع قوانین و دسترسی های لازم در مراحل جریان کار تا سطح فیلدهای فرم
- چاپ فرم با الگوهای از قبل تعریف شده
- تعریف انواع لیست‌ها
- استفاده از اطلاعات پایه سیستم در طراحی فرم
- تعریف فرم‌های یک یا چند امضایی
- استفاده از اطلاعات فرم‌های دیگر در طراحی فرم
- شماره گذاری فرم‌ها با ساختار‌های قابل تعریف
- تعریف امکان ویرایش و نمایش مولفه‌های فرم بر اساس وضعیت فرم